اگر به فکر ساخت سیستم‌هایی در کسب‌وکار خود هستید، باید از پنج مرحله واضح پیروی کنید و در هر مرحله پنج سوال از خود بپرسید. در این مقاله به این مراحل و سوالات خواهیم پرداخت و همچنین نکات مهمی را برای زمانی که می‌خواهید سیستم‌ها را به مرحله اجرا درآورید، بررسی خواهیم کرد.
هنگامی‌که برای اولین بار کسب‌وکار خود را راه‌اندازی می‌کنید، همه چیز در مورد چگونگی انجام کارها است. اما همان‌طور که کسب‌وکار شما به بلوغ می‌رسد، به روشی که انجام می‌دهید راضی می‌شوید و شما (بیشتر اوقات) به‌طور طبیعی کسب‌وکار خود را سیستماتیک می‌کنید.
این به این دلیل است که وقتی همه روش صحیح انجام کارها را می‌دانند، اجرای روزمره آسان‌تر، بسیار سازنده‌تر و مقرون‌به‌صرفه تر می‌شود.
اما درحالی‌که بسیار خوب است که سیستم‌ها ممکن است به‌طور تصادفی در جای خود قرار گیرند، این یک استراتژی مقیاس‌پذیر نیست.
بنابراین، در اینجا نحوه سازمان‌دهی عمدی کسب‌وکار خود آورده شده است. به‌علاوه، دقیقاً چه چیزی را باید سیستماتیک کنید.
سیستم سازی به عمل سیستماتیک کردن چیزی اشاره دارد.
به این معنی که تمام قسمت‌های آن به شیوه‌ای خاص سازمان‌دهی یا چیده شده‌اند و درنتیجه، مردم تمایل دارند با آن به شیوه‌ای استاندارد تعامل کنند.
وقتی همه پارامترهای یکسانی برای کار کردن داشته باشند، در کار بهره‌وری و اعتمادبه‌نفس بیشتری دارند.
به‌علاوه، نحوه انجام کاری که انجام می‌دهید قابل‌کنترل‌تر می‌شود زیرا همه می‌دانند که قرار است چه‌کاری انجام دهند.
سیستم سازی به معنای ایجاد سیستم از چیزی است.
به‌عنوان‌مثال، جمع‌آوری تمام داده‌های مشتری و استفاده از آن برای ایجاد صفحه پرسش‌های متداول مشتری، سیستم سازی است.
درحالی‌که، سیستماتیک کردن به معنای تبدیل چیزی است که از قبل وجود دارد به یک سیستم ثابت.
به‌عنوان‌مثال، تبدیل یک جلسه غیررسمی به یک جلسه رسمی، سیستماتیک است.
اما در پایان، آن‌ها اساساً به یک معنا هستند و می‌توانند به‌جای یکدیگر استفاده شوند.
اگر می‌پرسید که آیا باید کسب‌وکار خود را سیستم‌بندی یا سیستم‌سازی کنید، پاسخ مثبت است!
درهرصورت، شما در حال ایجاد فرآیندها و رویه‌هایی برای تیم خود هستید که آن‌ها را دنبال کند و شما در حال ساختن سیستم‌های تکرارپذیر هستید که هرکسی در تیم شما می‌تواند آن را ارتقا دهد و انجام دهد.
به‌این‌ترتیب، کاری که انجام می‌دهید بارها و بارها به همان روش انجام می‌شود. حتی اگر آنجا نباشید. مقیاس‌گذاری آن آسان‌تر است!
برای یک کسب‌وکار در حال رشد، سیستم سازی بسیار مهم است!
سیستم‌بندی کسب‌وکارتان، یک سیستم کارآمد به شما می‌دهد. بنابراین شما و تیمتان دیگر هرگز مجبور نیستید دیوانه‌وار به دنبال راه درست انجام کارها باشید.
به‌عنوان‌مثال، سیستماتیک کردن اطمینان حاصل می‌کند که یک راه استاندارد برای انجام کارها وجود دارد.
اما همچنین اطمینان حاصل می‌کند که آن‌ها همیشه در جایی هستند که شما آن‌ها را قرار می‌دهید و در صورت نیاز به‌راحتی پیدا می‌شوند.
بنابراین می‌توانید با برخی از سردردهایی که در راه راه‌اندازی کسب‌وکار شما به وجود می‌آید خداحافظی کنید.
چون همه کارها را یکسان انجام می‌دهند و اگر آن‌ها نمی‌دانند چگونه، آن‌ها دقیقاً می‌دانند که برای یادگیری آن بدون اتلاف وقت کجا بروند.
به این معنی که اشتباهات کمتر و کارهای بیشتری انجام می‌شود.
به زبان ساده، اگر در انجام تمام کارها خودتان گیرکرده باشید، نمی‌توانید کسب‌وکار خود را رشد دهید.
اما اغلب اوقات، صاحبان کسب‌وکار احساس راحتی نمی‌کنند که آن را به شخص دیگری واگذار کنند، بنابراین این اتفاق می‌افتد: آن‌ها تا جایی که ممکن است به‌تنهایی انجام می‌دهند.
و درحالی‌که این ممکن است در کوتاه‌مدت کمی کمتر نگران‌کننده باشد، اما در درازمدت هزینه‌های زیادی را برای شما به همراه خواهد داشت.
این به این دلیل است که شما آنچه را که کار واقعاً ارزش دارد خرج نمی‌کنید.
شما هر چه حقوق و دستمزدتان را خرج می‌کنید و اولویت‌های مهم‌تری (آن‌هایی که می‌توانند پول بیشتری برای شما به ارمغان بیاورند) را در این فرآیند کنار می‌گذارید.
بنابراین با ساختن سیستم‌ها، هرکسی می‌تواند هر موقعیتی را بازی کند. ازجمله موقعیت شما (که همان چیزی است که شما می‌خواهید).
این بدان معنا نیست که همه باید در مورد نحوه انجام کار شما آموزش ببینند. اما باید آموزش‌هایی در دسترس باشد تا کسی بتواند در مواقع لزوم پیشرفت کند.
به‌این‌ترتیب، می‌توانید با اطمینان و بدون نگرانی در مورد انجام آن یا خودتان آن را واگذار کنید.
و حتی اگر شخصی که این کار را انجام می‌دهد کاملاً تازه‌کار باشد، سیستم را می‌داند که دقیقاً چگونه می‌خواهید انجام شود. بنابراین آن‌ها این کار را انجام خواهند داد.
به گفته اسکات فریتز، کارآفرین سریال و نویسنده، موفقیت و مقیاس‌پذیری شرکت به این بستگی دارد که بنیان‌گذار از سر راه خارج شود.
به این دلیل که هرچه کمتر درگیر عملیات روزانه و فرآیندهای تصمیم‌گیری باشید، تیم شما بیشتر به سیستم‌های مستقر نیاز دارد و به‌نوبه خود، شرکت شما مولدتر و سودآورتر خواهد بود.
به‌عنوان‌مثال، در سال 1913، هنری فورد اولین خط مونتاژ متحرک را در کارخانه خودروسازی فورد در هایلند پارک نصب کرد.
به هر فرد در طول خط یک کار داده شد (مانند قرار دادن یک قطعه موتور)، که آن‌ها به‌طور انحصاری و به‌طور مکرر در کل شیفت خود انجام دادند. شخص دیگری قسمت بعدی را می‌گیرد.
با این نوآوری، خودرویی که زمانی مونتاژ آن ۱۲ ساعت طول می‌کشید، اکنون یک ساعت و نیم طول می‌کشد.
هنری توانست مدل T خود را به تولید انبوه برساند و سود فورد به‌شدت افزایش یافت. صرفاً به این دلیل که او روش ساخت ماشین را سیستماتیک کرد.
ساخت سیستم‌ها در کسب‌وکار می‌تواند بسیار پیچیده باشد. کسب‌وکار مجموعه‌ای از این سیستم‌ها است و اگر به درستی به آن پرداخته نشود، ممکن است به یک ماشین پیچیده و غیرقابل کنترل تبدیل شود. به همین دلیل، درک پیچیدگی‌های این سیستم‌ها و ساده‌سازی آن‌ها بسیار مهم است.
در اینجا پنج مرحله کلیدی برای ساخت و پیاده‌سازی سیستم‌ها در کسب‌وکار آورده شده است:
نقشه‌برداری از سیستم یکی از مهم‌ترین کارهایی است که باید در آغاز انجام دهید. این مرحله شامل شناسایی و مستند کردن تمام اجزای سیستم‌های شما است. این کار کمک می‌کند تا بفهمید هر سیستم چگونه عمل می‌کند و چه کارهایی باید انجام شود.
در این مرحله، باید مراحل و فرایندهایی را که برای رسیدن به اهداف خود انجام می‌دهید، ضبط کنید. این کار می‌تواند شامل ضبط ویدیو، یادداشت‌برداری یا استفاده از نرم‌افزارهای خاص باشد. هدف این است که تمامی مراحل به وضوح ثبت شود تا در آینده به راحتی قابل مشاهده و پیگیری باشد.
مستندسازی فرایندها شامل ایجاد یک جدول و نوشتن جزئیات مربوط به هر سیستم، هدف آن و فرایندهای مربوط به آن است. همچنین باید مسئولیت‌ها و مدارک مرتبط را نیز مستند کنید. این مستندات باید شامل دستورالعمل‌های گام‌به‌گام و چک‌لیست‌هایی برای کنترل کیفیت باشد.
پس از مستندسازی، باید سیستم‌ها را آزمایش کنید. بهترین کار این است که فردی که در فرایند نقشه‌برداری و مستندسازی دخالت نداشته، سیستم را آزمایش کند. این کار به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید که سیستم به درستی کار می‌کند و نتایج مورد نظر را تولید می‌کند.
پس از آزمایش، مرحله بهبود آغاز می‌شود. باید به طور مداوم به دنبال روش‌هایی برای ساده‌سازی، کاهش پیچیدگی‌ها و بهبود کارایی سیستم‌ها باشید. به یاد داشته باشید که این یک چرخه تکراری است: آزمایش، بهبود و دوباره آزمایش.
در هر مرحله از فرایند ساخت سیستم‌ها، باید به پنج سوال کلیدی پاسخ دهید:
1. چه چیزی باید انجام شود؟ شناسایی مراحل و نتایج مورد نظر
2. چرا این کار را انجام می‌دهیم؟ درک هدف و کارایی سیستم
3. کی این کار انجام می‌شود؟ زمان‌بندی مراحل و وابستگی‌ها
4. چه کسی مسئول است؟ تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها
5. چگونه این کار انجام می‌شود؟ شفاف‌سازی روش‌ها و ابزارهای مورد نیاز
قبل از اینکه سیستم‌ها را به مرحله اجرا درآورید، باید یک چک‌لیست برای اطمینان از اینکه همه چیز آماده است، داشته باشید. این کار شامل اطمینان از اینکه همه اسناد در دسترس هستند و افراد مناسب از مراحل و ابزارهای لازم مطلع هستند، می‌شود.
ساخت سیستم‌های کارآمد در کسب‌وکار نیازمند برنامه‌ریزی و دقت است. با پیروی از مراحل و سوالات مطرح شده، می‌توانید سیستم‌هایی را ایجاد کنید که نه تنها کارآمد باشند؛ بلکه به رشد و توسعه کسب‌وکار کمک کنند. به یاد داشته باشید که بهبود مستمر و بازخورد از سیستم‌ها کلید موفقیت در این فرایند است.
