مدیریت فرآیندهای کسب و کار، یک چالش بزرگ در اکثر سازمان‌ها است. بسیاری از صاحبان مشاغل تصور می‌کنند که این هزینه بزرگی است یا فقط برای فرآیندهای عظیم ارزش آن را دارد که به سراغ خودکارسازی این فرآیندها پیش برویم. با این حال، ابزارهای موجود در این زمینه، بدون توجه به اندازه کسب و کار مهم هستند.
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک مفهوم سازمانی است که در آن یک شرکت یک بار به همه فرآیندهای خود به طور کلی و جداگانه نگاه می‌کند. وضعیت فعلی را تجزیه و تحلیل می‌کند و زمینه‌های بهبود را برای ایجاد یک سازمان کارآمدتر و مؤثرتر شناسایی می‌کند.
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) شامل نحوه ایجاد، ویرایش و تجزیه و تحلیل فرآیندهای قابل پیش‌بینی که هسته اصلی کسب و کار آن شرکت را تشکیل می‌دهند، می‌باشد.
هر بخش در یک شرکت یکسری ورودی‌ها مثل داده را دریافت می‌کند و وظیفه‌ی انجام یکسری فرآیندها و تبدیل ورودی‌ها به چیز دیگری را بر عهده دارد. یک سازمان ممکن است شامل تعداد زیادی فرآیند اصلی یا فرعی باشد که توسط بخش‌های مختلف مدیریت می‌شوند و شناسایی و تحلیل آنها به منظور بهبود آنها برای سازمان از اهمیت زیادی برخوردار می‌باشد.
هنگامی که فرآیندهای تجاری سازماندهی نشده باشند و به صورت خودکار و سیستمی مدیریت نشوند، می‌توانند منجر به آشفتگی شوند. در سطح فردی، افراد فقط یک بخش از یک فرآیند را می‌بینند و تعداد کمی از آنها می‌توانند اثرات کامل یک فرآیند، شروع و پایان آن، داده های کلیدی موردنیاز و جایی که تنگناها و ناکارآمدی‌های بالقوه وجود دارند را تشخیص دهند و ببینند.
فرآیندهای مدیریت نشده و آشفته به کسب و کار آسیب می‌زند و منجر به یک یا چند مورد از موارد زیر می‌شود:
با بکارگیری مدیریت فرآیندهای کسب و کار، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای خود را بهبود بخشند و تمامی جنبه‌های عملیات را به صورت بهینه حفظ کنند.
ابزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) یک ابزار اتوماسیون است که به تجزیه و تحلیل، مدل‌سازی، پیاده‌سازی و نظارت بر فرآیندهای تجاری کمک می‌کند. این ابزارها کمک می‌کنند که آسیب‌پذیری‌ها را در سازمان‌های کسب و کاری و فرآیندهای روزمره شناسایی کنیم که معمولا این موارد برای شرکت هزینه و زمان دارند و به کنترل آنها کمک می‌کنند. از این طریق کارایی کارکنان شرکت افزایش می‌یابد. فرآیندهایی مانند مدیریت حساب، استخدام کارمند، صورتحساب، مدیریت موجودی و مستندات (که شامل مدیریت داده‌های پیچیده زیادی است) را می‌توان با استفاده از BPMS خودکار کرد.
ابزار BPMS برای فرآیندهای یک سازمان که تکرار شوند یا به طور منظم و با الگوی خاصی انجام شوند، مفید هستند مانند استخدام یک کارمند، ارسال بسته، پرداخت حقوق، مدیریت گواهی‌ها، مجوزها، حساب‌ها، صورتحساب، خدمات مشتری، فناوری اطلاعات و امور مالی و ... هدف کاهش خطا و تاخیرهای ناشی از خطاهای انسانی است.
برای فهم بهتر به عنوان مثال نمونه‌ای از فرایند‌ها در مدیریت بهداشت و درمان یک بیمارستان بررسی می‌کنم. بستری‌شدن در بیمارستان می‌تواند برای بیماران بسیار آسیب‌زا باشد. (جدای از بحث‌های روحی و روانی، در تماس با بیماران دیگر خواهند بود) هر گونه اختلال در روند پذیرش و ترخیص فقط به این ناراحتی می‌افزاید. فرآیند پذیرش به تنهایی دارای چندین مرحله است که از جمع‌آوری اطلاعات، اخذ مدارک پزشکی، جزئیات بیمه و اولویت اتاق را شامل می‌شود. ایجاد صورتحساب در ارتباط با چندین بخش انجام می‌شود از جمله پرستاری، جراحی، نیازهای پزشکی جانبی و موارد دیگر. فرآیندهای BPMS این اطمینان را ایجاد می‌کنند که جزئیات در طول مراحل مختلف فراموش یا نادیده گرفته نشوند، کارایی افزایش می‌یابد، از بیمار مراقبت می‌شود و استرس کمتری را تجربه می‌کند و هیچ فرآیندی از دست نمی‌رود.
سامانه‌های BPMS را می‌توان به طور کلی به سه نوع طبقه بندی کرد:
در ادامه به صورت خلاصه هر کدام را توصیف می‌کنیم.
این سیستم فرآیندهای را مدیریت می‌کند که بدون تعامل انسان انجام می‌شوند یا به حداقل تعامل انسانی نیاز دارند. این نوع مدیریت فرآیند به ادغام یکپارچه برنامه‌های رایانه‌ای و مبتنی بر اینترنت وابسته است. به عنوان مثال، داده‌های مورد استفاده توسط یک تیم فروش ممکن است از طریق یکپارچه‌سازی داده‌های دریافتی از ابزار بازاریابی شرکت‌های مختلف که آن را در ابزار مدیریت ارتباط با مشتری ذخیره می‌کنند، به دست آید. اگر چه اطلاعات توسط یک تیم استفاده می‌شود، اما از ادغام چندین نقطه به دست آمده است.
این یک رویکرد مستقیم‌تر است که در آن انسان‌ها در هر مرحله تصمیم گیرنده هستند. با این حال، آنها توسط یک رابط بصری هدایت می‌شوند تا فرآیند تصمیم‌گیری را بهتر درک کنند و چیزی از قلم نیافتد. یک نمونه آن استخدام کارمند است. در هر مرحله، از ارسال درخواست استخدام تا بررسی درخواست و پردازش توسط بخش منابع انسانی، این فرآیند به طور کامل توسط انسان انجام می‌شود. (با این حال موارد هر مرحله و خروجی هر مرحله و ... قابل مدیریت توسط نرم‌افزار مدیریت فرآیندها می‌باشد.)
این فرآیند کاملا توسط یک سند فرآیند هدایت می‌شود. در هر نقطه از گردش کار به چندین تاییدیه نیاز دارد. نمونه‌ای از این نوع می‌تواند تصویب بودجه‌ای باشد که نیاز به تایید در سطوح مختلف دارد اما کلیه‌ی مراحل و بخش‌های فرآیند، مبتنی بر اسناد از پیش تعریف‌شده می‌باشد.
یک BPMS کارآمد نه تنها به بهبود فرآیندها کمک می‌کند بلکه به خودکارسازی فرآیندها نیز کمک می‌کند که تمامی این‌ها از طریق نرم‌افزار انجام می‌شود. این نرم افزار کل گردش کار فرآیند را مشخص می‌کند و آن را در یک محیط مجازی آزمایش می‌کند، در حالی که متغیرها و نتایج را فرض می‌کند و گلوگاه‌ها را شناسایی می‌کند و آنها را حذف می‌کند. سپس فرآیند آزمایش شده جدید به کار گرفته می‌شود. BPMS به همین جا ختم نمی‌شود و از اینجا به بعد، به طور مداوم گردش کار را برای اثربخشی و کارایی نظارت می‌کند. به همین دلیل معمولا چرخه‌ی BPMS بر اساس مراحل روبرو خواهد بود: تجزیه و طراحی، مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی.
این فرآیند مطالعه رویه‌های موجود و تجزیه و تحلیل آنها برای کشف تأخیرهای موجود است. هر جنبه‌ای از گردش کار تجزیه و تحلیل می‌شود و معیارهایی برای مقایسه در محل قرار می‌گیرند. این فرآیند شامل اصلاح عیوب و تأخیرهای فرآیندهای با طراحی یک گردش کار کارآمدتر است. هدف این طراحی اصلاح گردش کار و فرآیندهای درون آن است که منجر به تنگناها و ناکارآمدی می‌شود. تمام هشدارها و تشدیدها را در فرآیندهای عملیات استاندارد هدف قرار می‌دهد و آنها را با یک فرآیند کارآمدتر تصحیح می‌کند.
این طرح اکنون در یک فلوچارت در هر فرآیند نشان داده می شود در حالی که دسترسی‌ها مشخص می‌شوند و بخش‌های تکراری حذف می‌شوند. در ادامه حلقه‌های شرطی (مانند if و when) را با متغیرهایی در هر نقطه معرفی می‌کند تا نتایج متفاوتی از فرآیندهای قدیمی را تعیین کند، مانند مراحلی که باید در زمانی که خروجی هدف برآورده نشد یا اگر نتیجه مرحله قبل رضایت‌بخش است، انجام داد.
ابزارهای مدل‌سازی کسب‌وکار ایده‌آل باید خوانا، ساده برای برقراری ارتباط، ارزان و به‌روز با استانداردهای صنعت باشند. مدل باید دارای یک رابط گرافیکی و یک ویرایشگر و شبیه‌ساز گردش کار باشد.
پس از مدل سازی و شبیه‌سازی موفقیت آمیز طراحی گردش کار، مرحله بعدی اجرای فرآیند است. قبل از استقرار در گروه‌های بزرگتر روی گروه کوچکتری آزمایش می‌شود. محدودیت‌های دسترسی برای محافظت از اطلاعات حساس معمولا اعمال می‌شود. این فرآیندهای مربوط به این قسمت می‌توانند خودکار یا دستی باشند.
در این قسمت، فرآیندهای فردی ردیابی شده و آمار استخراج می‌شود. عملکرد در هر مرحله برای تعیین اثربخشی آن تجزیه و تحلیل می‌شود. همچنین به شناسایی گلوگاه‌ها و آسیب‌پذیری‌های امنیتی کمک می‌کند. بسته به اطلاعاتی که کسب و کار می‌خواهد، سطوح مختلفی از نظارت می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد. نظارت (مانیتورینگ) شامل فرآیند کاوی است که در آن گزارش‌های رویداد تجزیه و تحلیل و بین فرآیند فعلی و فرآیند قبلی مقایسه می‌شوند. این اختلافات و تنگناهای بین دو فرآیند را آشکار می‌کند.
هدف BPMS این است که تا حد امکان کسب و کار را خودکار کند و آن را به طور کارآمد برای منافع بلندمدت اجرا کند. با این حال، یک نرم‌افزار بد طراحی شده و غیرمعمول می‌تواند بیشتر از اینکه مفید باشد آسیب وارد کند. یک BPMS خوب باید دارای ویژگی‌های زیر باشد:
در ادامه دو نمونه از ابزارهای مربوطه در این حوزه را معرفی می‌کنیم. در این قسمت سعی می‌کنیم بیشتر ابزارهایی را معرفی کنیم که امکان مدل‌کردن فرآیندهای کسب و کاری را توسط نرم‌افزار فراهم می‌کنند. به این صورت هم توسعه‌دهندگان و هم افراد حوزه‌ی کسب و کار می‌توانند از زبان مشترکی استفاده کنند و هر دو سود کنند.
ابزار jBPM یک نرم افزار رایگان و منبع باز BPM و موتور گردش کار است که شکاف بین تحلیلگران تجاری و توسعه‌دهندگان را پر می‌کند. jBPM دارای تمرکز دوگانه است: ارائه ویژگی‌های مدیریت فرآیند هم برای کاربران تجاری و هم توسعه‌دهندگان به طور یکسان.
این ابزار مبتنی بر زبان جاوا نوشته شده است و به تسهیل اجرای فرآیند با استفاده از مشخصات BPMN 2.0 کمک می‌کند. این ابزار می‌تواند به راحتی برای استقرار در برنامه‌های مختلف جاسازی شود. همچنین قابلیت‌های مختلفی را ارائه می‌کند که منطق کسب‌وکار را به دارایی‌های قابل استفاده مجدد مانند موارد (cases)، فرآیندها، جداول تصمیم‌گیری و ... ساده‌سازی و بیرونی می‌کند و استفاده از هیچ یک از چارچوب‌ها را الزامی نمی‌کند. jBPM می تواند به عنوان یک سرویس مستقل یا تعبیه شده در خدمات مشتری استفاده شود.
برای اطلاعات بیشتر می‌توانید به سایت مربوط به آن مراجعه کنید.
موتور Activiti مبتنی بر BPMN منبع باز سبک وزن و جاوا محور پیشرو است که از نیازهای اتوماسیون فرآیند در دنیای واقعی پشتیبانی می‌کند. کمک به کسب و کارها برای حل چالش‌های اتوماسیون در زیرساخت‌های توزیع شده، بسیار مقیاس پذیر و مقرون به صرفه از ویژگی‌های این ابزار است.
از ویژگی‌های جالب این ابزار این است که استفاده از آن برای سازمان‌های مختلف ساده است:
برای اطلاع بیشتر از ویژگی‌ها و مزایای این ابزار می‌توانید به لینک زیر مراجعه نمایید.
در ادامه با دو نمونه از شرکت‌های ایرانی که در این حوزه ابزارهایی را ارائه دادند، آشنا می‌شویم.
آی‌کن (آینده کاوان کهکشان نرم‌افزار) بر اساس نیاز هر یک از مشتریان راهکارهایی را در جهت برنامه‌ریزی و بهینه‌سازی سازمان ارائه می‌دهد. گروه مهندسی آی کن در واحد تولید و ارائه‌ی خدمات پشتیبانی خود به صورت حضوری، تلفنی و از راه دور، همه مشتریان خود را پشتیبانی می‌کند.
سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار آی‌کن (ICAN BPMS)، با رعایت کلیه استانداردهای BPM، چرخه تولید را به نحوی پیاده‌سازی می‌نماید که هر فرآیند در طول عمر خود بتواند از طریق این چرخه، بهینه‌سازی شده و در نهایت، منجر به بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار گردد. این نرم‌افزار، اولین نمونه کاملا بومی در نوع خود می‌باشد که پس از ارائه به بازارهای داخلی و بین المللی، تحولی چشمگیر در صنعت نرم‌افزار ایران ایجاد نمود.
با استفاده از ICAN BPMS می‌توانید با سایر سیستم‌های اطلاعاتی موجود در سازمانتان ارتباط برقرار کنید و فرم‌ها و فرآیندهای خاص خودتان را به صورت خودکار تعریف کنید. بهینه‌سازی مستمر فرآیندهای کسب و کار، تمرکز بر فرآیندها، امکان شبیه‌سازی و تست فرآیندهای سازمانی قبل از مرحله بهره‌برداری و قابلیت پیگیری و مانیتورینگ و بهینه‌سازی فرآیندها، کار را برای شما آسان‌تر و قابل فهم‌تر خواهد ساخت. این نرم‌افزار برای شما امکان دریافت گزارش‌ها و تحلیل‌های مدیریتی کاملی را ایجاد می‌کند که با استفاده از آن می‌توان تصمیم گیری‌های دقیقی را انجام داد.
برای اطلاعات بیشتر در مورد سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار آی‌کن، می‌توانید از لینک زیر استفاده نمایید.
امروزه یکی از مهم ترین مشکلات موجود در سازمان ها در سطح کشور، وجود ساختارهای وظیفه محور و یا سیستم‌های جزیره‌ای است. گروه مدیریت فرآیند پارس با ارایه خدمات مشاوره، تحلیل و توسعه سامانه‌هایی مبتنی بر وب و موبایل، در تلاش است تا راهکارهایی برای سازمان‌ها و کسب و کارها در راستای مدیریت فرآیندهای خود و افزایش کارایی در فرآیندها و روال‌ها ارائه کند.
سازمان‌ها با بهره‌گیری از خدمات مشاوره‌ای و سیستمی که در اختیار آنان قرار داده می‌شود، قادر خواهند بود تا کسب و کار و فرآیندهای خود را به شکلی مکانیزه و یکپارچه به اجرا درآورده و گزارش‌های لحظه‌ای از وضعیت سازمان خود را در سیستم کامپیوتری، تبلت و یا تلفن همراه خود مشاهده نمایند تا شاهد افزایش روزانه بهینگی و یکپارچگی در سازمان خود باشند.
از خدمات این شرکت در زمینه‌ی مدیریت فرآیند می‌توانیم به سیستم مدیریت فرآیند پارس، خدمات مشاوره، آموزش، شناسایی، تحلیل، بازمهندسی، پیاده‌سازی و استقرار فرآیندهای کسب و کار بر روی سیستم مدیریت فرآیند پارس، یکپارچه‌سازی فرآیندها با سایر سرویس‌ها و سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان، برگزاری انواع کارگاه‌ها و دوره‌های آموزشی تحلیل، طراحی و پیاده‌سازی فرآیند، ارایه خدمات و انواع بسته‌های پشتیبانی به سازمان‌ها اشاره کنیم.
برای آشنایی بیشتر با خدمات این شرکت می‌توانید به لینک زیر مراجعه نمایید.
خودکارسازی هدف کلیدی هنگام اجرای BPMS است. اگرچه BPMS یک سامانه است و نه یک نرم‌افزار یا سخت‌افزار خاص، فناوری نقش مهمی در کارآمدتر و مؤثرتر کردن BPMS دارد. این نرم‌افزار اکثر بخش‌های BPMS مانند مدل‌سازی و نظارت را خودکار می‌کند و هزینه بکارگیری و نگهداری مجموعه مهارت‌های تخصصی برای این منظور را حذف می کند. به همین دلیل استفاده از چنین ابزارهایی در مقابل عدم استفاده از این ابزارها، مزایا و فواید بسیاری را به همراه خواهد داشت.
این مطلب، بخشی از تمرین‌های درس معماری نرم‌افزار در دانشگاه شهیدبهشتی است.
