شما به عنوان مالک کسب و کار کوچک، غالباً متوجه می شوید که به طور کلی مسئولیت همه چیز بر عهده شماست اما شما مسئول هیچ چیز به طور خاص نیستید.
این مسئله زمانی رخ می دهد که شما مدیرانی برای وظایف مختلف شرکت مانند بازاریابی، حسابداری، فروش، تولید، فناوری اطلاعات و منابع انسانی داشته باشید. مدیریت کسب و کار کوچک به فرآیند هماهنگی میان افراد و رویه ها اشاره دارد.
اداره یک کسب و کار کوچک آسان نیست، به خصوص وقتی این واقعیت را در نظر بگیرید که همه چیز همیشه در حال تغییر است، از نیازهای مشتری گرفته تا فناوری جدید و استراتژی های بازاریابی.
مدیریت کسب و کارهای خرد با مدیریت شرکت های بزرگ، که بیشتر بر افزایش ارزش سهامداران و قیمت سهام تمرکز دارند، متفاوت است. شیوه ای که شما مدیریت کسب و کار را تعریف می کنید، نحوه اداره کسب و کار و نقش شما را در آن پیکر بندی مشخص می کند.
سوالی که باید از خود بپرسید این است که چگونه می توانید یک کسب و کار کوچک را مدیریت کنید، در حالی که هم چشم انداز آینده را در نظر داشته باشید و هم اطمینان حاصل کنید که می توانید وقتی که زمانش فرا رسید، توسعه ایجاد کنید؟
شما باید به همه چیز مسلط باشید و جنبه های مختلف را در نظر بگیرید زیرا بر طیف وسیعی از زمینه های مختلف در کسب و کار خود نظارت می کنید.
اجازه بدهید در ابتدا ببینیم مدیریت کسب و کار کوچک به چه چیزی اشاره دارد؟ این مدیریت شامل همراهی و هماهنگی تمام جنبه های یک کسب و کار کوچک است. این مسئله می تواند شامل مدیریت کارکنان، تامین کنندگان، امور مالی و تمام فرآیندهای روزانه کسب و کار باشد.
یک مدیر کسب و کار خرد اغلب مسئول هدایت طرح های کسب و کار و توسعه اصلی شرکت نیز خواهد بود. به دلایل زیادی مدیریت مناسب کسب و کار کوچک اهمیت دارد، اما در اینجا دلایل اصلی را به شما معرفی می کنیم.
وقتی شما کسب و کار کوچک خود را راه اندازی می کنید، سعی می کنید که تمام یا بیشتر کار ها را خودتان انجام دهید. برای مثال، یک نقاش ساختمان، ممکن است در ابتدای فعالیت وظایف مربوط به تخمین، بازاریابی، انجام نقاشی ساختمان و نگه داری اسناد را پیش از استخدام پیمانکاران و سپس کارمندان انجام دهد.
در این مرحله، مدیریت کسب و کارهای کوچک شامل راه اندازی کسب و کار برای توسعه است، که ممکن است به معنای استخدام و اداره پیمانکاران، مانند حسابدار، مدیر وب سایت یا وکیل، و کارکنان باشد.
مسئولیت برنامه ریزی ها و تعیین چشم انداز ها بر عهده شما به عنوان مالک یک کسب و کار کوچک است. شما باید برنامه های کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت ایجاد کنید تا طی سه تا پنج سال شرکت را به وضعیتی که به دنبال آن هستید، برسانید.
یکی از بهترین راه های انجام این کار این است که یک طرح کسب و کار پیش از راه اندازی تهیه کنید و آن را به دفترچه راهنمای عملیاتی تبدیل کنید و آن را هر سال به روزرسانی کنید. این کار به تیم مدیریتی کمک می کند تا توسعه شرکت را از طریق اقدامات، سیاست ها و رویه های مؤثر هدایت کند.
هنگامی که کسب و کار خود را راه اندازی کردید و به فروش یا مشتریان ثابتی رسیدید، مدیریت کسب و کار کوچک نیازمند این است که کسب و کار خود را از دست ندهد، بنابراین برنامه ها و بخش های کنترل کیفیت و تضمین کیفیت افزوده می شوند.
این بخش ها به اطمینان از ارائه صحیح محصولات و خدمات می پردازند که به معنای مدیریت فروشندگان، تامین کنندگان، کارکنان داخلی و پیمانکاران است. شما به عنوان مالک یک کسب و کار کوچک فروش، پول نقد و اعتبار، درآمد و سود را پیگیری می کنید.
آن چیزی که شما به عنوان یک مدیر یک کسب و کار کوچک بیان می کنید یا انجام می دهید تأثیر مستقیمی بر عملکرد کارکنان شما خواهد داشت، به خصوص اگر مالک شرکت هم باشید و باز به خصوص اگر هنوز تیم منابع انسانی ندارید.
بر خلاف مدیر یک سازمان یا کسب و کار بزرگ، مدیر یک کسب و کار کوچک احتمالاً با کارکنان خود تماس روزانه و مداومی خواهد داشت. بنابراین، سبک مدیریتی آن ها یکی از عوامل بسیار مهم در برقراری ارتباط موفق با کارکنان خواهد بود. پس شما به عنوان یک مدیر می تواند روحیه را در میان کارکنان بالا ببرید و همه را برای همکاری با هم ترغیب کنید و یا برعکس می توانیدباعث سقوط شدید روابط در شرکت شوید!
در مدیریت کسب و کار های کوچک، اگر در کار مدیریت خود خوب باشید و یا مدیران خوبی استخدام کنید (که با توسعه و رشد شرکت با شما بمانند)، شما و یا مدیران شما گنجینه ای از دانش برای کارمندان جدید خواهید بود.
از تاریخچه توسعه محصولات یا خدمات شرکت گرفته تا پویایی و سیاست های شرکت و چشم انداز کلی برای آینده، چیزهای زیادی وجود دارد که مدیران در دوران مدیریت خود خواهد آموخت و آن ها یک عضو اساسی برای برنامه های توسعه شرکت خواهند شد.
اگر شما پول نقد نداشته باشید نمی توانید به اداره کسب و کار خود بپردازید. آیا می خواهید جریان نقدی سالمی داشته باشید یا می خواهید هزینه های ماهانه شما بیشتر از بودجه باشد؟ وقتی صحبت از مدیریت می شود، امور مالی کسب و کار شما بخش بزرگی از کار را شکل می دهد.
از خود بپرسید که آیا شما (یا مدیران شما) می دانید که چگونه استخدامی استراتژیک انجام دهید تا هزینه های مضاعف نداشته باشید؟ در مورد انتخاب نرم افزار ها و ابزار های متناسب با نیازهای واقعی کسب و کار شما چطور، آیا اطلاعات کافی دارید؟این ها همه بخش هایی مهم از مدیریت کسب و کار کوچک هستند. البته معمولاً مدیری که خودش مالک کسب و کار کوچک است احتمالا با این مسئله مشکلی نخواهد داشت.
یکی از جنبه های اساسی در مدیریت کسب و کارهای کوچک، ایجاد یک سیستم حسابداری است که اطلاعات مالک را هم فراهم کند و نه یک سیستم حسابداری که فقط فروش و پرداخت را ثبت کند. مدیریت مالی برای یک کسب و کار کوچک به معنای ایجاد، نگهداری و تجزیه و تحلیل اسنادی مانند دفتر کل، بودجه سالانه، ترازنامه، صورت های سود و زیان، صورت جریان وجوه نقد و گزارش حساب های دریافتنی و پرداختنی است.
همچنین، تیم های مدیریت در کسب و کار کوچک شما باید مطمئن شوند که کسب و کار شما به پول نقد و اعتبار کافی دسترسی دارد و از بدهی (سود بازپرداخت) بیش از حد خودداری می کند.
اگر نمی خواهید کارکنان خود را به صورت جز به جز و خاص مدیریت کنید، باید افرادی را استخدام کنید که بیشتر از شما در مورد حوزه های تخصصی خود (مانند منابع انسانی، فناوری اطلاعات و بازاریابی) اطلاعات دارند و این وظایف را به آن ها بسپارید.
به گفته متخصصین کسب و کار، شروع مدیریت کسب و کارهای کوچک بیشتر با تعیین اهداف استراتژیک بلند مدت همراه است. پس از آن، این مدیریت با نظارت بر کارکنان و بخش هایی دنبال می شود که تاکتیک های مورد نیاز برای رسیدن به اهداف استراتژیک را ایجاد می کنند. یک تیم مدیریتی جلسات منظمی برگزار می کند تا مطمئن شود همه هم نظر هستند، حرف هم را می فهمند و ضرب الاجل ها را رعایت می کنند.
برای مدیریت کسب و کار کوچک نیاز به مجموعه ای از مهارت های دارید تا بتوانید سکان کسب و کار خود را در اقیانوس متلاطم بازار های تجاری به سلامت پیش ببرید. در ادامه به بیان مهم ترین مهارت های لازم برای مدیریت کسب و کار اشاره می کنیم.
برقراری ارتباط شفاف یا شفافیت یک مسئله بسیار ضروری است. شفافیت در هر نقطه ای که کسب و کار کوچک خود را اداره می کنید مورد نیاز است. این مسئله ممکن است در بسیاری از افراد شکل نگیرد، به خصوص به این دلیل که معمولاً در ابتدای مسیر کارآفرینی این افراد تنها هستند، اما باور کنید زمانی که شما در حال ایجاد یک کسب و کار کوچک هستید، شفافیت یک امر ضروری است.
ایده های عالی که دارید نمی توانند فقط در ذهن شما نقش ببندند و دیگران از آن ها بی اطلاع باشند. شما باید بتوانید این ایده ها را به دیگران انتقال دهید تا افراد قادر باشند به شما کمک کنند تا ایده هایتان را به واقعیت تبدیل کنید.
جزییات نه تنها در مدیریت کسب و کار که در هر جنبه از زندگی بشری نقشی بسیار مهم دارند. از معیارهای مربوط به عملکرد گرفته تا مدیریت کسب و کار و درآمد و موارد بسیار دیگر، جزییات زیادی وجود دارد که باید به آن ها توجه کرد تا تصمیمات تجاری مناسب بگیرید.
احتمالاً اصلاح انگلیسی "شیطان در جزییات است" (Devil is in the detail) را شنیده باشید که دقیقاً به همین مسئله اشاره دارد که شاید چیزی در ظاهر ساده است، اما جزییات پیچیده بسیاری وجود دارد که در ظاهر از نظر ما پوشیده است و باید همواره تلاش کنید که به جزییات بپردازید.
اگر ابزارهایی در اختیار دارید که می توانید با استفاده از آن ها به اندازه گیری و ردیابی این اطلاعات جزیی بپردازید کار برای شما آسان تر خواهد بود.
با توجه به وظایف بسیار زیادی که هنگام مدیریت یک کسب و کار کوچک بر عهده دارید، باید از مهارت های مدیریت زمان به عنوان پیش نیازی اساسی استفاده کنید. شما باید یاد بگیرید که چگونه مدیریت، اولویت بندی و تفویض اختیار را انجام دهید و همچنین هنگام کار با تیم خود از مسیر خارج نشوید.
در نهایت به بیان 6 نکته مهم به صورت خلاصه می پردازیم که با در نظر گرفتن آن ها می توانید به شکلی آسان تر به نظارت و مدیریت کارکنان و مدیران خود بپردازید.
1. ایجاد ارتباط در فرآیندهای درونی: از ارتباطات دائمی و منظم کارمندان خود در جریان کار روزانه مطمئن شوید. این بدان معناست: یک پلت فرم ارتباطی خوب داشته باشید که به همه اجازه می دهد با یکدیگر صحبت کنند. وظیفه شما این است که تماس های تلفنی، جلسات ویدیویی، پیام های فوری یا پیام کوتاه و ابزار های مناسب دیگر را برای این منظور فراهم کنید.
2. ایجاد راه های خلاقانه برای پیشی گرفتن از رقبای بزرگ تر: اگر می خواهید کسب و کار شما توسعه یابد، باید عملکردی رقابت پذیر با شرکت های بزرگ داشته باشید. یکی از مهم ترین ابزار ها، استفاده از فناوری ها و نوآوری های جدید است.
3. یک سیستم استخدامی قوی داشته باشید: شما باید علاوه بر استخدام افراد مناسب باید از پلت فرم های کاربری آسان استفاده کنید تا افراد استخدام شده هم به راحتی با زیر و بم کسب و کار شما آگاه شوند، هم به راحتی آموزش ببینند و هم به راحتی قابل نظارت باشند.
4. از ابزارهای با قابلیت توسعه استفاده کنید: وقتی برای کسب و کار خود نرم افزارهایی فراهم می کند توجه داشته باشید که از نرم افزارهای با قابلیت توسعه استفاده کنید که در صورت تغییر در کسب و کار کوچک بتوان آن را توسعه داد.
5. از اتوماسیون برای هر قسمتی که ممکن است استفاده کنید: استفاده از اتوماسیون بسیاری از پروسه های اجرایی اضافه را حذف می کند و امکان اولیت بندی و مدیریت زمان را برای شما و کارمندان شما فراهم می کند تا بتوانید روز به روز سازنده تر باشید.
6. مقررات و امنیت اطلاعاتی را در اولویت قرار دهید: شاید در ابتدای کسب و کار کوچک شما این مسئله اهمیت چندانی نداشته باشد و وسوسه شوید آن را پشت گوش بیندازید. اما با گسترش کسب و کار، امنیت اطلاعات مسئله ای مهم، به خصوص برای مشتریان شما، می شود. پس از الان آن را جدی بگیرید و با تنظیم مقرارت، امنیت لازم را بر قرار کنید.
در این مقاله به شما نشان دادیم که مدیریت کسب و کار کوچک در دنیای در حال تغییر امروز کاری بسیار سخت است و نحوه اجرای آن بر بهره وری شرکت شما اثر مستقیم دارد. در مدیریت کسب و کار در عین حالی که شما با همه چیز سر و کار دارید، جزییات زیر نظر شما نیست.
با رشد شرکت شما باید قادر باشید مسئولیت های شرکت را به افرادی که تخصص دارند تفویض کنید و بگذارید آن ها در حوزه های مالی و عملیاتی کارمندان شما را هدایت کنند و باید شما به دقت عملکرد این مدیران را زیر نظر داشته باشید.
شما برای مدیریت کسب و کار به ابزار های زیادی نیاز دارید که شاید بتوان مهم ترین آن ها را شفافیت، توجه به جزییات و مدیریت زمان اشاره کرد. در نهایت شما می توانید با رعایت نکاتی ساده، مدیریت کسب و کار کوچک را ساده کنید تا راحت تر به نظارت و هدایت کارکنان و مدیران خود برای دستیابی به اهداف کسب و کار بپردازید.
1- دفترچه راهنمای عملیات کسب و کار چیست؟
دفترچه راهنمای عملیات (به انگلیسی: Operations manual) به کارکنان آموزش می دهد که چگونه وظایف خود را به طور مؤثر و ایمن انجام دهند که بر خلاف دفترچه راهنمای آموزشی در هر زمان قابل دسترسی است.
2- مدیریت عملیاتی در کسب و کار چیست؟
مدیریت عملیاتی یا مدیریت اجرایی (به انگلیسی: Operations management) مدیریت رویه های کسب و کار برای ایجاد بالاترین سطح کارایی قابل دستیابی است.
