شاخص KPI چیست؟ شاخص کلیدی عملکرد یک معیار برای سنجش موفقیت هر کسب‌و‌کاری است. بنابراین ساختن آن می‌تواند شما را یک گام به اهداف خود نزدیک‌تر کند. شاخص کلیدي عملکرد، یک متغیر قابل اندازه‌گیری است که نشان می‌دهد یک شرکت تا چه اندازه به اهداف کلیدی خود نزدیک شده است. این شاخص میزان عملکردهای مهم و اساسی شرکت را ارزیابی می‌کند. درواقع سازمانها از این شاخص برای ارزیابی موفقیت‌هایی استفاده می‌کنند که آنها را یک قدم به اهدافشان نزدیک‌تر می‌کند. شاخص KPI برای تمامی صنایع، سازمانها و حتی کارهای شخصی می‌تواند استفاده شود. این شاخص باید در دوره‌های زمانی مشخص ارزیابی شود و با معیارهای عملکرد در زمان گذشته مورد مقایسه قرار بگیرد.
به طور ساده می‌توان گفت که KPI روشی برای سنجش میزان خوب بودن عملکرد افراد و یا در سطح کلان‌تر میزان خوب بودن عملکرد سازمان و یا یک واحد سازمانی است. KPI مخفف کلمه Key Performance Indicator و به معنای شاخص کلیدی عملکرد می‌باشد. KPI به ما در درک میزان خوب بودن عملکرد سازمان، واحد سازمانی و افراد در مقایسه با اهداف کمی و کیفی راهبردی تعریف شده برای هر یک کمک خواهد کرد. به بیان دیگر یک شاخص کلیدی عملکرد متریکی است که نمایش می دهد یک کسب وکار یا تیم در دستیابی به اهدافش چگونه عمل می کند. شاخص های کلیدی عملکرد به عنوان مقصد (Targets) یا محک (Benchmark) به اهداف کلی (Goals) و اهداف کسب وکار مربوط می شوند.
چالشی که بسیاری از سازمانها با آن روبه رو هستند انتخاب صحیح KPI از میان فهرست هزاران شاخص می‌باشد. انتخاب اشتباه KPI این خطر را برای سازمان ایجاد می کند که آن را در مسیر اشتباهی قرار دهد و آن ها را تشویق به حصول چیزی کند که هیچ پیشرفتی برای آن ها حاصل نخواهد کرد. این را به خاطر داشته باشید که دلیل اهمیت KPI همسویی آن با اهداف راهبردی سازمانی و سنجش آن ها می‌باشد و اگر اشتباه انتخاب شوند مخاطره عدم تحقق اهداف سازمانی را به وجود خواهند آورد.
مشکلی که بسیاری از مدیران با آن مواجه هستند در این است که در بسیاری از سازمانها حجم وسیعی از داده‌ها که سنجش آن آسان است، جمع‌آوری می‌شود و مدیران بدون داشتن هیچ دیدی و در حالی که تشنه اطلاعات مناسب می‌باشند، در آن ها غرق می‌شوند. مدیران اثربخش به خوبی این نکته را درک کرده‌اند که با فهم دقیق ابعاد کلیدی عملکرد شرکت و تعیین KPI دقیق و حیاتی برای آن ها می‌توان عملکرد شرکت را به طور کارا و مفید تحت کنترل درآورد. به عنوان مثال یک دکتر می‌داند که با سنجش ضربان قلب، فشار خون، کلسترول و… می‌تواند وضعیت سلامت و حال عمومی بیمار خود را در گام اول تشخیص دهد.
با تحقیق پیرامون شاخص‌های کلیدی شرکتها و سازمانها بدون توجه به نوع کسب و کار و اندازه آن ها، این نتیجه متصور است که بسیاری از شاخص‌ها میان آن ها مشترک است و برخی از شاخص‌ها که خاص نوع کسب‌وکار آن ها است، متفاوت خواهد بود. در ادامه فهرست برخی از مهم ترین شاخص‌ها که در بسیاری از سازمانها کاربرد خواهد داشت و سنجش آن ها به پیشرفت عملکرد سازمان کمک خواهد کرد، اشاره خواهد شد.
وقتی شرکت ها تصمیم می گیرند عملکرد را پیگیری کنند، بلا استثنا شروع به اندازه گیری نتایج می کنند. این یک رویکرد نادرست است. نتایج فقط به شما می گویند که چه اتفاقی افتاده است، نه این که چرا اتفاق افتاده است. شما می توانید نتایج کار خود یا اقدامی که باعث این نتایج می شود را برای سنجش انتخاب کنید. KPI ها یا شاخص های کلیدی عملکرد را باید برای دنبال کردن چیزهایی که مستقیما به اقدامات ویژه یا فعالیت ها مربوط می شوند استفاده کرد، نه برای نتایج نهایی. درآمد، سود و تعداد مشتریان را نباید به عنوان شاخص کلیدی عملکرد به کار گرفت. این موارد نتیجه تعدادی از فعالیت ها هستند، بنابراین اقدام خاصی را نشان نمی دهند.
شاخص KPI اثربخش همسویی خیلی زیادی با اهداف راهبردی خواهد داشت. هنگامی که ما قصد کمک به یک سازمان را در انتخاب درست KPI داریم باید در گام اول یک چارچوب مشخص مدیریت عملکرد را در سازمان توسعه دهیم و بر اساس آن اولویت‌های راهبردی سازمان را شناسایی نماییم. پس از توسعه این چارچوب مدیریت عملکرد و شناسایی دقیق اهداف، مدیران اجرایی سازمان می‌توانند همسو با چارچوب، پرسش‌های مهمی پیرامون موارد بحرانی کسب‌وکار خود مطرح نمایند و با اخذ جواب‌های مناسبی برای هر یک از آنها، KPI مناسب را استقرار دهند و روش سنجش آنها را نیز مشخص نمایند. با این روش KPI دقیقا اهداف راهبردی سازمان را پوشش می‌دهد.
در مباحث مربوط به مدیریت راهبردی به این روش فورموله نمودن استراتژی می‌گویند. مشکلی که بسیاری از سازمانها با آن مواجه هستند، در این است که آنها وقت بسیار زیادی برای ایجاد برنامه‌های راهبردی صرف می‌کنند، ولی فرصتی برای فورموله کردن این برنامه‌های راهبردی به اهداف کمی قابل تحقق و محصولات ملموس نمی‌گذارند. با فورموله کردن دقیق برنامه راهبردی که عموما کلیات و اهداف کیفی کلان را شامل می‌شود، به اهداف و محصولات و پروژه‌های کوچک، قابل تحقق و قابل سنجش به راحتی می‌توان KPI اثربخشی همسو با برنامه راهبردی کلان سازمان ایجاد نمود.
تهیه شده توسط گروه تولید محتوای هلدینگ کاسپین | منبع: کتب
