در هر سازمانی، وجود یک فرهنگ شکوفا و بالنده باعث شکل‌گیری مزایای زیادی می‌شود. در چنین سازمان‌هایی کارمندان بیشتر با کار درگیر بوده و به‌صورت یکپارچه با یکدیگر در ارتباط هستند، بهره‌وری افزایش پیدا می‌کند و نهایتاً سود خالص سازمان هم رشد می‌کند. ولی سوال اینجاست که چطور می‌توانیم به سمت چنین فرهنگی حرکت کنیم؟
جواب این سوال در خلاصه‌ترین حالت ممکن تدوین فرایندهای دقیق برای پیشبرد اهداف سازمانی است. ولی این فرایندها بایستی در فضایی به اشتراک گذاشته شود و در تعامل کامل با اعضای تیم نوشته شود. حالا و برای روشن‌تر شدن این موضوع تصور کنید قرار است ادغام با تیم دیگری را هم تجربه کنید. در زمان‌های نه چندان دور، وقتی که شرکت‌ها با یکدیگر ادغام می‌شدند معمولا چالش‌های فرهنگی‌شان غیرقابل‌حل بود. هر سازمان قدیمی و یا حتی استاراتاپ ایده‌های متمایزی در خصوص نحوۀ عملکرد داشت و پیوند دادنِ تک‌تک اجزا به‌صورت یک کل یکپارچه و منسجم کاری دشوار بود. ولی در حال حاضر اینطور نیست.
در همین راستا یکی از بهترین مثال‌ها تیم سلامت گوارشیِ ایالت‌های ساحلی اقیانوس اطلس آمریکا تحت عنوان «کاپیتال دایجستیو کر» (Capital Digestive Care) است. مدیران و کارکنان این تیم، زمانی که چندین روش کوچک‌تر گوارشی را با هم ترکیب می‌کردند تا بزرگ‌ترین روش GI را خلق کنند، با همین چالش روبرو شدند.
پنج سال بعد از ادغام روش‌ها، این سازمان دارای یک استراتژی بازاریابی قوی، یک وب‌سایت سطح بالا و پیشرفته و یک نام تجاری منسجم بود. ولی تنها چیزی که هنوز نداشت یک فرهنگ منسجم بود. مدیران ارشد برای دستیابی به این هدف حیاتی، تشخیص دادند که نیازمند یک فضای کار دیجیتالی هستند (مرکزی برای ارتباطات و یک هستۀ مرکزی برای فرهنگ) که 300 نفر از کارمندانشان را در 19 دفتر دور هم جمع کنند.
سازمان کاپیتال دایجستیو کر، سالانه متعهد به ارائۀ مراقبت‌های تخصصی و دلسوزانه به بیش از 70000 بیمار است. برای تحقق این تعهد، مدیران وظیفۀ همسو کردن کل سازمان حول ارزش‌های اصلی خود را داشتند. ولی این کار آسانی نبود بعضی از مشکلات در این راه عبارت بودند از:
علی‌رغم ادغام قاعده‌مندی که انجام‌گرفته بود، کارکنان روش‌های مؤلفه‌ای (تشکیل‌دهنده)، رویه‌های اداری و پروتکل‌های مراقبت از بیمارِ سابق خود را حفظ کرده بودند. درست مثل اینکه یک پایشان در تیم قبلی بود و پای دیگرشان در تیم جدید.
وجود کمترین تماس مستقیم میان اعضای تیم که به طور پراکنده در چندین دفتر حضور داشتند باعث شده بود آنها احساس نکنند که بخشی از یک اتفاق (سیستم) بزرگ‌تر هستند. می‌توان گفت: ارتباطات و همکاری ضعیف مانع از شکل‌گیری روابط جدید شده بود.
تیم برای تمامیِ ارتباطات خود از ایمیل استفاده می‌کرد؛ رویکرد قدیمی که باعث ورود بیش از حد پیام، به صندوق ورودی ایمیل (سیلوهای اطلاعات غیرقابل‌دسترس) و به‌اشتراک‌گذاری ضعیف دانش می‌شد. کارمندان برای پیگیری حجم بالای پیام‌ها تلاش زیادی می‌کردند ولی مطمئن نبودند که کاملاً در جریان اخبار سراسری شرکت قرار گرفته‌اند یا خیر.
گذشته از این مطالعه موردی در مورد شرکت «کاپیتال دایجستیو کر»، حتی پیام‌رسان‌هایی مانند واتساپ و تلگرام هم در صورت حجم بالای اطلاعات جا به جا شده بین تیم، نمی‌توانند راهگشا باشد.
این سازمان متوجه شد که یک اینترانت ثابت و قدیمی نمی‌تواند نیازهای آن را برآورده کند. در عوض، این سازمان یک بستر دیجیتالی پیچیده لازم داشت که در عین حال رابط کاربری ساده و همیشه در دسترسی داشته باشد. بستری که در آن افراد بتوانند به‌سرعت و به‌آسانی به اطلاعات دسترسی داشته باشند، مکالمات را آغاز کنند و خود را متعلق به جامعۀ وسیع‌تری از حرفه‌ای‌ها احساس کنند.
کپیتال دایجستیو کر پس از جستجوی جامع برای راه‌حل‌ها دریافت که نیازمند یک سیستم مدیریت محتوا در خصوص برقراری ارتباط، همکاری و فرهنگ‌سازی اصولی است. ابزاری که حسی مدرن و شبیه به رسانه‌های اجتماعی داشته باشد و برای نیروی کار جوانش جذاب بوده و بتواند با صرف هزینه‌هایی معقول با فناوری‌های موجود هم ادغام شود. در نهایت، الزامات ضروری سازمان را برآورده کند؛ که می‌توان به پشتیبانی مشتری قبل، حین و بعد از لانچ این سیستم اشاره کنیم.
در ادامه به دو روش اشاره می‌کنیم که به مدد این دو روش، سازمان کپیتال دایجستیو کر اجرای روان و موفقیت‌آمیز هدف دیجیتالیِ جدید خود تحت عنوان «کاپیتال هیل» را تضمین کرد.
شناسایی رهبران تیم و آموزش اصول اولیۀ نحوه استفاده از فضای کار دیجیتالی قبل از لانچ شدن به آنها. توانمندسازی آنها با دانش ضروری (به‌عنوان‌مثال نحوه نگارش و استفاده از SOPها و نحوه راه‌اندازی یک فرم و یا ویکی (تمپلیت)) که می‌توانند به همکاران خود نیز منتقل کنند.
کارمندان باید بخواهند از فضای کار دیجیتالی جدید حتی قبل از لانچ شدن رسمی آن استفاده کنند. با برگزاریِ یک کمپین پیش از راه‌اندازی (پری-لانچ) که به آنها نشان می‌دهد چگونه کار روزانه‌شان را آسان‌تر و لذت‌بخش‌تر می‌کند، پذیرش این فضا را میان کارمندان افزایش دهید. پیش‌نمایش طراحی و عملکرد این فضای کار باهدف برانگیختن کنجکاوی و اشتیاق انجام می‌پذیرد و آن را به بخش مرکزی تلاش‌های بیشترتان جهت ترویج فرهنگ قوی در سراسر سازمان تبدیل می‌کند.
امیدواریم شما هم به عنوان تیمی پیشرو قبل از هر چیز دقت لازم در انتخاب نرم‌افزارها و ابزارهای مورد نیاز تیم را داشته باشید و هنگام استفاده و لانچ آنها بهترین استراتژی را پیش بگیرید تا شاهد بهترین نتیجه باشید.
