هر سازمان و کسب و کاری دارای مجموعه‌ای از فرآیندهای کاری مانند فرایندهای مالی، انبارداری، خرید، فروش، بازاریابی و ... است. این فرآیندها توسط کارکنان و تحت نظر مسئولین فرآیند انجام می‌شوند. حتما اگر مسئولیت مدیریت در سازمان، شرکت یا کسب و کاری داشته باشید تا به حال پیش آمده است که متوجه اختلال در انجام فرآیندها شده باشید. به عنوان مثال ممکن است مدت زمان انجام فعالیت‌ها بیش از حد طولانی شود، دوباره کاری‌ها زیاد شده باشند، هزینه انجام فرآیندها افزایش پیدا کرده باشد و ... که فقط یکی از این مشکلات برای کاهش بهره‌وری یک سازمان در محیط‌های کسب و کاری امروزی کافی است! اما راه حل چیست؟
مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا Business Process Management که به اختصار BPM نامیده می‌شود، روشی جهت بهبود فرآیندهای سازمانی است. در مدیریت فرآیندهای کسب و کار، کلیه فرآیندهای کاری شناسایی و مدلسازی می‌شوند تا بتوان گلوگاه‌ها و مشکلات فرآیندها را شناسایی کرد. بعد از شناسایی مشکلات انجام فرآیندها، آن‌ها حذف یا بهبود داده می‌شوند تا بی نظمی جریان‌های کاری از بین برود و سازمان چابک‌تر شود.
مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) شامل مراحل طراحی، مدلسازی، اجرا، پایش و بهینه‌سازی است. به طور کلی فرآیندهای کسب و کار بایستی طراحی شوند و وضعیت جاری آن‌ها با وضعیت ایدئال مشخص شود و روش‌های انجام فرآیندها در سناریوهای مختلف مدلسازی می‌شوند. سپس فرآیندها و راه حل‌های بهبود پیاده‌سازی می‌شوند (مانند استانداردسازی و مکانیزه کردن فرآیندها).
معمولاً بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارها برای بهبود فرآیندهای خود از خدمات مشاوره مدیریتی استفاده می‌کنند تا بتوانند از تجربیات یک مشاور در پیاده‌سازی پروژه مدیریت فرآیندهای کسب و کار استفاده کنند. بهتر است که بدانید در مشاوره مدیریت فرآیند کسب و کار در واقع چه کارهایی انجام می‌شود. قبل از پرداختن به این موضوع باید بدانید که میزان همکاری سازمان در پیاده‌سازی موفقیت آمیز چنین پروژه‌هایی بسیار مهم است. لازم است تا حتماً علاوه بر مدیران، کارکنان نیز توجیه شده باشند که پیاده‌سازی یک پروژه BPM تا چه میزان در بهبود عملکرد آن‌ها نقش دارد تا همکاری‌های لازم را داشته باشند.
خدماتی که در زمینه مشاوره یا استقرار سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار دریافت می‌شود به نیاز سازمان بستگی دارد که در جلسات ابتدایی این نیازسنجی توسط مشاور مدیریت انجام می‌شود. اما در این مقاله به تمام اجزاء خدمات مشاوره مدیریتی در این زمینه خواهیم پرداخت تا به صورت کامل با آن آشنا شوید.
در ابتدای مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار، جلساتی با کارفرما و مشاور باید برگزار شود تا نیازی سازمان به خوبی شناسایی شوند. سپس مشاور مدیریت اقدام به تهیه پیشنهادهای اجرایی و مشخص کردن خروجی‌های ملموس در هر فاز از پروژه پیشنهادی می‌کند و به سازمان ارائه می‌دهد. در صورت موافقت سازمان تیم پروژه BPM تشکیل می‌شود تا طبق یک برنامه زمان‌بندی توافق شده، کلیه فعالیت‌ها انجام شود.
در گام نخست پیاده‌سازی سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار در سازمان، تمام فرآیندهای کاری شناسایی و اولویت‌بندی می‌شوند تا برای بهبود انتخاب شوند. در این حین فرآیندها نیز مدلسازی می‌شوند و نقشه فرایندی برای اساس مدل‌های مرجع تهیه می‌شود. معمولاً از نرم افزار Visual Paradigm برای وارد کردن فرایندهای و مدلسازی استفاده می‌شود؛ البته نرم افزارهای دیگری نیز موجود است اما به دلیل سهولت استفاده توسط کارکنان یکی از گزینه‌های مناسب است. پس از مدلسازی فرآیندها، مشکلات و گلوگاه‌های فرآیندها به خوبی نمایان می‌شوند و تیم پروژه می‌توانند وارد مرحله بهبود فرآیندها شوند تا مشکلات آن‌ها برطرف شود و بهره‌وری آن‌ها افزایش یابد.
یکی از خروجی‌های پیاده‌سازی BPM تهیه شناسنامه فرآیندها، تعریف شاخص‌های اندازه‌گیری، تعیین اهداف فرآیندها و طراحی روش اندازه‌گیری و کنترل آن‌ها است. یکی از گام‌هایی که سازمان‌ها در مسیر اجرای پروژه مدیریت فرآیندهای کسب و کار بر می‌دارند، استقرار یک سیستم مکانیزاسیون فرآیندهای (BPMS) است تا بتوانند تمام چرخه مدیریت فرآیند را در یک بستر ارتباطی گسترده و البته با یک محیط گرافیکی مناسب در سازمان مکانیزه کنند. از طرفی معمولاً استقرار یک BPMS با هزینه‌های زیادی همراه است که استفاده از یک مشاور برای انتخاب بهترین سیستم و نظارت بر پیاده‌سازی آن می‌تواند رویکرد مناسبی باشد.
مدیریت فرآیندهای کسب و کار یک روش مناسب برای بهبود فرآیندهای سازمان‌ها تا بتوانند بهره‌وری خود را افزایش دهند. BPM دارای یک چرخه 5 مرحله‌ای است که پیاده‌سازی آن در یک سازمان با چالش‌های زیادی می‌تواند همراه باشد اما استفاده از خدمات مشاوره مدیریتی می‌تواند این مسیر را برای سازمان‌ها هموار کند. روش انجام پروژه‌های مشاوره مدیریت فرآیند کسب و کار بررسی شد و خروجی آن‌ها را مرور کردیم تا بدانید دقیقا از یک مشاور BPM چه انتظاراتی باید داشته باشید.
