خب مثل اکثر دوستان وقتی بحث کرونا داغ شد ما هم در تیم فنی آسان‌بار دور کار شدیم و بعد بقیه تیم‌های شرکت هم به این جمع اضافه شدند. من قبلا هم تجربه دورکاری را داشتم و از طرفی باید جریان کاری را در تیم مدیریت می‌کردم برای همین تجربه‌هایی که داشتم را نوشتم تا بقیه هم استفاده کنند و سعی کردم خودم هم بیش‌تر یاد بگیرم.
وقتی این موضوع را در لینکدین اعلام کردم، عده ای از دوستان چالش هاشون را با من در میان گذاشتن و البته مواردی را هم خودم تجربه کردم پس چیزهایی که نوشته میشه برآیند این موارد است و منتسب به فرد یا شرکت نیست!
اولین سوالی که ازم پرسیده شد این بود:
کارمندها تنبل نمیشن؟ انرژی شون برای کار کم نمیشه؟
به جز موارد خاص که فرد اخلاق حرفه ای نداره (و اگر کمی دقت کرده باشید قطعا این موارد را باید تا الان تشخیص داده باشید) به احتمال خیلی زیاد کارمندها بیش تر از حالت حضوری کار خواهند کرد! معمولا مرز بین کار و خانه و مرز بین زندگی شخصی و حرفه ای، بسیار باریک میشه و معمولا برای جلوگیری از عذاب وجدان این زندگی و زمان شخصی هست که توسط کارمندان فدا میشه!
از طرفی در ساعات پایانی کار در شرکت، فرد به فکر خانواده یا ترافیک و ... است در نتیجه با وجود اینکه به کارش علاقه داره تلاش می‌کنه سریع‌تر از شرکت خارج بشه و ممکنه کار را نیمه‌کاره رها کنه اما همین کارمند (با پیش‌فرض اینکه به کارش علاقه دارد) وقتی در خانه است تا پایان یافتن تسک جاری به تلاش خودش ادامه میده.
به طور خلاصه اگر به نیرو‌های خود از نظر اخلاق حرفه‌ای اعتماد دارید به هیچ وجه نگران این موضوع نباشید و برعکس، تذکر بدهید که مرز بین کار و خانه(زندگی شخصی) را فراموش نکنند!
یکی از بحث‌هایی که در توییتر داغ شد این بود که فرد باید ۲ برابر حالت عادی کار کنه تا بهره‌وری داشته باشه!
سوالی که پرسیده می‌شد این بود که:
روزانه باید ۱۲ تا ۱۵ ساعت کار کنیم تا بهره‌وری داشته باشیم؟ واقعا اینقدر بهره‌وری کاهش پیدا می‌کنه؟
یک سوال: آیا اندازه بهره‌وری خودمون را در حالت عادی میدونیم؟ یا مثلا میدونیم میانگین velocity چقدره؟!
بیایید با هم صادق باشیم ...
انسان‌ها معمولا (نه الزاما همه) در ذهن نیمه هوشیار خود این احساس را دارند که: "من آنچنان که باید، خوب نیستم" مگر خلافش ثابت بشه!
توجه کنید هر اندیشه‌ای که از ذهن ما می‌گذرد، آینده ما را میسازد و ما با اندیشه‌ها و احساس‌هامون تجربه‌های خود را می‌آفرینیم. ذهن نیمه هوشیار ما، هر اعتقادی را انتخاب کنیم میپذیرید و سعی می‌کند آن را به واقعیت تبدیل کند. دلیل عنوان کردن این بحث و حتی به واقعیت تبدیل شدنش هم، اکثرا به همین دلیله!
ما مسئول تجربه‌هایمان هستیم و بیایید مسئولیت پذیر باشیم!
بیایید واقع‌بین باشیم، ما اگر خود را برای محیط جدید آماده نکنیم کاهش بهره‌وری ممکن است اما نه الزاما اینقدر زیاد! هر تغییری نیاز به آمادگی دارد حتی اگر رو به جلو باشد. اگر ما بدون آمادگی، از یک شرکت ۳ نفره وارد یک سازمان ۵۰۰۰ نفره بشیم! آیا می‌تونیم قول بدیم که کاهش بهره‌وری نداریم؟ پس تغییر از کار حضوری به دورکاری هم نیاز به آمادگی و رعایت اصول داره و اگر دورکاری را درست انجام دهیم نه تنها کاهش بهره‌وری ندارد بلکه ممکن است موجب افزایش بهره‌وری هم بشه.
مثل هر کار دیگری...
۱− با بینش غلط به نتیجه درست نمی‌رسیم
۲− برای محیط‌های جدید یا فرآیندهای جدید باید آماده باشیم و یادبگیریم
اجازه بدید کمی منظم‌تر و دسته‌بندی شده‌تر در مورد دورکاری توضیح بدم.
به نظرم من سه عامل بسیار حیاتی در دورکاری وجود دارد:
۱- تمرکز
۲- نظم
۳- تعامل
اگر این سه فاکتور را به خوبی در تیم مدیریت کنید مشکلات به حداقل خواهد رسید.
تمرکز
انتظار میره تمرکز در خانه بیش‌تر باشه اما این بستگی به شرایط خانه و افراد خانواده داره و الزاما اینگونه نیست.
یکی از بهترین راه‌ها برای حفظ یا افزایش تمرکز این است که از همان روز اول به خانواده کاملا توضیح دهید که در این ساعت‌ها مشغول کار هستید و نسبت به زمان و خروجی خوب خود، مسئول هستید و از خانواده بخواهید تنها در مواقع حیاتی از شما درخواست همراهی داشته باشند.
سعی کنید مکان مشخصی برای کار داشته باشید و ترجیحا از دیوایس‌های ثابت مثل کیبرد استفاده کنید!
برای استراحت‌های طولانی یا وقت ناهار، زمان مشخصی داشته باشید و برای آن ارزش قائل شوید. این شما هستید که به هرچیزی در اطراف خود ارزش می‌دهید و اطرافیان شما براساس آن ارزش با آن برخورد می‌کنند.
پس برای وقت کار و استراحت خود ارزش و احترام قائل باشید.
در زمان کار تا حدی که اذیت نمی‌شوید لباس رسمی یا نیمه رسمی استفاده کنید.
در مورد اخبار روز در زمان‌هایی که برای کار تعیین کرده‌اید با اطرافیان صحبت نکنید. اگر خواستید استراحت کنید و یا از مطالب طنز و خبری و ... در شبکه‌های اجتماعی استفاده کنید از پشت میز کار خود بلند شده و به خانواده نزدیک بشید تا کار کردن شما و درخواست شما مبنی بر عدم همراهی در مواقع غیر ضروری، زیر سوال نرود. در واقع تلاش کنید خودتان، چهارچوب خودتان را زیر سوال نبرید.
خودتان را بشناسید! وقتی می‌تونید شرایط کار را برای خودتون بهینه کنید که خودتان را شناخته باشید. مثلا اگر شما فردی برونگرا هستید احتمالا دورکاری کمی براتون سخت‌تره و باید قوانین بیش‌تر و سخت‌گیرانه‌تر و مکان‌هایی دورتر از دیگران برای کار انتخاب کنید.
سعی کنید بهترین زمان‌های کار و یادگیری خودتون را کشف کنید همچنین زمان‌هایی که خانه آرام‌تره و تمرکز بهتری دارید و با ترکیب این ۳ زمان، سعی کنید بهترین زمان را برای کار انتخاب کنید.
سعی کنید تسک‌ها را برای خودتون چند قسمت کوتاه (ترجیحا ۴۵ دقیقه یا کم‌تر) کنید و تا وقتی وسط یکی از بخش‌ها هستید کار را رها نکنید.
بریدن و جدا شدن از اتفاقات پیرامون و شرکت نکردن در بحث‌ها و مجادلات و پیچوندن :) جلسات بی‌مورد، شروع تمرکز است.
یکی دیگه از روش‌های مهم افزایش تمرکز خلوت کردن ذهنه. اگر ایده‌ای به ذهنتون رسید، اگر کارهای شخصی را یادتون اومد، اگر نگران هستید قراری را فراموش کنید، و .... با این افکار نه مقابله کنید و نه همراهی! در اولین فرصت آن را در ترلو (یا دفترچه یادداشت و یا حرجایی که راحت هستید) بنویسید. اینکار باعث میشه ذهنتون آرام بشه.
برای نوشتن کارها و افکار هم بهتره از مدل‌های ۴ ستونه مدیریت زمان استفاده کنید که شاید روزی بیش‌تر در موردش گفتم.
در مورد تمرکز، بیش‌تر از بقیه توضیح دادم چون فکر می‌کنم پایه‌ی دو عامل دیگه است. (با من همنظر هستید؟)
نظم
شاید یکی از سوالاتی که ازتون بپرسن یا برای خودتون پیش بیاد اینه که:
دورکار شدیم پس هرطوری که خواستیم کار می‌کنیم؟ مگه خروجی مهم و ملاک نیست؟ پس چه کاریه ساعت مشخص کاری داشته باشیم؟
گفتیم سه عامل حیاتی در دورکاری تمرکز، نظم و تعامل است.
وقتی دورکار میشیم نظم خیلی مهم‌تر از قبل میشه چون کوچک‌ترین بی‌نظمی از سمت شما ممکنه چرخه تولید محصول در تیم را دچار مشکل کنه و باعث میشه رهبر تیم مجبور بشه چند برابر انرژی بذاره تا بتونه تیم و فرآیندها را هماهنگ و همراستا کنه.
یکی از عواملی که تمرکز را زیاد می‌کنه تعهد است و پایه‌ی نظم، تمرکز است و نظم پایه‌ی شکل گیری تعامل درست است و تاکید من روی نظم به همین دلیله.
برای داشتن نظم پیشنهاد می‌کنم:
۱− براساس اولویت‌های تیم حرکت کنید
۲− بدون تسک کار نکنید
۳− وضعیت کارهای خود را در تسک منیجر همیشه آپدیت نگه دارید
۴− کارها را به قسمت های کوچک خورد کنید تا بتوانید روند پیشرفت خود را به درستی رصد کنید (این تکنیک روی تمرکز هم تاثیر داشت!)
۵− فضای کاری خود را منظم کنید
۶− کارهای شبیه به یکدیگر و کم‌اهمیت‌تر را در یک زمان انجام دهید
۷− فکر خود را منظم کنید و اگر افکار زیادی در فکر شماست آن‌ها را بنویسید (روی تمرکز هم تاثیر دارد)
تعامل
نیاز به گفتن نداره که وقتی دورکار میشیم تعامل خود به خود به شدت کاهش پیدا می‌کنه البته درسته که باعث میشه بخشی از تعاملات حاشیه‌ای حذف و تمرکز زیاد بشه اما در مجموع یکی از مهم‌ترین وظایف مدیر در قبال تیمی که دورکار شده حفظ و بهبود تعامل است.
ما عادت کرده بودیم رخ تو رخ! صحبت کنیم و الان کسی نیست به چهره‌اش نگاه کنیم و حرف بزنیم.
عادت کرده بودیم خیلی سریع در مورد یک موضوع همفکری کنیم.
و از همه مهم‌تر معمولا عادت داریم خیلی مختصر در مورد موضوعات صحبت کنیم چون در وضعیت قبلی تیم معمولا در جریان اتفاقات بود.
و الان همه این‌ها حذف شده.
به عنوان اولین پیشنهاد: حتما موضوع بحث را ابتدای پیغام‌های مجازی خود مشخص کنید که دچار سردرگمی نشید و ناگهان یه کانفیگ سرور استیجینگ از سرور پروداکشن سر در نیاره :))
پیشنهاد بعدی اینکه با هم‌تیمی‌های خود قرار بگذارید در اولین فرصت و خیلی سریع برای کارها با همدیگه تماس صوتی یا تصویری داشته باشید.
اصلا عمدا سعی کنید تماس صوتی یا تصویری را زیاد کنید!
و اگر مدیر تیم هستید سعی کنید وضعیت کارها را با هم‌تیمی‌ها مرور کنید و جلسات گروهی آنلاین برگزار کنید.
برای بهتر شدن تعامل تجربه‌های شما خیلی بیش‌تر می‌تونه کمک بکنه. من معمولا در این مورد مشکلی نداشتم و شاید کیس‌های خطای کم‌تری را تجربه کرده باشم. پس ادامه‌اش با شما ...
سخن پایانی هم برای برونگراها!!
من برونگرا نیستم! پس احتمالا این بخش از نوشته‌ام باگ‌های بیش‌تر داشته باشه! اما طبق صحبت‌هایی که با این دوستان داشتم و البته براساس دید نسبی خودم این پیشنهادها را براشون دارم. (من سعی می‌کنم از دید خودم آنچه می‌دانم را بگم و اگر تعامل کنیم و این تجربه‌ها را جمع‌آوری کنیم به نفع همه است. پس شما هم تجربه‌هاتون را بگید)
۱− شما فریلنسر نشدید شما دورکار شدید
فریلنسر شدن یعنی آزادی کامل در ساعت‌های کاری و دورکاری یعنی کار کردن از راه دور با حفظ تعامل با تیم.
البته میشه ساعت‌هاتون متغییر باشه ولی به شدت مراقب حفظ تعامل باشید.
۲− برقراری ارتباط ثابت یا ایجاد دفتر مجازی!
می‌تونید دقایق یا ساعت‌هایی را به همراه یکی از همکاران کار کنید مثلا با یکی از همکارها اسکایپ کنید و این ارتباط را نگهدارید و در عین حال کار کنید و اگر نیاز شد در مورد کار صحبت کنید مثل وقتی که در دفتر کار نشستید البته مراقب باشید زیاد به حاشیه نرید!
۳− مراقب عذاب وجدان باشید
برونگراها برای اینکه بهره‌وری داشته باشند نیاز به تعامل و گفتگو دارند، در حالت عادی این تعامل در شرکت اتفاق می‌افته و وقتی در دورکاری فرد به صورت ناخوداگاه سعی می‌کنه این نیاز را رفع کنه، ممکنه دچار عذاب وجدان بشه که نکنه دارم از این موقعیت سو استفاده می‌کنم؟ یا وقت را هدر میدم؟
مراقب این تله ذهنی باشید و با تکنیک‌های مدیریت زمان برای خود زمان تعامل در نظر بگیرید (مثل زمان استراحت) هدف شما بهره‌وری است نه الزما پر کردن ساعت کاری
۴− به جای زمان، بهره‌وری خود را اندازه بگیرید
شما موظف هستید بهره‌ور باشید و به شکلی تعامل را حفظ کنید که بهره‌وری تیم هم کاهش نیابد. البته همانطور که گفتم زمان و همزمانی با تیم هم اهمیت خودش را داره اما موضوع اصلی بهره‌وری است.
