برگه پلنر برنامه ریزی روزانه دستیار من یک فایل پی دی اف آماده چاپ رایگان هست که مطابق بهترین روش های توصیه شده برای برنامه ریزی و مدیریت روزانه طراحی شده. در این مطلب با بخش های مختلف اون آشنا می شیم:
مرحله بعدی بعد از چاپ و سیمی کردن برگه ها، تنظیم تاریخ و روز هر برگه است تا بتونید ازش به صورت یک سررسید یا تقویم زمان دار استفاده کنید. برای این کار به ترتیب از برگه اول شروع کنید و قسمت تاریخ برگه ها رو در بالا سمت راست هر صفحه با تاریخ و روز پر کنید. تاریخ اولین برگه می تونه تاریخ امروز باشه.
به ترتیب پلنر رو ورق بزنید و تاریخ و روز هر صفحه رو وارد کنید. برای اطمینان از صحت روزها، مخصوصاً ماه های 30 و 31 روزه، از یک تقویم کمک بگیرید. پیشنهاد من وارد کردن تمام تاریخ ها برای تمام برگه ها تا انتهاست. حالا دفتر پلنر روزانه شما آماده استفاده است و می تونید سراغ اولین برگه و امروز برید.
روز خود را با نوشتن یک جمله انگیزشی، یک بیت شعر، دعا یا پیامی به خودتان آغاز کنید. این جمله طی روز به شما انگیزه تمرکز روی اهدافتان را می دهد.
در ابتدای هر برگه سمت چپ تاریخ، بخشی وجود داره که با علامت نقل قول مشخص شده. هدف اولیه طراحی این بخش این بود که به خودتون در طی روز یک پیام بدید. پیامی که کمکتون کنه تا شور و شوق و انگیزه اولیه ای که هنگام برنامه ریزی اون روز دارید رو در طی روز حفظ کنید.
درباره اهمیت انگیزه و ماهیت کوتاه مدت اون زیاد صحبت شده، با این وجود نمی شه کاری رو بدون انگیزه اولیه شروع کرد و بدون داشتن یک انگیزه درونی که از ارزش هامون ریشه گرفته باشه نمی شه کاری رو به مدت طولانی ادامه داد.
این انگیزه اولیه می تونه از منابع مختلفی ریشه بگیره: جمله ای که در اوج احساسی فیلم دیشب از بازیگرانش شنیدید، نتیجه صحبتی که با دوستتون داشتید، نقل قولی که در شبکه های اجتماعی خوندید که انگار دقیقاً برای زندگی شما گفته شده بود، یک بیت شعر، خلاصه دعای روز، یک جمله تاکیدی برای تکرار طی روز و یا پیامی ساده به خودتون مثل: امروز روز توست، بهترین خودت باش!
پیام یا جمله انگیزشی خودتونو بین علامت های نقل قول بنویسید و طی روز هر وقت احساس خستگی یا بی انگیزگی داشتید، بخونیدش و به احساسی که پشت اون جمله در هنگام نوشتنش داشتید فکر کنید.
? امتیاز بهره وری: 2
کارها را از ذهنتان به کاغذ منتقل کنید. قبل از خواب، وظایف فردا و سه کار مهم آن را در برگه فردا بنویسید. اولویت بندی کارها مشخص می کند سراغ کدام موارد بروید.
بعد از مشخص کردن اهداف بلند مدت، احتمالاً به لیست بلند بالایی از کارهایی که طی ماه و هفته برای رسیدن به اون هدف بایستی انجام بشه خواهید رسید. حالا زمان اینه مواردی که طی روز بعد بایستی انجام بشه رو در قسمت وظایف امروز وارد کنید.
بخاطر اهمیت رسیدگی به موارد شخصی در زندگی و تعادل بین کار و زندگی، این قسمت به دو بخش وظایف شخصی و وظایف کاری تقسیم شده. برای کارهای شخصی مثل غذا خوردن با خانواده، قدم زدن با فرزندتون در پارک، کتاب خوندن، مراقبه یا رسیدگی به خودتون در برنامه روزانه تون وقت بگذارید. بنابراین وظایف شخصی خارج از کار رو در قسمت وظایف شخصی بنویسید و موارد مرتبط با شغل و تخصصتون رو در قسمت وظایف کاری. البته اگر تمایلی به این جداسازی ابعاد زندگی ندارید، همه کارها رو بدون توجه به این عناوین، در بخش وظایف امروز وارد کنید.
هنگام نوشتن کارها، یا اون ها رو به ترتیب اولویت و اهمیت بنویسید، یا بعد از نوشتن اون ها، با استفاده از علائم یا حروف الفبا اون ها رو اولویت بندی کنید. کار با اولویت بالا، اولین کاری هست که به سراغش خواهید رفت و بعد از اتمام اون، سراغ کار با اولویت بعدی برید.
البته از بخش های جدول زمان بندی و یادداشت درج هم می تونید برای اضافه کردن کارهای بیشتر استفاده کنید، اما اگر تعداد کارهای روزانه شما بیشتر از 12 مورد فراهم شده است، احتمالاً موفق به انجام همه اون موارد نخواهید شد و خودتون رو در معرض شکست و نا امیدی قرار می دید. بنابراین منطقی تصمیم گیری کنید و فقط مواردی که واقعاً طی اون روز می تونید به سرانجام برسونید رو وارد کنید. لیست کلی کارهای دیگه خودتون رو در برگه ای مجزا نگهداری کنید.
? امتیاز بهره وری: 1
کار بدون زمان آغاز و پایان، یا شروع نشده، یا هیچ وقت به پایان نمی رسد. این ستون کل ساعات امروز شماست، روزی که دیگر هیچوقت تکرار نمی شود. آن را خردمندانه به کار بگیرید.
جدول زمان بندی، قدرتمندترین و پرکاربردترین بخش برگه پلنر دستیار من است.
بعد از مشخص کردن لیست کارهای روز در قسمت وظایف امروز، کارهایی که دارای زمان شروع و پایان مشخصی هستند رو در بخش جدول زمان بندی وارد کنید و شروع و پایان اون رو علامت بزنید. این روزها به این روش تایم باکسینگ یا تایم بلاکینگ می گن و این روش رو به ایلان ماسک و بیل گیتس منتسب می کنند.
در آینده درباره نسخه پیشرفته ای از تکنیک پومودورو در دستیار من صحبت خواهیم کرد که بازدهی بیشتری از تکنیک پومودوروی سنتی داره.
اگر شما هم با مشکل اهمال کاری و حواس پرتی دست به گریبان هستید، این کاربرد جدول زمان بندی، یاری گر شما خواهد بود. همونطوری که در مقاله معرفی تکنیک تمرکز لیزری به اون پرداختیم، آگاهی گام اول شناخت الگوهای رفتاری، احساسی ماست تا با کشف اون بتونیم به موقع از حواس پرتی و اهمال کاری مون جلوگیری کنیم.
تصور کنید برنامه شما نوشتن یک گزارش طی ساعت 7:30 الی 11 صبح باشه، ولی در عوض بجای انجام اون کار، سراغ تماشای یک ویدوی یوتیوب درباره روش های نوشتن یک گزارش خوب می رید! به محض آگاهی از این رفتارتون، جلوی عدد متناظر ساعت وقوع این رویداد، مثلاً عبارت "تماشای یوتیوب روش های نوشتن گزارش" رو ترجیحاً با رنگی متمایز یادداشت کنید و زمان شروع و پایان اون رو علامت بزنید. اگرچه با انجام این کار ممکنه احساس شرمندگی کنید، ولی در آینده به این الگوهای رفتاری تون آشنا شده و در صورت تکرار می تونید جلوی وقوع اون رو بگیرید. برای بکارگیری کامل تکنیک تمرکز لیزری، پست چگونه با سه گام کلیدی، وقفه ها و حواس پرتی هایمان را کنترل کنیم؟ رو مطالعه کنید.
اگر طی روز نیازمند به ثبت رویدادی در آینده شدید، مثلاً جلسه ای که دو روز دیگه برگزار خواهد شد، یا اگر رویداد تکراری داشتید که در روز و زمان خاصی از هفته اتفاق می افته مثل زمان ملاقات با دندان پزشکتون یا موعد پرداخت هزینه ای ثابت، به برگه اون روز خاص رفته و در روبروی ساعت اون رویداد عنوانش رو یادداشت کنید. اگر رویدادی در روز خاصی اتفاق می افته اما ساعت مشخصی نداره، اون رو در قسمت یادداشت درج برگه اون روز ثبت کنید.
یکی از رویدادهای تکرار شدنی ای که دستیار من به شما توصیه می کنه، بررسی هفته ای که گذشت در ساعت 10:30 شب پنجشنیه هر هفته هست که می تونید اون رو در جدول زمابندی پلنرتون ثبت کنید.
حتی اگر هیچ کدوم از این روش های اشاره شده رو بکار نمی گیرید، به ثبت کارهایی که انجام می دید و اتفاقات روز در جدول بپردازید. در انتهای روز وقتی به جدول زمان بندی نگاه می کنید، دیدی پرنده ای از بالا به اینکه امروز رو چطور گذروندید خواهید داشت و از بینشی که مطالعه رفتارتون طی روز بهتون می ده برای برنامه ریزی بهتر فردا استفاده می کنید.
بازه زمانی هر خط جدول زمان بندی 30 دقیقه است. این یعنی ابتدای هر خط زمانی شروع اون 30 دقیقه است، نیمه خط 15 دقیقه طی شده و در انتهای خط به دقیقه 29 رسیدیم و در ادامه خط بعدی، 30 دقیقه بعدی زمانی خواهد بود.
یک روز کاری توسط ساعت 12 ظهر به دو قسمت تقسیم شده. با رسیدن به خط نقطه چین متوجه می شید که روز به نیمه رسیده.
? امتیاز بهره وری: 3
آیا هر روز روی چیزی که واقعاً مهم است متمرکز هستید؟ بین لیست کارهای خود، مهمترین ۳ وظیفه تاثیر گذار زندگی خود را پیدا کنید و تمرکز آن روز را به آن اختصاص دهید.
یکی از ابتدایی ترین و قدیمی ترین تکنیک های مدیریت زمان که آموختم روش انتخاب سه کار مهم برای فردا بود. این یعنی به ترتیب اولویت، مشخص کردن سه کاری که اگر موفق به انجام اون کارها تا انتهای روز بشید، حتی اگر هیچ کدوم از کارهای لیست وظایف امروز رو انجام نداده باشید، باز هم بیشترین احساس رضایت و موفقیت در روز رو تجربه کنید.
در ماتریکس آیزنهاور به این کارها، کارهای ربع دوم یا Q2 گفته می شه. کارهایی که امروز ضرب الاجل فوری و خروجی ملموسی ندارند، ولی در آینده بیشترین تاثیر رو در رسیدن به اهداف مهم شخصی، تحصیلی و کاری شما دارند. بیشترین زمان روز خود رو به تمرکز بروی این کارها بگذارید و کارهای غیر مهم رو فراموش کنید یا به دیگران بسپارید.
این قسمت به تنهایی مفیدترین، مؤثرترین و مهمترین بخش برگه پلنر دستیار من برای شماست که توانایی متحول کردن زندگی شما رو در طولانی مدت داره.
? امتیاز بهره وری: 1
درباره عادت ها که سنگ زیربنای موفقیت هستند مفصل صحبت کردیم و بخاطر اهمیت اون باز هم بهش خواهیم پرداخت. تکرار روزانه و منظم یک رفتار از اون یک عادت می سازه. مهمترین و مفیدترین عادتی که این روزها برای خلق یا ترک کردن اون تلاش می کنید چه عادتی یه؟
ابتدای روز چالش امروزتون رو مشخص کنید و در طول روز به اجرای موفقیت آمیز این چالش متعهد باشید. با تکرار روزانه این عادت، در طول زمان موفق به خلق یا ترک این عادت خواهید شد.
موفقیت و ثروت بدون سلامتی بی ارزش است. در طی روز ۸ لیوان آب بنوشید و مصرف چای یا قهوه را به حداقل برسانید. تحرک داشته باشید و به تغذیه خود آگاه باشید.
حتماً برای شما هم سوال شده که چرا پارک ها مملو از افراد سالخورده ای است که مشغول ورزش هستند. شاید در این سنین بالا باشه که ما به ارزش حقیقی سلامت جسمی مون پی می بریم. هدف نهایی ما از برنامه ریزی و بهره وری، رسیدن به اهداف و کسب تجربه هایی در زندگیست که بدون نعمت سلامتی قادر به لذت بردن از اون ها نیستیم. یکی از مهمترین قدم هایی که می تونیم در راستای سلامتی مون برداریم، خلق عادت هایی برای تکرار بصورت روزانه است.
? امتیاز بهره وری: 1
معمولاً افراد برای سلامتی خودشون هدف گذاری می کنند، ولی بعد از مدتی اون رو رها می کنند. همونطوری که ما یک قرار ملاقاتی که در دفتر برنامه ریزی مون ثبت کردیم رو جدی می گیریم، در صورتی که برای سلامتی مون هم برنامه ریزی ثبت شده داشته باشیم، خودمون رو بیشتر متعهد به انجام اون خواهیم کرد.
قاعده کلی سلامتی در برگه پلنر روزانه ساده است: هر روز حداقل یک فعالیت ورزشی انجام بدید. این فعالیت می تونه یک قدم زدن ساده در پارک محله باشه یا تمرینی کوتاه در خانه. هیچ روزی نباید بدون این فعالیت طی بشه. برای اطمینان از انجام این برنامه با یک دوست تمرینی قرار بزارید یا اون رو به عنوان چالش روز انتخاب کنید.
اگر این روزها درباره نوشیدن 8 لیوان آب جستجو کنید، متوجه می شید که نظرات متفاوتی بین متخصصان سلامتی وجود داره. شاید نوشیدن 8 لیوان آب کامل در طی روز عملاً امکان پذیر نباشه، اما همگی ما با فواید نوشیدن آب کافی آشنا هستیم. تنظیم دمای بدن، حفاظت از بافت های بدن، مفاصل و ستون فقرات، کاهش وزن، بهبود گردش اکسیژن، بالا بردن متابولیسم بدن، بهبود خلق و خو و شفافیت پوست تأثبراتی هستند که نمی شه به سادگی از کنار اون ها گذشت.
همیشه یک بطری آب کنار خودتون داشته باشید و برای تنوع و انگیزه دادن به خودتون، درونش چند قطره لیموی تازه بچکونید یا یک برگ سبزی تازه قرار بدید. حتی اگر نیازی به نوشیدن 8 لیوان کامل آب نداشته باشید، قاعده کلی رو این نظر بگیرید که به سازوکار بدنتون اعتماد کنید و هر وقت احساس تشنگی کردید آب کافی بنوشید.
از قسمت 8 لیوان آب برگه پلنر روزانه به عنوان یادآوری برای نوشیدن چند جرعه آب، طی روز بهره ببرید. همین که موفق به نوشیدن آب به اندازه کافی بشید لطف بزرگی به سلامت بدنتون کردید.
به حداقل رسوندن مصرف چای و قهوه برای کسانی که در این مورد زیاده روی می کنند هم هدف مفیدی یه. بنابراین سعی کنید تعداد فنجان های چای یا قهوه روزانه شما از 3 عدد پیشی نگیره. ?
نکته:بطری آبتون رو کنار تخت خوابتون قرار بدید و صبح، اولین کاری که بعد از باز کردن چشمانتون انجام می دید، نوشیدن چندین جرعه از این آب باشه.
چقدر با کیفیت غذایی و تأثیرات تغذیه روزانه تون آشنا هستید؟ مثل همه موارد، آگاهی قدم اول برای تغییر و بهبوده. از بخش برنامه غذایی برگه پلنر، برای ثبت غذایی که در طی روز مصرف می کنید استفاده کنید. به میان وعده هایی که طی روز می خورید توجه کنید. آیا غذایی که می خورید در راستای اهدافتون برای سلامتی جسمی شما هست؟
همچنین این بخش با دادن امکان برنامه ریزی قبلی برای غذایی که قراره روز بعد آماده کنید از توقف و تصمیم گیری طی روز برای اینکه چه چیزی درست کنید جلوگیری می کنه. خانم های خانه دار از این طریق می تونن جلوتر برای کل هفته برنامه ریزی کنند و به سوال همیشگی وای چی بپزم از قبل پاسخ بدن!
روز خود را بخوبی به پایان برسانید. طی روز یا در انتهای آن افکارتان را بنویسید. احساس آن روز را ثبت کنید. کنترل ساعات خواب خود را بدست بگیرید و هر روز بهره‌ورتر شوید.
ذهنی همانند آب، حالت ذهنی و عاطفی ای است که در آن ذهن شما شفاف، بدون حواس پرتی و تمرکز پراکنده، قادر به خلق و پاسخ آزادانه است.- دیوید آلن، خالق فریم ورک GTD
بخش یادداشت، درج برگه پلنر روزانه بیشترین فضا رو به خودش اختصاص داده تا شما آزادی کاملی برای یادداشت های روزانه تون داشته باشید. بخاطر داشته باشید ذهن شما ابزار مناسبی برای نگهداری ایده ها، لیست کارهای کوچک و بزرگ و افکار مزاحم تمرکز شما نیست. ذهن انباری نیست، بلکه ابزاری قدرتمند برای خلاقیت و پیدا کردن راه حل های عملی یه.
هر کار، ایده و یا فکری که طی روز به ذهنتون می رسه رو سریعاً یادداشت کنید تا فضای ذهنی شما برای خلاقیت و تمرکز روی کار جاری آزاد باشه. زمانی که برای روز بعد برنامه ریزی می کنید، برای این کارها و ایده ها تصمیم گیری خواهید کرد و در صورت لزوم اون ها رو به لیست وظایف روز مناسب منتقل می کنید.
در صورتی که به هر علتی لیست وظایف شما از 12 مورد محیا شده در بخش وظایف امروز فراتر میره یا اگر مایل هستید کارهاتون رو بصورت مجزا دسته بندی کنید، قسمت یادداشت، درج با اضافه کردن چک باکس هایی به شما امکان این رو می ده که وظایف بیشتری رو در برگه اضافه کنید.
اگر از عاشقان تکنیک بولت ژورنال هستید، پس زمینه قسمت یادداشت، درج بصورت شبکه نقطه ای طراحی شده تا بتونید سیستم مدیریت کار و جدول های دلخواه خودتون رو طراحی کنید و کاربردهای روزانه این برگه رو به سبک خودتون گسترش بدید. درنهایت هیچ محدودیتی در استفاده از این قسمت وجود نداره. برای انگیزه دادن به خودتون و یا زیبایی برگه پلنرتون در این قسمت استیکر بچسپونید یا نقاشی کنید.
برخلاف پلنرهای دیگه که امکانات اون ها محدود به مواردی می شه که از قبل در طراحی اون ها دیده شده، وجه تمایز قدرتمند محصولات دستیار من، امکان افزودن ابزارهای بیشتر و گسترش امکانات اون پلنره. این بخش معمولاً تحت عنوان درج کردنی ها در محصولات دستیار من مشخص شده. برگه پلنر روزانه دستیار من هم از این قاعده مستثنی نیست و با دانلود درج کردنی های دلخواهتون از بازارچه درج کردنی های سایت دستیار من می تونید امکانات این برگه رو گسترش بدید.
قدرتمند ترین و مفیدترین درج کردنی دستیار من هنگام نگارش این مقاله، ردگیر عادات هفتگی هست که مکمل برگه پلنر روزانه برای افرادی یه که به اهمیت عادت ها آگاه هستند.
? امتیاز بهره وری: 1
چقدر به تأثیر خوابتون در کیفیت تجربه روز بعدتون آگاه هستید؟ سعی کنید به یک بازه خواب ایده ال که به منظم شدن ساعت داخلی بدنتون کمک می کنه متعهد باشید. همه وسایل الکترونیکی تون رو نیم ساعت قبل خواب خاموش کنید و هرگز موبایلتون رو کنار تخت خوابتون قرار ندید. با توجه به اینکه یک انسان بزرگسال متوسط بین 7 تا 9 ساعت در شبانه روز باید بخوابه، دستیار من خواب حداقل 7 ساعت در بازه زمانی 11 شب تا 6 صبح رو پیشنهاد می کنه و بر همین اساس، ساعات قابل برنامه ریزی جدول زمان بندی بین 6 صبح و تا 11 شب طراحی شده.
شب هنگام خواب، ساعت بخواب رفتنتون رو در قسمت ساعت خواب ثبت کنید و صبح هنگام بیداری ساعت بیداری تون رو در قسمت ساعت بیداری. در نتیجه می تونید به این سوالات پاسخ بدید که:
آیا هر روز حداقل 6 تا 7 ساعت در خواب هستید؟
چند روز در هفته موفق می شید در ساعت ایده آلتون بخوابید یا بیدار شید؟
با ثبت و مرور ساعت های خواب و بیداری تون می تونید اطلاعات بیشتری درباره تأثیر ساعات خواب و بیداری بر کارایی تون طی روز و یا توانایی تون در اجرای کامل و صحیح ورزش روزانه بدست بیارید.
سپاسگزاری زادگاه سرور و خرسندی است. اندکی زمان بگذارید تا هدایای امروز را کشف کنید. با مرور برکات روزی که گذشت، امروز را به پایان برسانید و با امید به فردایی بهتر بخواب روید…
? امتیاز بهره وری: 1
هر شب به عنوان آخرین کاری که قبل از به خواب رفتن انجام می دید، به روزی که پشت سر گذاشتید فکر کنید و سعی کنید بهترین اتفاقی که اون روز براتون افتاده رو به خاطر بیارید. بخاطر وجود چه افرادی در زندگی تون سپاسگزارید؟ از خودتون بابت تلاشی که برای خویش انضباطی کردید، بابت تمام تلاش هاتون برای خلق یک روز مفید برای خودتون و دیگران سپاسگزار باشید.
این موارد رو در بخش سپاسگزاری، بهترین اتفاقهای امروز ثبت کنید. مرور مجدد این یادداشت ها، روزها یا مواقعی که کم انگیزه و افسرده هستید به شما نیرو و انگیزه ادامه دادن می ده. بابت موهبت زندگی و اینکه به شما فرصتی دوباره داده شده تا فردا رو ببینید و خلق کنید سپاسگزار باشید و با امید به فردایی بهتر بخواب برید...
"آنچه اندازه گیری می شود، بهبود می یابد."
پیتر دراکر بنیان گذار مدیریت مدرن
برای پاسخگو بودن و ثابت قدمی در مسیر رسیدن به اهداف، ارزیابی میزان بهره وری فردی تون ضروری یه. برای سنجش بهره وری تون، باید از معیارهایی برای اندازه گیری بازده خود استفاده کنید. این معیارها روشی کمی برای آگاهی از اینه که آیا در مسیر درست هستید یا هشداری یه برای اینکه بدونید زمان اون رسیده که روش خود را تغییر بدید. در غیر این صورت، فقط حدس می زنید که پیشرفت کرده اید یا نه. اگر بهره وری خودتون رو اندازه گیری نکنید، چطور می تونید تشخیص بدید آیا نسبت به هفته پیش پیشرفت کرده اید یا پسرفت؟ آیا در مسیر برآورده کردن اهداف خودتون هستید؟
قسمت امتیاز بهره وری برگه پلنر دستیار من، یک روش ساده اما قدرتمند برای بررسی و اندازه گیری بهره وری شما بر اساس مهم ترین معیارهای بهره وری روزانه است که توسط خودتون تعیین می شه.
نحوه کار به این صورته که در انتهای روز، وقتی به مرور روز گذشته می پردازیم، بر اساس معیارهای دلخواه یا معیارهای پیشنهادی دستیار من به روز خود امتیازی از 0 تا 10 می دیم. در انتهای هفته، زمانی که به بررسی هفتگی می پردازیم این امتیازهای روزانه رو با هم جمع کرده و به عددی بین 0 تا 70 خواهیم رسید که امتیاز بهره وری هفتگی ماست. این روش رو می شه در انتهای ماه هم ادامه داد و به امتیاز بهره وری ماهیانه رسید. با مقایسه امتیازهای روزانه، هفتگی و ماهیانه می تونیم ببینیم در حال رشد هستیم یا پسرفت.
برگه پلنر روزانه دستیار من را می توانید بصورت یک فایل PDF رایگان از سایت دستیار من دانلود کنید. این فایل را روی برگه A4 یا A5 چاپ کنید و استفاده از آن را همین امروز شروع کنید.
