راهکارهایی برای غلبه بر اهمال کاری

همه افراد به نوعی با اهمال کاری درگیرند؛ اما چرا گرفتار اهمال کاری می شویم؟ تنبلی، تنها عامل این موضوع نیست، زیرا افراد باهوشی که کارها را به تعویق می اندازند، ممکن است در ساعات پایانی باقی مانده به موعد تحویل کار، از سخت کوش ترین کارمندان باشند. بنابراین، چه چیزی می تواند فرایندی را که برای همه افراد درگیر، بسیار ناخوشایند و دردسرساز است، توضیح دهد؟

در حقیقت، به تعویق انداختن کارها، یک رفتار پیچیده با علل احتمالی متعددی است که شامل تنبلی، استرس بیرونی، فشار زیاد، نداشتن انگیزه یا نظم، ضعف در تکنیک های مدیریت زمان، نداشتن مهارت کافی و کمال گرایی می باشد اما محدود به این عوامل نمی گردد.

اهمال کاری، یک عادت ناسالم است و مانند هر عادت بد دیگری، می توان با استمرار و فشار درست، بر آن غلبه کرد. خوشبختانه، در رابطه با کسب و کار، اعمال فشار به صورت سازمانی به سادگی امکان پذیر است.

اهمال کاری چیست؟

یکی از مشکلات محیط کار، اهمال کاری کارمندان است. بسیاری از مدیران سازمان ها می خواهند بدانند که دلیل اهمال کاری چیست؟ تعلل (اهمال کاری) را می توان به صورت به تعویق انداختن بیهوده اقدامات یا تصمیمات تعریف کرد. این امر، افراد را از رسیدن به آنچه که برای انجام آن برنامه ریزی کرده اند، باز می دارد.

تعلل، فراری دائمی از وظایفی است، که باید در یک بازه زمانی خاص انجام شوند. این امر، اغلب منجر به ایجاد احساس عدم کفایت، گناه و کاهش اعتماد به نفس، در ذهن افرادی می شود که کارها را به تعویق می اندازند. در درجه اول دو نوع اهمال کاری وجود دارد:

• به تعویق انداختن کارهایی که زمان تحویل مشخصی دارند
• به تعویق انداختن کارهایی که زمان تحویل مشخصی ندارند

راهکارهایی برای غلبه بر اهمال کاری در سطح شخصی

هیچ کس نمی خواهد کاری را به تعویق بیندازد، بنابراین بهتر است مشکل اصلی را به طور مستقیم حل کنید. استراتژی های زیاد و موثری برای غلبه بر اهمال کاری وجود دارند و بهتر است تا حد امکان، از این راهکار ها کمک بگیرید.

تکنیک های مدیریت زمان، می تواند در تغییر نحوه کار افراد موثر باشد، اما متاسفانه، در اغلب اوقات، نمی توان کارکنان را مجبور به استفاده از این تکنیک ها نمود. در ادامه به بررسی نکات مهمی که باید در محل کار به آن توجه کنید، می پردازیم:

با کاری که تاکنون به تعویق انداخته اید، شروع کنید.

۳۰ دقیقه اول از فعالیت حرفه ای خود را به انجام کاری که تاکنون به تعویق انداخته اید، بپردازید و اجازه ندهید که هیچ چیز، حتی سایر مشغله های کاریتان، حواس شما را پرت نماید، یا در انجام آن وقفه بیندازد. اگر بتوانید قبل از انجام کارهای جزئی، مانند خواندن ایمیل ها، این کار را انجام دهید، احتمالاً ادامه راه برایتان بسیار آسان تر خواهد بود و در سرازیری می افتید.

وظایف بزرگ را به وظایف کوچکتر تقسیم کنید.

فرآیند شروع کار را به فعالیت های کوچکتر و مجزایی تقسیم نمایید. به جای تعیین اهداف مبهم، که به راحتی می توان آن ها را نادیده گرفت، برای انجام کارهای مهم خود، به گونه ای برنامه ریزی کنید که نتوان ساعت انجام آن را جا به جا نمود، درست مانند وقتی که با یک شخص دیگر قرار ملاقات دارید.

خودآگاهی بیشتری داشته باشید.

سعی کنید علت به تعویق انداختن کارهایتان را بشناسید، که می تواند شامل دشواری در شروع کار و یا مشکل در تمرکز روی یک کار باشد. در هر صورت، در یک الگوی عقلانی آشنا قرار می گیرید که با استرس ناشی از شروع کار، آغاز شده و با تسکین موقت آن استرس، پایان می یابد.

این امر، سبب تقویت رفتار تعلل و به تعویق انداختن کارها می گردد. هنگامی که کاری را، همانطور که هست، می پذیرید، میل به “استراحت سریع” نیز از بین می رود.

عواملی که حواستان را پرت می کنند را حذف کنید.

اراده، یک منبع محدود است و می تواند مانند هر نوع دیگری از انرژی، کاهش یابد. مقاومت در برابر وسوسه، که می تواند عاملی برای به تعویق انداختن کارها در آخر روز باشد، مستلزم تلاش است. با حذف هر چیزی که می تواند شما را وسوسه کند، محدود کردن دسترسی خود به وب سایت های مشکل ساز، و اعمال سایر محدودیت ها بر فعالیت خود، می توانید برای حل این مشکل تلاش نمایید.

اداره نیز ممکن است بتواند در برخی موارد به شما کمک کند. می توانید از مواردی که سبب پرت شدن حواس می شوند، به عنوان پاداش، در خارج از محل کار و در زمان استراحت، بهره ببرید.

وجود نقص را بپذیرید.

تمایلات کمال گرایانه را کنار بگذارید زیرا این تفکرات، کار را بیش از حد نیاز دشوار می کنند. اگر شروع یک پروژه، برایتان شدیدا اضطراب آور است، هر طور شده آن را آغاز نمایید و ابتدا هرچه را که در این مورد به ذهنتان خطور می کند، بنویسید. می توانید به این کار، به عنوان یک پیش نویس نگاه کنید که نیاز به تکمیل شدن و اصلاح دارد. شما بیش از آنچه فکر می کنید، انرژی دارید.

همچنین بخوانید:

اخلاق کاری و رفتار حرفه ای در محیط کار چگونه است؟

طرز فکر خود را در مورد انجام کار، تغییر دهید.

اگر استفاده از روش فعلی، اثرگذاری لازم را برایتان ندارد، شاید وقت آن رسیده است که چیز دیگری را امتحان کنید. روند فکری و روش های سازماندهی خود را تغییر دهید. اولویت بندی فعالیت ها را به کمک سیستم بیاموزید و تا زمان یافتن روش مناسب، ریسک نمایید.

راهکارهای غلبه بر اهمال کاری در سطح مدیریتی

در اغلب موارد، اصلاح یک رفتار یا عادت، به چیزی بیشتر از تشویق نیاز دارد. به این معنا که بسیاری از راه حل های غلبه بر اهمال کاری را می توان از طریق سیستم اعمال کرد. مدیران با آزمون و خطا می توانند بر اساس ضرورت و تاثیر گذاری هر کدام از این استراتژی ها را انتخاب کنند. در ادامه، راهکارها و استراتژی های مفید برای اصلاح رفتار اهمال کارانه کارمندان معرفی می شوند.

روش تخصیص وظایف را تغییر دهید

این کار می تواند با روش های مختلفی انجام شود.به عنوان مثال، وظایفی که به کارمندان محول می کنید، می تواند به صورت ضرب العجل باشد. به این صورت که یه کار بزرگ را به کارهای کوچک تر تقسیم کنید و آن کارهای کوچک را به تدریج به شخص واگذار کنید و برای هر کدام از این وظایف کوچک زمان کمتری در نظر بگیرید. در این صورت شخص فرصت کمتری برای تحویل کار دارد و احتمال اهمال کاری و به تعویق انداختن کارها کاهش می یابد.

یک راه حل موثر دیگر این است که تقاط قوت کارمندان خود را تشخیص داده و بر اساس همان نقاط قوت، به آنها کارهایی با اهمیت بالا بدهید. با این کار، شخص احساس می کند که وظیفه مهمی دارد و انجام آن را به تعویق نمی اندازد.

پاداش های کوتاه مدت را فراموش نکنید. وقتی شروع به اصلاح مشکلاتی که باعث اهمال کاری کارمندان شده اند می کنید، برای تداوم آن باید از پاداش های کوچک و در فواصل زمانی کوتاه کمک بگیرید.

به کارمندان بر اساس عملکردشان پاداش دهید

به کارمندانی که کارشان را زودتر از موعد به پایان می‌رسانند، پاداش دهید. به یاد داشته باشید که اهمال کاری در واقع به علت عدم انگیزه کافی اتفاق می افتد. پاداش می تواند این انگیزه را ایجاد کرده و سطح رضایت را در کارمندان بهبود ببخشد. در مقابل، می توانید راه های خلاقانه ای برای تنبیه رفتار اهمال کارانه بیابید.

مسئولیت پذیری را در کارمندان تقویت کنید

یک روش موثر برای انجام این کار این است که به جای اینکه یک نفر را در یک پروژه مسئول انجام کاری کنید، دو نفر را با هم جفت کرده و به هر دوی آنها در یک پروژه تسک هایی با هدف مشترک بدهید. این کار باعث می شود آنها احساس کنند که وظیفه دارند کار را سریعتر انجام دهند.

اگر در انجام این راهکار موفق بودید، می توانید این کار را با یک تیم کامل انجام دهید. همکاری اعضا با یک هدف مشترک، مسئولیت پذیری را تقویت می کند. راه دیگر برای تشویق مسئولیت پذیری این است که هر روز صبح با کل تیم جلسه ای برگزار کنید و با افرادی که اهمال کاری بیشتری دارند، در مورد پیشرفتشان در تسکی که به آنها داده اید، سوال کنید.

در مورد زمان تحویل کار صراحت داشته باشید

کارمندان ممکن است ندانند که تا چه حد می توانند سرعت پروژه را کاهش دهند، بنابراین وقتی در مورد اهمال کاری با آنها صحبت می کنید، کاملا صریح باشید و زمانی که می خواهید کار را از آنها تحویل بگیری را کاملا واضح و شفاف بیان کنید.

هر چند وقت یک بار یاداوری کنید که مسئله سرعت در کار بسیار مهم است و کارمندانی که با سرعت و بهینه کار می کنند قدردانی می شوند و اهمال کاری قابل قبول نیست. با اعمال ترکیب مناسبی از فشارهای داخلی و خارجی به کارکنان، می‌توانید به راحتی شرایطی را برای دادن انگیزه ایجاد کنید که منجر به موفقیت مداوم و بی‌عیب در محل کار شود. در تئوری، تنها چیزی که برای ایجاد تعادل بین تلاش و سود لازم است تنها اعمال فشار است.