دکتر محمد احمدزاده ( PhD,PMP,ACP,ITIL,COBIT)
آدرس لینکدین: https://www.linkedin.com/in/mohammad-ahmadzadeh
مقدمه
امروزه، کسب و کارهای ایرانی با چالش های متفاوتی سروکار دارند. مشکلاتی نظیر نوسانات نرخ ارز، تحریم ها، رکود و کسادی بازار، تنها بخشی از این چالش هاست. اما نیازی که بیش از هر موردی در کسب و کارهای ایرانی الزامی شده، سیستم سازی و یا سیستماتیک کردن کسب و کارها است. منظور از سیستماتیک کردن کسب و کار، تنها خرید یک نرم افزار CRM در بخش بازاریابی و فروش و یا نرم افزار همکاران سیستم در بخش مالی و یا در یکپارچه ترین و جامع ترین حالت،خرید نرم افزار ERP برای برنامه ریزی جامع کسب و کار نیست.
منظور از سیستماتیک نمودن کسب و کار، ایجاد معماری و متدولوژی فراگیر از همه عوامل داخلی و خارجی است که بر سازمان موثر است. دانشی عمیق نسبت به همه عوامل مثل مشتریان (جامعه و مخاطبین، ارباب رجوع و …) رقبا، ریسک ها، محیط اقتصادی، عملیات و فرآیندهای سازمانی ( مالی، فروش، تولید، منابع انسانی و … ) که تاثیر زیادی بر کیفیت تصمیمات مدیریتی در سازمان میگذارد.
چرخ اختراع شده است!
تحولات سریع شرایط کشورمان، افزایش پیچیدگی در تصمیم‌گیری درست توسط مدیران سازمان، کاربرد روزافزون فناوری، افزایش رقابت در صنایع و نیاز به چابکی در انجام عملیات و تصمیمات از ویژگی‌های مهم کسب‌وکارهای کنونی است. در این شرایط توجه به خروجی مشخص از فعالیتهای واحدهای مختلف سازمانی (مانند بازاریابی، فروش، مالی، منابع انسانی و …)، از اولویت‌های هر کسب‌و‌کاری است که تحقق آن نیاز به وجود یک رویکرد فرآیندی جامع و یکپارچه دارد.
رویکرد فرآیندی در کسب و کار!
فرایندنگری در کسب و کار، ساختار «وظیفه‌گرا»ی کسب‌و‌کارها را به «فرآیندگرا» و «سازمان‌های عمودی» را به «سازمان‌های افقی» تبدیل می‌کند. این مهم یک شبه اتفاق نمی افتد. بلکه در یک مسیر تکاملی و بصورت مرحله به مرحله به اجرا می آید. بدین صورت که ساختار سازمانی وظیفه ای عمودی به ساختار ماتریسی و در انتها به سازمان فرایندی ایده ال می رسد. (شکل ۱)
در فرآیندمحوری، خروجی و نتیجه‌ی کار و فرآیندهای آن مهم‌تر از اجزای تشکیل‌دهنده‌ی آن است. امروزه کسب‌و‌کارها نیاز دارند تا به جای تمرکز بر وظایف عملکردی به شکل جداگانه، کل ابتدا تا انتهای فرآیند را بصورت منظم کنترل و پایش کنند. این کار موجب کاهش دوباره‌کاری‌ها و فعالیتهای اضافه و بهبود چابکی عملیات و فرآیندهای کسبوکار می‌شود.
از طرفی، با امکان مرور و بازنگری فرآیندها، ضمن و پس از اجرای آن‌ها، در اجرای فرآیندها و فعالیت‌ها انعطاف ایجاد می‌شود. در سازمان‌های فرآیندمحور، سطح رضایت کارکنان، به دلیل اینکه به جای انجام بخش کوچکی از کار، یک فرایند کامل را انجام می دهند، بالاتر است. در واقع آنان احساس می‌کنند یک کار مشخص را به پایان رسانده‌اند، نه فقط بخشی از کار را.
دوره آموزشی مرتبط با این مقاله
فرآیند محوری سازمانی چیست؟
فرآیند، مجموعه‌ای از فعالیتهای مرتبط است که در هر مرحله با مصرف یک یا چند منبع (نیروی انسانی، مواد مصرفی، پول، ماشین آلات، داده ها و اطلاعات و …)، ورودی‌ها را به خروجی‌ها تبدیل می‌کند. این خروجی‌ها به عنوان ورودی‌های سایر فرآیندها درنظر گرفته می‌شوند تا در نهایت به نتیجه‌ی نهایی یا یک هدف مشخص دست یابد.
فرآیند را می‌توان یک زنجیره به‌هم‌پیوسته در نظر گرفت که هر قطعه از این زنجیره، ارزشی را به قطعه‌ی بعدی اضافه می‌کند و در نهایت به یک خروجی ارزش‌آفرین خواهد رسید.
مثلاً زنجیره تامین یا Supply Chain، مجموعه ای است از فرایندهای یکپارچه، که همه فعالیتهای مرتبط با جریان کالا و تبدیل مواد و یا نتایج و یا تغییرات و راه کارها، از مرحله تهیه ماده اولیه تا مرحله تحویل کالای نهایی به مصرف‌کننده را شامل می‌شود. در واقع، زنجیره تامین شامل سه فرایند اصلی تدارکات، تولید و توزیع است که از طریق جریانهای اطلاعاتی به هم متصل هستند.
این مثال، در کل کسب و کار نیز وجود دارد؛ هر کسب‌و‌کاری شامل تعدادی واحد وظیفه‌ای مانند مالی و حسابداری، فروش، انبار، اداری و … است. فرآیندهای کسبوکار موجب می‌شود یک رویه خاص داخل سازمان که ممکن است با مشارکت دو یا چند واحد وظیفه‌ای انجام شود، مانند قطعات یک زنجیره‌ی یکپارچه، به هم متصل شوند و خروجی مشخص و ارزشمندی را بر اساس نتیجه موردنظر به دست آورند. (مانند فرایند یکپارچه زنجیره تامین که پیش تر به آن اشاره شد)
مدیریت درست فرآیندهای بیان شده؛ نیازمند تعریف دقیق فرآیندهای سازمان، تعیین مالک هر فرآیند، مستندسازی فرآیندها، تعریف بازیگران اصلی، انتظارات از خروجی‌های هر مرحله و خروجی کلان فرآیند و به شکل کلی مدیریت فرآیندهای کسب و کار است.
مزایا و معایب ساختار فرآیندی در کسب و کار
هر تغییر سازمانی، محاسن و معایب خود را به همراه دارد.فرآیندمحوری در سازمان‌ها نیز، مزایا و معایب خود را دارد. مهم‌ترین مزایا و معایب ساختار فرآیندی در سازمان‌ها عبارتند از:
مزایا
معایب
روش سیستماتیک نمودن کسب و کار
برای جاری سازی رویکرد فرآیندمحور سازمانی، افزون بر تعریف و مستندسازی فرآیندهای کسبوکار، نیاز است تا فرآیندهای موجود در سازمان‌ها و شاخص‌های موفقیت آن‌ها به شکل دقیق، رصد و مدیریت شوند. هم‌چنین فرآیندهای سازمان از طریق فناوری‌ها و ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسبوکار، مکانیزه شوند. در هر صورت، جهت سیستماتیک نمودن فرآیندهای کسبوکار، لازم است تا مراحل زیر انجام شود:
ابزارهای سیستماتیک کردن فرآیندهای کسب و کار
برای سیستماتیک نمودن فرآیندهای کسب و کار، نیاز به سیستم داده ای و اطلاعاتی است. این سیستم‌ها شامل ERP ها، CRM ها و SCM ها هستند که موجب یکپارچه شدن فرآیندهای داخلی سازمان و ایجاد ارتباطات فرآیندی با تأمین‌کنندگان، مشتریان و ذی‌نفعان می‌شوند. این سیستم‌های اطلاعاتی با توجه به تنوع نیازمندی‌های هر سازمان و فرآیندهای موردنیاز از طریق ابزارها و سیستم‌هایBPM متناسب‌سازی، یکپارچه‌سازی و توسعه داده می‌شوند. در واقع از طریق پیاده‌سازی آن‌ها، جریان کارها و فرآیندها در سازمان ایجاد می‌شود.
برای فرآیندمحور کردن کامل سازمان، نیاز است در کنار سیستم‌های اطلاعاتی اشاره شده، با استفاده از ابزارهای BPM قواعد و زیرسیستم‌های خاص موردنیاز سازمان ایجاد و توسعه داده شود و با سیستم‌های اطلاعاتی پیاده‌سازی شده، یکپارچه شود. در نهایت نیز بر اساس بررسی شاخص‌ها و KPI های مدنظر در هر فرآیند، گلوگاه‌های سازمان در هر فرآیند شناسایی و شیوه‌های بهبود و سرعت‌بخشی به فرآیندها مشخص می‌شوند. در واقع BPM برخلاف BPR یک عملیات دائمی و تدریجی است که به تدریج فرآیندهای سازمانی را دگرگون می‌کند.
نظرات و سوالات ارزشمند تان را با من و در پایین همین مطلب به اشتراک بگذارید.
ارادت- محمد احمدزاده
