10 تکنیک موثر در مدیریت زمان و وظایف در تیم های توسعه

مهم ترین مشکل تیم های توسعه ، بی توجهی و یا ضعف در مدیریت زمان و وظایف است. عدم کنترل ، ضعف و یا بی توجهی به این دو مورد به ظاهر ساده ، باعث کاهش سرعت و کیفیت در روند پیشرفت کارها می شود که در نهایت منجر به کاهش اعتماد به نفس ، نارضایتی فردی و تیمی ، خستگی زیاد بعد از اتمام کار و عدم پیشرفت می گردد.

بیشتر برنامه نویسان ، مرتب از کمبود زمان در انجام پروژه ها شکایت دارند که در بسیاری از موارد این کمبود زمان از عدم توجه ما به مدیریت زمان و ضعف در تصمیم گیری و اولویت بندی وظایف است.

به همین علت ، قصد دارم چند تکنیک ساده و با ارزش در مدیریت زمان و وظایف ، که در تیم های توسعه موثر و کاربردی می باشد را با شما به اشتراک بگذارم.

1. به موقع در محل کار خود حاضر شوید.
2. یک لیست از وظایف تان آماده کنید و آنرا بر اساس زمان نهایی اجرای پروژه یا فازبندی های پروژه (اسپرینت) اولویت بندی کنید. هیچ کاری را در ذهن خود نگه ندارید حتما آنرا در یک برنامه مدیریت وظایف ذخیره کنید و یا بر روی کاغذ بنویسید.
3. همیشه کارهای سخت و مهم یا کارهایی که از آن متنفر هستید را اول از همه انجام دهید. هیچ وقت در ابتدای شروع کار به سراغ کارهای سبک و آسان نروید. وقتی وظایف سخت و ناراحت کننده را در انتهای روز و یا زمان بندی کاری خود می گذارید ، خستگی ، استرس و نارضایتی شما در انتهای کار حداقل 10 برابر بیشتر می شود.
4. پنج ساعت اول شروع کار ، بسیار مهم است. در آغاز کار به سراغ ایمیل ، اخبار ، شبکه های اجتماعی و صحبت های غیر مرتبط با کار و وظایف به هیچ عنوان نروید و بر روی مهم ترین وظایف خود ، متمرکز شوید. این 5 ساعت را ، 5 ساعت طلایی می نامیم.
5. مدت زمان جلسات کاری ، فقط حداکثر 45 دقیقه است. اگر در این مدت زمان به نتیجه نرسیدید ، جلسه را ترک کنید و زمانی دیگر ، دوباره یک جلسه 45 دقیقه ای دیگر برگزار کنید. بدین ترتیب به مغز خود این فرمان را می دهید که در جلسات حاشیه نرود و به اصل موضوع تمرکز کند. در جلسات بکوشید (ساده) ، (کوتاه) ، (کلیدی) صحبت کنید تا جلسات موثرتری در مدت زمان تعیین شده داشته باشید.
6. همیشه روش های کاری خود را بازبینی کنید و به دنبال راه های بهتر و موثرتر باشید ، مراحل اضافه را حذف کرده و کارها را ساده تر کنید.
7. کمال طلبی ممنوع! کمال طلب ها هر کاری را بیش از زمان تعیین شده ، طول می دهند. به عنوان مثال : یک برنامه نویس کمال طلب ، یک بخش از برنامه که نیاز به یک ساعت زمان دارد را چندین بار مرور می کند، کدهای خود را کم و زیاد می کند و دوباره بررسی می کند و بعد از گذشت 5 ساعت هنوز آن بخش از کار را به اتمام نرسانده و رضایت ندارد.
8. فقط روی یک کار متمرکز شوید و آنرا کامل به اتمام برسانید. با یک دست نمی توان یک هندوانه برداشت.
9. وظایف خود را به تاخیر نیاندازید. یکی از کارهایی که بیشتر برنامه نویسان به تاخیر می اندازند ، تست کدهای نوشته شده است. تست کدها را به هیچ عنوان دست کم نگیرید و آنرا به تاخیر نیاندازید.
10. برای هر کار زمانی مشخص در نظر بگیرید (تمام وظایف خود را زمان بندی کنید) حتی کوچکترین کارها را هم زمان بندی کنید. در نظر داشته باشید اگر برای اتمام کاری ، زمان تعیین نکنید ، این فرمان را به مغز خود داده اید که این کار قرار نیست انجام شود.

همیشه شروع هر کاری سخت است. اما با تمرکز بر روی این تکنیک ها و رعایت 5 ساعت طلایی بعد از مدتی متوجه خواهید شد که کلیه فعالیت های شما در زمان تعیین شده و با کمترین انرژی انجام شده است و بدین ترتیب رضایت شما در امور تیمی و فردی بهبود پیدا می کند.

مدیریت زمان و وظایف یک مهارت است. یعنی اینکه باید یاد بگیرید و با تمرین زیاد در آن متخصص شوید.