در دو مقالهی قبلی و ازجمله در مقالهی اهمیت ساختار رابطه و مذاکره کاری به ذکر اهمیت ایجاد یک محیط کار سالم و جزئیات آن پرداختیم؛ حال، در این مقاله به نقش سرپرستان در مدیریت مذاکره و تعارض خواهیم پرداخت و در مورد جنبههای مختلف ایجاد یک ساختار مبتنی بر رابطهی سالم بین سرپرستان و کارکنان، راه کارهایی را پیشنهاد خواهیم داد. با «مجموعه آموزشی بسازیم» همراه باشید.
ضرورت مدیریت مذاکره و تعارض و نقش سرپرستان
اجازه بدهید قبل از شروع اصل مطلب، سؤالی از شما بپرسم: نقش یک مدیر یا سرپرست گروه در محیط کاری چیست؟ مسئولیت آنها چیست؟ آیا نقش مدیران و سرپرستان فقط محدود به نشستن در اتاقهای دربستهی مدیریت و ارسال امرونهیهای مختلف به زیردستان میشود یا چیزی بیشتر و فراتر از آن است؟
اگر یک مدیر یا سرپرست هستید نباید فراموش کنید که مدیریت مذاکره و تعارض در محیط کار عبارت از ایستادن بر سر کارکنان زیردست و انجام ندادن کار خاصی نیست چون شرکت یا سازمانتان معتقد است که شما قادر هستید اعضای گروه کاری خود را بهخوبی اداره کنید و به آنها برای انجام وظایف خود در بهترین و بالاترین حد ممکن، انگیزه بدهید.
شما بهعنوان یک سرپرست یا مدیر باید مدیریت مذاکره و تعارض را بیاموزید و بهخوبی بدانید که چگونه اعضای تیم کاریتان را به دور خود جمع کرده و حتی مشکلات بسیار قدیمی موجود بین پرسنل خود را حل کنید.
راهکارهایی که میتوانید بهعنوان یک سرپرست با اجرای آنها نتایج بهتری بگیرید
بهتر است اجازه ندهید که کارکنان در پی یافتن ایرادهای همکاران خود باشند. همیشه و در هر موقعیتی احتمال بروز سوءتفاهم یا اختلاف در بین کارکنان وجود دارد اما بهعنوان یک مدیر یا سرپرست، این شما هستید که وظیفه دارید با اجرای اصول مدیریت مذاکره و تعارض ، آنها را بهاصطلاح، پای میز مذاکره بنشانید و کاری کنید که از طریق مذاکرهی کاری و گفتگوهای فیمابین، مشکلاتشان را حل کنند. شما باید کارکنانتان را تشویق کرده و به آنها انگیزه بدهید که برای حل مشکلاتشان با یکدیگر یک راه بینابین و متضمن منافع همهی طرفهای درگیر را قبول کنند.
استفاده از روش «توفان فکری» (فهرست کردن فردی یا جمعیِ راهحلهایی برای یک موضوع یا مشکل خاص و انتخاب بهترین راهحل ممکن)، از وظایف شما محسوب میشود.
شما نباید چشم بر هیچ مشکلی حتی کوچکترین مشکلات کارکنان خود ببندید و آن را نادیده بگیرید در غیر این صورت همان مشکل کوچک، بعدها راه گشای مشکلات بزرگتری خواهد شد. در هنگام برخوردهای شدید کارکنان با یکدیگر بلافاصله مداخله کنید.
یکی دیگر از اصول مدیریت مذاکره و تعارض این است که شما به عنوان سرپرست از فرد یا گروه خاصی جانبداری نکرده و هیچ کارکنی را در حضور کارکن دیگر مقصر اعلام نکنید. این کار باعث تحقیر کارکن شده و او را تبدیل به بزرگترین دشمن شما خواهد کرد. در چنین مواردی اصول مدیریت مذاکره و تعارض به ما میگوید که فرد خاطی را به اتاق کنفرانس و یا دفتر کار برده و بهصورت خصوصی خطاهای او را گوشزد کنیم.
دادن انگیزه به افراد برای انجام کار گروهی، یکی دیگر از وظایف مدیران و سرپرستان است. همچنین اجازه بدهید که کارکنان تحت سرپرستی شما از یکدیگر تأثیر گرفته و بیاموزند؛ به این منظور زمان کافی و مکان مناسب را در اختیار آنها قرار دهید.
برخی کارفرمایان یا مدیران عادت دارند که در هنگام غذا نیز دیدارهای کاری خود را برگزار کنند یا در مورد مسائل کاری از کارکنان خود پرسوجو انجام دهند. بهتر است که هیچگاه این کار را انجام نداده و اجازه دهید که کارکنان در هنگام صرف غذا به موضوعهایی به غیر از موضوع کاری بپردازند. اجازه دهید که آنها در چنین اوقاتی با یکدیگر دربارهی زندگی شخصی و علاقهمندیهای مختلف خود صحبت کنند؛ این کار، کارکنان شما را به هم نزدیکتر و صمیمیتر خواهد کرد.
طبق اصول مدیریت مذاکره و تعارض ، شما بهعنوان یک کارفرما یا کارآفرین، باید قادر باشید تشخیص دهید که چه وقت سرپرستانتان دوست ندارند که در جلوی کارکنان دیگر مورد عتاب یا امرونهی قرار بگیرند. در چنین مواقعی بگذارید که آن سرپرستان با کارکنان بخش خود صحبت کرده و یا مشغول شوند و مثلاً در ناهار آنها شرکت نکنید.
آنچه که در مدیریت مذاکره و تعارض مهم است؛ ابلاغ هدفهای موردنظر و تحویل کار خواستهشده در زمان مقرر، طیِ انجام کار تیمی از کارکنان است. باید چنین مواردی را به آنها توضیح داده و دربارهی تمامی این موارد توجیهشان کنید.
کارکنانتان را با ترتیب دادن گردشهای کوچک جمعی، دیدارها و یا صرف ناهار دستهجمعی گرد هم آورید. بسته به نوع کار و شرایطی که محیط کار شما دارد میتوانید گاهی این ملاقات و گردشها را به حالت خانوادگی درآورده و از آنها بخواهید که اعضای خانوادهشان را نیز همراه خود بیاورند.
یکی از راهکارهای دیگر در اصول مدیریت مذاکره و تعارض در محیط کار، میدان دادن به خلاقیت کارکنانتان است. از کارکنان تحت سرپرستی خود بخواهید که جلسههایی برای مناسبتهای مختلف کاری ترتیب داده و ابتکارهایی در آنها به خرج دهند.
با پیاده کردن اصول مدیریت مذاکره و تعارض از مشاهدهی کارکنانی که بهخوبی باهم همکاری کرده و به هم کمک میکنند، شگفتزده خواهید شد. در مواقع مورد لزوم به آنها پاداش دهید و تنها در مواردی که نیاز ضروری به مداخلهی شما است در امور مداخله کنید
یکی دیگر از اصول مدیریت مذاکره و تعارض عبارت از شفاف بودن خواستهها و ایدههای سرپرست از کارکنان تحت سرپرستی اوست.
بهجای اینکه استراتژی شرکت و سیاستهای کاری را برای هر یک از کارکنانتان در اتاق دربسته شرح دهید؛ در مورد تمامی این موارد بهصورت علنی و در حضور همگان توضیحات لازم را بیان کنید.
تشویق کارکنی که وظیفهی خود را به نحوی عالی انجام داده است را نیز در حضور همگان انجام دهید ولی با کارکنی که وظیفهی خود را طبق انتظار شما انجام نداده است بهصورت خصوصی صحبت کرده و بدون تحقیر کردن، مواردی را که نیاز به اصلاح دارد را با او مطرح کنید. سعی کنید بفهمید که او در کدام قسمت از کار خود نیاز به راهنمایی دارد و در کدام قسمت احساس میکند که باید راهنمایی شود.
حفظ کارکنان و هدایت آنها مسئولیت شما است. یکی از شیوههایی که میتواند برایتان مفید واقع شود گردهمایی صبح و یا عصر در محل کار است اما نباید چنین جلسههایی را خیلی رسمی برگزار کنید در غیر این صورت کارکنانتان خود را راحت احساس نکرده و نمیتوانند مسائل خود را بهراحتی ابراز کنند. اجازه دهید که کارکنانتان شکایت خود را بیان کرده و حرفشان را بزنند. طبق مقرراتی خاص و روشی از پیش تعیینشده اگر اختلافی بین کارکنان وجود دارد؛ اجازه دهید که در مورد آن صحبت کرده و راهحلی برای آن بیابند.
برای به وجود آوردن فضایی مناسب در محیط کار به کارکنانتان انگیزه و روحیه دهید و احترام و اعتماد همکاران به یکدیگر را تشویق کنید. روابط خوب کارکنان شما نهتنها میزان تولید و بازدهی را افزایش خواهد داد بلکه نتایج خوبی برای شخص شما نیز به ارمغان خواهد آورد.
مرکز مذاکره ایران _ مربی فربد طهرانی
جایی برای عاشقان فروش، عاشقان کیمیاگری در فروش
