زبان بدن در ویدئو کنفرانس چقدر مهم است؟ پاسخ این است: حتی بیشتر از مذاکره حضوری!
شاید تعجب کنید ولی این موضوع واقعیت دارد چون سطح تماس دیداری و شنیداری در ویدئو کنفرانس محدودیتهای خاص خودش را دارد.
هرگونه اشتباه یا ضعفِ زبان بدن در ویدیو کنفرانس تأثیر منفی زیادی بر روند مذاکرهی شما خواهد داشت.
در این مقاله به بیان شش تکنیک برای بهبود زبان بدن در ویدئو کنفرانس میپردازیم.
ریزهکاریهای زبان بدن در ویدئو کنفرانس
فناوری ارتباطات، شکل همکاری ما انسانها با یکدیگر را بهطور کلی تغییر داده است.
بازارهای جهانی را گشوده و سازماندهی چند جانبه و دورکاری و کار در منزل را تشویق میکند.
اما همهی فناوریهای ارتباطی برابر نیستند.
ایمیلها و فناوریهای ارتباطیِ سادهتر فقط سرنخهای ارتباط اجتماعی را عرضه میکنند و بدیهی است که با اضافه کردن صدا و تصویر از منابع بسیار غنیتر ارتباطی میتوان استفاده کرد.
ژستها، حالتهای صورت و صدای ما امکان بهکارگیری تواناییهای طبیعیمان در برقراری ارتباط را افزایش میدهد.
شکی نیست که چهره و حالت ما تأثیر زیادی در ارتباطاتمان دارد و وقتی که قرار باشد این چهره و حالت از طریق کنفرانس ویدئو دیده شود موضوع، حساسیتهای جداگانه و خاص خودش را پیدا میکند.
کافی است دوربین به شما خیلی نزدیک یا در زاویهی غلطی باشد و مثلاً چشمهای ما یا طرف مذاکرهمان ورقلمبیده به نظر برسد تا از همان ابتدا حسی بد بر طرفین مذاکره حاکم شود؛ پس بیایید شش نکتهی مربوط به زبان بدن در ویدئو کنفرانس را با هم مرور کنیم:
میزان و در کادر باشید
نخستین تأثیری که در ویدئو کنفرانس روی مشتری یا طرف مذاکرهکننده خواهید گذاشت با طرز و کیفیت تصویرتان خواهد بود.
اگر وب کم و یا ابزار ارتباط دیداری شما بیش از حد به شما نزدیک باشد هر حرکت و ژست شما بهطور اغراق آمیزی دیده خواهد شد.
بهترین نتیجهی دیداری وقتی به دست میآید که تصویر شما در مونیتور، کمی بالاتر از سرتان شروع شود و تا کمرتان ادامه داشته باشد.
وقتی که از دستانتان برای گرفتن حالت یا ژستی استفاده نمیکنید آنها را روی میز به فاصلهی حدود 20 سانتیمتر روی میز قرار دهید.
دستهایتان را راحت و جدا از هم روی میز بگذارید.
به گوشهی صندلی یا کنارهی میز تکیه ندهید؛ در غیر این صورت به نظر، ناامید و ناراحت خواهید رسید.
با خودکار و کاغذ ور نروید.
برای اینکه مطمئن شوید که تصویرتان از دور چگونه دیده میشود حتماً یک پنجرهی پیش نمایش را باز نگه دارید و گه گاه تصویر خودتان را در آن بنگرید و کنترل کنید.
به دوربین نگاه کنید
برخی سیستمهای پیشرفتهی ویدئو کنفرانس این امکان را در اختیار کاربر قرار میدهد که بتواند تماس چشمیِ درستی با مخاطب داشته باشد؛ در سیستمهایی که دوربین و صفحه مونیتور جدا هستند هر بار که به صفحهی مونیتور نگاه کنید چشمتان را از دوربین بر خواهید داشت و این موضوع تا حدی مشکل ساز است.
اگر دوربین، بالای صفحهی مونیتور باشد در بیشتر مواقع طرف مقابل، شما را طوری خواهد دید که انگار دارید به پایین نگاه میکنید.
طبق اصول زبان بدن در ویدئو کنفرانس ، برقرار نشدن تماس چشمی بهنوعی باعث کم شدن اعتماد و رضایت طرفین در مذاکره میشود.
ارتفاع مونیتور را طوری تنظیم کنید که لنزِ بالای مونیتور اندکی پایینتر از چشمانتان قرار بگیرد.
اگر گاهی لازم است یادداشتی بخوانید، این حالت لنز خوب است اما اگر مجبور هستید که به مدتی طولانی متنی را در ویدیو کنفرانس بخوانید در صورت امکان یادداشتها را در زیر یا در کنار لنز قرار بدهید.
اگر بتوانید این حالت را ایجاد کنید از قطع شدن مداوم و زود به زود تماس چشمیتان با مخاطب جلوگیری خواهید کرد.
وقتی که دیگران در ویدئو کنفرانس حرف میزنند، نگاه کردن به مونیتور خوب است ولی وقتی که خواستید جواب بدهید چشمانتان را به دوربین بدوزید.
همدلی و گرم گرفتن
تحقیقات نشان داده است افرادی که در ویدئو کنفرانس شرکت میکنند از نظر قبول داشتن فردی که با آنها حرف میزند بیشتر وابسته به عوامل احساسی و ابتکاری هستند.
این جنبهی احساسی قضیه حتی از کیفیت حرفهایی که فرد میزند نیز بیشتر اثرگذار است.
وقتی که در حال ارائهی مطلبی در ویدئو کنفرانس هستید به این موارد دقت داشته باشید:
خشک و بیاحساس جلوه نکنید
بدون کلاس و استیل نباشید
نقش بازی نکنید (در ویدئو کنفرانسها این حالت زیاد شایع است)
اصول زبان بدن در ویدئو کنفرانس حکم میکند که راحت باشید.
راحت بودن باعث خواهد شد بتوانید موفق به ابراز طبیعیِ نشانههای همدلی، مشابهت و صمیمیت شوید.
در ویدئو کنفرانس، بخصوص هنگام صحبت کردن کمی به سمت جلو خم شوید، لبخند بزنید و هنگام حرکت دادن بدنتان، دستانتان را طوری بگیرید که انگار تقریباً میخواهید کف دستانتان دیده شود.
برای موفقیت، لباس بپوشید
دوربین، رنگ و طرح لباسها را برای بینندگان تا حدی متفاوت نشان میدهد.
اگر به خبرنگارانی که در تلویزیون حرف میزنند دقت کنید خواهید دید که آنها لباسهای سفید رنگ نمیپوشند؛ چون نور را بیش از حد منعکس میکند.
همچنین آنها لباسهای طرح دار نیز نمیپوشند چون چنین لباسهایی در تصویر حاصله از دوربین به نوعی حالت زیگزاگ و یا نوعی حالت پرش ایجاد میکند.
بهترین انتخاب برای رنگ لباس در هنگام شرکت در ویدئو کنفرانس رنگهای پاستلی (رنگهای روشنی که به رنگهای خنثی خیلی نزدیک هستند مثل آبی روشن؛ صورتی روشن، بنفش روشن، موزی و…) و رنگهای جامد (رنگی که از ترکیب چند رنگ و در حقیقت رنگ دانه به وجود آمده که به آن اصطلاحاً شیب رنگ نیز گفته میشود) استفاده کنید.
در ویدئو کنفرانس نگذارید موهایتان روی صورتتان بریزد و از اکسسواری و جواهرات جلب توجه کننده استفاده نکنید.
به طرز استقرار و وضعیتتان بنگرید
وضعیت و حالت استقرارتان بر تصور و برداشت انسانها از شما تأثیر میگذارد.
کسی که وضعیت و حالت خوبی دارد با سیگنالهای غیرکلامی خود، حس اشتیاق، سلامتی و انرژی را منتقل میکند؛ برعکسِ او کسی که وضعیت و استقرار بدنی ضعیفی دارد حس بیعلاقگی، ابهام یا گنگ بودن را به بینندگان انتقال میدهد؛ اینها حالتهایی نیستند که ما بخواهیم در ویدیو کنفرانس داشته باشیم.
در ویدئو کنفرانس:
راست بنشینید
هر دو پایتان را روی زمین بگذارید
سپس نفس عمیقی بکشید
برای راحت بودنِ گلو و گردنتان بازدم را از دهان خارج کنید.
هدف از کارهای بالا راحت بودن و مطمئن دیده شدن است.
همیشه در وضعیت مناسب برای دیده شدن توسط دیگران باشید
یکی از اصلیترین و در عین حال سادهترین اصول زبان بدن در ویدیو کنفرانس این است که هیچگاه این موضوع را که در حال دیده شدن هستید از یاد نبرید.
حفظ این حالت آنقدر که در ابتدا به نظر میرسد آسان نیست.
در هنگام ویدئو کنفرانس به مخاطبانتان مثل مواقعی که افرادی در اتاق، روبروی شما نشستهاند دقت داشته باشید.
در جریان ویدئو کنفرانس اجازه ندهید که متن، ایمیل یا موارد مشابه، دقت شما را برهم بزند.
فراموش نکنید که زبان بدن شما در هر لحظه از ویدئو کنفرانس در حال ارسال پیام برای طرفهای مذاکرهی شما است و توقفی در این مورد ندارد.
گاهی بعضی اشخاص در جریان ویدئو کنفرانس ناگهان سرشان را میان دو دست گرفته یا بیاختیار دست روی پیشانیشان میگذارند و طرفهای مقابل چنین حرکاتی را به راحتی دیده و پیام آن را دریافت میکنند.
با انجام موارد گفته شده دربارهی زبان بدن در ویدئو کنفرانس بیشک مذاکرات ویدیویی موفقتری خواهید داشت.
__________________________________________________________________
فربد طهرانی (معمار و استراتژیست مذاکره) - مرکز مذاکره ایران
