مذاکره از راه دور در شرایط شیوع کرونا کاربرد بیشتر و جدیتری یافته است.
تصور کنید که خودتان را برای مذاکرهای بزرگ آماده و حتی محل مذاکره را حاضر یا رزرو کردهاید، استراتژی مذاکرهتان مشخص و تیم مذاکرهکنندهتان نیز توجیه شده است و بعد کرونا ویروس همه چیز را به هم بزند!
اکنون مذاکره حضوریِ مهمی که مدت زیادی انتظارش را میکشیدید ناگهان و بدون هیچ پیش زمینهای تبدیل به مذاکره اینترنتی شده!
حالا به خاطر اینکه در مذاکره آنلاین باید به شیوهای متفاوت مذاکره کنید دقیقاً نمیدانید که لازم است چطور پیش بروید.
چرا باید مذاکره از راه دور را آموخت؟
بهطور کلی هر نوع مذاکرهای دو نوع انگیزه را در خود دارد:
انگیزهی همکاری (چون همگی از با هم بودن قدرت میگیریم).
انگیزهی رقابت (چون همگی میخواهیم که در هر مذاکرهای و از جمله مذاکره آنلاین بهترین نتیجه را در رابطه با خودمان بگیریم.)
این دو انگیزهی متفاوت میتواند باعث ایجاد آشفتگی شود ولی موضوع اینجا است که در مذاکره آنلاین و از راه دور، این آشفتگی میتواند بیشتر هم بشود! چون هیچ یک از طرفین با دیگری ارتباط رو در رو ندارد و فکرهای مختلف بیشتری به ذهنش در مورد دیگری خطور میکند.
طبق بررسیهای انجام شده و مقایسهی مذاکره حضوری با مذاکره آنلاین به این تفاوتها پی برده شده است.
برخی تفاوتهای مذاکره از راه دور با مذاکره حضوری
امکان تفاهم در مذاکره آنلاین کمتر و امکان منجر شدن آن به یک بن بستِ پرهزینه بیشتر است.
کسب اطمینان در مذاکره اینترنتی سختتر و از دست دادن اطمینان در آن نسبت به مذاکره حضوری بیشتر است.
حفظ هماهنگی در مذاکرات آنلاین سختتر از مذاکرات رو در رو است و امکان دست پیدا کردن به مذاکره برد- برد در آن نسبت به مذاکره آفلاین کمتر است.
خبر خوب اما این است که برای از میان برداشتن تمامی این احتمالاتِ منفی قدمهای مشخصی وجود دارد که میتوانید بردارید.
برای اینکه شاهد موفقیت خود در مذاکره از راه دور باشید این پنج سرنخ را اجرا و پیگیری کنید:
پیشْ مذاکره
در مورد روند مذاکره صحبت کنید: یکی از واقعیتهای مذاکره آنلاین این است که انسانها در حین مذاکره از راه دور تمرکز بیشتری روی جنبهی وظایف کاری خود و نیز حساسیت بیشتری نسبت به رفتار طرف مقابل دارند، بخصوص وقتی که مذاکره در مورد خرید و فروش باشد.
آنها مثل یک فرد وظیفه شناس و رسمی وارد مذاکره اینترنتی و موارد مشابه آن میشوند و چون اطمینان کمتری احساس میکنند بسیار احتمال دارد که در همان اول کار و با دیدن نشانهای که به مذاقشان خوش نیاید از کل مذاکره منصرف شوند. گاهی طرفها در همان اولِ کار سرِ یک مسئلهی کوچک، گوشه کنایهای به همدیگر زده و در نتیجه مذاکره در همان آغاز از بین میرود.
با توجه به مواردی که گفته شد بهتر است در مذاکره اینترنتی، پیش از شروع مذاکرهی اصلی با طرف مقابلتان مشخص کنید که مذاکره را چگونه و در مورد چه مسائلی پیش خواهید برد.
مثلاً آیا فقط افکارتان را به اشتراک خواهید گذاشت؟ آیا در حین مذاکرهی آنلاین از تصویرهای توضیحی استفاده خواهید کرد؟ زمینههای مورد بحث کدام خواهد بود؟
در جریان مذاکره برای ارائهی پیشنهادتان عجله نکنید
در مذاکرهی فروش، سنتی وجود دارد مبنی بر اینکه هرکس پیشنهاد اول را بدهد (حرکت اول را انجام دهد) به نوعی جلوتر است و تا حدی میتواند کنترل بحث را در اختیار داشته باشد.
خیلی از مذاکره کنندگان اینترنتی هم با توجه به همین تکنیک سعی میکنند که در مذاکره اینترنتی نیز خیلی زود نخستین پیشنهاد را از طرف خودشان مطرح کنند ولی بهتر است که در این مورد در مذاکره اینترنتی کمی خوددارتر باشید چون در مذاکره برخط گاهی این عجله در ارائهی اولین پیشنهاد میتواند به سندی آنلاین تبدیل شود که بعد، علیه شما و یا برای فشار وارد کردن به شما مورد استفاده قرار بگیرد.
حداقل تا تحقق نیافتن دو چیز، پیشنهاد اولیهی خود را در مذاکره آنلاین مطرح نکنید:
مطمئن شوید که گفتگوها و خوشوبشهای اولیه انجام و شرایط برای ورود به بحث آماده شده است.
همانطور که در بخش قبلی گفته شد، مطمئن شوید که در مورد رَوند مذاکره و زمانبندی مذاکره با طرف مقابل خود به توافق رسیدهاید.
بررسیها نشان میدهد که ارائهی پیشنهاد اول از سوی شما پس از تحقق دو مورد فوق، شانس موفقیت بیشتری دارد. به همین دلیل پیشنهاد اولیهی خود در مذاکره را حاضر داشته باشید اما برای مطرح کردن آن منتظر زمان درست باشید.
به آینه نگاه کنید
یک مطالعه نشان میدهد کسانی که در هنگام مذاکرهی آنلاین از تکنیک آینه استفاده میکنند نسبت به کسانی که از این تکنیک استفاده نمیکنند در ایجاد انگیزهی همکاری موفقتر هستند.
گفتیم که یکی دیگر از انگیزههای قوی در هر نوع مذاکره، انگیزهی رقابتی است؛ به همین دلیل باید راهی بیابید که بتوانید طرز بیان و زبان بدن خود را کنترل کنید.
در مذاکره از راه دور بخصوص در مذاکره ویدیویی چون شما قادر هستید که به احتمال زیاد تصویر خود را در صفحه ببیند این کار آسان است. به این موضوع دقت کنید و مرتب زبان بدن و طرز بیان خودتان را در صفحهی مونیتور در نظر داشته باشید و اگر قادر به دیدن تصویر خود در مذاکره آنلاین نیستید، از یک آینه در محلی که طرف مذاکرهتان در صفحهی مونیتور آن را نمیبیند میتوانید بهره ببرید.
بدانید که چه وقت باید به مذاکره از راه دور خاتمه بدهید
میدانید که در مذاکرهی حضوری صحبت کردنِ بیوقفه میتواند به نفع شما نباشد.
از طرف دیگر در مذاکره حضوری طرفین مذاکره میتوانند برای استراحت و صرف قهوه یا برای یک دیدار خاص با شخصی دیگر دقایقی از جلسهی مذاکره خارج شوند.
در مذاکره اینترنتی یا حتی در هنگام مذاکرهی پیامکی انسانها قادر به چنین کاری نیستند؛ به همین دلیل باید دادن تایم استراحت و نحوهی ادامهی مذاکرهی آنلاین را یاد بگیرید.
این کار را حتی با گفتن جملهای مثل: «نظرتان در مورد یک استراحت کوتاهِ 10 دقیقهای و ادامه، چیست؟» میتوانید به راحتی انجام بدهید.
تحقیقات نشان داده که حداقل در دو وضعیت نیاز به تایم استراحت در مذاکرههای آنلاین وجود دارد:
هنگامی که به نوعی در موقعیت نامساعدی قرار دارید: مثلاً شاید خیلی ساکت هستید یا شاید در فشار قرار دارید که حرفی بزنید و یا هر شرایط دیگری که موجب شده شما در مذاکرهی اینترنتیتان در وضعیت نامطلوبی گیر کنید.
وقتی که امکان بروز تنش زیاد است: گاهی در مذاکره، لحظاتی فرا میرسد که شدت بحث طرفین و تقابل آنها شدیدتر میشود و هر لحظه بیم آن میرود که یکی از دو طرف حرفی تنش زا یا توهین آمیز بر زبان بیاورد که بعداً پشیمان شود.
این فرد همیشه طرف مقابل شما نیست و میتواند شامل حال شما بشود؛ بنابراین در چنین موقعیتهایی که احساس کردید شاید بیاختیار حرفی بزنید که بعداً از گفتن آن پشیمان شوید یا وقتی طرف مذاکرهتان را در مرز خارج شد از حالت نرمال دیدید حتماً پیشنهادِ یک استراحت 10 دقیقهای بدهید.
پیشنهادِ به موقعِ استراحت برای شما مانند یک دیوار امنیتی عمل خواهد کرد؛ حتی گاهی در دسترس بودن و فشردن دکمهی silent نیز میتواند مذاکرهی آنلاین شما را از شکست نجات دهد!
در مذاکره از راه دور نیز ابراز خوشحالی نکنید!
گاهی در جریان مذاکره یکی از طرفها علیرغم توافق نهایی، بهطور ناجوانمردانهای ناگهان از مذاکره عقب میکشد و کلِ مذاکره از بین میرود چون آن شخص یا آن تیم احساس میکند که طرف مقابل از نتیجهی به دست آمده خیلی خوشحال است!
در مذاکره آنلاین نیز اگر که اوضاع بر وفق مرادتان شد به جای اینکه از نتیجهی مذاکره ابراز خوشحالی کنید در مورد مشکلاتی که با آنها روبرو هستید سخن بگویید و به جای ابراز خوشحالی از نتیجهی مذاکره فقط طرف مقابل را به شکلی متین مورد تقدیر قرار دهید.
___________________________________________________________________
فربد طهرانی (معمار و استراتژیست مذاکره) - مرکز مذاکره ایران
