ابزارهای گزارش‌دهی تنها به تحلیل داده‌های گذشته محدود نمی‌شوند. با پیشرفت تکنولوژی‌های هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، این ابزارها قادر خواهند بود تا الگوهای پیچیده را شناسایی کرده و پیش‌بینی‌های دقیق‌تری را ارائه دهند. این امر به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا از فرصت‌ها بهره‌برداری کرده و در برابر تهدیدات احتمالی آمادگی لازم را داشته باشند. با گسترش کاربرد هوش مصنوعی در حوزه تحلیل داده، می‌توان انتظار داشت که ابزارهای گزارش‌دهی نقش بسیار مهم‌تری در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک سازمان‌ها ایفا کنند.
در ادامه می‌خواهیم به صورت دقیق‌تر به مقایسه هزینه‌ها و سودهای استفاده از ابزار گزارش‌ساز بپردازیم. برای این کار، بیایید یک سناریوی جامع‌تر را بررسی کنیم.
فرضیه: یک شرکت تولید مواد غذایی با 100 نمایندگی فروش، قبل از استفاده از ابزار گزارش‌ساز، سالانه حدود 1 میلیون تومان هزینه برای تهیه گزارش‌های فروش به صورت دستی صرف می‌کرد. این هزینه شامل حقوق کارمندان، هزینه‌های کاغذ و چاپ، و زمان از دست رفته برای تهیه گزارش‌ها می‌شد.
کاهش هزینه‌های نیروی انسانی: با خودکار شدن فرآیند گزارش‌گیری، نیاز به نیروی انسانی برای تهیه گزارش‌ها کاهش می‌یابد. فرض می‌کنیم که این شرکت بتواند سالانه 500 هزار تومان در این بخش صرفه‌جویی کند.
کاهش هزینه‌های کاغذ و چاپ: با حذف گزارش‌های چاپی، هزینه‌های کاغذ و چاپ به طور قابل توجهی کاهش می‌یابد. فرض می‌کنیم که این شرکت بتواند سالانه 200 هزار تومان در این بخش صرفه‌جویی کند.
با استفاده از داده‌های دقیق و به روز، شرکت می‌تواند تصمیمات بهتری اتخاذ کند و از اتخاذ تصمیمات اشتباه که منجر به هزینه‌های اضافی می‌شود، جلوگیری کند. فرض می‌کنیم که این شرکت بتواند سالانه 2 میلیون تومان در این بخش صرفه‌جویی کند.
پیاده‌سازی موفق ابزارهای گزارش‌دهی نیازمند ایجاد یک فرهنگ داده‌محور در سازمان است. زمانی که همه اعضای سازمان به اهمیت داده‌ها و نقش آن‌ها در بهبود عملکرد واقف باشند، می‌توان از حداکثر پتانسیل این ابزارها بهره برد. با ایجاد یک فرهنگ داده‌محور، سازمان‌ها قادر خواهند بود تا تصمیمات خود را بر اساس شواهد و داده‌ها اتخاذ کرده و به نتایج بهتری دست یابند.
