چگونه یک محل کار دیجیتال ایجاد کنیم؟

شکل ۱. محیط کار دیجیتال
شکل ۱. محیط کار دیجیتال
منتشر‌شده در: computerworld به تاریخ ۱۰ می ۲۰۲۱
لینک منبع: How to create a digital workplace

از آنجا که یک استراتژی کار از راه دور ایمن برای انعطاف‌پذیری کسب‌وکار ضروری شده است، سازمان‌های IT در حال حاضر به طور فزاینده‌ای در مورد ایجاد محیط‌های کاری دیجیتال فکر می‌کنند. اما انجام این کار بسیار بیشتر از ایجاد امکان کار از راه دور از طریق VPN ها، استفاده از کنترل‌های هویت و گسترش برنامه‌های ابری است.

این کار همچنین به معنای ابداع یک استراتژی است که نیازهای کارکنان را، صرف‌نظر از مکان، در نظر بگیرد، به نحوی که حرکت کسب‌وکار را به آرامی تضمین کند. همانطور که شرکت‌ها در سراسر جهان با آنچه که محیط کار پس از پاندمی به نظر می‌رسد دست و پنجه نرم می‌کنند، درک تفاوت بین محیط کار دیجیتال و فضای کاری دیجیتال مهم است. آن‌ها یک چیز نیستند. و اینکه آیا شرکت‌ها بازگشت کامل به اداره را برنامه‌ریزی می‌کنند، کارمندان کاملا از راه دور، یا چیزی بین -«محل کار ترکیبی»- مسائل اصلی که آن‌ها در تعیین استراتژی با آن مواجه هستند یک‌سان باقی می‌مانند.

اینجا نگاهی به مسائلی که شرکت‌ها احتمالا با آن‌ها مواجه خواهند شد می‌اندازیم.

تعریف محل کار دیجیتال

شرکت‌های تحقیقاتی IDC و گارتنر تعاریف فردی خود را برای محیط کار دیجیتال دارند، اگرچه هر دو موافق هستند که تصمیمات فن‌آوری به تنهایی موفقیت را تضمین نمی‌کنند. سایر عناصر، اگر در نظر گرفته نشوند، می‌توانند منجر به شکست شوند.

گارتنر «محل کار دیجیتال» را به این صورت تعریف می‌کند:

یک استراتژی کسب‌وکار که از یک محیط کاری جذاب و شهودی برای تقویت مهارت دیجیتالی نیروی کار استفاده می‌کند - جاه‌طلبی و توانایی اعمال تکنولوژی برای بهبود قابلیت‌های کسب‌وکار. محل کار دیجیتال، و کسانی که آن را هدایت می‌کنند، آینده کار را شکل خواهند داد.

تعریف محیط کار دیجیتال IDC واضح و مختصرتر است:

یک محیط کاری متصل و امن، مستقل از مکان یا زمان.

در هر دو مورد، هدف این است که اطمینان حاصل شود که کارگران صرف‌نظر از محیط، توانایی (و تمایل) استفاده از فن‌آوری‌های دیجیتال را برای کارشان دارند.

محل کار دیجیتال همانند فضای کاری دیجیتال نیست. اولی شامل یک رویکرد کامل برای فراهم کردن محیطی است که در آن همه می‌توانند هم‌کاری کنند و وظایف خود را انجام دهند؛ دومی صرفا بر فن‌آوری‌های مورد نیاز برای آن تمرکز می‌کند.

جای تعجب نیست که فروشندگان تکنولوژی از این که محصولات خود را به عنوان راه‌حل‌ روشن محل کار دیجیتال ارائه می‌دهند راضی هستند. اما هیچ محصول یا خدماتی به تنهایی یک محل کار دیجیتال جامع را ارائه نمی‌دهد؛ به همین دلیل، شرکت‌ها به ابزارها و فرآیندهای مختلفی که با یک استراتژی منسجم به هم گره خورده‌اند، نیاز دارند.

در ماه آوریل، اتحادیه ۱۰ فروشنده هشت عنصر مورد نیاز برای یک فضای کاری دیجیتال را تعریف کرد: کامپیوترهای مجازی؛ برنامه‌های کاربردی مجازی؛ نقاط پایانی امن؛ ابزارهای هم‌کاری؛ سیاست و مدیریت؛ تجزیه‌و‌تحلیل، نظارت و آزمایش؛ مدیریت چاپ؛ و امنیت.

اگرچه این عناصر تنها بر روی تکنولوژی‌ها تمرکز دارند، اما توصیه‌ها یک نقطه شروع مفید را نشان می‌دهند. با این حال، باید به خاطر داشت که محیط کار دیجیتال ترکیبی از سه عنصر کلیدی است: فضا -چه دفتر کار، چه دفتر خانه، چه فضای مشترک؛ فن‌آوری؛ و فرهنگ.

ممکن است علاقمند به مطالعه مقاله ۶ نکته برای زنان کارآفرین برای شروع کسب‌وکار باشید.

نشریه CIO.com، ای‌دی‌جی، ۱۰ملاحظه استراتژیک را در ایجاد یک محل کار دیجیتال مطرح کرده است، و این داستان دنیای کامپیوتر به فن‌آوری‌های اصلی برای قادر ساختن کار ترکیبی نگاه می‌کند -یک جز کلیدی از استراتژی محل کار دیجیتال -که IT باید فراهم کند.

لوییس فرانسیس، یک مدیر تحقیقاتی در IDC گفت: «سازمان‌ها نیاز به اتخاذ یک رویکرد جامع و یکپارچه دارند که شامل تقویت و پذیرش همکاران دیجیتال جدید -هوش مصنوعی، اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) ، واقعیت تقویت‌شده و واقعیت مجازی و غیره- و فرهنگ کاری است که کارگران درگیر و توانمند را علاوه بر فضای کاری پرورش می‌دهد.»

گاوین تای، یک تحلیلگر گارتنر، گفت: «همچنین تطبیق دادن تکنولوژی‌های جدید و در حال تکامل با پیشرفت محیط کار دیجیتال مهم است، زیرا فن‌آوری‌هایی که ممکن است امروز به آن‌ها برسیم ممکن است فردا بی‌ربط باشند.

محل کار دیجیتال با یک محیط کار ترکیبی خوب شروع می‌شود.

در سال ۲۰۲۰، پاندمی COVID19 به سرعت پذیرش فن‌آوری‌ها و سخت‌افزارها را برای پشتیبانی از محیط کاری انعطاف‌پذیر و قادر ساختن مردم به کار از هر جایی دنبال کرد. ثابت شد که نه تنها سازمان‌ها می‌توانند به کارمندان برای کار از راه دور اعتماد کنند، بلکه شرکت‌ها باید برای اختلالات غیرمنتظره آماده باشند.

فرانسیس گفت: کار ترکیبی -رکن محیط کار دیجیتال- باید یک پایه برای تمام استراتژی‌های سرمایه‌گذاری آینده باشد. می‌توان استدلال کرد که برخی نقش‌های شغلی یا صنایعی وجود دارند که در آن‌ها کار از راه دور به دلیل الزامات در محل بودن، کم‌تر مرتبط است یا لازم نیست. صرف‌نظر از این، تفکر باید از دیدگاه تاب‌آوری یا تداوم کسب‌وکار انجام شود.

به عبارت دیگر، استثناها نباید مانع انعطاف‌پذیری مورد نیاز برای ایجاد یک محل کار دیجیتال شوند.

تای که این مفهوم را به طور فزاینده‌ای به یک اولویت ارشد تبدیل کرده است، گفت که برای اغلب CIO ها روشن شده است که محل‌های کار هیبریدی اینجا هستند تا بمانند. و تکنولوژی‌هایی که آن‌ها انتخاب می‌کنند باید نیازهای کارگران را برآورده سازند اگر شرکت‌ها بخواهند کارمندان خود را حفظ کنند.

بررسی اخیر گارتنر در مورد تجربه کارگر دیجیتال نشان داد که کارمندانی که از برنامه‌های کاربردی و فن‌آوری خود-و استفاده از آن‌ها-قدردانی می‌کنند، به احتمال زیاد دو برابر کسانی که از آن‌ها استفاده نمی‌کنند می‌مانند. تا حدودی به این دلیل است که پاندمی COVID19 تغییر شغل را با انجام مصاحبه آنلاین ساده‌تر کرده است - و درک اینکه یک شغل جدید ممکن است نیاز به جابه‌جایی نداشته باشد. تای گفت که حفظ استعداد چالش برانگیزتر شده است.

تحقیقات اخیر گارتنر نشان داد که سازمان‌هایی که شیوه‌های اداری را به کارکنان خانگی تحمیل می‌کنند -مانند مجازی‌سازی شیوه‌های در محل، افزودن سیستم‌های نظارتی، و افزایش تعداد جلسات- واقعا خستگی کارکنان را تشدید می‌کنند.

بررسی کارمند کار هیبریدی از بیش از ۲،۴۰۰ کارگر در ژانویه ۲۰۲۱ نشان داد کارمندانی که اکنون زمان بیشتری را در جلسات سپری می‌کنند ۱.۲۴ برابر بیشتر احتمال دارد که از نظر احساسی از کارشان اخراج شوند. به طور کلی، خستگی ناشی از آوردن شیوه‌های اداری به محیط‌های کاری از راه دور می‌تواند عملکرد را تا ۳۳٪ کاهش دهد - و این کارمندان به همان اندازه ۵۴٪ کم‌تر احتمال دارد که با کارفرمای خود بمانند.

مطالعه مقاله ۱۴ دلیل ترک کار توسط کارمندان و چگونگی حل این مسئله توصیه می‌شود.

چه چیزی را باید در هنگام برنامه‌ریزی یک محل کار دیجیتال در نظر گرفت؟

تای که متقاعد نشده است که دفتر فیزیکی در بسیاری از سازمان‌ها آینده خواهد داشت، گفت: اول، دفتر فیزیکی را فراموش کنید. (و احتمالا نقش کمتری در بسیاری دیگر دارد.) او به سازمان‌های IT توصیه کرد که تکنولوژی‌هایی را انتخاب کنند که انعطاف‌پذیر و با قابلیت یکپارچه‌سازی آسان باشند، بنابراین کسب‌و‌کارها می‌توانند فرایندها و ابزارها را آسان‌تر و انعطاف‌پذیرتر سازماندهی کنند - و به‌روزرسانی‌ها و دیگر تعمیرات را با تاثیر کم یا بدون تاثیر کاربر مدیریت کنند.

تجربه کاربر نیز مهم است. کارگر باید در راس ذهن باشد، و دپارتمان‌های فن‌آوری اطلاعات و سازمان‌ها باید در نظر بگیرند که کارمندان چگونه کار می‌کنند، رفتار می‌کنند، و از فن‌آوری برای بهره‌وری استفاده می‌کنند. علاوه بر تجربه کاربر، یافتن راه‌هایی برای خودکار کردن کار از طریق RPA می‌تواند کارمندان را بر روی کار با ارزش بالاتر و با پاداش بیشتر متمرکز کند. به یاد داشته باشید که اتوماسیون ممکن است به عنوان راهی برای کاهش مشاغل دیده شود (حتی اگر داده‌ها چندان ترسناک نباشند)، که می‌تواند به روحیه آسیب برساند و خطر حفظ کارکنان را به همراه داشته باشد.

تای گفت که یکی از ویژگی‌های کلیدی محل کار دیجیتال این است که باید تغییر مداوم را بپذیرد - نه تنها در فن‌آوری بلکه در توسعه و فرآیند مهارت‌ها. فرانسیس چندین جنبه از محیط کار دیجیتال را فهرست کرد که IDC آن‌ها را ضروری می‌داند:

  • یک «نیروی کار دیجیتال» کارآمد، مقیاس‌پذیر، و سازگار (به معنی بات، دیگر روبات‌های نرم‌افزاری، و نرم‌افزار (RPA که می‌تواند برای خودکار کردن و تقویت انواع فعالیت‌های کاری گسترش یابد.
  • یک محیط کاری هوشمند و متحد که تغییر زمینه را به طور هوشمندانه به حداقل می‌رساند و به طور فعالانه منابع مورد نیاز برای وظایف مهم را فراهم می‌کند.
  • اتصال امن به مردم، کارگران دیجیتال غیر‌انسانی، و منابع شرکتی در هر زمان، هر جایی، از هر نوع دستگاه.
  • ابزارهای مشارکتی که یک محل کار محاوره‌ای (شامل افراد و کارگران دیجیتال غیر‌انسانی، و همچنین شرکای تجاری، مشتریان، و سایر ذینفعان) را ممکن می‌سازند.
  • امنیت و حاکمیت قوی که مانع بهره‌وری یا کاهش تجربه نمی‌شود.
  • منابع انسانی و راه‌حل‌های اجرایی که خود-توضیحی، خود-آگاه و خود-خدماتی هستند.
  • سیستم‌های یادگیری هوشمند، چابک و سازگار که مهارت‌های جدید و یادگیری مداوم را ممکن می‌سازند.
  • سیستم‌های یکپارچه سنجش محل کار که تجربه کارکنان را بهینه و شخصی می‌کنند و بهره‌وری، ایمنی و امنیت را افزایش می‌دهند.
  • بینش دانشی که کارشناسان را به محتوای مربوطه در میان دپارتمان‌ها و فرآیندهای کسب‌وکار متصل می‌کند.
این متن با استفاده از ربات مترجم مقاله کسب و کار ترجمه شده و به صورت محدود مورد بازبینی انسانی قرار گرفته است.در نتیجه می‌تواند دارای برخی اشکالات ترجمه باشد.
مقالات لینک‌شده در این متن می‌توانند به صورت رایگان با استفاده از مقاله‌خوان ترجمیار به فارسی مطالعه شوند.