پاندمی کووید-۱۹ شرکت‌ها و کسب و کارهای بی‌شماری را ناچار به پذیرش تغییرات سازمانی با سرعتی باورنکردنی کرده است. برای درک عوامل موفقیت یا شکست تغییرات سازمانی مبتنی بر بحران، پژوهشی در مورد تغییرات شرکت‌ها در طول ۱۵ سال انجام شده است. این پژوهش نمونه‌ای بالغ بر ۲۵۰۰ مورد از تجارب تغییرات و اصلاحات سازمان‌ها را در بر می‌گیرد. طبق آنچه مشاوران کسب و کار غزال از این مجموعه اطلاعات به دست آورده اند آنست که تغییرات سازمانی که به ناچار و در اثر بحران به وجود آمده‌اند، در ۷۵ درصد مواقع مزایایی برای سازمان به همراه داشته است. ۱۹ درصد به شرکت‌ها آسیب وارد کرده و تنها ۸ درصد کسب و کارها به هدفی که برنامه‌ریزی کرده‌اند، دست یافته‌اند.
مدیران برای افزایش موفقیت در فرایند تغییرات سازمانی چه کنند؟
۱. سریع حرکت کنید ولی برنامه داشته باشید
زمان مهم‌ترین عنصر شرایط بحرانی است. طبق تحقیقات صورت گرفته توسط مشاوران کسب و کار غزال، در صورتی که تغییرات سازمانی در دوران بحران بیش از شش ماه به طول انجامد، احتمال زیادی وجود دارد که با شکست روبرو شود. در طولانی مدت و تحت تاثیر بحران، شرایط سازمان به صورت مداوم تغییر می‌کند و بهره‌گیری از مدل‌های جدیدتر و به روزرسانی، چارچوب تغییرات را اجتناب‌ناپذیر می‌کند.
البته سریع اقدام کردن به معنای بی‌برنامه‌بودن نیست!
طبق تجربه های موفقی که محموعه مشاوران غزال داشته اند این نکته حائز اهمیت است که تنها یک سوم شرکت‌هایی که تغییرات سازمانی را تجربه میکنند از ابزارهای برنامه‌ریزی دقیق بهره می‌گیرند. یک سوم از این شرکت‌ها هیچ برنامه‌ای ندارند و به طور ویژه کسب و کارهایی که بدون هیچ برنامه‌ای یا با یک برنامه کلی و غلط تغییرات سازمانی را تجربه میکنند شانس بسیار پایینی برای موفقیت دارند.
۲. منابع انسانی خود را ارزیابی کنید
متاسفانه، طبق اطلاعات ثبت شده در بانک داده مشاوران کسب و کار غزال، بیشتر کسب و کارها به تحلیل منابع انسانی سازمان به اندازه تحلیل‌های مالی اهمیت نمی‌دهند!
همان‌طور که یکی از مدیران منابع انسانی یک شرکت بزرگ انرژی در بریتانیا می‌گوید: «ما اکثرا داده‌های کامل و سیستماتیک در مورد منابع انسانی سازمان نداریم و برای تصمیم‌گیری بر اطلاعات مبهم تکیه می‌کنیم. ما حتی از بیشتر استراتژی‌هایی که می‌توان برای بهبود بهره‌وری و رضایت شغلی نیروی انسانی به کار برد بی‌اطلاع هستیم.»
منابع انسانی سازمان از نظر تاثیری که بر بهره‌وری و نتایج عینی کسب و کار در عمل بر جای می‌گذارد، اهمیت زیادی در برنامه‌ریزی تغییرات سازمانی دارد. در شرایط بحرانی، تحلیل بهره‌وری بخش‌های مختلف منابع انسانی سازمان، ضرورت بالایی پیدا می‌کند. گاهی سازمان‌ها ناچار به حذف یا دورکار کردن برخی بخش‌ها می‌شوند یا به سراغ راه‌حل‌هایی ما نند تعدیل نیرو می‌روند. تمامی این اقدامات با مطالعه و ارزیابی کامل در کسب و کارهایی که به مجوعه کسب و کار غزال جهت دریافت مشاوره مراجعه کرده اند جهت به اجرائی رساندن توصیه اکید میشود.
۳. انواع اهداف سازمان را بازتعریف و بسته به آن‌ها، برنامه‌ریزی مالی داشته باشید
در صورتی که سازمان قادر به اختصاص بخشی از درآمد و سرمایه مالی خود به بهره‌گیری از ظرفیت‌های درونی خود باشد، احتمال موفقیت در فرایند تغییرات سازمانی افزایش می‌یابد، حتی اگر به قیمت کاهش بودجه برخی بخش‌های هزینه‌بر تمام شود.
بنابراین، باید بر اساس اهداف کسب و کار و رویکردهای خلاقانه مبتنی بر آن، به برنامه‌ریزی پروگرام‌های اجرایی و نحوه اختصاص بودجه مالی به آن‌ها پرداخت.
بر اساس تجربه مشاوران کسب و کار غزال، این فرایند جزء بخش‌هایی است که به کمک یک تیم کوچینگ یا یک کوچ رهبری تسهیل می‌گردد.
۴. تمام اعضای تیم مدیریتی را دخیل سازید
این که چطور در مورد تغییرات سازمانی تصمیم بگیرید اهمیتی بیشتر از خود تصمیمات دارد. پژوهش‌ها نشان داده است که سازمان‌های موفق تمامی اعضای تیم مدیریتی خود را در فرایند تصمیم سازی مشارکت می‌دهند. به این صورت که بخش‌های مختلف اجرایی را نیز در جلسات تصمیم سازی دخیل یا آن‌ها را در زمینه تصمیمات و جزییات آن‌ها، آگاه میسازند.
علت این موفقیت در این است که برای اجرای تغییرات سازمانی به تمامی اعضای تیم‌های مدیریتی و اجرایی کسب و کار نیاز است و بنابراین این افراد باید در جریان تصمیمات صورت گرفته قرار گیرند و تا حد امکان در فرایند تصمیم سازی مشارکت داشته باشند. متاسفانه، طبق آنچه در کسب و کارهایی که به مشاوران غزال مراجعه میکنند، این رویکرد چندان متداول نیست و تغییرات سازمانی در شرایط بحرانی عمدتا تحت یک رهبری مستقل و تعداد محدودی از همکارانش صورت می‌گیرد.
۵. در نحوه اجرای تغییرات سازمانی انعطاف‌پذیری داشته باشید
در ۵۰درصد موارد، تغییرات سازمانی که با شکست مواجه می‌شوند به دلیل پافشاری است که مدیران بر اجرای یک برنامه ثابت دارند.
درحالی‌که، در شرایط بحرانی که عدم قطعیت و بی ثباتی زیاد است، نیاز به انعطاف‌پذیری در اجرای برنامه‌ها افزایش می‌یابد. به‌خصوص، آزادی عمل مدیران برای ایجاد خلاقیت در پروژه‌های مورد نیاز باید بیشتر شود. بنابراین، باید تاکید بر جزییات برنامه‌ها کاهش یابد.
۶. تغییرات سازمانی را به سرعت در سطح سازمان اطلاع‌رسانی کنید
در تمامی سازمان‌ها، روابط چهره به چهره بر برقراری ارتباط از طریق اتوماسیون اولویت دارند.
با این وجود، در فرایند تغییرات سازمانی که شرایط بحران صورت می‌گیرد، ارتباطات مجازی بیشتر است و با احتمال موفقیت بیشتری هم روبرو است.
بنابراین، باید از طریق ابزارهای مورد استفاده سازمان از جمله اتوماسیون، ایمیل‌های شخصی و جلسات ویدیو کنفرانسی، افراد در جریان تغییرات برنامه‌ریزی شده قرار گیرند. بهترین کار این است که کارمندان به صورت مشارکتی و در قالب جلسات در متن تصمیمات قرار گیرند و صرفا یک فرایند بالا به پایین اتفاق نیفتد.
همچنین، وظیفه هر بخش در فرایند تغییرات سازمانی معین شود.
۷. چرخه بازخورد مثبت ایجاد کنید
انتظار نداشته باشید که با اجرای تغییرات سازمانی، کسب و کار شما شروع به ارائه عملکردی عالی کند. مسائلی که در جریان تغییرات به وجود می‌آیند زیاد هستند و نیاز به بررسی مداوم و اصلاح آن‌ها وجود دارد. بنابراین، تغییرات سازمانی که چرخه‌هایی برای پایش و ارائه بازخورد تعریف میکنند، موفق‌تر هستند. این پایش و بازخورد عموما از طریق تیم اجرایی صورت می‌گیرد و به سرپرستان و تیم‌های مدیریتی ارجاع داده میشود تا تغییرات لازم در برنامه‌ها صورت گیرد.
چگونه در بحران به مدیر بهتری تبدیل شویم؟
بگذارید بحران کاتالیزوری باشد که به شما کمک می‌کند تا به بهترین رهبر ممکن تبدیل شوید. رهبری یک بحران به‌طور موفقیت‌آمیز علاوه‌بر تصمیم‌گیری سریع و تفکر، مستلزم هوش عاطفی و تمایل به قرار دادن خود در خدمت تیم و سازمان است.
مشاوران کسب و کار غزال معتقدند، بحران فرصتی برای اثبات توانایی است.
شرایط چالش برانگیز می‌تواند به شما کمک کند تا به‌طور فعال مهارت‌های رهبری خود را بهبود ببخشید. اگر در مورد توانایی‌های رهبری خود اطمینان ندارید و می‌خواهید به رهبر بهتری برای شرکت خود تبدیل شوید، نکات زیر را در نظر بگیرید تا فعالانه‌تر فکر کنید. تغییرات سازمانی موثر رقم بزنید. بر روی نقاط قوت موجود تمرکز کنید و کاستی‌های رهبری را جبران کنید. در ادامه با ما همراه باشید.
1. یک رهبر عالی چه کسی است؟
رهبران قوی در مواقع بحران چه ویژگی‌های خاصی از خود نشان می‌دهند؟ شما می‌خواهید اعضای تیم و کارمندان سبک رهبری شما را پس از ایجاد تغییرات سازمانی و عبور از بحران چگونه توصیف کنند؟
یکی از ویژگی‌های کلیدی یک رهبر خوب، مورد اطمینان بودن است. اکثر افراد، رهبران با اعتماد‌به‌نفس، قوی و آرامی را در دوره‌های سخت ترجیح می‌دهند. آن‌ها می‌خواهند به مدیریت شما اعتماد کنند. با این حال، خوش‌بینی بیش از حد نسبت به یک رهبر در طول بحران چیز خوبی نیست. مثبت‌اندیشی باید به واقعیت تبدیل شود. اگر کارکنان شما احساس میکنند که پیش‌بینی‌های شما بیش از حد امیدبخش هستند، ممکن است به رهبری شما ایمان نداشته باشند.
2. کارمندان خود را در اولویت قرار دهید
اطمینان حاصل کنید که در تغییرات سازمانی نیازهای اعضای تیم خود را در اولویت قرار داده‌اید. به نیازها و ترس‌های درحال تحول آن‌ها رسیدگی کنید و مطمئن شوید که آن‌ها در کسب و کار شما، خواه در دفترکار یا به‌صورت دورکاری احساس امنیت میکنند.به همین ترتیب، در اعمال تغییرات سازمانی به مواردی از قبیل تصمیم‌گیری درمورد ساعات کاری، نیازهای خانواده و ... انعطاف‌پذیر باشید.
مشاوران کسب و کار غزال بر این باورند، این کار کمک زیادی به ایجاد حس امنیت و افزایش احساس وفاداری آن‌ها به کسب و کار شما خواهد کرد.
3. یک برنامه سلامت برای کارمندان اجرا کنید
یکی از بهترین راه‌ها برای کمک به تیم خود در مقابله با استرس موجود در تغییرات سازمانی دوران بحران، ایجاد یک برنامه سلامت است. این به معنای انجام آن دسته از اقدامات خود مراقبتی است که برای حفط سلامت جسم و ذهن لازم است. این اقدامات شامل خواب کافی، تغذیه خوب، ورزش، تمرکز حواس و تفریح یا بازی است. زمینه‌هایی برای افزایش معاشرت کارمندان با دوستان و عزیزانشان ایجاد کنید.
در صورت لزوم میتوانید از مشاوره برای کمک به کارمندان خود کمک بگیرید. عوامل استرس‌زا را شناسایی کنید و استراتژی‌های جدیدی برای مقابله با آن‌ها ایجاد کنید.
4. اهداف کسب و کار خود را ارزیابی و اصلاح کنید
تغییرات سازمانی در بحران می‌تواند به معنای ایجاد فرصت و تغییر باشد. یک رهبر قوی باید بتواند اهداف کسب و کار خود را در شرایط فعلی ارزیابی مجدد کند. ممکن است لازم باشد برخی چیزها را به تعویق بیاندازید یا حتی به طور کلی کنار بگذارید. با این حال، فرصت‌های جدید نیز ممکن است در نتیجه این بحران ایجاد شوند. یک رهبر قوی باید بیاموزد چگونه با ایجاد تغییرات سازمانی، کسب و کار خود را به سرعت با شرایط وفق دهد.
برای افزایش انعطاف‌پذیری و بهبود عملکرد در شرایط بحران، انتخاب‌های خود را از دیدگاه ذینفعان مختلف این کسب و کار، مشاهده کنید. به این فکر کنید که در تغییرات سازمانی چه چیزی برای کسب و کار، کارمندان، سرمایه‌گذاران، مشتریان و ... بهتر است.
5. با صراحت ارتباط برقرار کنید
اطلاعات واقعی تغییرات سازمانی در شرایط بحران را با کارمندان و سایر ذینفعان به روشی صریح به اشتراک بگذارید. در تمام گفتگوها و ارتباطات رسمی خود، همدلی و شفقت را حفظ کنید؛ اما اطمینان حاصل کنید که در مورد وضعیت موجود صریح و شفاف هستید. اطلاعات درست و واقعی باعث اطمینان خاطر، آرامش و حفظ حمایت افراد در هنگام بحران خواهد بود.
درصورت امکان از ارتباطات حضوری استفاده کنید. کلمات، لحن، حالات چهره و ارتباط رودرو درک شرایط را برای طرفین آسان تر می‌کند. اگر ارتباط حضوری امکان‌پذیر نیست، رسانه‌ای را انتخاب کنید که برای موقعیت موجود مناسب است.
سخن پایانی
بحران و چالش‌های حاصل از آن می‌توانند به‌عنوان یک کلاس درس و آزمایشگاه در زندگی واقعی عمل کنند که در آن مهارت‌های رهبری شما تقویت می‌شوند. بحران‌ها فرصت‌های بسیار مناسبی برای ایجاد تغییرات سازمانی در بحران فراهم میسازند و کووید-۱۹ چنین فرصت و البته چالش غیرمنتظره‌ای محسوب میشود.
با استراتژی‌های مذکور در این مقاله کوتاه می‌توان شانس موفقیت کسب و کار در اعمال تغییرات متناسب با شرایط عدم قطعیت و بحران را افزایش داد.
منبع: سایت کسب و کار دانشگاه هاروارد
مشاوران غزال با ماموریت رشد و توسعه کسب‌وکارهای کوچک و متوسط و اسکیل استارتاپها فعالیت می‌کند. جهت اطلاع از گامهای رشد و اسکیل آپ میتوانید درسهای تکمیلی را در سایت مشاوران غزال مطالعه داشته باشید. شما صاحبین کسب و کار میتوانید از طرق لینکدین و یا سایت مشاوران غزال همراه ما باشید.
جهت استفاده از یک جلسه کوتاه رایگان از لینک زیر استفاده کنید.
درخواست مشاوره مشاوران غزال
