عموما در سازمان هاي دولتي كشور، تعداد كاركناني كه در هر بخش روي موضوعي كار مي‌كنند بيشتر از تعدادي است كه آن موضوع نياز دارد در نتيجه مديران براي اينكه اطمينان يابند كارمندان مشغول به كار هستند رويه ها و برنامه ريزي هاي ميان مدتي براي انجام كارهاي موازي و يكسان در بخش هاي مختلف سازمان شكل مي‌دهند. اين رويه ها مانند ارسال مكاتبه ها، ارائه گزارش هاي هفتگي و ماهانه، ساختن اسلايد و فايل‌هاي مختلف، جلسات مكرر تحت عنوان هاي مختلفي مانند دپارتمان هاي تخصصي، كارگروه‌ها و جلسات هفتگي روسا و كارشناسان به شكل گيري روال و فرهنگي با عنوان "پر مشغلگي، جايگزيني براي اثربخشي"، كمك مي‌كند كه در نتيجه شكل گيري اين فرهنگ، محيط سازمان در مقابل هر ايده مخالف يا حتي پيشنهاد اصلاح و بهبودي مقاومت نشان مي دهد و همينطور كارمندان هم در آن به انجام كارهاي تكراري و روال گونه خو مي‌كنند و حس خودشكوفايي و ايده پروري در آنها را از بين مي‌رود.
در نبود شاخص هاي واضح و صريح در مورد تعيين اثربخش بودن و با ارزش بودن كارها، بسياري از كارمندان در سازمان‌ها به پرمشغلگي نمادين روي مي‌آورند: انجام كار زياد به شكلي قابل رويت!
در اين سازمان ها، مديران و افراد لايه هاي بالايي سازمان نيز از كاركنان خود انتظار دارند كه مشغول باشند در واقع با رفتارهاي خود اين موضوع را اعلام مي كنند كه: اگر نشان ندهيد كه مشغول كار هستيد، فرض خواهم كرد كه كارايي و اثربخشي نداريد!
اگر به طور واقع بينانه به اين موضوع نگاه كنيم متوجه مي‌شويم كه اين موضوع متعلق به زمان هاي گذشته و در اصل براي خط توليد است نه براي كارشناسان و كارمندان سازماني!
توليد ارزش از اطلاعات، فعاليتي است كه غالبا با پر مشغلگي نمادين، جور در نمي‌آيد. راهكارهايي براي جلوگيري از شكل گيري روندهاي تكراري و مبارزه با حس بي ميلي و عادت به كارهاي كم ارزش در سازمان ها پيشنهاد شده است:
1- تمركز روي عمل يا برنامه ريزي براي عمل:
اغلب مديران پرمشغله و بي‌نظم عمده توجه‌شان را معطوف به خود عمل مي‌کنند و نه برنامه‌ريزي براي آن. اين در حالي است که مديران موفق کساني هستند که پيش از انجام هر کاري در راستاي برنامه‌ريزي براي آن و شفاف‌سازي در مورد آن اقدام مي‌کنند. علاوه بر اين، مديران موفق از سياست «دو گام به پيش يک گام به پس» پيروي مي‌کنند و ضمن پرهيز از عجله و شتاب‌زده عمل کردن در مورد پروژه‌هاي آينده، نيم نگاهي به گذشته و فعاليت‌هاي قبلي خود نيز دارند. يکي از عادت‌هاي مديران موفق، اختصاص 5 دقيقه در هر روز به بررسي کارهايي که انجام داده يا بايد انجام مي‌داده و کارهايي که نبايد انجام مي‌داده، است. در حالي که مديران پر مشغله بي‌توجه به گذشته و تجربيات به دست آمده، فقط در فکر اجرايي کردن برنامه‌هاي آينده خود هستند.
2- انجام كارها به اندازه اي كه توان داريد:
خیلی از مدیران جوان ترجیح می‌دهند کارهای متنوع و متفاوتی را به‌طور همزمان در یک دوره زمانی کوتاه انجام دهند و فکر می‌کنند داشتن این ویژگی نشانه‌ای از پویایی و چند بعدی بودن آنهاست. اما مدیران باتجربه با این رويكرد موافق نیستند و سرشان را بیش از حد شلوغ نمی‌کنند. در واقع چند فعاليتي موجب بروز كاهش بهره وري و عدم تمركز روي كارها خواهد شد.
3- ارزيابي اثربخشي از روي نتايج باشد نه فعاليت هاي روزمره:
مدیران و کارکنان پرمشغله عادت دارند درمورد شلوغ بودن سرشان سخن بگویند و از این طریق به دیگران بقبولانند که در حال انجام کارهای مهمی هستند و اگر یکی از کارهایشان را به درستی انجام نداده‌اند، به خاطر پر مشغله بودن‌شان است و نه به خاطر ناکارآمدی‌شان. در حالی که مدیران توانمند و لایق به جای پر حرفی و ادعا کردن به‌گونه‌ای عمل می‌کنند که عملکرد درخشان‌شان بیانگر توانایی‌ها و تلاش شان باشد. علاوه بر این مدیران پر بازده دوست دارند به جای پرحرفی در مورد برنامه‌های آتی خود به اقداماتی که تاکنون برای دستیابی به آنها انجام داده‌اند، اشاره کنند و همین پیشینه است که بهترین شاخص برای پیش‌بینی عملکرد آینده آنها محسوب می‌شود
4- آموزش مديريت زمان به كاركنان:
مدیران و كارمندان موفق کسانی هستند که زمان را مدیریت کرده و از آن برای سنجش عملکردشان استفاده می‌کنند. مدیران پرمشغله به این ضرب‌المثل ایرلندی اعتقاد دارند که می‌گوید: «انجام دادن هر کاری بهتر از انجام ندادن هیچ کاری است.» در حالی که این تفکر کاملا اشتباه است و انجام دادن کارهایی که ما را به اهداف ارزشمندمان نزدیک‌تر نمی‌کند، نه تنها هیچ ضرورتی ندارد، بلکه مضر و خسته‌کننده نیز هست و باعث می‌شود 24 ساعت شبانه‌روز برای بعضی‌ها کوتاه‌تر به نظر برسد و به همین دلیل آنها احساس می‌کنند دچار کمبود وقت هستند.
5- برنامه ريزي مجدد نظام انگيزشي و ارتقاء بر اساس بازدهي كاركنان
در هر حوزه ارتقاء صرفا بر حسب يك موضوع مثل سابقه يا تحصيلات نباشد تا كاركنان متوجه شوند كه كارها و رفتارهاي اثربخش آنها تاثير مستقيمي در ارتقاء و پاداش و تنبيه آنها دارد.
6- از دوركاري هدفمند استفاده كنيد
با توجه به دوران كرونا، اين پيشنهاد به طور جدي تري جاي بررسي دارد زيرا دوركاري هدفمند به خوبي مي‌تواند كارمنداني كه به اصطلاح "شو" بازي مي‌كنند و پر مشغلگي نمادين انجام مي‌دهند را از كاركناني كه واقعا كاري براي انجام دادن دارند مشخص كند.
7- آموزش و پياده سازي نظام آراستگي محيط (5S)
نظام آراستگي شامل ساماندهي، نظم و ترتيب، نظافت، استانداردسازي و انضباط مي‌باشد. يك ميز شلوغ قطعا نشانه‌اي از پر مشغلگي است! اگر در سازمان‌ها كارمندان به اجراي 5S وا داشته شوند ديگر نمي توانند ميز خود را شلوغ كنند و درنتيجه مجبور به فعاليت اثربخش خواهند شد
همه اين پيشنهادها در صورتي كاربردي خواهد بود كه مديران عالي سازمان ها ضرورت تغيير را متوجه شوند و جرأت پياده سازي تحولاات سازماني را داشته باشند.
