راهنمای جامع تعیین هدف با رویکرد اسمارت SMART

امروزه کسب وکارها بیش از هر زمان دیگری بر برنامه ریزی استراتژیک موثر و تعیین هدف متمرکز هستند. در نگاه اول این قبیل فرآیندها ممکن است بسیار ساده به نظر برسند با این حال، خیلی موارد بیشتری در پشت پرده اتفاق می‌افتد. شرکت‌ها زمان و منابع زیادی را به برنامه ریزی استراتژیک مبتنی بر هدف اختصاص می‌دهند. از این گذشته، آنها نقدینگی و موفقیت آینده شرکت را تعیین می‌کنند. این مطلب مفاهیم مربوط به هدف گذاری و معیارهای SMART، مزایای مربوط به آنها و دستورالعمل‌های نوشتن اهداف SMART را شامل می‌شود.

اهداف SMART چیست؟

چگونه اهداف SMART بنویسیم؟

یک الگوی هدف SMART

آشنایی با نحوه تعیین اهداف SMART

نتیجه گیری

اهداف SMART چیست؟

"تعیین هدف و عملکرد(Performance) وظایف: 1969-1980" اولین مطالعه‌ای بود که اهمیت تعیین اهداف دست یافتنی و در عین حال چالش برانگیز را ترویج کرد و نشان داد که 90% از افراد با اهداف مرتبط و چالش برانگیز عملکرد بهتری دارند و این موضوع به بازده و حصول سود بیشتر کسب و کار منجر می‌شود.

طی سال‌ها، تیم‌های مدیریت و بازاریابی با جایگزین‌های متفاوتی برای هدف‌گذاری و افزایش عملکرد در محل کار روبرو بودند. یکی از فرآیندهای متداول و شایع استفاده از وازه SMART است.

جورج تی-دوران(George T. Doran)، مشاور و مدیر سابق برنامه‌ریزی شرکت آب واشنگتن، برای اولین بار مخفف SMART را معرفی و مقاله‌ای با عنوان There’s a S.M.A.R.T راهی برای نوشتن اهداف(objectives) و اهداف(goals) مدیریتی در نوامبر 1981منتشر کرد.

هدف (Goal) به معنای تلاش برای رسیدن به چیزی است که می‌خواهیم به آن برسیم.
هدف می‌تواند به شکل کلی یا تفصیلی تعریف شود، به این معنی که ممکن است بخواهیم به شکل عمومی به یک هدف دست یابیم (مثل افزایش فروش) یا با تعریف وضعیت‌های کوچکتر، برای رسیدن به آن هدف کار کنیم.
اهداف (Objective) به اهداف تعریف شده برای دستیابی به هدف کلی گفته می‌شود.
به‌عنوان مثال، اگر هدف شما افزایش فروش است، اهداف شما ممکن است شامل افزایش بازدیدکنندگان وبسایت، افزایش تبدیل‌نرخ، افزایش میانگین سفارش و ... باشد.
بنابراین، هدف و اهداف به عنوان دو مفهوم متمایز، همیشه دست‌خط سازنده بر مسیر رسیدن به هدف هستند.

با سرعت و رشد، پنج قانون یا معیاری که امروزه به عنوان SMART شناخته می‌شوند، به عنوان یک ابزار روانشناختی که برای افزایش بهره وری عمل می‌کنند مورد توجه قرار گرفت. یک هدف SMART می‌تواند درک روشن و متقابلی را از آنچه که سطوح عملکرد مورد انتظار و توسعه حرفه‌ای و همچنین برای دستیابی به اهداف شخصی موفق تشکیل می‌دهد را تقویت کند.

تعریف و معنی اهداف SMART

عبارت SMART مخفف Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-Bound است.

مخفف اهداف SMART تعمیم و برداشت‌های متفاوت نسبت به اصل مفهوم را حذف می‌کند، بنابراین پایه‌ای را برای ردیابی پیشرفت و شناسایی ضرب الاجل‌های از دست رفته ایجاد می‌کند. وقتی یک کسب‌وکار این پنج پارامتر را تعریف می‌کند، اساساً تضمین می‌کند که تیمش در یک چارچوب زمانی از پیش تعیین‌شده به اهداف تعیین و مشخص شده دست می‌یابد.

مزایای تعیین اهداف SMART چیست؟

مفهوم SMART یک ابزار موثر با محبوبیت روزافزون است. کسب‌وکارها در سراسر جهان معیارهای برنامه‌ریزی استراتژیک و تعیین هدف را به دلیل مزایای زیر مدنظر قرار می‌دهند:

• در کوتاه مدت و بلندمدت حس جهت گیری می‌دهد
• رویکرد SMART به تیم‌ها کمک می‌کند تا اهداف موثری ایجاد کنند
• تمرکز برروی حیاتی‌ترین جنبه‌ها / تعیین مستقیم اولویت‌ها
• این انگیزه تیم‌ها است تا از مناطق امن خود خارج شوند و اقدام کنند
• هنگام رعایت ضرب الاجل‌ها احساس رضایت بوجود می‌آورد
• مدیریت زمان را تسهیل می‌کند
• صرفه جویی در زمان به دلیل فعالیت‌های هدفمند
• حس قرار گرفتن در مسیر درست را فراهم می‌کند (پیشرفت را اندازه گیری می‌کند)
• نقاط قوت و ضعف یک تیم را ارزیابی می‌کند
• مناطق حیاتی عملیاتی که نیاز به بهبود دارند را شناسایی می‌کند

چگونه اهداف SMART بنویسیم؟

بخش زیر شامل مراحل فرآیند نوشتن اهداف SMART و همچنین مثال‌های عملی برای تشکیل یک بیانیه هدف جامع است.

تعیین و تدوین محدوده یک هدف SMART

اهداف SMART می‌توانند طیف وسیعی از مسئولیت‌های شغلی و معمولاً فعالیت‌های شغلی روزمره را مورد توجه قرار دهند. کسب‌وکارها در درجه اول از معیارهای SMART استفاده می‌کنند تا توجه و منابع خود را به سمت حیاتی‌ترین جنبه‌های عملیات خود هدایت کنند و در نتیجه به اولویت‌های خود دست یابند.

اهداف SMART می‌توانند اهداف شخصی یا تجاری مختلفی را پوشش دهند، مانند افزایش/کاهش، توسعه، ساخت، بهبود و صرفه جویی در چیزی (منابع، هزینه، درآمد، زمان و غیره).

تعیین محدوده هدف SMART یک فرآیند سه مرحله‌ای با هدف کمک به دستیابی به اهداف شخصی یا تجاری است:

• تعریف جنبه‌های مختلف شغلی، حوزه‌های وسیع مسئولیت و نتایجی که کسب‌وکار (یا یک کارمند منفرد) در قبال آنها پاسخگو است.
• ایجاد یک بیانیه هدف برای هر حوزه مسئولیت خاص، تمرکز بر نتایج، نه ابزار دستیابی به آنها
• اطمینان از اینکه دامنه هر هدف در سطح بالایی است، به اندازه‌ای که نتایج اصلی را در بر گیرد، نه وظایف خاص.

توجه: اگر یک کسب و کار اهداف زیادی داشته باشد، می‌تواند نشان دهد که آنها در سطح بسیار پایینی توسعه یافته‌اند و رسیدن به اهداف کاری در این شرایط می‌تواند چالش برانگیز باشد. این اهداف به جای تمرکز بر تصویر گسترده تر و نتیجه، بیشتر وظیفه محور هستند. یک راه حل عملی برای این مشکل، ترکیب چندین بیانیه در یک هدف جامع‌تر است.

«مردم زمانی بهتر کار می‌کنند که بدانند هدف و چرایی آن چیست. مهم این است که مردم مشتاقانه منتظر باشند تا صبح سر کار بیایند و از کار کردن لذت ببرند.
الون ماسک

نوشتن محتوای یک هدف SMART

یک هدف کلی در مقایسه با یک هدف SMART شانس کمتری برای تحقق دارد.

مثالی از یک هدف کلی: "من امسال سود خود را افزایش خواهم داد".

خاص و مشخص S – Specific

ابتدای اهداف SMART همیشه مشخص هستند و جزئیات کافی را برای از بین بردن بلاتکلیفی یک هدف کلی ارائه می‌دهند.

مثالی از یک هدف مشخص: «بخش فروش با افزایش تلاش‌های بازاریابی در بازار داخلی، امسال سود را افزایش می‌دهد».

اهداف خاص به سؤالات معروف «W» پاسخ می‌دهند:

What آنچه کسب و کار می‌خواهد به آن دست یابد / چه اقداماتی باید انجام شود (افزایش سود)

Where جایی که فرآیند در حال انجام است (در بازار داخلی)

Who چه کسی در این فرآیند شرکت خواهد کرد / چه کسی مسئول است (بخش فروش)

Why چرا ماهیت این هدف را دنبال می‌کند / چرا هدف مهم است (کسب درآمد بیشتر)

Which کدام الزامات، محدودیت‌ها، موانع و غیره هستند

When وقتی، حتی اگر به بخش محدودیت زمانی تعبير می‌شود (امسال)

توجه: هر هدف خاصی نباید به همه سؤالات پاسخ دهد. آنها به عنوان نقطه شروع ارائه می‌شوند. این یک لیست کلی است.

قابل اندازه گیری M – Measurable

یک هدف SMART خاص و مشخص یک پایه محکم است اما بدون معیارهای مناسب تقریباً هیچ ارزشی ندارد. تعیین معیارهایی برای تعیین اینکه آیا یک کسب و کار به هدف می‌رسد یا خیر و پیشرفت را دنبال می‌کند، هدف را ملموس‌تر می‌کند. معمولاً این موضوع به اعداد یا رضایت مشتری/کارمند تعبير می‌شود.

یک هدف قابل اندازه گیری معمولاً به سؤالاتی مانند موارد زیر پاسخ می‌دهد:

• چه مقدار منابع / زمان / و غیره
• چند عضو تیم / روز / و غیره
• چگونه متوجه خواهیم شد که این کار انجام شد؟

نمونه‌ای از یک هدف قابل اندازه گیری: "بخش فروش با افزایش 5٪ هزینه‌های بازاریابی در بازار داخلی، سود را در سال جاری 15٪ بهبود می‌بخشد."

توجه: یک کسب‌وکار می‌تواند به راحتی این شاخص‌ها را اندازه گیری کند زیرا آنها به صورت اعداد بیان می‌شوند (درآمدها، هزینه ها، سود) این موارد اندازه گیری‌های کمی هستند.

با این حال، یک هدف قابل اندازه گیری می‌تواند شکل دیگری نيز داشته باشد: "بخش فروش با افزایش رضایت مشتری در بازار داخلی، سود را در سال جاری 15٪ بهبود می‌بخشد."

مورد دوم به اندازه گیری‌های کیفی اشاره دارد که نمی‌توان به همین سادگی ارزیابی کرد. در این مورد، یک نهاد باید از منظر بازخورد مشتری، توصیفات، رتبه‌بندی، نظرسنجی‌ها و غیره به فكر ایجاد امکان پایش باشد. در بلند مدت، رضایت مشتری به وفاداری مشتری/برند و افزایش سود تعبير می‌شود. با این حال، تعیین این اثرات دشوار است.

قابل دستیابی و تحقق پذیر A – Achievable

آیا کسب و کار می‌تواند سود خود را تا 15% در یک سال بهبود بخشد؟ آیا این واقعیت جایگاه آن است (آیا رشد سریعی دارد، آیا تقاضا برای این محصولات/خدمات وجود دارد)؟

از سوی دیگر، آیا واحد مورد نیاز سرمایه و منابع لازم برای افزایش 5% هزینه‌ها را دارد؟ یا این تصمیم به عملکرد آن، بدهی شرکت در درازمدت آسیب می‌رساند یا به موقعیت آن در بازار آسیب می‌رساند؟

اینها و طیفی از سؤالات دیگر باید در نظر گرفته شود. یک کسب و کار ممکن است نیاز به گسترش توانایی‌های خود، توسعه مهارت‌های جدید، تغییر نگرش یا شناسایی فرصت‌هایی باشد که قبلا نادیده گرفته شده‌اند. با این حال، آنها باید بتوانند به سرعت به هدف تعیین شده دست یابند. اگر هدف بیش از حد خوشبینانه به نظر برسد، تیم ممکن است به گزینه‌های دیگر و قابل دوام تر فکر کند.

مرتبط و واقع بينانه Relevant/Realistic

یک بیانیه هدف SMART واحد باید پايدار بوده و از منظر تصویر گسترده‌تر و ماموریت كسب‌وكار منطقی باشد. همه بخش‌های یک نهاد باید در یک جهت حرکت کنند، یا به عبارت دیگر، همسو باشند.

یک هدف SMART مرتبط و واقع بینانه به سؤالات زیر پاسخ می‌دهد:

• آیا این ایده ارزشمند به نظر می‌رسد؟
• آیا این هدف با جهت گیری کلی شرکت همسو است؟
• آیا سایر بخش‌ها مایل به کار در جهت دستیابی به این هدف هستند؟

محدود به زمان T -Time-Bound

عنصر محدود به زمان در هدف "امسال" است، بنابراین نیازی به گسترش بیانیه نیست. با این حال، تقسیم مهلت به نقاط عطف کوتاه‌تر کمک می‌کند، زیرا یک سال بسیار گسترده است. جایگزین بهتر می‌تواند این موارد باشد:

"دپارتمان فروش سود را در این ماه / سه ماهه تا ... 3٪ بهبود می‌بخشد."

یک هدف محدود به زمان (Time-Bound) معمولاً به سؤالات زیر پاسخ می‌دهد:

• آخرین مهلت کی هست؟
• اولین نقطه عطف، دوم و غیره چه زمانی است؟
• تیم امروز چه کاری می‌تواند انجام دهد تا به ضرب الاجل نزدیکتر شود؟

با یک جدول زمانی، یک کسب‌وکار به ندرت اهمیت یک هدف را نادیده می‌گیرد و با فقدان آن، شرکت می‌تواند به راحتی به فعالیت‌های روزمره یا بحران‌های پیش آمده متعهد شود و آنچه را که در وهله اول باید در اولویت قرار می‌گرفت، فراموش کند.

یک الگوی هدف SMART

الگوی SMART Goals ابزاری است که ارائه فرآیند هدف گذاری و نتایج را تسهیل می‌کند. این مورد به کسب‌و‌کارها کمک می‌کند تا بیانیه‌های هدف خود را بهتر ارائه دهند و آنها را با ذینفعان در میان بگذارند.

الگوهای SMART Goals معمولا به چند بخش تقسیم می‌شوند که شکلی شبیه به زیر دارند:

Initial Goal: هر آنچه که یک فرد/کسب‌وکار در ذهن دارد.

Specific: سوالات 6W.

Measurable: چگونه می‌توان گزارش پیشرفت را نگه داشت.

Achievable: سوالاتی برای تعیین اینکه آیا هدف واقع بینانه است یا خیر.

Relevant: آیا هدف با تصویر بزرگتر همسو است؟

Time-bound: آخرین مهلت دستیابی به آن چه زمانی است؟

Smart-Goal: نسخه بهبودیافته بیانیه هدف بر اساس آشکار شدن پاسخ سوالات.

یک کسب‌وکار با نوشتن ایده اولیه شروع و سپس به ترتیب به سوالات ذکر شده در هر بخش در بالا پاسخ می‌دهد. به نوبه خود، شرکت می‌تواند بیانیه هدف عملی‌تری ایجاد کند.

الگوی زیر ممکن است به نهاد شما در نوشتن یک هدف SMART کمک کند:

[The accountable party] will [action word/s][object of the goal] to [the purpose of the goal/relevance/results] by [time].

پر کردن شکاف‌ها ممکن است به مثال‌هایی مانند موارد زیر منجر شود:

• تیم تولید برای کاهش هزینه‌ها در صورت‌های مالی تا پایان سال، کارایی را تا 10 درصد بهبود می‌بخشد.
• تا پایان فوریه، سه جلسه تیم سازی برای بهبود روحیه شرکت و در نتیجه ایجاد انگیزه و بهره وری در محل کار ترتیب خواهم داد.
• بخش پشتیبانی مشتری نرخ رضایت مشتری را تا 10 درصد در سه ماهه آینده بهبود می‌بخشد. آنها این کار را با معرفی یک راه حل 24/7 در دسترس چت زنده انجام خواهند داد.

در اینجا یک مثال عالی از یک الگوی اهداف SMART آمده است که فرآیند برنامه ریزی استراتژیک مبتنی بر اهداف هفت مرحله‌ای را به تصویر می‌کشد:

1- تعریف اهداف کسب و کار (معیارهای SMART)

توجه: کسب‌وکارها می‌توانند به سرعت هر یک از پنج فیلد را با معیارهای SMART مربوطه پر کنند (با رعایت یک رنگ برای هر حرف مخفف SMART).

2- تجزیه و تحلیل GAP در استراتژی

تجزیه و تحلیل GAP روشی برای ارزیابی عملکرد یک واحد کسب‌وکاری برای تعیین اینکه آیا الزامات یا اهداف کسب‌و‌کار برآورده شده است یا خیر و در غیر این صورت، چه اقداماتی باید برای برآورده کردن آنها انجام شود می‌باشد. تجزیه و تحلیل GAP ممکن است به عنوان تجزیه و تحلیل نیاز(needs analysis)، ارزیابی نیاز یا تجزیه(needs assessment) و تحلیل شکاف نیاز (need-gap analysis) نیز نامیده شود.

3- توسعه استراتژی‌های کلیدی برای دستیابی به اهداف SMART و بستن GAP

4- نوشتن برنامه عملیاتی(Action Plan) برای برنامه ریزی استراتژیک مبتنی بر هدف

5- نوشتن جدول زمانی اقدام برای اجرای برنامه استراتژیک مبتنی بر هدف

توجه: جدول زمانی اقدام ارتباط نزدیکی با معیارهای محدود به زمان هدف SMART دارد.

6- تعریف معیارهای کلیدی خاص برای کسب‌وکار

7- جمع بندی با نتایج مورد انتظار و اهداف کلیدی به دست آمده

آشنایی با نحوه تعیین اهداف SMART

از طریق الگوی SMART Goals لینک زیر پیشنهاد می‌شود تا هدف اصلی خود را تعیین و یک فرآیند تبدیل به سمت اهداف SMART ایجاد کنید. با این تمرین شما قادر خواهید بود از طریق سوالات مختلف که شما را به سمت روش SMART راهنمایی می‌کند، هدف خود را بازنگری کنید.

Download SMART Goals Template (.docx Word) | PDF Format | Google Docs

نتیجه گیری

اهداف SMART ابزارهای موثری هستند که می‌توانند کارایی و سودآوری یک کسب‌وکار را افزایش دهند. آنها به اهداف بلندمدت، پیشرفت بلندمدت جهت روشنی داده و حیاتی ترین جنبه‌های موفقیت را در اولویت قرار می‌دهند. تیم‌هایی با اهداف SMART بهتر می‌توانند بر روی تصویر گسترده‌تر مجموعه تمرکز كرده و خود را در فعالیت‌های روزمره گم نکنند.

تمرکز، انگیزه و بهره وری بهتر، به نوبه خود، زمینه را برای بهبود وضعیت مالی یک شرکت، همراه با شاخص‌های غیرمالی، در جهت مثبت قرار می‌دهد.

منبع
.