مدیریت زمان به بیانی ساده یعنی مهم‌ترین و فوری‌ترین وظیفه خود را تعیین کرده و سایر وظیفه‌ها را نادیده بگیریم. اما بسیاری از ما این تعریف ساده را دست کم می‌گیریم و لیست طولانی از وظیفه‌ها می‌نویسیم که عمر نوح هم کفاف آن را نمی‌دهد. بنابراین اگر شما هم از لیست وظیفه‌های طولانی بیزارید، ماتریس آیزنهاور می‌تواند راه نجات‌تان باشد. برای آشنایی با این روش تا انتهای مقاله با ما همراه باشید.
دویت دی آیزنهاور(Dwight D. Eisenhower) پیش از برگزیده شدن برای ریاست جمهوری آمریکا در نیروهای متفقین به عنوان فرمانده عالی خدمت می‌کرد. او به بخاطر شرایط کاری‌اش مجبور بود تا همیشه میان فعالیت‌ها و کارهای روزانه خود انتخاب کند. حاصل این انتخاب‌ها ابداع سیستمی با عملکرد فوری و مهم بود. او فوری‌ترین و مهم‌ترین وظیفه هر روز را مشخص می‌کرد و سپس آن را انجام می‌داد.
ناگفته نماند این سیستم علاوه بر ماتریس آیزنهاور، به ماتریس استیون کاوی هم شناخته می‌شود چرا که استیون کاوی در کتاب هفت عادت مردمان مؤثر این سیستم را معرفی کرد و به شهرت رساند.
همان طور که گفتیم عملکرد ماتریس آیزنهاور بر دو معیار اهمیت و فوریت وابسته است. اهمیت یعنی وظیفه‌ای که انجام آن برای رشد و پیشرفت ما ضروری به شمار می‌رود و اگر انجامش ندهیم بدون شک متضرر می‌شویم. به عنوان مثال راه‌اندازی کسب و کار یکی از وظیفه‌های مهم امروزی به حساب می‌آید. اگر آن را فراموش کنیم یا پشت گوش بیندازیم آینده سختی در انتظارمان خواهد بود.
معیار بعدی فوریت نام دارد و متمرکز بر اکنون است. یعنی فلان وظیفه باید همین حالا انجام شود و نمی‌توان آن را به زمان دیگری موکول کرد. به عنوان مثال فرض کنید یک نفر دست روی گلویتان گذاشته و سعی دارد خفه‌تان کند، نجات یافتن از دست این جنایتکار فوری است و گرنه جان خودتان را از دست می‌دهید.
خواندن این مطلب را فراموش نکنید: (نیاز چگونه برنامه‌هایتان را تغییر می‌دهد؟)
حال طبق این دو معیار، ماتریس آیزنهاور چهار حالت پیدا می‌کند:
دسته اول ماتریس آیزنهاور به کارهایی اختصاص دارد که باید هر چه زودتر انجام شوند و هیچگونه تاخیری در آن‌ها پذیرفته نیست. مهم و فوری یعنی لیستی از کارها که طی دو روز آینده با آن‌ها مواجه می‌شویم و راهی جز انجام و تحویل به موقع آن‌ها نداریم. مواردی که ذکر می‌کنم مثال‌های مناسبی برای این قسم به شمار می‌روند:
ناگفته نماند کارهایی که در این دسته‌بندی قرار می‌گیرند زمانی مهم ولی غیرفوری بوده‌اند اما برنامه‌ریزی نامناسب و پشت گوش انداختن‌های مداوم باعث شده فوریت پیدا کنند. حال که فوریت یافتهاند چاره‌ای جز انجام آن‌ها نداریم به همین خاطر لازم است لیست کارهای مهم و فوری کوتاه باشد چون تعدد در این لیست نتیجه‌ای جز شکست و از بین رفتن تمرکز ندارد.
خواندن این مطلب را فراموش نکنید: (چرا نمی‌توانیم فهرست برنامه‌هایمان را به پایان برسانیم؟ | هفت دلیل مشهور)
وظیفه‌هایی که مهم هستند اما هنوز به سررسید آن‌ها نرسیده‌ایم، کارهای مهم و غیرفوری نام دارند. هر آنچه در این فهرست قرار می‌گیرد بستگی به ذکاوت شما دارد. اگر برنامه‌ریزی مناسبی برای انجام آن‌ها طراحی کنید، در آینده‌ای نه چندان دور سود چند برابری نصیب‌تان می‌شود اما اگر پشت گوش بیندازید، به کارهای مهم و فوری بدل می‌شوند. به عنوان مثال:
این موارد هیچکدام فوریت ندارند در صورتی که آن‌ها را پشت گوش بیندازیم بسیاری از فرصت‌های زندگی‌مان از دست خواهد رفت. اگر برای یادگیری زبان برنامه‌ریزی نکنید، فرصت بورسیه و مهاجرت به کشور خوب را از دست می‌دهید. اگر برای راه‌اندازی کسب و کار برنامه‌ریزی نکنید، در آینده‌ای نزدیک دمار از روزگارتان درمی‌آید.
این دسته از ماتریس آیزنهاور حاصل اشتباهات خودمان است. وقتی نتوانیم قدرت نه گفتن را بیاموزیم، زندگی‌مان پر می‌شود از فعالیت‌هایی که دو هزار ارزش ندارند. به عنوان مثال دوست‌تان از شما می‌خواهد در گردش فردا به او بپیوندید اما شما کارهای مهم‌تری دارید. عدم‌توانایی در نه گفتن، وظیفه‌ای غیرمهم و فوری مثل گردش را بر دوشتان می‌گذارد.
از طرفی دیگر توصیه من برای کنار آمدن با حالت سوم واگذاری است، یعنی تا جایی که می‌توانید کارها را به دیگران بسپارید. یکی از معایب حالت سوم آنست که تمرکز را از بین می‌برد پس به دیگران بسپارید تا بار دوشتان نشود.
خواندن این مطلب را فراموش نکنید: (قیف مدیریت زمان از روری ویدن)
این دسته از ماتریس آیزنهاور حماقت نام دارد. برای یافتن نمونه‌های آن کافیست نگاهی به زندگی عموم مردم بیندازیم. به جرئت می‌توان گفت آن‌ها بیش از هشتاد درصد اوقات خود را به کارهای غیرمهم و غیرفوری اختصاص می‌دهند. به نمونه‌های زیر دقت کنید:
مثال‌هایی که برایتان ارائه دادم تنها بخشی از کارهای غیرمهم و غیرفوری هستند. نگاهی به لیست کارهای روزانه خود بیندازید و ببینید چه میزان از وقت باارزش خودتان را به این کارها اختصاص می‌دهید. ناگفته نماند منظور من این نیست از امروز دیگر فیلم نبینید یا بازی نکنید بلکه انجام این کارها باید در آخرین مرحله از برنامه‌ریزی روزانه‌تان قرار بگیرد.
با توضیحاتی که ارائه دادیم اگر احساس می‌کنید ماتریس آیزنهاور برایتان مناسب است و می‌خواهید طبق آن عمل کنید، ضروریست دستورالعمل‌های زیر را مرحله به مرحله دنبال کنید. پیروی از این دستورالعمل می‌تواند بهره‌وری شما را افزایش دهد پس با ما همراه باشید:
قدم اول
در نخستین قدم فهرستی ایجاد کنید و کارهای خود را بدون توجه به اهمیت و فوریتی که دارند یادداشت کنید. از آنجایی که این فهرست نیاز به اصلاح و تنظیم مجدد دارد، توصیه می‌کنم آن را در رایانه خود ایجاد کنید.
قدم دوم
در قدم دوم لازم است وظیفه‌هایی که یادداشت کرده‌اید را در چهار ستون ماتریس قرار دهید. تا جایی که می‌توانید ستون‌های فهرست چهارگانه را کوتاه نگه دارید.
قدم سوم
در قدم سوم نوبت به اقدام می‌رسد. هر چه سریع‌تر به سراغ ستون مهم و فوری بروید پیش از آنکه موارد بیشتری به آن اضافه شوند.
قدم چهارم
در آخرین قدم نوبت به اصلاح و بازبینی ماتریس می‌رسد. آیا وظیفه‌ای اضافه شده؟ آیا توانستید به برخی از کارهای غیرمهم ولی فوری پشت پا بزنید؟ آیا توانستید موارد تلف‌کننده زمان خود را بررسی کرده و دیگر مرتکب آن‌ها نشوید؟
نکاتی که در ادامه ذکر می‌کنم برای کسانی که قصد استفاده از ماتریس آیزنهاور را دارند ضروری است. این نکات را بخوانید و به کار بگیرید:
داشتن فهرستی از وظیفه‌ها بدون توجه به فوریت و اهمیت آن‌ها ضروری است. این فهرست را ایجاد کنید و مدام اصلاحش کنید.
با وظیفه‌ها صادقانه برخورد کنید. ممکن است وظیفه‌ای هیچگونه اهمیتی نداشته باشد ولی به خاطر عادت‌های سابق‌تان، جایگاه اشتباهی به آن اختصاص دهید.
با ستون مهم و فوری آغاز کنید. این ستون وبال گردن است. هر چه زودتر از شر آن خلاص شوید.
بر ستون مهم و غیرفوری تمرکز کنید در غیر اینصورت موارد این ستون به ستون اول منتقل می‌شوند.
نه گفتن را بیاموزید. بخش بزرگی از وظایف شما به خاطر عدم توانایی‌تان در نه گفتن است.
زمان را در ستون غیرمهم و غیرفوری کاهش دهید. این تغییر یک شبه اتفاق نمی‌افتد بلکه لازم است به تدریج و با تکنیک آن را ترک کنید.
از پشت گوش انداختن برحذر باشید. همان طور که گفتیم بسیاری از کارها به خاطر تعویق انداختن‌های بی‌مورد فوریت یافتهاند پس تا می‌توانید اقدام کنید.
برای بهره‌وری حداکثری از ماتریس آیزنهاور توصیه می‌کنم آن را با روش پومودورو ترکیب کنید. این دو تکنیک همپوشانی دارند و به شما کمک می‌کنند وظیفه‌هایتان را با سرعت و تمرکز بیشتری انجام دهید.
موارد زیر بخشی از مزایای استفاده از ماتریس آیزنهاور به شمار می‌روند:
ماتریس طبق اولویت‌بندی تنظیم می‌شود به همین خاطر اتلاف وقتی در کار نخواهد بود.
استرس و اضطراب به مقدار قابل توجهی کاهش می‌یابد چرا که موارد مهم و فوری انجام می‌شوند و سایر وظیفه‌ها هم پیش از رسیدن به اهمیت و فوریت سامان‌دهی می‌یابند.
به تعویق انداختن کاهش می‌یابد چرا که اگر وظیفه‌های مهم و غیرفوری را سازمان‌دهی نکنید، طولی نمی‌کشد کوله‌باری از وظایف بر سرتان هوار می‌شود.
با قرار دادن وظیفه‌ها در دسته‌بندی‌های مختلف و یادگیری نه گفتن قدرت تصمیم‌گیری‌تان ارتقا می‌یابد.
با داشتن فهرست مهم و غیرفوری یاد می‌گیرید چگونه برنامه‌ریزی کنید تا در آینده‌ای نزدیک دچار مشکل نشوید و این یعنی آینده‌نگری.
در کنار هر فایده‌ای ضرری هم نهفته است، ماتریس آیزنهاور نیز از این ضررها بی‌نصیب نیست. در ادامه به برخی از معایب آن اشاره می‌کنیم:
راه‌حلی برای کنار آمدن با مواردی که ناگاه در برنامه‌مان ایجاد می‌شوند نداریم. به عنوان مثال اگر یکهو مشکل فوری ایجاد شود به همه موارد ماتریس پشت پا می‌زنید؟
ستون چهارم یعنی غیرمهم و غیرفوری‌ها همگی آسیب‌زننده نیستند. به عنوان مثال بسیاری از فعالیت‌های ریلکسیشن و خودآگاهی نیز در این ستون قرار می‌گیرند.
تمرکز این سیستم بیشتر بر کارهایی است که فوریت دارند اما پیشنهادی در مورد ستون دوم ارائه نمی‌دهد. چگونه باید برای وظیفه‌هایی که فوری نیستند اما اهمیت دارند برنامه‌ریزی کنم؟
ماتریس آیزنهاور هیچ اشاره‌ای به مدت زمان لازم برای انجام وظیفه‌ها ندارد. وقتی سررسیدی در میان نباشد، مشخص نیست کارها تا چه زمانی به طول بینجامند.
ممکن است ماتریس به نقطه‌ای برسد که وظایف زیادی در ستون دوم (مهم و غیرفوری) قرار بگیرند. در این صورت چگونه می‌توانید زمان آزاد خود را برای اولویت‌بندی آن‌ها مدیریت کنید؟
اگر می‌خواهید بدانید این سیستم برایتان مفید است یا نه می‌بایست مزایا و معایب آن را با برنامه روزانه‌تان بسنجید. به عنوان مثال اگر اهل فرار کردن از وظایف روزانه هستید، ممکن است این سیستم به درد شما نخورد چون هیچ سررسیدی برای کارها تعیین نمی‌کند. از طرفی دیگر اگر فردی هستید که برنامه‌هایتان را مدام فراموش می‌کنید و پشت گوش می‌اندازید، ممکن است استفاده از این سیستم برایتان مفید باشد.
علاوه بر این گفتیم این سیستم نقص‌های مخصوص به خودش را داراست و برای جبران این نقص‌ها می‌توانید تکنیک‌های دیگری را با آن ترکیب کنید تا به بهره‌وری کاملی برسید. به طور کلی اگر می‌خواهید کارآمدی این سیستم را بسنجید چاره‌ای جز آزمایش و خطا ندارید.
خواندن این مطلب را فراموش نکنید: (اول شلیک کنید بعد نشانه بگیرید)
در این مقاله برنامه‌ریزی از طریق ماتریس آیزنهاور را توضیح دادیم و برخی از مزایا و معایب آن را بررسی کردیم. اگر می‌خواهید بدانید آیا این سیستم برای شما مفید است یا نه، چاره‌ای جز امتحان کردن ندارید. راستی اگر تجربه استفاده از این سیستم را دارید، لطفن آن را با ما به اشتراک بگذارید. نظر شما می‌تواند راهنمای من و دوستانی باشد که این مقاله را می‌خوانند.
