ما در دوره‌ای رقابتی زندگی می‌کنیم که در آن شرکت‌ها بیشتر تمرکز خود را روی افزایش بهره‌وری و کارایی قرار می‌دهند تا بتوانند در رقابت باقی بمانند و كسب‌وكار خود را گسترش دهند.
در تمامی سازمان‌ها و شرکت‌ها، برای دستیابی به هماهنگی و موفقیت بیشتر، مرتباً جلسات مختلفی برگزار می‌شنود. جلسات عناصر حیاتی و اساسی در هر محیط کاری هستند. کارمندان از طریق جلسات با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند و در مورد مسائل مختلف شرکت صحبت می‌کنند.
جلسات كاری انواع مختلفی دارند. به عنوان مثال جلسات می‌تواند رسمی، غیررسمی، بین مدیران و کارمندان، بین اعضای تیم‌های مختلف و غیره باشند. در اين متن ما قصد داريم يكی از مفيدترين و موثر‌ترين جلسات کاری را به شما معرفی كنيم، جلسات ۱:۱.
يک جلسه ۱:۱ جلسه‌ايست كه بين يک مدير و كارمندش برگزار می‌شود. در اين جلسه مدير و كارمند در مورد موضوعات مختلف از پیش تعیین شده با هم صحبت می‌کنند. موضوع خیلی مهم اين است كه جلسات ۱:۱ بين يک مدير و كارمندش بايد به طور مستمر و در فواصل زمانی مشخص برگزار شود. يكی از مهمترين دلايل برگزاری این جلسات، تاکید بر اهمیت مکالمه مستمر بین مدیران و کارمندان آنها می‌باشد.
به طور کلی در این جلسات چندین سوال و عنوان از پیش تعیین شده مطرح می‌شوند، سپس مدیر و کارمند درباره آنها صحبت می‌کنند. جلسات ۱:۱ باعث ايجاد اعتماد بيشتر بين مديران و كارمندانشان می‌شوند. همچنين برگزاري مداوم اين جلسات باعث می‌شود تا كارمندان احساس كنند كه كارهايشان ديده می‌شود و مديران به آنها اهميت می‌دهند و برای آنها اهميت قائل هستند.
به یاد داشته باشید كه جلسات ۱:۱ بین ۲ نفر، یعنی یک مدیر و یک کارمند برگزار می‌شوند. داشتن یک مکالمه خصوصی باعث ایجاد ارتباط صادقانه می‌شود و فضایی را برای کارمند فراهم می‌کند تا بتواند با اعتماد بیشتری در مورد مسائل و نگرانی‌های خود صحبت کند.
حتما بارها شنیده‌اید که گفته می‌شود کارمندان شرکت‌های بد را ترک نمی‌کنند، آنها مدیران بد را ترک می‌کنند. این جمله به وضوح اهمیت وجود يک رابطه قوی و مثبت بین مدیر و کارمند را نشان می‌دهد. رابطه بین مدیران و کارکنان آنها بخشی اساسی از فرهنگ و موفقیت يک سازمان است و جلسات ۱:۱ به ایجاد این رابطه کمک می‌کند. بنابراین می‌توان نتیجه گرفت که برگزاری جلسات ۱:۱ اهميت بسيار زيادی دارد. جلسات ۱:۱ برقراری مکالمات منظم بین یک مدیر و یک کارمند می‌باشد و داشتن مکالمات منظم و مفید می‌تواند یک رابطه قوی بين افراد ایجاد کند.
داشتن یک مکالمه خصوصی باعث ایجاد ارتباط صادقانه می‌شود و فضایی را برای کارمند فراهم می‌کند تا بتواند با اعتماد بیشتری در مورد مسائل و نگرانی‌های خود صحبت کند.
جلسات ۱:۱ جلسات مستمر و ۲ نفره بين يک مدير و كارمندش می‌باشد. در حالی که انواع مختلفی از جلسات با تعداد بیشتری شرکت کننده نيز در شركت‌ها برگزار می‌شوند كه ماهيت كاملا متفاوتی دارند. حالا چگونه می‌توان جلسات ۱:۱ را با جلسات بزرگ مقایسه کرد؟ جلسات ۱:۱ نسبت به جلسات بزرگ چه مزیت‌هایی دارد؟ آیا اصلا مزیتی وجود دارد؟
مطمئنا همه ما در جلساتی بوده‌ایم که در آنها مکالمه فقط بین دو یا چند نفر خاص انجام شده و بقیه شرکت‌کنندگان صرفا تماشاچی بوده‌اند و فرصتی برای صحبت پيدا نكرده‌اند. این یک اتفاق معمول در جلسات بزرگ است. از طرف دیگر، برگزاری جلسات ۱:۱ به طور مداوم به همه کارمندان این فرصت را می‌دهد تا بتوانند با مدیر خود گفتگوی مستقیم و شفاف داشته باشند. بنابراین، اگر موضوعی وجود داشته باشد که کارمند قادر به صحبت در مورد آن در جلسه گروهی نباشد، جلسه ۱:۱ فرصتی را برای گفتگوی مستقیم با مدیر فراهم می‌کند.
مسئله دیگری که ممکن است در جلسات گروهی به وجود بیاید عدم تمرکز است. به دلیل حضور شرکت‌کنندگان بیشتر در جلسات بزرگ، جلسات ممکن است از موضوع اصلی بحث منحرف شده و موضوعات دیگری مطرح شوند. از طرف دیگر، جلسات ۱:۱ معمولاً هدفمندتر بوده و کمتر به بیراهه می‌روند.
ماهیت اکثر جلسات گروهی به گونه‌ای است که نباید هیچ‌گونه مسئله شخصی در آنها مطرح شود. در حالی که مسائل شخصی کارمندان، احساسات و نگرانی‌های آنها موضوعات مهمی در جلسات ۱:۱ می‌باشند.
همانطور که اشاره کردیم سوالاتی از پیش تعیین شده در جلسات ۱:۱ مطرح می‌شوند، سوالاتی درباره موضوعات مختلف که قرار است در جلسات درباره آنها صحبت شود.
این سوالات می‌توانند در مورد موضوعات مختلفی مانند اهداف کارکنان، بهره‌وری، اولویت‌ها، روحیه و غيره باشند، برای مثال:
منبع: https://hamgam.io/?p=2812
شما می‌توانید برای مدیریت جلسات ۱:۱ خود از سامانه همگام استفاده کنید. همگام سامانه مدیریت اهداف بر اساس OKR و مدیریت عملکرد می‌باشد که به عنوان یکی از راهکارها ویژگی مدیریت جلسات ۱:۱ را نیز دارا می‌باشد. از طریق لینک زیر می‌توانید در سامانه همگام ثبت‌نام کرده و به مدت ۱۴ روز به صورت آزمایشی از امکانات همگام استفاده کرده و با ویژگی‌ها و خصوصیات آن آشنا شوید:
ثبت‌نام در سامانه مدیریت عملکرد همگام: https://hamgam.io/create-account
