شرح وظایف یا شرح شغلی عبارت است از کلیه وظایف و مسئولیت هایی که نیروی مستقر در آن سمت باید انجام دهد. در تعریف شرح شغلی باید به تمامی وظایف، اختیارات و امکانات یک نیرو اشاره شود و اینکه فرد با چه افرادی از سازمان در ارتباط می باشد و تحت نظر چه کسی فعالیت می کند هم در شرح وظایف فرد باید تعریف شود. برای اینکه ما استخدام موفقی داشته باشیم اولین و مهمترین گام تعریف شرح شغل مورد درخواست است. برای استخدام کارآمد ما باید دانست که دقیقا فرد یا افرادی که نیاز داریم چه وظایف و مسئولیت هایی را برعهده خواهند داشت.
شرح شغل به مدیر آن سمت ، مصاحبه کننده و مصاحبه شونده ( فردی که در نهایت در آن سمت پذیرفته می شود) کمک می کند که با کمترین خطا مناسب ترین فرد پذیرفته شود.جلسه مصاحبه به درستی هدایت شود و بهترین نتیجه از آن گرفته شود.
لازم است که در انتها به این نکته اشاره کنم که تهیه و تنظیم شرح وظایف شغلی از جمله کارهائی است که مدیران همیشه آن را به بهانه های گوناگون به تعویق می اندازند. که به تجربه خود متوجه شدیم این سهل انگاری به علت طرز تفکر رایج در میان مدیران می باشد که در صورت نیاز به شرح شغلی از نمونه های موجود نزد همکاران یا از طریق سرچ گوگل آنها را به دست می آوریم.
