همه مردم دوست دارند که شنونده خوبی باشند و بهتر و بهتر گوش بدهند، اما چگونه؟ در این مطلب با 7 راهکار کاربردی و مفید آشنا می‌شویم که با استفاده از آن‌ها می‌توانید در ارتباطات روزمره خود دستاوردهای بهتری را کسب کنید.
برنارد مانس باروک- یکی از سیاست‌مداران برتر آمریکایی- می‌گوید:" اغلب انسان‌های موفقی که من می‌شناسم افرادی هستند که بیشتر از آنکه حرف بزنند، گوش کرده‌اند".
گوش دادن یک هنر است. هر روزه شرکت‌ها با مشکلاتی دست به گریبان می‌شوند، مدیران شرکت‌ها عالی‌ترین ایده‌ها را از دست می‌دهند و همین مشکلات در سازمان‌ها نیز عموماً تکرار می‌شود و همه این نتایج ناشی از عدم توانایی و مهارت افراد در گوش کردن است.
حتماً برای‌تان جالب است زیرا گوش کردن مهارتی است که خیلی زود و حتی زودتر از مهارت‌های دیگر آن را یاد می‌گیریم. با مهارت گوش کردن است که یک‌زبان دیگر را یاد می‌گیریم – درواقع گوش می‌کنیم و یاد می‌گیریم. پس خطا و اشتباه ما کجاست؟
شاید اشتباه ما ناشی از تفاوت در سبک‌های ارتباطی ما باشد یا عدم تمرکز در حین برقراری ارتباط یا حتی اولویت‌های نادرست.
فرقی نمی‌کند که در چه موقعیتی قرار گرفته‌ایم و باید در آن موقعیت مهارت گوش را در خود فعال کنیم: آیا در شرایطی هستیم که باید همزمان با یک طوفان مغزی به موضوع دیگری هم توجه کنیم یا در تلاش هستیم که به شخص دیگری در حل یک مشکل سخت کمک کنیم؛ تقویت مهارت گوش کردن- در هر وضعیتی که باشیم- دنیایی از تفاوت و تغییر را برای ما به ارمغان می‌آورد.
خوب، چطور باید تبدیل به یک شنونده بهتر شویم؟ شنونده‌های خوب حتماً و حتماً توجه می‌کنند که کارهای زیر را انجام بدهند (یا انجام ندهند):
1. حرف دیگری را قطع نکنید
مخاطب‌تان را تشویق کنید تا آزادانه در رابطه با هر چیزی که در ذهن دارد، صحبت کند. اگر صحبت‌های وی دارای تعارضی بود، حتماً و حتماً بدون هیچ تعصب، پیش‌داوری یا قضاوتی به صحبت‌های او گوش کنید.
این کار همیشه ساده نیست، خصوصاً زمانی که مخاطب شما ناراحت و عصبانی یا فردی احساسی باشد. حتی ممکن است مخاطب‌تان به شما حمله کند: " اصلاً نمیدونی چطوری است! "، " با این درخواست‌هات دیگه داری ما رو می‌کشی!"
در چنین مواقعی، به هنگام پدیدار شدن احساس درونی مقابله به‌مثل و مخالفت کردن، صبور باشید و تاب بیاورید. به یاد داشته باشید: لحظه‌ای که آن‌ها را متوقف کنید بطوری‌که دست از سخن گفتن بردارند، فرایند یادگیری شما هم متوقف خواهد شد و این کار اطلاعاتی که شما برای بهتر کردن شرایط و اوضاع دارید را محدود می‌کند.
استثناء: اگر پرسش مهمی در ذهن دارید که نمی‌توانید برای مطرح کردن آن صبر کنید، آن را بپرسید. در غیر این صورت، آن را جایی یادداشت کنید و پس از آنکه صحبت وی تمام شد، آن را مطرح کنید. (همچنین می‌توانید نکات دیگری که نمی‌خواهید فراموش کنید را نیز یادداشت کنید).
2. سوالاتی سنجیده و آگاهانه بپرسید
رفتار، حرکات و زبان بدن مخاطب خود را مشاهده کنید. به توقف‌ها و درنگ‌های مهم و قابل‌ملاحظه یا تغییر تن و ریتم صدای او توجه کنید. آیا آنچه که مشاهده می‌کنید تمام ماجرا را بازگو می‌کند یا برخی از جزئیات مهم را مخفی کرده و مطرح نمی‌کنند؟
شاید مخاطب شما تهدید شده باشد و به همین علت از بیان برخی نکات اجتناب می‌کند، یا اینکه می‌ترسد با گفته‌های خود یک همکار دیگر را دچار مشکل کند یا مسئله دیگری را موجب شود. فقط حقایق را جمع‌آوری نکنید، به عمق ماجرا بروید و ریشه هر یک از مسائل و موضوعات را هم درآورید. (چه زمانی این احساس در تو آغاز شد؟ آیا فرد دیگری هم چنین احساسی داشت؟) به جزئیات بیشتری بپردازید و عمیق‌تر شوید.
3. توجه خود را بر روی موضوع متمرکز کنید
آیا تاکنون سعی کرده‌اید با کسی صحبت کنید که به شدت آشفته و پریشان است و اصلاً حواسش به شما نیست؟ در جریان این گفتگو چه احساسی را تجربه کرده بودید؟
به یاد می‌آورم زمانی یک همکاری داشتم که عادت ناخوشایند و زننده‌ای داشت و هر زمانی که سعی داشتم تا چیزی را به او بگویم، به اطرافش نگاه می‌کرد. در این‌باره خیلی با هم صحبت کردیم، اما او هرگز موفق به اصلاح این عادت خود نشد، تا اینکه ازدواج کرد. (حتما شما هم می‌توانید حدس بزنید که این عادت برای همسر او نیز ناخوشایند بود).
بدون شک، وقتی قرار است جلسه بعدی شما نیم ساعت دیگر آغاز شود و سه تماس تلفنی انجام‌نشده دارید که باید قبل از آن جلسه انجام دهید، مطمئناً با چالشی بزرگی روبرو شده‌اید. اگر می‌دانید و آگاهی دارید که آشفته و پریشان هستید، این موضوع را برای فرد مقابل خود توضیح دهید و درخواست تعویق جلسه به زمانی دیگر- زمانی که بتوانید تمرکز و توجهی کامل بر جلسه داشته باشید- را با او در میان بگذارید. زمانی که نوبت به این جلسه می‌رسد، فراموش نکنید که تمام تماس‌های تلفنی را به زمان دیگری موکول کنید و صدای کامپیوتر و تلفن خود را هم قطع کنید.
4. حرکات مکانیک‌وار را کنار بگذارید
برخی از مردم بطور اتوماتیک موافقت خود را در حین صحبت کردن دیگران با تکان دادن سر خود به فردی که صحبت می‌کند نشان می‌دهند. اما زیاده‌روی در این کار اثری عکس خواهد داشت و موجب می‌شود تا مخاطب شما در صحبت کردن عجله کند. خیلی ساده و راحت بر درک و فهم آنچه می‌شنوید، تمرکز کنید. صداقت و صمیمیت شما بطور طبیعی پدیدار خواهد شد.
5. فقط به این منظور که مخاطب‌تان احساس بهتری را تجربه کند با او موافقت نکنید
شاید طرف مقابل شما کاملا در این مورد اشتباه می‌کند. اگر دقت نکنید، ممکن است براساس الگوی گفتاری همیشگی خود از عبارت‌هایی مثل "بله، درست است، درست است" یا " آره، این درسته" در بازخوردهای خود استفاده کنید و به عبارت دیگر نکاتی را تائید کنید که اصلاً با آن‌ها موافق نیستید.
در عوض، بازخورد خود را با استفاده از عباراتی مانند، “متوجه هستم” یا “می‌توانم متوجه شوم که چرا چنین احساسی دارید” انتقال دهید. این روش به‌خوبی نشان می‌دهد که شما در حال گوش کردن هستید، اما از هیچ ایده و نظری طرفداری نمی‌کنید.
6. در برابر وسوسه ارائه یک راه‌حل فوری مقاومت کنید
کاملاً متوجه هستم، که مقابله با این وسوسه چالش بسیار بزرگی است، اما رفتاری غیر از این می‌تواند پیام اشتباهی را به فرد مقابل شما مخابره کند، مثلاً:" حل کردن این مسئله بسیار ساده است، فقط باید . . . کنید." فرد مقابل ممکن است تصور کند که شما مسائل را بیش از حد ساده کرده‌اید. یعنی درواقع تمام زحمت‌هایی را که برای گوش کردن صرف کرده بودید، به هدر داده‌اید.
اگر واقعاً تصور می‌کنید که راه‌حل مناسبی دارید و واقعاً می‌توانید کمک کنید، سعی کنید مثلاً بگویید: “من یک‌بار با مشکل مشابهی برخورد کرده‌بودم (و سپس توضیح دهید). البته شاید این روش در این حالت مفید نباشد و کمک نکند، اما می‌تواند یک آغاز باشد. یا بگویید:" اجازه دهید کمی بیشتر فکر کنم و سپس اگر نکته‌ای به نظرم رسید با شما مطرح می‌کنم."
همچنین باید به این نکته هم توجه داشته باشید که شاید در این مرحله کسی نیاز به راه حلی نداشته باشد، و فرد مقابل شما تنها قصد دارد با مطرح کردن چالش و مشکل خود با شما تنها نوعی همدلی از سمت شما دریافت کند.
7. واقع‌گرا باشید
برخی از مشکلات و مسائل نیازمند دریافت کمک فوری از طرف یک متخصص یا یک بخش و سازمان خاص هستند. اگر چنین است باید هرگونه کمکی برای ایجاد ارتباط با فرد یا مرکز مناسب را برای فرد مقابل‌تان مهیا کنید.
خوب گوش دادن مزایا و منافع بسیاری را برای همه فراهم می‌آورد:
کسی که با شما صحبت می‌کند به شما این فرصت را می‌دهد تا نگرانی‌ها و مسائل خودش را با شما به اشتراک بگذارد و احساس می‌کند که شما به صحبت‌های وی علاقه‌مند هستید.
شما ارتباط خود را با اعضای تیم خود بهبود می‌بخشید و با مسائل و مشکلات روزمره سازمان و کارکنان خود در ارتباط قرار می‌گیرید و هنگامیکه -در صورت نیاز- نکته یا راهنمایی لازم از جانب شما ارائه می‌شود، ارزشمندتر خواهد بود، چراکه مبتنی بر واقعیت است.
پس فرصت بعدی خود را از دست ندهید: با دقت گوش کنید!
و ببینید امروز چقدر می‌توانید یاد بگیرید.
