مدیران ارشد شرکت‌ها برای کسب اطمینان از بازگشت سرمایه‌گذاری در مدیریت دانش از تیم‌های مدیریت دانش انتظار دارند تا ارزش‌افزوده و نرخ بازگشت سرمایه دانش را به‌عنوان یک متغیر نامشهود محاسبه کنند. چنین درخواستی از جانب مدیران ارشد کاملاً منطقی است و شما به‌عنوان مدیر دانش سازمان خود نمی‌توانید بر آنها خرده بگیرید. مدیران می‌خواهند بدانند، در قبال سرمایه‌گذاری در مدیریت دانش چه چیزی به دست می‌آورند. در همین راستا، این یادداشت نگاهی به مسائل مرتبط با نحوه محاسبه و نرخ بازگشت سرمایه در مدیریت دانش (KM ROI) سازمان‌ها می‌اندازد.
نرخ بازگشت سرمایه (ROI) یک مفهوم حسابداری و مدیریتی است که برای تعیین منفعت مالی یا ارزش دریافتی در مقایسه با سرمایه‌گذاری صورت‌گرفته بکار می‌رود. از مدیریت دانش نیز انتظار می‌رود به برگشت سرمایه توجه داشته باشد. مدیریت دانش، نظامی است که هزینه بر نیست، بلکه کاملاً انتفاعی است و در صورت تخصیص بودجه‌ای به آن می‌بایست در مدت کوتاهی شروع به برگرداندن سرمایه بنماید.
شرکت‌ها با نگاه‌کردن به اعداد و تفسیر شاخص‌هایی که معرف پیشرفت و دستیابی به اهداف تجاری هستند، مدیریت می‌شوند. تصمیم‌ها در سازمان چه غلط و چه درست باشند؛ براین‌اساس گرفته می‌شوند. از طرفی دانش یکی از دارایی‌های اصلی سازمان است؛ بنابراین، هر کسب‌وکاری نیاز دارد تا بداند چه میزان موجودی دانشی دارد و بهترین راه برای استفاده بهینه از آن چیست. هر چند دانش يكی از عوامل اصلی تولیدکننده ارزش و سود است، اما قابل دیدن نيست و نمی‌توان سهم آن را به طور شفاف در ميان ساير عوامل مشخص نمود در نتیجه باید به اندازه‌گیری تأثیر آن بر نتایج و خروجی‌هایی که سازمان به دنبال آنهاست بپردازیم.
شرکت‌ها به‌صورت سنتی خود را مجهز به ابزارها و سیستم‌های مدیریتی نموده‌اند تا بتوانند (علائم حیاتی) خود را پیوسته پایش کنند. آنچه به طور معمول رخ می‌دهد این است که این ابزارها و سیستم‌ها برای مدیریت موارد نامشهود سازمان طراحی نشده‌اند؛ وقتی کار به اندازه‌گیری نرخ بازگشت سرمایه در مدیریت دانش می‌رسد، قضیه بغرنج‌تر هم می‌شود. به همین دلیل اکثر اوقات، دانش از رادار سازمان جا می‌ماند. برای عدم بروز این اتفاق، هنگام اندازه‌گیری نرخ بازگشت سرمایه در مدیریت دانش، پیش‌فرض قراردادن برخی نکات به سازمان‌ها کمک قابل‌توجهی خواهد نمود.
مدیریت دانش می‌تواند مزایای زیادی را بلافاصله پس از آغاز به پیاده‌سازی نمایان سازد، نشانه‌های اولیهٔ این مزایا احتمالاً ابتدا به‌صورت کلامی در میان کارکنان نمایان خواهد شد تا زمانی که یک دستاورد بزرگ به دست آید. ممکن است 12 ماه یا بیشتر به طول انجامد تا ROI اولیه را بتوان تعیین کرد. محاسبه ROI در افق 3 یا 5 ساله بسیار دقیقتر است، چرا که مزایا به‌خوبی روشن شده و ابزار و شاخص‌های اندازه‌گیری تدوین شده‌اند.
مدیر دانش وقت شرکت بریتیش‌پترولیوم (BP) اظهار داشته زمانی که در حال پیاده‌سازی مدیریت دانش در یک طرح پایلوت در شرکت BP بودیم، مدیران ارشد شرکت، ما را برای بازگشت ۱۰۰ میلیون دلار ارزش در مقابل تنها ۲.۵ میلیون دلار سرمایه‌گذاری در پروژه‌های پایلوت مدیریت دانش ظرف یک سال متعهد کردند. این پایلوت برای ما تعیین شد و سوابق نشان می‌دهد که تیم ما در این امتحان موفق شد.
تجربه می‌گوید: «آنچه شما برداشت می‌کنید به کیفیت خاکی که در آن بذرها را کاشته‌اید، بستگی دارد.» رفتارها و فرهنگ اشتراک‌گذاری دانش پیامدهای بسیار بزرگی در سراسر یک سازمان دارد به طوری که هزینه‌ها سقوط می‌کنند، کارایی افزایش می‌یابد، نوآوری‌ها پدیدار می‌شود و نگرش‌های جدید خلق خواهد شد. وقتی برنامه مدیریت دانش به نقطه تثبیت می‌رسد، منافع شروع به‌ظاهر شدن می‌کنند. لازم است تا به این باور برسیم اما باور به‌تنهایی برای وادارکردن سازمان به شروع کار کافی نیست. نکته کلیدی وجود چند پیروزی کوچک با بازگشت سرمایه خوب برای شروع فرایند است.
محاسبه نرخ بازگشت سرمایه (ROI) از مدیریت دانش مستلزم اطلاعات عینی و دارای شواهد از هزینه و منافع قابل‌اندازه‌گیری است. اما برآورد منافع اغلب بر پایه ارزیابی‌های ذهنی است و با واژه‌هایی نظیر «مفید»، «کمک می‌کند به» و «من چیز جدیدی یاد گرفتم» توصیف می‌شود. ارزیابی‌های ذهنی به ترسیم یک تصویر کلی کمک می‌کنند، اما باید به تلاش‌های خود برای تهیه نمونه‌های مالی قوی و عینی ROI ادامه دهید. این بخش از یادداشت، به معرفی تکنیک‌های اندازه‌گیری منافع مالی و غیرمالی مدیریت دانش می‌پردازد:
