در دنیای امروزی که تنش‌ها و فشارهای زمانی به شدت افزایش یافته‌اند، مهارت‌های مدیریت زمان و انجام وظایف به عنوان یکی از عوامل اساسی موفقیت در زندگی شخصی و حرفه‌ای بسیار مهم است. یکی از راه‌هایی که می‌تواند به بهبود مهارت‌های مدیریت زمان کمک کند، برگزاری جلسات فردی با خودمان یا "Self-Meeting" است.
این مقاله (که پس از انتشار این رشته توییت مورد توجه بسیاری قرار گرفت)، بهانه‌ای شد که در آن به بررسی مفهوم Self-Meeting، فواید آن و چگونگی انجام آن بپردازم.
بخش اول: مفهوم Self-Meeting
شاید برایتان جالب باشد که بدانید، Self-Meeting به عنوان یک مفهوم نسبتاً جدید در حوزه مدیریت زمان و انجام وظایف شناخته می‌شود. این مفهوم به ایجاد یک جلسه فردی توسط فرد برای ارزیابی و برنامه‌ریزی وظایف خود اشاره دارد. Self-Meeting هدف اصلی داشتن یک زمان مخصوص و مستقل برای تمرین مهارت‌های مدیریت زمان و بهبود عملکرد فردی (خودمان) است.
بخش دوم: فواید Self-Meeting
۱. بهبود مدیریت زمان: Self-Meeting به افراد کمک می‌کند تا وقت خود را بهتر مدیریت کنند. این فرصت به آن‌ها می‌دهد تا اولویت‌های خود را مشخص کنند و وظایف را بر اساس اهمیت و فوریت آن‌ها برنامه‌ریزی کنند.
۲. افزایش بهره‌وری: با برگزاری Self-Meeting منظم، افراد می‌توانند عملکرد خود را بهبود بخشیده و بهره‌وری بیشتری در انجام وظایف خود داشته باشند.
۳. کاهش تنش: Self-Meeting به افراد کمک می‌کند تا تنش‌های زمانی خود را کاهش دهند. با داشتن برنامه‌ریزی دقیق و کنترل بیشتر بر وظایف، افراد احتمال تاخیر و اضطراب را کاهش می‌دهند.
۴. افزایش اعتماد به نفس: Self-Meeting ممکن است به افراد کمک کند تا به خود اعتماد بیشتری داشته باشند. ارزیابی مداوم عملکرد خود و دستیابی به اهداف شخصی و حرفه‌ای به افراد اعتماد به نفس بیشتری می‌دهد.
بخش سوم: چگونگی انجام Self-Meeting
۱. تعیین زمان: انتخاب زمان مشخص برای برگزاری Self-Meeting بسیار مهم است. بهتر است این جلسه را به صورت هفتگی برگزار کنید و آن را به عنوان یک کار ثابت در برنامه خود در نظر بگیرید.
بهتر است تعیین زمان جلسه از قبل مشخص باشد، و برای رسمی شدن کار آنرا در تقویم گوگل خود قرار دهید، و جلسه خود را مثل یک جلسه کاری با کارفرما در زمان مشخص برگزار کنید و به حضور در زمان تعیین شده پایبند باشید و تمام تمرکزتان روی جلسه با خودتان باشد.
ضمنا بهتر است جلسات در یک زمان مشخص در هفته/ ماه برگزار گردد.
۲. تعیین اهداف: قبل از برگزاری Self-Meeting، اهداف خود را مشخص کنید. برنامه‌ریزی برای انجام چه وظایفی را دارید و چه اهدافی را می‌خواهید دستیابی کنید.
مثل یک جلسه رسمی برای خود دستور جلسه را از پیش آماده کنید.
نمونه:
عنوان موضوعی که میخواهیم در جلسه با خود درباره آن تصمیم گیری کنید + زمان شروع و پایان (مدت زمان کل)
۳. ارزیابی عملکرد: در جریان Self-Meeting، عملکرد خود را ارزیابی کنید. بررسی کنید که چه کارهایی به موقع انجام شده و چه کارهایی تاخیر دارند.
ارزیابی عملکرد در Self-Meeting (جلسات فردی) مهمترین قسمت این فرآیند است تا بتوانید پیشرفت خود را نظارت کنید و بهبودهای لازم را اعمال کنید. در ادامه، چند نکته برای ارزیابی عملکرد در Self-Meeting را برجسته می‌کنم:
۱. تعیین هدف‌ها: پیش از انجام هر Self-Meeting، باید هدف‌های خود را مشخص کنید. هدف‌ها باید مشخص و قابل اندازه‌گیری باشند تا بتوانید عملکرد خود را به اساس آن‌ها ارزیابی کنید.
۲. ثبت موفقیت‌ها: در Self-Meeting، موفقیت‌های خود را ثبت کنید. این می‌تواند شامل وظایفی باشد که به موقع انجام داده‌اید، اهدافی که دست یافته‌اید یا هر پیشرفت قابل توجه دیگر.
۳. شناسایی اشکالات: در Self-Meeting، به دقت عواملی که عملکرد شما را مختل می‌کنند شناسایی کنید. این ممکن است شامل تاخیر در انجام وظایف، نداشتن منابع کافی، یا مشکلات دیگر باشد.(اینکار باعث می‌شود راحتتر راه‌حلی برای حل مشکلات پیدا کنید و از بار ذهنی و عذاب وجدان شما می‌کاهد)
۴. اندازه‌گیری پیشرفت: استفاده از اطلاعات اندازه‌گیری پیشرفت می‌تواند در ارزیابی عملکرد بسیار کمک‌کننده باشد. مثلاً، اگر هدف شما افزایش مطالعه دوره است، می‌توانید میزان مطالعه برنامه‌ریزی شده خود را با میزان مطالعه یک دوره قبلی یا با هدف‌های تعیین شده مقایسه کنید.
۵. ارزیابی روزمره: سعی کنید به صورت روزانه، رویدادها و انجام وظایف روزانه خود را ارزیابی و یادداشت کنید که چه مواردی از برنامه پیش‌رو خود را انجام داده‌اید و چه مواردی تاخیر داشته‌اند و در جلسه Self-Meeting کامل و شفاف ارزیابی هفتگی را بررسی کنید.
۶. تحلیل علل: هرگز به تنها تشخیص مشکل نپردازید، بلکه تلاش کنید تا علت‌های مشکلات را شناسایی کنید. این به شما کمک می‌کند تا راه‌حل‌های موثر‌تری برای بهبود عملکرد پیدا کنید.
۷. تعیین اولویت‌ها: از اهداف و وظایف خود اولویت‌بندی کنید. تعیین کنید کدام موارد از اهمیت بیشتری برخوردار هستند و به عنوان اولویت‌ها باید توجه بیشتری به آن‌ها داشت.
۸. تعهد به بهبود: در پایان ارزیابی عملکرد، با خود عهد کنید که به تصمیمات و برنامه‌هایی که برای بهبود عملکرد گرفته‌اید، عمل خواهید کرد.
۹. پیگیری: در Self-Meetingهای آینده، پیگیری از پیشرفت‌های خود انجام دهید. این به شما کمک می‌کند تا تغییرات را مشاهده کرده و به تعهدات خود پایبند بمانید.
۱۰. فرصت برای تغییر: اگر ارزیابی نشان دهد که به عملکرد شما نیاز به تغییرات دارید، از این فرصت استفاده کنید. تصمیمات خود را با توجه به نتایج ارزیابی تصحیح کنید.
با رعایت این نکات در Self-Meeting، می‌توانید بهبودهای لازم را در عملکرد خود اعمال کرده و به اهداف خود نزدیک‌تر شوید.
۴. برنامه‌ریزی: بر اساس ارزیابی عملکرد، برنامه‌ریزی برای انجام وظایف خود را به‌روز کنید. اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی دقیق به شما کمک خواهد کرد تا اهداف خود را دستیابی دهید.
۵. تعهد به عمل: در پایان Self-Meeting، به خود عهد کنید که به برنامه‌ریزی‌ها و تصمیمات خود عمل خواهید کرد.
بخش چهارم: چه نکاتی در جلسه رعایت کنیم؟
۱. تعیین زمان و مکان: انتخاب زمان و مکان مشخص برای برگزاری Self-Meeting بسیار مهم است. این باید ترجیحا یک زمان و مکان ثابت و ساکت باشد تا از انقطاع‌های غیرضروری جلسه جلوگیری شود.
ترجیحا در این زمان هیچ تلفن، پیام یا حواس‌پرتی نداشته باشید.
۲. تمرکز: در طول Self-Meeting، تمرکز کامل را روی موضوعات مورد بررسی قرار دهید. از اختلالات و مزاحمت‌ها پرهیز کنید و به کارهایی که باید انجام دهید تمرکز کنید.
۳. تعیین اهداف: قبل از شروع Self-Meeting، تعیین اهداف و اولویت‌های خود را مشخص کنید. این اهداف می‌توانند شامل انجام وظایف روزمره، پیشرفت در پروژه‌های خاص یا توسعه مهارت‌های جدید باشند.
۴. ارزیابی عملکرد: در جلسه، عملکرد گذشته‌تان را مورد بررسی قرار دهید. ارزیابی کنید که چه کارهایی انجام شده و چه کارهایی تاخیر داشته‌اند. این ارزیابی می‌تواند به شما کمک کند تا اشکالات را شناسایی و بهبودهای لازم را اعمال کنید.
۵. برنامه‌ریزی: بر اساس اهداف و ارزیابی عملکرد، برنامه‌ریزی دقیقی برای آینده انجام دهید. وظایفی که باید انجام دهید، اولویت‌بندی شوند و زمانبندی منطقی شود.
فکر کنید که در یک جلسه برنامه‌ریزی و استراتژیک سازمان هستید، همانقدر جدی و با نگاه استراتژیکی برای زندگی و برنامه‌هایتان.
۶. استفاده از ابزارهای مدیریت زمان: ممکن است از ابزارهایی مانند تقویم، لیست وظایف، یادداشت‌برداری، و نرم‌افزارهای مدیریت زمان استفاده کنید تا Self-Meeting خود را بهبود ببخشید.
۷. انعطاف‌پذیری: باید قابلیت تطبیق با تغییرات و تعداد وظایف متغیر را داشته باشید. در طول Self-Meeting، اگر نیاز به تغییر برنامه دارید، انعطاف‌پذیر باشید.
۸. ثبت نتایج: نتایج Self-Meeting و تصمیمات گرفته شده را همانند صورتجلسات و مصوبات جلسات رسمی و سازمانی ثبت کنید. این اطلاعات می‌توانند به عنوان مرجع برای Self-Meetingهای آینده شما خدمت کنند.
۹. پایان به موقع: مهم است که Self-Meetingهای خود را به موقع پایان دهید تا از زمان بیش از حد صرف شده جلسه جلوگیری شود.
جمع‌بندی:
بنظر من Self-Meeting یک روش موثر برای بهبود مهارت‌های مدیریت زمان و انجام وظایف است. این روش به افراد کمک می‌کند تا وقت خود را بهتر مدیریت کنند، بهره‌وری بالاتری داشته باشند، تنش‌های زمانی کمتری داشته باشند و به خود اعتماد بیشتری داشته باشند. انجام منظم Self-Meeting می‌تواند به شما کمک کند تا به اهداف خود دست یابید و موفقیت‌های بیشتری در زندگی شخصی و حرفه‌ای خود داشته باشید.
ضمنا خوشحال می‌شوم چنانچه نظر و یا ابهام و سوالی داشتید در پاسخ به همین یادداشت برایم بنویسید.
سوده محمدآبادی
طراح سرویس و محصول
منتور و طراح تفکر طراحی در کسب‌وکار
