مطالعه موردی و تجربه بهبود وضعیت انبار یک شرکت

تهیه گزارش از : محسن نیک روش، ایثار باتمان قلیچ

این پروژه با تلاش کارشناسان و طی هماهنگی با امور انبارها در این شرکت، در مدت حدود 30 روز کاری در سال ۱۴۰۳ با مجموع حدودا 150 نفرـروز و با حداقل هزینه انجام پذیرفت.

برخی مشکلات مشاهده شده:

1. انبارش اقلام بر اساس پروژه‌های خرید!
به‌طوری که اقلام کاملاً نامرتبط به واسطه خرید برای یک پروژه خاص در کنار هم نگهداری می‌شدند!

2. نامنظم و درهم بودن تجهیزات و قطعات و تقسیم‌بندی فقط بر اساس نام محصول (برای مثال فرستنده‌ها همگی یکجا بودند)

3. عدم وجود بانک اطلاعاتی مناسب از محل هر یک از اقلام در انبار به طوری که فقط انباردار به صورت ذهنی مکان اقلام را در ذهن داشت.

4. شرایط نگهداری فوق‌العاده بد تجهیزات (تجهیزاتی تل انبار شده روی هم و....)

خسارات مشاهده شده ناشی از انبارداری نادرست:

1. اسقاط برخی اقلام به صورت آکبند و باز نشده به دلیل منسوخ شدن فناوری!
در توضیح اینکه با پیشرفت فناوری، استفاده از بعضی اقلام امکان‌پذیر نمی‌باشد و به همین دلیل باید این اقلام حتی به صورت باز نشده و آکبند اسقاط می‌شدند.
حدود 20% از اقلام به ارزش چند میلیون دلار به صورت آکبند منسوخ شدند! کالاهایی با 20 سال سابقه با برند اصلی کشف شدند!
از دلایل این مشکل، عدم پیش بینی دقیق از آینده فناوری است. همین طور بعضا در دسترس نبودن اطلاعات دقیق از وضعیت موجودی انبار که سفارش مجدد آنها را در پی داشته است.

2. بعضاً با تغییر مدیران، خرید برخی اقلام، کلاً به فراموشی سپرده شده بودند یا پروژه‌هایی که با تغییر مدیران، ناقص رها شدند.
این مورد نیز اغلب به بی توجهی مدیران یا مدیریت انبار بر می گردد. همین طور به در دسترس نبودن اطلاعات دقیق از وضعیت موجودی که حتی بعد از توقف پروژه ، اقدامی برای فروش اقلام نشده. به علاوه بی اطلاعی یا بی توجهی مدیران جدید به پروژه های قبلی.

3. آسیب‌دیدگی برخی اقلام به خاطر روش جابه جایی نادرست و انبارش (دپو) در مکان‌های نامناسب:
مانند له شدگی زیرپا و آسیب‌دیدن یا دفورمه شده بر اثر فشار. تا جایی که پالت چوبی برای جابجایی آسان با لیفتراک زیر همه اجناس نبود.
این مورد به جابجایی نامناسب اقلام به خاطر عدم آموزش کارکنان انبار یا عدم چیدمان مناسب کالاها در فضای انبار بر می گردد.

4. اجناس فاسد شده و تاریخ انقضا گذشته (مثل رنگ، چسب، لوله خرطومی و...):
این مورد می تواند به عدم ثبت دقیق اطلاعات اقلام (از جمله تاریخ انقضا) یا عدم برآورد صحیح نیازمندی ها و خرید بیش از حد نیاز مرتبط باشد.

مشکلات خاص این شرکت در موضوع انبارداری، خرید و نگهداری:

1. وضعیت بازار ارز و نوسان قیمت‌ها:

با توجه به اینکه بسیاری از اقلام، به خصوص اقلام اساسی به صورت ارزی خریداری می‌شوند و شاهد نوسان قیمت ارز هستیم در نتیجه نگرانی‌های قابل توجهی در مورد هزینه‌های تامین این قطعات وجود دارد.

2. تغییر و تحول سریع فناوری‌:

تغییرات سریع و بعضاً غیر قابل پیش‌بینی در فناوری‌ها می‌تواند باعث بلااستفاده شدن برخی تجهیزات و اقلام در مدت زمان کوتاهی گردد. آینده‌پژوهی موثر در مورد فناوری‌های آینده می‌تواند این مشکل را کمرنگ سازد.

3. عدم استفاده از روش های علمی پیش بینی:
عدم وجود پیش‌بینی از احتمال خرابی برخی تجهیزات بر اساس روش‌های پیش‌بینی قابلیت اطمینان تجهیزات، به‌طوری که در برخی موارد، صرفاً بعد از وقوع خرابی، اقدام برای خرید و جایگزینی صورت می‌گیرد. همین رویه در مورد پیش بینی نیازمندی ها وجود دارد که صرفا از تجربیات گذشته، بدون استفاده از روش‌های علمی، پیش‌بینی نیازمندی‌هاو انجام خریدها صورت می گیرد.

مراحل کلی انجام کار:

1. بازدید و مطالعه میدانی وضعیت موجود

2. طراحی و جانمایی جدید

3. هماهنگی تیم‌های اجرایی

4. شروع اقدام

نحوه تعیین جانمایی:

در مرحله اول، فیلم‌برداری و عکس‌برداری از وضعیت انبار و محل همه قطعات و اقلام در انبار صورت گرفت.
سپس بر اساس بازدیدها و جلسات مکرر با مدیران و خبرگان باتجربه در زمینه انبار محصولات مدنظر، میزان مصرف هر یک از اقلام در طول سال و نیز اهمیت قطعات و تجهیزات مشخص شدند.
و با هدف دسترسی آسان به تجهیزات و حداقل جابه‌جایی و دوباره کاری، جانمایی انجام گرفت یعنی فراوانی نیاز به اقلام از متخصصان پرسیده شد و دسترسی آسان به اجناس، مدنظر قرار گرفت.
سپس آدرس‌دهی به اقلام موجود از طریق کدگذاری ماتریسی انجام پذیرفت.
میانگین استفاده از فضای انبارها تنها 68% است که ثابت می‌کند فضای انبارها به طور کارآمد مورد استفاده قرار نمی‌گیرند. انبارها با یک چیدمان بهینه می‌توانند از کف زمین و فضای عمودی خود برای ذخیره‌سازی هرچه بیشتر و بهتر محصولات استفاده کنند.

نتایج ساماندهی انبار :

1. پیشگیری از خریدهای غیر ضروری:
با ساماندهی انجام گرفته، بعد از این بسیاری از خریدهای تکراری با وجود جنس مشابه در انبار صورت نخواهد گرفت.

2. لیست دقیق از همه اقلام شامل مشخصات فنی نام کامل هر قلم مختصات ماتریسی هر قلم در انبار (مثل محل A3یعنی ستون A و ردیف3) تهیه شد.

3. دسته‌بندی کاربردی اقلام صورت پذیرفت به طوری که همه اقلام مشابه در کنار هم قرار گیرند.

4. نظافت و ساماندهی محیط انبار.

5. تهیه لیست جداگانه از اقلام آکبند منسوخ شده و ارائه به مدیران و فراهم کردن فضای جدا در انبار.

6. فراهم کردن پالت چوبی برای همه اجناس به منظور پیشگیری از آسیب‌دیدگی در حین جابه‌جایی و امکان جابه‌جایی با لیفتراک.

7. انتقال برخی اقلام ریز مانند اتصالات، فیدرها، انواع کابل‌ها از این انبار )مخصوصا مواردی که در فضای باز نگهداری می شد.) به انبار دیگر با هدف نگهداری بهینه‌تر.

تجربه تیم اجرایی ساماندهی انبار:

1. با هماهنگی با امورهای مختلف ، نیروی انسانی موردنیاز این پروژه تامین گردید.

2. برنامه حضور پرسنل در انبار با توجه به نیاز گروه ساماندهی و با در نظر گرفتن مسئولیت ایشان در اداره کل و عدم اختلال در روال کاری تدوین شد.

3. جهت سهولت تردد پرسنل به انبار یک خودرو ون در اختیار قرار گرفت.

4. همچنین سایر تجهیزات موردنیاز از جمله ماسک، دستکش، لباس کار مناسب، تامین و در اختیار نیروها قرار گرفت. ضمناً پذیرایی میان وعده پرسنل انجام می‌پذیرفت.

پیشنهادها برای بهبودهای آینده در انبارها:

1. ایجاد تیم تخصصی دائمی برای بهبود مدیریت انبارها و زنجیره تامین.

2. یکپارچه‌سازی اطلاعات انبارهای مختلف.

3. استفاده از نرم‌افزارهای مخصوص انبارداری به جای فایل اکسل

4. تگ گذاری روی اجناس و استفاده از RFID.

5. تهیه دیتابیس و پایگاه داده جامع از اطلاعات هر قلم کالا با ذخیره مشخصات فنی پروژه مربوطه و غیره.

6. فراهم کردن سیستم اطفای حریق و سیستم‌های امنیتی مناسب‌تر.

7. ساماندهی سایر انبارها: قطعاً بسیاری از این مشکلات ذکر شده در سایر انبارهای سازمان دیده می‌شوند و نیاز به ساماندهی دارند.

8. در نظر گرفتن انباری برای شرایط خاص و بحرانی شامل اجناس خیلی مهم و حیاتی برای حفظ سیگنال رسانی.

9. انبارگردانی دوره‌ای مستمر.

10. استفاده از تکنولوژی‌های پیشرفته: پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت انبار‏ (WMS) که از تکنولوژی‌هایی مثل بارکد، RFID و نرم‌افزارهای پیشرفته استفاده می‌کنند می‌تواند به بهبود کارایی کمک کند.

11. قفسه‌بندی متحرک در بخش‌هایی از انبار برای اقلامی با جابجایی بالا و نیاز مکرر .

12. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه: آنجایی که اقلام زیادی بر اساس نیازهای پروژه‌ها خریداری و انبار می‌شوند پس این نرم‌افزارها علاوه بر نرم‌افزارهای مدیریت انبار می‌توانند به هماهنگی بهتر بین بخش‌های مختلف و پیگیری دقیق‌تر موجودی‌ها کمک کنند.

13. پیاده‌سازی سیستم‌های خودکار و استفاده از ربات‌ها برای جابه‌جایی و مرتب‌سازی کالاها.

14. استفاده از فناوری اینترنت اشیا (IoT) و سنسورهای متصل به اینترنت برای مانیتورینگ و مدیریت دقیق‌تر موجودی‌ها.

15. به کارگیری روش‌های علمی برای پیش‌بینی نیازمندی‌ها و خرید بر اساس پیش‌بینی‌ها:
دو مسیر علمی برای پیش‌بینی نیازمندی‌های اقلام وجود دارد. اولی بر اساس توجه به ترندها و آمار سال‌های گذشته و پیش‌بینی بر اساس همین آمارها است و دوم کشف و استخراج عوامل موثر بر تعداد موردنیاز.
با توجه به داده‌های موجود از مأموریت‌های فنی، اقلام استفاده شده موجود می‌باشند. با این داده‌ها می‌توان رویه‌های مصرف برخی از اقلام را استخراج کرد و پیش‌بینی مصرف آنها را در سال جاری ارائه داد.
همینطور می‌توان به روش دوم عمل کرد و با استفاده از هوش مصنوعی و «داده کاوی» در این اطلاعات، عوامل موثر بر نیازمندیها را استخراج کرد و با بررسی عوامل مقدار نیازمندی ها مشخص کرد.

16. استفاده از روش‌های پیش‌بینی قابلیت اطمینان (در مبحث نگهداری تعمیرات):
به این ترتیب که بر اساس این پیش‌بینی‌های علمی، احتمال خرابی تجهیزات مورداستفاده در رنگ‌های مختلف دسته‌بندی شوند. اقلامی که احتمال خرابی آنها بسیار پایین است در دسته سبز رنگ، اقلامی که احتمال خرابی آنها متوسط است در دسته نارنجی و اقلامی که احتمال خرابی آنها بالاست در دسته قرمز قرار گیرند. به این ترتیب می‌توان پیش‌بینی از احتمال خرابی تجهیزات داشت و بر این اساس خریدها برای انبار را انجام داد. متاسفانه در حال حاضر خریدها صرفاً بعد از وقوع خرابی صورت می‌پذیرند.

جمع بندی:

انبار اغلب سازمان ها و شرکتها به دلیل دور بودن از چشمان مدیریت ارشد، مورد بی توجهی قرار می گیرد در حالی دارایی های فوق العاده با ارزشی در انبارها برای سالها روی هم انباشته و حتی منسوخ و دورریختنی می شوند. حداقل توجه به بهبود انبارها (مثل مورد اشاره شده که در 30 روز انجام پذیرفت) می تواند نتایج قابل توجهی به بار آورد.