کارکنان، شاهرگ حیاتی یک سازمان محسوب می شوند و پیشرفت در یک موسسه تا حد زیادی به توانایی و عملکرد آنها بستگی دارد، به خصوص به این دلیل که نیروی کار شایسته و کار آمد سود طولانی مدت در صنعت و تجارت و تولید را تضمین می کند.
بنابراین، واحدی که فعالیتهای پرسنل یک سازمان را مدیریت میکند تحت عنوان واحد منابع انسانی سازمان (HRM) از مهمترین بخشهای مدیریتی سازمان به شمار می رود، یکی از مهمترین و حساسترین فعالیتهای این واحد تخصصی استخدام و آنبوردینگ یا همان پذیرش سازمانی است که نگهداشت نیرو را با توجه به رعایت اصول لازم در سازمان محقق می کند. پیداکردن افراد مناسب برای پستهای یک شرکت یک بخش ابتدایی و اصلی از یک فرایند تیم سازی است.
موضوع جذب و استخدام نیروهای تازه نفس همیشه هیجان انگیز است. تیم منابع انسانی همواره بیشترین تلاش خود را برای جذب بهترین نفر از میان کاندیداهای مورد نظر می کنند بنابراین مدیران کسب و کار نیز باید بهترین تلاش خود را برای حفظ نیروهای متخصص به کار بگیرند. آنبوردینگ اولین قدم در این مسیر است و میتواند منجر به ارتقاء خلاقیت و عملکرد شغلی کارکنان شود.
نیروهایی که آموزش دیده اند و در مسیر فعالیتها و اهداف شرکت دارای تجربه و مهارت شده اند و در مسیر کسب دانش، خالقیت، استعداد، جبران خسارت و افزایش تعلقشان، متضمن هزینه هایی برای سازمان بوده که اینک نگهداشتشان به منزله حفظ سرمایه برای سازمان یا شرکت خواهد بود.
آنبردینگ به معنای جامعه پذیری و یا اجتماعی شدن است . فرایندی که طی آن، فرد پس از استخدام ابزار و اطلاعات لازم برای تبدیل شدن به عضوی موثر در تیم را به دست می آورد.
آنبوردینگ یاهمان همسو سازی به فرآیندی گفته می شود که مدیران منابع مورد نیاز را در اختیار کارمندان جدید قرار می دهند و اگر صحیح اجرا شود می تواند تجربه بسیار دلچسبی برای کارکنان در بدو ورود به شغل جدید ایجاد کند. کار آفرینان نیز می توانند اولین تاثیر مثبت را در ذهن کارمندان ایجاد و انگیزه کافی برای ادامه مسیر شغلی را به آنها بدهند.
فرایند آنبوردینگ را نمیتوان یک شبه اجرا کرد و رفتار اولیه مدیران با یک کارمند جدید در آینده شغلی او نقش بسیار پر رنگی دارد. این پروسه به سادگی خوشرویی با تازه وارد نیست و اصول و استانداردهایی دارد.
در روند اجرای آنبوردینگ کارمندان با نقش جدیدشان در سازمان آشنا می شوند و طی مراحل مختلفی نظیر:
• آماده سازی فضای کار
• جلسه آشنایی با همکاران و مدیران جدید
• آشنایی با وظایف شغلی
• انتظارات و فرهنگ سازمانی
• هم راستایی با ماموریت سازمان ،دیدگاه ها و ارزشها صورت می پذیرد.
آنبردینگ با فرایند معارفه با کار تفاوت دارد. آنبوردینگ شامل هر عملی است که موجب آشنایی هر چه سریعتر کارمندان جدید با وظایف شغلی و فرهنگ سازمانی می شود. در حقیقت، این فرآیند تا زمانی طول می کشد که کارمندان در شغل جدیدشان جا بیافتند و نقش سازمانی خود را به طور کامل درک کنند. پروسه آشنایی تنها اولین قدم در آنبوردینگ است. برای مثال، وقتی کارمندان تازه کار با محیط ساختمان و همکاران جدید آشنا می شوند، اولین مرحله از آنبوردینگ شکل گرفته است.
همسوسازی (آنبوردینگ) یک فرآیند جامع و کلی است که در آن مدیریت و کارمندان هر دو درگیر هستند و احتمال افزایش موفقیت کارمندان در موقعیت شغلی جدیدشان و رضایت شغلی آنها در آینده را تضمین خواهد کرد.
آنبوردینگ را جدی بگیرید چرا که در کنار پیدا کردن افراد توانا و با استعداد برای تیم، حمایت و همسو کردن آنهاست که باعث حفظ آنهاو افزایش بهره وری خواهد شد.
سعی کنید قبل از اجرای آنبوردینگ یک برنامه با هدفی مشخص برای خود تنظیم کنید. شما برای این کار می توانید یک چک لیست تدوین کنید و تمام مراحل آن را در زمان اجرای آنبوردینگ رعایت کنید. فراموش نکنید که این چک لیست را باید برای تمام استخدام های جدید خود به کار بگیرید تا فرآیند آنبوردینگ برای همه به صورت درست اجرا شود. در ادامه چک لیست آنبوردینگ آمده است که کارکنان منابع انسانی و مدیران برای حفظ طولانی‌مدت یک کارمند جدید باید انجام دهند:
• در مورد تجربه کاری در این بازه زمانی کارمند بحث کنید و بررسی کنید که آیا با انتظارات او از محیط کار مطابقت دارد یا خیر.
• عملکرد آنها را بررسی کنید و بازخورد ارائه دهید.
• بررسی کنید که آیا کارمند نگرانی یا مشکلی دارد یا خیر.
• در مورد برنامه‌ریزی شغلی و پیشرفت صحبت کنید.
• بازخوردهای مربوط به ورود و هرگونه پیشنهاد را جمع‌آوری کنید.
• مشخص کنید که آیا آنها به آموزش اضافه نیاز دارند یا خیر
فرآیند همسوسازی برای تمام کارمندان جدید باید به صورت یکسان انجام شود. البته در برخی مواقع می توان استثنا قائل شد. برای مثال، با اعمال برخی تغییرات جزئی می توانید آنبوردینگ را برای برخی از کارمندان جدید کمی متفاوت اجرا کنید.
پورتال یا پلت فرمی را ایجاد کنید که استخدام‌کنندگان جدید بتوانند به آن دسترسی داشته باشند تا اطلاعاتی درباره شرکت، نقش‌هایشان و فرآیند ورود پیدا کنند.
از فناوری برای تسهیل ارتباط و همکاری بین استخدام کنندگان جدید، مدیران و منابع انسانی استفاده کنید.
از ابزارهای اتوماسیون برای ارسال یادآوری ها و پیام های بعدی به کارکنان جدید و مدیران آنها در طول فرآیند آنبوردینگ بهره بگیرید.
برخی از کارفرمایان از شیوه‌های نوآورانه مانند بازی‌ها، ویدیوها و تمرین‌های تیم‌سازی استفاده می‌کنند تا نیروهای جدید را برای پیوستن به شرکت هیجان‌زده کنند.
دیگر تاکتیکهای مورد استفاده در این فرایند شامل جلسات رسمی، سخنرانی ها، فیلم ها، کاتالوگ ها و یا محتواهای رایانه ای است که عملیات فرهنگ سازمانی را برای کارمند آماده سازی می کند. این فرایند در تمام جهان به عنوان induction یا آموزش شناخته می شود.
به‌صورت کلی فرآیندهای پذیرش سازمانی میتواند شامل موارد زیر باشد:
• پیشنهاد شغلی
• مزاکره در باره حقوق و دستمزد
• پذیرش اسناد استخدامی
• آموزش سیاستها و فرهنگ شرکت
• آموزش کار و وظایف
شما باید فرآیند آنبوردنیگ را قبل از شروع اولین روز کارمند آغاز کنید. برای مثال، شما می توانید برای نیروی جدید یک ایمیل حاوی لیست زیر ارسال کنید.
• مدارک و فرم های مورد نیاز برای استخدامی های جدید
• تاریخ شروع کار
• کاتالوگ سازمانی
• برنامه کاری هفته یا ماه اول
• اطلاعات مربوط به حساب های سازمان
• اطلاعات مربوط به نحوه ورود و خروج به شرکت
در حقیقت با ارسال این ایمیل شما مطمئن خواهید بود که کارمندان در روز اول کاری تمام اطلاعات لازم را در اختیار دارند. علاوه بر این، این کار باعث می شود که کارمندان در روز اول کاری خود وقتشان را برای امور اداری هدر ندهند.
شما باید مطمئن شوید که همه اعضای سازمان به فرد تازه استخدام شده خوشامدگویی گفته باشند. در واقع، شما باید با فرد جدید در فضای شرکت قدم بزنید و محیط کار را به او نشان دهید. این کار باعث می شود که آنها با فضای کاری خود بهتر آشنا شده و به راحتی با آن ارتباط برقرار کنند.
هنگام نشان دادن فضای شرکت به نیروی کار جدید سعی کنید تا همکاران و تیم های هر بخش را به وی معرفی کنید. این کار در اصل فرهنگ سازمانی کسب و کار را به نیروهای جدید نشان داده و رابطه دوستانه ای بین آنها و کارمندان فعلی ایجاد می کند. علاوه بر این، سعی کنید آنها را به بخش منابع انسانی معرفی کنید تا اطلاعاتی درباره ساعت کاری، میزان مرخصی و اضافه کاری به آنها بدهند.
سعی کنید یک جلسه دوستانه بین نیروی کار و مدیران میانی و پایه ترتیب دهید تا فرد جدید از شرح وظایف و انتظارات سازمان باخبر شود. این جلسه همچنین باعث می شود که مدیران بتوانند کارمندان را در تعیین هدف جدیدشان کمک کنند.
برای این که افراد تازه وارد بهتر با تیم آشنا شوند، از آنها بخواهید که با اعضای سازمان ناهار بخورند. این کار باعث می شود که اعضای جدید از کمی از فضای کاری فاصله گرفته و با دیگر افراد سازمان رابطه گرمی و صمیمی برقرار کنند.
شاید کارمندان جدید در روزهای اول کاری سوالاتی برایشان پیش آمده باشد بنابراین از مدیران میانی بخواهید که جلسه تکنفره را ترتیب دهند تا آنها مشکلات و پرسش های خود را مطرح کنند. علاوه بر این، مدیران نیز می توانند بفهمند که فرد تازه کار چطور با کار جدید خود کنار آمده است و اگر امکانات و ابزارهای خاصی نیاز دارند برایشان تهیه کنند.
شما باید روند کاری فرد جدید را در ماه اول زیر نظر بگیرید. علاوه بر این، بازخورد کارمندان دیگر از رفتار و وضعیت شغلی فرد جدید می تواند تاثیر بسزایی در آینده کاری وی داشته باشد. علاوه بر این، اگر در ماه اول احساس کردید که نیروی جدید نیاز به آموزش دارد می توانید منابع آموزشی را در اختیار وی قرار دهید.
فراموش نکنید که از دادن اطلاعات بیش از حد به فرد جدید نیز خودداری کنید. در واقع، همه افراد از دریافت اطلاعات زیاد خسته شده و تمرکز خود را از دست خواهند داد. شما همچنین می توانید یک مربی یا کارمند با تجربه تری را برای آموزش به فرد جدید منصوب کنید تا مطالب کاری را به صورت تدریجی به وی آموزش دهد.
پیگیری آنبوردینگ برای فرد جدید الورود در سه ماهه اول بدین ترتیب است:
بررسی روزانه فعالیتهای کارمند، ارائه بازخورد مثبت از انجام فعالیتهای او، ارائه آموزشهای لازم و کاربردی، تعیین منتور برای کارمند جدید، همچنین هدف اصلی این دوره بررسی انتظارات سازمان‌ها و کارکنان و اطمینان از مطابقت آنهاست. این مرحله باید با گفتگوهای فعال در مورد پیشرفت کارمندان جدید و تلاش مستمر برای تبدیل شدن این کارمندان به بخشی جدایی‌ناپذیر از سازمان شود.
پیشنهاد می شود که سه تا شش ماه روند آنبوردینگ ادامه پیدا کند. متاسفانه بسیاری از شرکتها پس از یک ماه از استخدام آنبوردینگ را به حال خود رها کرده و تقریبا 90% کارکنانی که شرکت را ترک خواهند کرد در همان شش ماهه اول این تصمیم را می گیرند.
یافته های بامبو اچ آر نشانگر اینست که کارمندانی که تجربه آنبوردینگ مثبتی دارند 18 برابر نسبت به کار فرمای خود متعهدتر هستند.
آنبوردینگ این امکان را در اختیار مدیران کسب و کار قرار می دهد تا به محض ورود نیروی کار جدید، اهداف و خط مشی سازمان را به اطلاع او برسانید. اطلاع داشتن کارمندان جدید از سیاست های کلی سازمان باعث می شود که آنها در نقش جدید خود موفقیت کسب کرده و از خط مشی سازمان نیز پیروی کنند.
آنبوردینگ به صاحبان کسب و کار اجازه می دهد تا سیستم های نرم افزاری را به کارمندان جدید معرفی کنند. نیروی استخدامی جدید نیز با درک سیستم های سازمان به سرعت به وظایف خود آگاه می شوند. این موضوع نه تنها بهره وری کلی نیروی جدید را افزایش می دهد بلکه پروسه منحنی یادگیری را نیز کوتاه تر می نماید. در حقیقت، کارمندان جدید در روزهای اول شروع به کار خود یک نفر را در کنار خود دارند تا آنها را با سیستم های سازمان آشنا کنند.
زمانی که نیروی تازه وارد را به همکاران و مدیران بخش معرفی می کنید، در واقع ارتباط بین آنها را بهبود بخشیده اید. ارتباط گیری کارمندان با یکدیگر، همکاری آنها را آسان تر کرده و روحیه تک تک اعضا را تقویت می کند.
زمانی که از نیروی استخدامی جدید در روند شروع به کار استقبال می کنید در واقع رضایت شغلی و احتمال ماندن آنها در آینده را تضمین کرده اید. به عبارت دیگر، با انجام آنبوردنیگ کارمندان از انجام وظایف خود در سازمان لذت می برند بنابراین به جای اینکه به دنبال فرصت های شغلی دیگر باشند ترجیح می دهند که سمت شغلی خود را حفظ کنند.
شروع یک کار جدید همواره برای افراد استرس آور است. اما می توان با کمک یک آنبوردینگ صحیح، نگرانی و اضطراب استخدامی های جدید را برطرف کرد. در واقع، همسوسازی باعث می شود که نیروهای جدید با کارمندان قدیمی به راحتی دوست شده و از این طریق نگرانی و استرسشان از بین می رود.
