مراحل فارغ‌التحصیلی ارشد مهندسی کامپیوتر دانشگاه شریف
(نوشته شده در تاریخ ۱۱ مهر ۱۴۰۱)
از آنجا که پروسه فارغ‌التحصیلی ارشد مهندسی کامپیوتر شریف با آنلاین شدن بیشتر فرآیندها تغییر پیدا کرده است و راهنمای بروز شده‌ای در این رابطه وجود ندارد، این پست ویرگول به شما کمک می‌کند تا زودتر فارغ‌التحصیل شوید. در این پست فرض می‌شود که شما تازه تزتون را می‌خواهید بنویسید و دانشجوی مهندسی کامپیوتر (گروه نرم‌افزار) هستید!
نکته‌ای که مهم است این است که ممکن است این موارد در آینده تغییر پیدا کند یا من اشتباه نوشته باشم!، لطفا شما هم پست‌های جدیدی را منتشر کنید تا بچه‌های جدیدتر هم کمتر اذیت بشوند. می‌توانید زیر همین پست آدرس پست‌هاتون رو بذارید یا بگید که توی پروفایل‌تون دنبال اون پست بگردند یا اگر تغییرات خیلی ماینور هست حداقل زیر همین پست تغییرات را بنویسید تا بچه‌ها کمتر گمراه بشند. منم سعی می‌کنم اگر کامنتی را دیدم و پست قابلیت ویرایش داشت آن را مطابق کامنت شما ویرایش کنم. پیش‌تر نیز پستی نوشته شده بود که کمی به من کمک کرد تا مراحل فارغ شدن را جلو ببرم، اما به خاطر تغییرات زیاد از سال ۱۳۹۷ تا ۱۴۰۱ چندان جوابگو نبود.
موظفی‌ها و تایید دروس جبرانی
لطفا مجموعه فرم گواهی اتمام دروس جبرانی و فرم تائید همکاری را دریافت کرده و پس از گرفتن امضاها همراه با کارنامه‌تون (شاید لازم نباشه) به خانم لشکریان ایمیل کنید و تایید ایشان را بگیرید. (من به شخصه چون دستیار آموزشی استاد راهنمام بودم هر دو فرم همراه با کارنامه را برای ایشان فرستادم، ایشان به خانم لشکریان پس از امضا ایمیل کردند و من را cc کردند و خانم لشکریان در جواب ایمیل تایید کردند.)
نوشتن تز (پایان‌نامه) و دفاع از آن
مهمترین فرد در نمره شما و در دفاع شما خود استاد راهنما هستند و حتی داورها اونقدر اهمیت ندارند. شما باید انتظارات استاد راهنما را برآورده کنید، پس با ایشان همیشه در تعامل باشید. برای نوشتن تز پیشنهاد می‌کنم از قالب Texی که توسط دکتر ضرابی تهیه شده است استفاده کنید و به راحتی در ابزارهای آنلاینی مثل overleaf هم می‌توانید نوشتن را شروع کنید. شما ممکن است زمانی را برای راه‌اندازی و راه افتادن با این ابزار خرج کنید اما بعدا این زمان را در ویرایش‌ها، صفحه‌بندی، اضافه کردن مراجع و غیره ذخیره خواهید کرد.
به منظور اطلاعات بیشتر در مورد نحوه نوشتن پایان‌نامه و سمینار این پست از وبلاگ امیر پورمند را مطالعه کنید.
بعد از نوشتن متن اولیه پایان‌نامه با استاد راهنمای خود تعامل کنید و کامنت‌های ایشان را اعمال کنید. پس از انجام کامنت‌ها فایل نهایی شما جهت ارسال به داور داخلی آماده است. از استاد راهنمای خود بخواهید که این فایل را برای داور داخلی ارسال کند.
ارسال فایل پایان‌نامه برای دفعه اول به داور داخلی باید یک هفته قبل از جلسه گروه باشد ( ۴-۵ روز قبل‌تر هم به نظر مشکلی ندارد) این بدین معنی است که برای مثال اگر جلسه گروه شما چهارشنبه این هفته باشد شما باید نهایتا تا شنبه همین هفته فایل را برای داور داخلی ارسال کرده باشید.
جلسه گروه معمولا دو هفته یکبار است، پس جوری زمانتون را تنظیم کنید که به جلسه گروه مدنظرتون برسید.
در جلسه گروه استاد راهنمای شما داور خارجی را پیشنهاد می‌دهد، شما می‌تونید از استادتون در مورد داور خارجی هم بپرسید، معمولا افراد به نسبت ثابتی را استاد‌های راهنما پیشنهاد می‌دهند.
زمان دفاع شما حداقل یک هفته از زمان تصویب در جلسه گروه فاصله دارد، بدین ترتیب که جلسه گروه اگر چهارشنبه این هفته است، زمان دفاع شما از چهارشنبه هفته بعد به اون طرف می‌تواند باشد و نه زودتر.
پس از تعیین داور خارجی، با داور داخلی، داور خارجی و استاد راهنمای خود زمان دفاع را هماهنگ کنید. زمان دفاع را خودتان یا استاد راهنما به خانم لشکریان (کارشناسی تحصیلات تکمیلی دانشکده مهندسی کامپیوتر) اعلام کنید. دقت کنید از موقعی که این زمان را به خانم لشکریان اعلام می‌کنید باید یک هفته تا زمان اعلامی مونده باشد. پس در ایده‌‌آل ترین حالت، روز مطرح شدن موضوع شما در گروه (تعیین استاد خارجی) با همه اساتید زمان را ست کنید و همان روز به خانم لشکریان تاریخ و ساعت را اعلام کنید.
پس از تایید خانم لشکریان از مطلع شدن زمان دفاع شما، زمان دفاع در سامانه edu تنظیم می‌شود و ایمیل‌های متناسب را نیز پیش از دفاع دریافت خواهید کرد. مطمئن شوید برای همه داورها فایل پایان‌نامه یکتایی را ارسال کرده‌اید. اسلاید خود را حاضر کنید و با استاد راهنما پیش از دفاع چک کنید. در زمان مقرر دفاع حاضر شوید و از پایان‌نامه خود در زمانی که بهتون داده شده است دفاع کنید. زمان تقریبی دفاع ۳۰ دقیقه است که ممکن است در آینده کمتر یا بیشتر شود. تبریک میگم، دفاع شما انجام شد.
ثبت نمره و کارهای ابتدایی
نمره شما در همان روز دفاع مشخص می‌شود و توسط استاد راهنما به تحصیلات تکمیلی دانشکده اعلام می‌شود.
ثبت نمره در سامانه آموزش از زمان اعلام استاد راهنمای شما به تحصیلات تکمیلی دانشکده ۲ روز کاری زمان می‌برد! ابتدا در بخش پایان‌نامه این نمره ثبت می‌شود و سپس در کارنامه که قسمت کارنامه قسمتی است که زمان می‌برد.
اصلاحیه‌های پایان‌نامه را انجام دهید و دو فرم تصویب نامه و اظهارنامه را به امضا داورها، خود و استاد راهنما برسانید. این برگه‌ها به طور پیش‌فرض در فایل نمونه پایان‌نامه (برای مثال Tex معرفی شده) موجود است. حتما این برگه‌ها را درون صفحات ابتدایی پایان‌نامه بگذارید.
شما باید پایان‌نامه خود را در سامانه ایران‌داک بارگذاری کنید، ابتدا این پایان‌نامه به تایید ایران‌داک و سپس به تایید دانشگاه می‌رسد. تایید ایران‌داک طبق تجربه قبلی ۲ روز کاری زمان می‌برد. کد رهگیری داده شده توسط ایران‌داک را نزد خود نگه دارید چرا که در فرم احراز در ادامه به آن نیاز پیدا خواهید کرد. تایید دانشگاه در ایران داک زمانی انجام می‌شود که فرم احراز به دست آن‌ها برسد. پس مهمترین قسمت فعلا بارگذاری پایان‌نامه در این سامانه و دریافت کد است. لطفا حتما دقت داشته باشید که صفحات اظهارنامه و تصویب‌نامه را در فایل پایان‌نامه خود جایگذاری کرده باشید. اگر از latex برای نوشتن تز خود استفاده کرده‌اید در سامانه ایران داک راهنمایی وجود دارد که به جز فایل pdf فقط کافی است، مواردی نظیر عنوان، چکیده، فهرست مطالب و مراجع را در فایل word اضافه کرده و آن را بارگذاری کنید. همچنین سورس‌های فایل latex را نیز می‌توانید بارگذاری کنید.
فرم احراز چیست؟ این فرم که به صورت آنلاین در آمده است مهمترین پروسه شما برای فارغ التحصیلی است. این فرم به صورت انلاین بدست واحدهای مختلف دانشگاه می‌رسد و آن‌ها دونه دونه تایید می‌کنند و به این ترتیب پروسه فارغ‌التحصیلی شما جلو می‌رود. از آن جا که این فرم به حالت انلاین در آمده دیگر نمی‌توان به صورت موازی امضاها را پیگیری کرد و باید دونه دونه هر واحد را اگر عجله دارید پیگیری کنید. پیشنهاد می‌کنم اگر عجله ندارید، پیگیری تلفنی انجام ندهید و صبر کنید که با سرعت خودش روال اداری جلو برود، چرا که برخی که که واقعا عجله دارند نمی‌توانند در زمان مقرر فارغ شوند. اما دقت کنید بعضی مواقع نیاز به اکشن‌هایی از سمت شما وجود دارد که اگر یک واحد غیرمنطقی طول کشید حتما پیگیر شوید.
فرم احراز
به منظور به گردش انداختن فرم احراز نمره پایان‌نامه شما باید ثبت شده باشد و هیچ درس بدون نمره‌ای (از جمله پایان‌نامه) نباید داشته باشید. در تصویر زیر مواردی که این فرم برای به گردش افتادن نیاز دارد را مشاهده می‌کنید.
فرم احراز در زیر منو تحصیلات تکمیلی
در این فرم نیاز است که پایان‌نامه خود که داخل آن فرم اظهارنامه و تصویب‌نامه نیز جایگذاری شده است، همراه با صفحات تصویب‌نامه و اظهارنامه به صورت جدا نیز بارگذاری شود. همچنین فایل wordی شامل عنوان و چکیده و کلمات کلیدی به زبان فارسی و انگلیسی نیز تهیه و بارگذاری کنید.
در صورتی که از آموزش رایگان بهره می‌برید اما در طول تحصیل درسی را حذف کردید یا این که واحدی را اضافه پاس کردید در منو ثبت‌نام و ترمیم گزینه پرداخت الکترونیکی را بزنید و پول این موارد را تسویه کنید. پول این موارد به جیب خود دانشگاه می‌رود و این جدای از پولی است که به سازمان امور دانشجویان بابت لغو تعهد پرداخت می‌شود.
[برای تسریع کارها این بخش را نیز می‌توانید زودتر از شروع فرم احراز انجام دهید] وقتی فرم احراز به قسمت معاونت دانشجویی برسد نیاز است که تسویه عملا با واحدهایی نظیر خوابگاه، تغذیه، امور رفاهی (وام) انجام شده باشد. به سایت خدمات دانشجویی مراجعه کنید و از بخش خدمات غیرحضوری بخش تسویه غیرحضوری را بزنید و مطابق فرم موارد را جلو ببرید. برای خوابگاه فرآیند تخلیه و تسویه را پیش‌تر باید انجام داده باشید. برای امور رفاهی (وام) نیز با شما تماس خواهند گرفت و شما می‌توانید بین این که وامتون قسط‌بندی بشه یا این که کلش رو تسویه کنید انتخاب کنید. در صورتی که نیاز به آزادسازی مدرک (صدور دانشنامه) دارید، تسویه کامل انجام دهید.
کد رهگیری ایران داک در فرم احراز از شما پرسیده می‌شود. لازم نیست که حتما از تایید ایران داک گذشته باشد اما قاعدتا وقتی به واحد کتابخانه فرم احراز می‌رسد در صورتی کتابخانه می‌تواند فرم احزار را تایید کند که پایان‌نامه شما از طریق ایران داک به دانشگاه رسیده باشد.
[برای تسریع کارها این بخش را نیز می‌توانید زودتر از شروع فرم احراز انجام دهید] مورد مهم دیگر که باعث می‌شود فرم احراز شما جلو نرود این است که تسویه حساب با دانشکده انجام نداده باشید. این فرم تسویه با دانشکده را پرینت بگیرید و از افراد نوشته شده لطفا امضاها را جمع آوری کنید. این فرم را هم در فرم احراز می‌توانید آپلود کنید هم این که مثل من اگر نمی‌دانستید این امکان هست می‌توانید به صورت ایمیل یا فیزیکی به واحد تحصیلات تکمیلی دانشکده (خانم لشکریان) تحویل دهید. در صورتی ایشان فرم احراز شما را تایید خواهند کرد که پیش‌تر یا همگام فرم تسویه حساب با دانشکده را گرفته باشند.
لیست افراد تسویه حساب دانشکده: آقای امانی: طبقه ۱ اتاق آزمایشگاه‌ها اتاق ۱۰۴ - آقای عسگری: طبقه همکف (درب با محافظ آکاردئونی) یا طبقه ۶ کنار دفتر تحصیلات تکمیلی - آقای اصغرزاده: طبقه ۶ اتاق ۶۲۰
پس از ارسال فرم احراز این فرم به دست واحدهای مختلف می‌رسد که باید تایید را انجام دهند و در صورت نقصی نیز فرم به شما بر می‌گردد و دوباره آن را باید اصلاح و برگردانید. همچنین ممکن است این چند روز از واحدهای مختلف دانشگاه با شما تماس حاصل شود. در بخش بعدی مواردی از ایستگاه‌های فرم احراز و نحوه پیگیری سریع‌تر بیان می‌شود.
ایستگاه‌های فرم احراز
[این بخش ممکن است ویرایش شود و شماره تلفن‌ها و افراد مسئول اضافه شوند] ترتیب را فراموش کردم، سعی کردم به ترتیب نوشته شود.
می‌توانید با شماره‌تلفن‌های هریک تماس گرفته و با بخش تسویه آن واحد پیگیری فرم احراز را انجام دهید.
مطمئن نیستم که انجمن فارغ‌التحصیلان جزوی از ایستگاه‌های فرم احراز هست یا که نه. لطفا این فرم را پر نمایید تا احراز اطلاعات شما در این انجمن هم انجام شود. می‌توانید عضویتی هم با پرداخت مبلغی داشته باشید که به نظر من سودی ندارد و فقط احراز اطلاعات را انجام دهید.
آموزش‌های آزاد
مسئول تطبیق: مسئول تطبیق خود را از خانم لکشریان می‌توانید بپرسید که چه کسی است، برای گروه نرم‌افزار، مدیرگروه وقت دکتر حبیبی بودند. احتمالا مدیرگروه هر زیرگرایش باشد.
استاد راهنما
تحصیلات تکمیلی دانشکده (خانم لشکریان): نیاز به فرم تسویه با دانشکده است.
رئیس دانشکده
کتابخانه و تسویه کتابخانه: یکی برای چک کردن بدهی شما به کتابخانه است و دیگری برای تایید ایران داک، نیاز است که پایان‌نامه به تایید ایران داک رسیده باشد و برای دانشگاه ارسال شده باشد.
امور فرهنگی
امور معاونت دانشجویی (تغذیه، خوابگاه، رفاهی): نیاز به پر کردن فرم تسویه حساب در خدمات غیرحضوری سایت خدمات دانشجویی است.
تحصیلات تکمیلی کل (خانم مردانی)
دانش آموختگان
پس از فارغ التحصیل شدن سامانه edu شما ظاهرش تغییر می‌یابد و کلا تعداد عملکردهای کمتر و جدیدتری دارید که یکی از آن‌ها درخواست گواهی موقت است. همچنین می‌توانید با ایمیل grad@sharif.edu در تماس باشید تا اگر لغو تعهد کرده‌اید مدرک دانشنامه خود را تحویل بگیرید.
ویژه سربازی:
پس از پایان یافتن فرم احراز، یک لینک جلوی فرم احراز باز می‌شود که می‌توانید نامه معرفی به نظام وظیفه را در آن بیابید. در این نامه بیان شده است که شما تحصیلات خود را در مقطع ارشد مهندسی کامپیوتر با چه معدلی به پایان رسانده‌اید و همچنین معافیت تحصیلی شما تمام شده است. این نامه را می‌توانید به نظام وظیفه ببرید تا پایان معافیت تحصیلی شما در سامانه سخا بخورد. یا این که می‌توانید به صورت آنلاین درخواست معافیت تحصیلی مقطع جدید قبولی‌تان (دکترا) را در سامانه به صورت انلاین وارد کنید و جزو مدارک این مدرک را نیز بارگذاری کنید. یا می‌توانید که برگه سبز خود را در پلیس +۱۰ با ارائه این نامه اخذ کنید (می‌توانید از پلیس +۱۰ بخواهید آخرین تاریخ ممکن معرفی به سربازی را در برگه قید کند).
