وقتی در جستجوی نوشتن یک متن خوب برای استعفا هستید، به این معنی هست که شما تصمیم خود را گرفته اید و احتمالا کار جدیدی پیدا کرده اید پس اکنون تنها چیزی که بین شما و شغل جدیدتان وجود دارد، تهیه متن استعفا نامه اداری خواهد بود.
در حالی که این اولین گام برای ترک شغل شما نیست (که می تواند با رئیس خود بنشینید تا دو هفته اخطار بدهید)، این یک قدم مهم است. سند رسمی که به مقامات بالاتر و منابع انسانی خود ارسال می کنید، لحن را برای بقیه زمان شما در این شغل تعیین می کند - و همچنین رابطه شما رو به جلو است. بنابراین ارزش آن را دارد که کمی وقت صرف کنید تا این نامه اخطار دو هفته ای را محکم و صیقلی کنید.
برای کمک به شما، در اینجا یک الگوی نامه استعفای گام به گام برای استفاده وجود دارد.
قسمت 1
در ابتدا نیازی به پوشیدن یا خلاقیت نیست. فقط سمتی که از آن استعفا می دهید و تاریخ اجرایی شدن آن را بیان کنید. در حالی که احتمالاً دلایل ترک خود را با رئیس خود در میان گذاشته اید، نیازی به توضیح آنها در اینجا ندارید - ساده نگه داشتن آن کاملاً خوب است.
جناب آقای [نام رئیس شما]،
لطفاً این نامه را به عنوان اطلاعیه رسمی بپذیرید که من از سمت خود به عنوان [عنوان موقعیت] با [نام شرکت] استعفا می دهم. آخرین روز من [آخرین روز شما—معمولاً دو هفته از تاریخی که اطلاع می دهید] خواهد بود.
قسمت 2
در مرحله بعد، همیشه ایده خوبی است که از کارفرمای خود به خاطر فرصتی که در اختیار دارید تشکر کنید و برخی از چیزهای کلیدی را که از آن لذت برده اید و در کار یاد گرفته اید توضیح دهید. و بله، این درست است حتی اگر از رفتن هیجان زده باشید. به یاد داشته باشید - ممکن است به این افراد برای یک مرجع نیاز داشته باشید، و گذاشتن چیزها در یک یادداشت خوب، تأثیری پایدار (مثبت) بر جای خواهد گذاشت.
از فرصتی که برای کار در این موقعیت در گذشته (مدت زمانی که در این نقش بوده اید) بسیار سپاسگزارم. من از فرصت هایی که برای [برخی از مسئولیت های شغلی مورد علاقه شما] داشته ام بسیار لذت برده ام و از آنها قدردانی کرده ام، و [چند چیز خاصی که شما در حین کار یاد گرفته اید] یاد گرفته ام، که از همه آنها من در طول حرفه ام استفاده خواهم کرد.
قسمت 3
در نهایت، تمایل خود را برای کمک به انتقال اعلام کنید. نیازی نیست که وارد جزئیات شوید (و قطعاً چیزی را که نمی توانید انجام دهید قول ندهید)، اما چند خطی که بیان می کند تضمین می کنید که وظایف خود را بدون مشکل انجام دهید، نشان می دهد که شما این کار را انجام می دهید. در بازی تا آخر
در طول دو هفته گذشته، من تمام تلاشم را انجام خواهم داد تا وظایفم را به پایان برسانم و سایر اعضای تیم را آموزش دهم. لطفاً اگر کار دیگری می توانم برای کمک در طول انتقال انجام دهم، به من اطلاع دهید.
برای شرکت آرزوی موفقیت روزافزون دارم و امیدوارم در آینده در ارتباط باشم.
خالصانه،
[اسم شما]
قسمت 4
آیا می خواهید همه اینها را کنار هم بگذارید و ببینید در عمل چگونه به نظر می رسد؟ ما یک نامه از نمونه های استعفا را برای شما نوشته ایم تا از پس آن برآیید.
مثال :
جناب آقای سبحانی
لطفاً این نامه را به عنوان اطلاعیه رسمی مبنی بر استعفای من از سمت خود به عنوان مدیر حساب در رسانه بازاریابی بپذیرید. آخرین روز من پنجشنبه 20 مهر خواهد بود.
از فرصتی که برای کار در این موقعیت در شش سال گذشته به دست آورده ام بسیار سپاسگزارم. من از فرصت هایی که برای رشد تیم فروش و خط لوله خود داشتم، بخشی از ایجاد یک محصول عالی و کار با همکارانم بسیار لذت بردم و قدردانی کردم، و در مورد استراتژی بازاریابی و دیجیتال چیزهای زیادی یاد گرفتم. فضای رسانه ای، که مطمئناً در طول زندگی حرفه ای خود را با خود خواهم برد.
من تمام تلاشم را انجام خواهم داد تا وظایفم را به پایان برسانم و سایر اعضای تیم را طی دو هفته آینده آموزش دهم. لطفاً اگر کار دیگری می توانم برای کمک در این انتقال انجام دهم، به من اطلاع دهید.
برای شرکت آرزوی موفقیت روزافزون دارم و امیدوارم در آینده در ارتباط باشم.
خالصانه،
مجید زارع
بدیهی است که می توانید این را کمی بر اساس تجربه و فرهنگ شرکت خود تنظیم کنید، سپس آن را از طریق رویه های معمول در شرکت خود ارسال کنید.
مطمئناً، ممکن است تا پایان زمان در اعماق منابع انسانی باقی بماند، اما می‌توانید از دو چیز مطمئن باشید: یکی، رئیس سابق شما (و مرجع آینده) آن را می‌خواند و تحت تأثیر قرار می‌گیرد. و دوم، اگر تصمیم گرفتید به شرکت خود بازگردید (هی، این اتفاق می‌افتد)، این یک چیز بسیار خوب است که آخرین چیزی که در پرونده است یک استعفا نامه (Resignation Letter) عالی و حرفه‌ای نوشته شده است.
