چه یک کسب و کار کوچک داشته باشید چه یک سازمان بزرگ باید این نکته را در نظر بگیرید که هر سیستم مدیریت کسب و کاری که انتخاب می کنید باید سیستم کاری شما را کارآمدتر کند نه آنکه وظایف جدیدی را بر روی دوش شما بگذارد.
آمار نشان می دهد که متاسفانه 74 درصد از کارمندان، روزانه بیش از یک ساعت وقت صرف ورود و جستجوی اطلاعات می کنند که این زمان زیادی برای انجام کاری است که می توان با چند کلیک و در عرض چند دقیقه انجام داد.
این موضوع نشان دهنده ی اهمیت نیاز به یک سیستم جامع مدیریت کسب و کار در شرکت ها است. در ادامه به طور مفصل تر در رابطه با دلایل نیاز به نرم افزار مدیریت کسب و کار خواهیم پرداخت، اما پیش از آن توضیح مختصری در رابطه با مفهوم BMS خواهیم داد.
نرم افزار مدیریت کسب و کار ترجمه ی عبارت انگلیسی business management system است که با مخفف آن یعتی BMS شناخته می شود.
طبق تعریف، نرم افزار مدیریت کسب و کار یک مجموعه از ابزارها است که به شرکت ها در پشتیبانی، بهبود و خودکارسازی فرآیندها کمک می کند. اگر این نرم افزار با نیازهای تجاری شما هماهنگی داشته باشد، به مدیریت کلیه فرایندهای اصلی کسب و کار شما در یک سیستم واحد کمک می کند.
انتخاب و به کارگیری یک سیستم مدیریت کسب و کار درست، شما و تجارتتان را به اهداف خود نزدیکتر می کند. این سیستم به شما این امکان را می دهد تا کسب و کار خود را بر اساس گزارش های مستند و جامع مدیریت کنید، ویژگی ای که عدم وجود آن مانع رشد اکثر مشاغل کوچک است.
نقطه شروع برای هر سیستم مدیریت کسب و کار، مشخص کردن اهداف بیزنسی که معمولاً در یک طرح کسب و کار شرح داده شده است. این طرح همچنین زمینه های اصلی کسب و کار و مناطق مهم نتایج بیزنس را توصیف می کند.
سیستم های مدیریت کسب و کار به طور کلی یک هدف را دنبال می کنند و آن ساده سازی و بهبود فرآیند مدیریتی کسب و کارها است. با آنکه این سیستم ها یک هدف را دنبال می کنند اما تفاوت هایی با یکدیگر دارند که ممکن است آنها را به یک نرم افزار کاربردی و یا مخرب تبدیل کند.
ویژگی هایی که احتمالاً در نرم افزار مدیریتی خود به آن احتیاج دارید عبارت اند از:
همانطور که می بینید ، عملکردهای مختلفی وجود دارد که ممکن است به آنها نیاز داشته باشید. بهترین کار انتخاب یک راه حل یکپارچه به نام نرم افزار مدیریت کسب و کار (BMS) است که بتواند اطلاعات بخش های مختلف را در یک پایگاه داده اشتراکی جمع آوری کند و بین قسمت های مختلف یکپارچگی ایجاد کند. به این صورت شما در کوتاه ترین زمان و با چند کلیک به سادگی می توانید بسیاری از بخش های کسب و کار خود را مدیریت کنید.
بسیاری از مطالعات نشان می دهد که مشاغل با سیستم های مدیریتی ضعیف به ندرت به راندمانی بالاتر از 66 درصد می رسند. درست است که دستیابی به راندمان 100 درصدی غیر ممکن است، یک سیستم مدیریتی درست و اصولی می تواند تا 30 درصد افزایش در کارایی داشته باشد.
تاثیر افزایش هزینه در سیستمی فاقد فرایند مدیریتی درست کاملا واضح است. اما چیزی که ممکن است از نظرها پنهان بماند تاثیر منفی این ضعف بر روی رضایت مشتریان است. هزینه ی سنگینی که از دست دادن مشتری های قدیمی و عدم توانایی در جذب مشتریان جدید بر روی دوش شرکت شما می گذارد به مراتب بیشتر از هزینه کمی است که برای ارتقا سیستم مدیریتی خود با خرید ابزاری ساده چون نرم افزار مدیریت کسب و کار می کنید.
دلیل مهم دیگری که کمی پیش نیز به آن اشاره کردیم زمان و انرژی زیادی بود که کارمندان صرف ورود اطلاعات به سیستم ها و یا جستجوی داده ها می کردند. این زمان می تواند به کمک BMS صرف مسائل مهم تر و پیشرفت و گسترش سازمان شود.
نرم افزار مدیریت کسب و کار کاوان یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریتی است. این نرم افزار با سرعت بالا و انعطاف پذیری بالایی که دارد مدیریت را بسیار ساده سازی می کند. این نرم افزار شامل چهار ماژول نرم افزار حضور و غیاب کاوان، نرم افزار حقوق و دستمزد، نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری(CRM) و نرم افزار مدیریت منابع انسانی (HRM) است.
