یکی از دغدغه های همیشگی و اصلی مدیران در شرکت ها، مدیریت حضور یا عدم حضور کارکنان در محیط کار است. مرخصی های بیش از اندازه، غیبت های از قبل برنامه ریزی نشده و … می تواند خسارت های سنگینی به منابع شرکت وارد کند. شرکت ها و مدیران باید بتوانند از ساعت ورود و خروج، غیبت و ... کارمندان آگاهی کامل داشته باشند و با تحلیل الگوهای به دست آمده، در راستای کاهش بی نظمی و افزایش بازدهی گام بردارند. در ادامه به بررسی ضرورت استفاده از نرم افزار حضور غیاب در شرکت ها خواهیم پرداخت.
نرم افزار حضور و غیاب ابزاری است برای ثبت دقیق و مدیریت زمان ورود و خروج، مرخصی ها، غیبت ها و زمان استراحت کارکنان یک سازمان. استفاده از این نرم افزار به مقدار زیادی موجب صرفه جویی در وقت و هزینه و همچنین کاهش خطا و تقلب می شود. در حقیقت مدیریت غیبت کارمندان به معنای قرار دادن استراتژی ها، سیاست ها، فرآیندها و رویه ها برای کاهش غیبت آنها به دلایل مختلفی مانند بیماری و آسیب است.
به کمک این نرم افزار شما می توانید دید کلی بهتری از الگوهای حضور و غیاب کارمندان خود در سازمان داشته باشید و در راستای بهبود شرایط و افزایش بازدهی کارکنان گام مثبتی بردارید. علاوه بر آن، خروجی این نرم افزار برای بخش مالی بسیار مهم است. در واقع مدیریت صحیح و ثبت درست غیبت ها برای پردازش دقیق حقوق و دستمزد ضروری است.
نرم افزار حضور و غیاب، تنها غیبت و ورود و خروج کارمندان را ثبت نمی کند بلکه گزارش هایی ارائه می دهد تا مدیران بتوانند با بررسی آنها الگوهای غیبت ها را شناسایی کرده و اقدامات لازم را در جهت کاهش غیبتها، به خصوص غیبت های پیش بینی نشده، برنامه ریزی و پیاده سازی کنند. نرم افزار های حضور غیاب بسیاری در بازار وجود دارد که در جزئیات متفاوت هستند. بهترین نرم افزار حضور و غیاب آن است که کامل ترین و جامع ترین گزارش ها را به نحوی ارائه دهد تا مدیران بتوانند در کوتاه ترین زمان ممکن به حجم بالایی از اطلاعات کاربردی آگاهی پیدا کنند. نرم افزار حضور و غیاب کاوان با ارائه گزارش های جامع و کامل به صورت نمودارهای میله ای و دایره ای کمک بزرگی در این راستا به مدیران خواهد کرد. ارائه گزارش به این شکل موجب صرفه جویی حداکثری در وقت مدیران خواهد شد. علاوه بر آن نرم افزار حضور و غیاب کاوان تحت وب است تا مدیران بتوانند در هر کجا که هستند به راحتی از طریق گوشی به اطلاعات کارمندان خود دسترسی پیدا کنند.
یکی از ویژگی های برتر نرم افزار کاوان، حضور و غیاب بر اساس لوکیشن است. شما می توانید لوکیشن مورد نظر خود را در سیستم ثبت کنید تا افراد بتوانند پس از ورود به آن لوکیشن، ورود خود را ثبت کنند. نرم افزار حضور و غیاب آنلاین کاوان این امکان را در اختیار کارمندان خود قرار می دهد تا به راحتی از طریق گوشی بتوانند ورود و خروج خود را ثبت کنند. این ویژگی کمک بزرگی به کنترل زمان ورود و خروج، زمان استراحت و … کارمندان دورکار و افرادی که در ماموریت هستند می کند.
نرم افزار حضور و غیاب کاوان به صورت یکپارچه با سایر نرم افزارهای حقوق و دستمزد، CRM و نرم افزار مدیریت استخدام کاوان کار می کند.
همانطور که گفتیم افزایش بیش از حد مرخصی ها و غیبت های پیش بینی نشده، زمان استراحت و … می تواند به شرکت خسارت وارد کند. به عنوان مثال وقتی یکی از کارکنان به مقدار زیادی غیبت پیش بینی نشده دارد مسئولیت های مربوط به او به درستی انجام نمی شود. از آنجایی که این غیبت برنامه ریزی نشده بود، شرکت نمی توانست از قبل مسئولیت های او را به دیگران واگذار کند و در نتیجه کار عقب می افتد و زمانی که یک حلقه از کارهای یک بخش به درستی انجام نشود کل آن بخش و در نهایت کل شرکت دچار اختلال در روند کاری می شود. این موضوع هزینه های سنگینی برای شرکت در پی خواهد داشت. از طرف دیگر مرخصی فردی اگر بیش از حد باشد بار مسئولیت او بر دوش کارمند دیگری خواهد افتاد که از بازدهی او کم خواهد کرد. در نتیجه می توان گفت علاوه بر هزینه های مالی، غیبت ها و مرخصی های بیش از حد باعث ایجاد مسائل دیگری مانند تغییر حجم کار، تغییر نوبت و غیره نیز می شوند.
چندین مطالعه در سرتاسر جهان نشان داده است که یک کارمند به طور متوسط تقریباً 6 روز کاری در سال غیبت می کند. شایع ترین علل غیبت های کوتاه مدت، بیماری های معمولی مثل سرماخوردگی و آنفولانزا هستند و شایع ترین غیبت های طولانی مدت ناشی از بیماری های سلامت روان هستند.
به طور کلی می توان عوامل غیبت ها را در موارد زیر خلاصه کرد:
- بیماری های کوتاه مدت و طولانی مدت
- استرس و فرسودگی شغلی
- صدمات و حوادث
- مسائل مربوط به مراقبت از کودک و سالمند
- جدایی و روحیه پایین در محل کار
- قلدری برخی نیروها در محل کار
اینجاست که نرم افزار حضور و غیاب با ثبت دقیق غیبت ها، ورود و خروج ها و زمان استراحت و دلایل آنها، به کمک شرکت ها می آید. نرم افزار ها این موارد را ثبت می کنند و با ارائه گزارش های جامع و کامل به تحلیل بهتر مسائل مربوط به غیبت ها کمک می کنند. هر چه اطلاعات دقیق تر و کامل تر باشند و به صورت طبقه بندی شده ارائه شوند، تحلیل درست تری صورت خواهد گرفت. پس از آن شرکت ها می توانند استراتژی های موثرتری برای کاهش میزان غیبت ها و مرخصی های غیر ضروری در پیش بگیرند.
همچنین ثبت دقیق حضور و غیاب کارکنان در این سیتم باعث می شود تا خطا در حقوق و دستمزد کارکنان به شدت کاهش یابد. هر ساله خطا در محاسبه و یا پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان شرکت ها، هزینه های سنگینی بر روی دوش آنها می گذارد که به کمک نرم افزار حضور و غیاب می توان تا حد چشمگیری آن را کاهش داد.
