روش به انجام رسوندن کارها (Getting Things Done): سیستم حرفه‎ ای بهره وری برای تمامی زمینه های زندگی مدیران موفق

همیشه کارها رو به آخرین لحظه موکول می‎کنین؟ شب‌ها بیدار می‌خوابین و در مورد قرارهای آینده تون نگرانین؟ تو همه کارهاتون غرق شدین؟ بهترین راه حل برای شما سیستم خود مدیریتی Getting Things Done هست.

فهرست

تعریف GTD چیه؟

5 مرحله روش GTD

نقاط قوت و ضعف GTD

خلاصه: GTD کارسازه، اما برای همه مناسب نیست!

تعریف GTD چیه؟

این روش یه سیستم مدیریت زمان و بهره وریه که بهتون کمک می‎کنه تا با استفاده از یه سیستم جامع از لیست ها و تقویم ها، وظایف و تعهدات رو بدون استرس و کارآمد انجام بدین.

ایده اساسی روش GTD اینه که تمام وظایف خودتون رو به صورت مکتوب بنویسین تا اطمینان پیدا کنین که چیزی رو فراموش نمی‎کنین. تو دراز مدت، استرس کمتری دارین چون مجبور نیستین همه چیزها رو به خاطر بسپرین و از اون‌جایی که مجبور نیستین دائماً کارهای مهم رو به خاطر بیارین، ذهنتون کمتر به کارهای برنامه ریزی شده در زمان های نامناسب روز متمرکز می‎شه. به عبارت دیگه با نگرانی کمتری کارهاتون رو انجام می‎دین. به لطف یه سیستم سازمانی مکتوب، می‎تونین مطمئن باشین که همه چیز رو به موقع انجام می‎دین و هیچ چیز رو فراموش نمی‎کنین. وقتی زمان استراحت می‎رسه، ذهنتون واقعاً می‎تونه آروم باشه و بهتر روی کارهایی که دارین تمرکز کنه، چون هیچ چیز دیگه ای تو ذهنتون جریان نداره.
تو این روش کارهای بزرگتر رو به وظایف فرعی کوچیک تر تقسیم می‎کنین و برای اون ها ضرب الاجل مشخصی تعیین می‎کنین. بررسی های منظم تضمین می‌کنن که تمام وظایف و پروژه‌هاتون رو پیگیری می‌کنین، نقاط ضعف سیستم خودتون رو شناسایی می‌کنین و بهبود می‌دین.

مشاور بهره‌‏وری ایالات متحده، دیوید آلن، این سیستم رو توسعه داد و اون رو تو کتاب خودش با همین عنوان، GTD در سال 2001 ارائه کرد. GTD از زمان انتشار این کتاب میلیون ها دنبال کننده در سراسر جهان پیدا کرده.

5 مرحله روش GTD

• مرحله ۱: جمع آوری کارها

تمام وظایف، قرار ملاقات ها و ایده هاتون رو جمع آوری کنین. محل این جمع آوری می‎تونه هر سیستم سازمانی ای باشه که بهتون امکان می‎ده موارد رو به صورت کتبی ثبت کنین. به این معنی که می‎تونین از ابزارهای دیجیتال و آنالوگ مثل صندوق ورودی ایمیل، Evernote یا OneNote، دفترچه های فیزیکی یا سیستم های بایگانی استفاده کنین. وقتی برای اولین بار استفاده از روش GTD رو شروع می‎کنین، این قدم اول ممکنه چندین روز طول بکشه. بعد از اولین بار، شما می‌تونین به سادگی وظایف، قرار ملاقات ها و ایده های جدیدتون رو به محض ظهور به محل ورودی خودتون اضافه ‎کنین که این کار به ندرت بیشتر از چند دقیقه طول می‎کشه.

• مرحله ۲: شفاف سازی

باید همه چیزهایی که تو محل ورودی کارها جمع آوری کردین رو بررسی و پردازش کنین. به این معنی که شما باید تصمیم بگیرین که تو سیستم Getting Things Done کارها به کجا تعلق دارن. برای هر کار این سوال‌ها رو از خودتون بپرسین:

چه نوع وظیفه ایه؟

آیا قابل انجامه؟

کار بعدی چیه؟

زمانی که ورودی کارهای خودتون رو بررسی می‎کنین، چیزی رو تو این محل قرار ندین، تصمیم بگیرین که هر کار به چه لیستی تعلق داره. اگه هر کاری قابل انجام یا ضروری نیست، یکی از سه تصمیم زیر رو بگیرین:

سطل زباله

لیست «شاید/روزی»

بایگانی

• مرحله ۳: سازماندهی

تمام موارد قابل اجرا رو تو لیست‎ کارهاتون قرار بدین و از اون جا اون ها رو پردازش کنین.

نکته: اگر می‌تونین کاری رو تو دو دقیقه یا کمتر انجام بدین، اون رو فورا انجام بدین و به سیستم Getting Things Done اضافه ش نکنین.

تقویم

فقط قرار ملاقات ها و جلسات رو تو تقویم وارد کنین. کارهایی که باید انجام بشن رو به لیست «اقدامات بعدی» اضافه کنین یا اون ها رو به عنوان پروژه فرض کنین و به اقدامات کوچک تر تقسیمشون کنین.

پروژه‌ها

هر کاری که به بیش از یک عمل نیاز داره، پروژه ست. یه پروژه می‎تونه هر چیزی باشه، از بازسازی خونه تا یه کمپین بازاریابی حرفه ای برای یه محصول یا خدمت. همه پروژه هاتون رو تو لیست پروژه‌‎ها قرار بدین و به طور منظم اون رو بررسی کنین. سپس اقدامات بعدی رو برای پروژه تعریف کنین و مهلت های مشخصی رو برای اون تو تقویم وارد کنین. همچنین، یه لیست یادآوری برای تمام وظایفی که به دیگران محول کردین، نگه دارین. این به شما امکان می‎ده کارهایی رو که دیگران براتون انجام می‎دن رو پیگیری کنین.

کارهای بعدی

یه لیست جداگونه از تمام اقدامات بعدی که مختص پروژه ها نیستن، در نظر بگیرین. بسته به دامنه وظایف خودتون، می‌تونین فهرست‌های متعددی رو برای کارهای شخصی، وظایف کاری، تماس‌ها و غیره ایجاد کنین.

در انتظار

همچنین یه لیست یادآوری برای تمام وظایف داشته باشین. تاریخ هایی رو برای پیگیری از دیگران در مورد میزان پیشرفت اون ها تو یه کار رو تعیین کنین.

• مرحله ۴: بررسی و به روزرسانی

با سازماندهی وظایف و قرارها، برنامه تون شفاف می‌شه، اما این به تنهایی برای افزایش بهره وری شما کافی نیست و باید اطمینان حاصل کنین که همه چیز رو در زمان تعیین شده انجام می‎دین. برای این کار، باید به طور منظم لیست هاتون رو بررسی کنین. شما باید مطمئن بشین که سیستمتون به روزه. در غیر این صورت نمی‎تونین بدون فکر کردن در مورد اینکه آیا ممکنه یه قرار ملاقات رو از دست بدین، روی کار پیش روتون تمرکز کنین.

چندین بار تو روز تقویم رو مرور کنین و لیست کارهاتون رو حداقل یه بار در روز بررسی کنین تا کار بعدیتون انتخاب کنین. روزی یه بار ورودی کارهاتون رو خالی کنین. تو روش GTD شما یه بار در هفته یک بررسی هفتگی انجام می‎دین که این بررسی شامل مراحل زیره:

ذهن: پایان هفته تمام ایده هایی که تو ذهنتون می‎گذره رو یادداشت کنین.

ورودی ها: وظایف، ایده‌ها و تاریخ‌های جدید رو تو سیستم GTD ببرین.

لیست وظایف: آیا لیست به‌روزه؟ آیا تمام کارهای انجام شده رو خط زدین؟ کارهاتون برای چند روز آینده چیه؟

لیست های پروژه: آیا حداقل یک اقدام بعدی رو تو هفته گذشته برای پیشبرد پروژه(ها) تکمیل کردین؟

لیست های «شاید/روزی»: آیا می‎خواین برخی از موارد موجود تو این لیست رو به لیست پروژه منتقل کنین و الان اون ها رو پردازش کنین؟

تقویم: آیا تقویمتون به‌روزه؟ آیا واقعاً همه قرارهاتون رو حفظ کردین؟ قرارهای آینده تون چیه؟ آیا تمام قرارهاتون رو وارد کردین؟

فهرست «در انتظار»: وضعیت فعلی اقدامات واگذار شده به چه صورت هست؟ در صورت لزوم از همکارانتون پیگیری کنین.

• مرحله ۵: تعامل

تو روش GTD، شما از چهار معیار برای تصمیم گیری در مورد اقدامات بعدی استفاده می‎کنین: موضوع، زمان در دسترس، انرژی در دسترس و اولویت.

موضوع

شما حداقل یه لیست کار تو سیستم Getting Things Done ایجاد کردین. از اونجایی که شما معمولاً زمینه ها و موضوعات مختلفی تو زندگی دارین (کار، خانواده، سرگرمی ها و…)، باید لیست های مختلفی به نام فهرست موضوعات ایجاد کنین. به این ترتیب، برای تصمیم گیری در مورد اقدام بعدی، مجبور نیستین تو فهرست بزرگی از کارهایی که باید انجام بدین، بگردین. شما می‎تونین به سادگی به لیست کوتاه‎ موضوعات نگاه کنین. هر زمان که وقت آزادی دارین که می‎خواین ازش به طور مؤثر استفاده کنین، ابتدا از خودتون بپرسین من تو چه موضوعی هستم؟ در حال حاضر چه کاری می‎تونم انجام بدم؟ اگه در اتاق انتظار مطب دکتر نشستین و می‌خواین عاقلانه از وقت استفاده کنین، احتمالاً نباید تماس‌های تلفنی کاری محرمانه داشته باشین. اما مطمئناً می‎تونین به چند پیام پاسخ بدین یا برای دوستانتون پیام بفرستین.

زمان در دسترس

در حال حاضر چقدر وقت دارین؟ اگه تو ماشین هستین و 15 دقیقه با مقصد فاصله دارین، نباید تماس تلفنی ای رو شروع کنین که می‎دونین یک ساعت وقت می‎گیره. انتخاب بهتر ممکنه توقف جلوی سوپرمارکت برای حذف برخی خریدها از لیست خریدتون باشه.

انرژی موجود

سطح انرژی ما در طول روز در نوسانه. همه ما بیوریتم های کمی متفاوت داریم. به مدت یک هفته مراقب تغییر سطح انرژیتون در طول روز باشین تا متوجه بشین چه زمانی انرژی بیشتر یا کمتری دارین. در آینده، کارهایی رو که نیاز به تمرکز کامل و عملکرد بالای شما دارن، در زمان‌هایی که با بیوریتمتون مطابقت دارن، برنامه‌ریزی کنین، زمانی که احساس می‌کنین پرانرژی هستین و از عهده کار بر میاین. ممکنه بخواین یه سخنرانی مهم رو تو صبح به جای وسط روز آماده کنین. یا اگه به طور کلی بعد از ظهر و عصر بهره وری بیشتری دارین، کارهاتون رو برای اون زمان‎ها برنامه ریزی کنین.

اولویت

اگه اقدامات ممکن رو بر اساس سه معیار بالا محدود کردین و گزینه های مختلفی برای انجام دارین، وقتشه اولویت برای شما تصمیم بگیره که کدوم کار مهم‎تره؟ با همین کار مهم شروع کنین.

فرض کنین تو دفتر هستین و یه ساعت زمان خالی دارین. می‎تونین چند تماس تلفنی بگیرین، گزارشی بنویسین یا به کار روی ایده‎ای برای یه کارگاه ادامه بدین. از اون‌جایی که مثلا کارگاه سه روز دیگه برگزار می‎شه و شما هنوز آماده نشدین، این کار اولویت داره پس این کار رو انتخاب می‎کنین. از سوی دیگه، گزارشی که قصد انجامش رو داشتین یه گزارش روتینه و تماس‌های تلفنی هم می‌تونن چند روز دیگه انجام بشن.

نقاط قوت و ضعف GTD

روش GTD طرفداران مشتاق زیادی داره، اما منتقدان زیادی هم داره. بیاین با هم نقاط قوت و ضعف این روش رو بررسی کنیم.

نقاط قوت

قابلیت اطمینان: این سیستم تضمین می‎کنه که تمام وظایفتون رو به موقع انجام می‎دین. اگه مرتب قرار ملاقات ها رو از دست می‎دین، روش GTD می‎تونه کمک بزرگی بهتون بکنه.

سازماندهی جامع: GTD به شما یه سیستم سازمانی واحد برای همه پروژه‌های شخصی و کاریتون می‌ده. به این ترتیب احتمال از دست دادن تمرکز بسیار کم می‎شه. این به شما کمک می‎کنه کارها رو به موقع انجام بدین. GTD شما رو از ناتوانی نجات می‎ده چون به مراحلی مثل سازماندهی، تأمل و تعامل تقسیم می‎شه. این روش پروژه های بزرگ رو به وظایف فرعی کوچکتر تقسیم می‎کنه و شروع پروژه رو آسون‎تر می‎کنه.

ساختار واضح: فهرست‌ها و دسته‎بندی های متعدد این روش تضمین می‌کنه که از وقت آزادتون به نحو احسن استفاده کنین و از پرش تصادفی بین کارها جلوگیری می‌کنه و بهره‌وری شما رو مختل نمی‌کنه.

آزادی: همون‌طور که روش GTD مفصل هست، آزادی زیادی در روز به شما می‎ده. برنامه روزانه یا هفتگی خاصی رو تعیین نمی‎کنه. این شما هستین که تصمیم می‎گیرین کدوم کار بعدی رو انجام بدین. این می‎تونه انگیزه دهنده باشه، اما بعضی ها اون رو ضعف هم می‎دونن.

نقاط ضعف

نیازمند کمک برای اولویت بندی: اولویت ها نقش فرعی در انجام کارها دارن. این سیستم در درجه اول تضمین می‎کنه که چیزی رو فراموش نمی‎کنین و از اوقات فراغتتون به بهترین شکل استفاده می‎کنین. اما اگه می‎خواین مطمئن بشین که وظایف رو به درستی اولویت بندی می‎کنین، باید GTD رو با روش های دیگه مثل ماتریس آیزنهاور تقویت کنین.

بدون ساختار هفتگی یا روزانه: GTD به شما تو بهینه سازی برنامه ریزی هفتگی یا روزانه کمک نمی‎کنه. اگه عموماً تو تعیین اهداف، تعریف مراحل بعدی و ساختار مؤثر روز مشکل دارین، روش GTD چندان کمکی بهتون نمی‎کنه. سیستم هایی مثل روش ALPEN برای برنامه ریزی روزانه بهتر هستن.

سیستم پیچیده: شما نمی‎تونین روش GTD رو تو پنج دقیقه یاد بگیرین و اون رو تو یه بعد از ظهر تمرین کنین. اگه می‎خواین از سیستم به طور موثر استفاده کنین، باید اون رو با جزئیات درک کنین و به طور مداوم اون رو تمرین کنین. همه یا هیچ. به عنوان مثال، اگه مرورهای هفتگی رو حذف کنین یا یاد نگیرین که چطور لیست های کارهاتون رو به فهرست های موضوعی تقسیم کنین، این روش چندان موثر نیست.

نیاز به عادت های جدید برای یادگیری: هنگامی که استفاده از روش GTD رو شروع می‎کنین، با نیاز به تغییر بسیاری از عادت هاتون در مدت زمان کوتاهی مواجه می‎شین. شما باید به طور منظم ورودی کارهاتون رو خالی کنین، زمانی رو برای بررسی لیست های پروژه و لیست های انتظار اختصاص بدین و عادت به نگه داشتن لیست های موضوعی کنین. این انتقاد اصلی به این روشه که بسیاری از اصلاحات ممکنه طاقت فرسا باشه. اگه برای ایجاد عادت جدید تلاش می‎کنین، ممکنه بخواین تکنیک سازمانی دیگه ای پیدا کنین که با شخصیت شما سازگارتر باشه.

خلاصه: روش GTD مفیده، اما برای همه مناسب نیست!

سیستم GTD روشی مؤثر برای خودمدیریتیه. حامیان بیشماری به موفقیت اون شهادت دادن اما GTD یک روش ساده نیست. اگه رویکردی بسیار تحلیلی و ساختار یافته رو ترجیح می‎دین و از قبل در مورد اهداف و اولویت هاتون شفافیت دارین، این روش عالیه. اگه وظایف مختلفی به شما سپرده شده، این سیستم می‎تونه ابزاری عملی برای اطمینان از نتایج بهتر باشه.

با این حال، اگه شما فقط تو تعداد نسبتا کمی از پروژه ها درگیر هستین و مسئولیت های شخصی و حرفه ای زیادی ندارین، معمولاً روش GTD بیش از حد نیازتونه. اگه اینطوره، معمولاً کافیه یه تقویم، یه لیست کار برای کارهای کاری و لیست دیگه ای برای کارهای شخصی داشته باشین و هر هفته زمانی رو برای خالی کردن صندوق ورودی ایمیل و پیام هاتون اختصاص بدین.

از لینک زیر اپیزود دوم لین آپس رو حتما ببینین یا بشنوین تا با روش GTD و سایر مهارت های لازم برای ورود به حوزه عملیات بیشتر آشنا بشین: https://zil.ink/leanops

منبع: https://www.ionos.com/startupguide/productivity/getting-things-done-gtd/