مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) و مدیریت پرونده (CM) زیرساخت و معماری کلی بسیار مشابهی دارند. هر دو راه حل هایی ارائه می دهند که فرآیندهای تجاری، قوانین شرکت و یکپارچه سازی سیستم را در بر می گیرد.
با این حال، این و بسیاری از شباهت های دیگر باعث سردرگمی در مورد استفاده از راه حل در ساده سازی و خودکارسازی فرآیندهای تجاری می شود.
برای تعیین اینکه از کدام رویکرد برای یک موقعیت خاص استفاده کنید، مهم است که بدانید این دو راه حل، تفاوت‌هایشان، و مزایا و معایب فردی آنها چیست.
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) چیست؟
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) به نحوه تعریف و اجرای فرآیندهای کسب و کار ساختاریافته توسط سازمان ها اشاره دارد. این یک استراتژی بلند مدت خودکارسازی فرآیندهای تکرارپذیر برای بهبود کارایی کار است. این شامل اقدامات و تصمیماتی است که یک کسب و کار به طور منظم اتخاذ می کند.
برخی از فرآیندهایی که می توانند از طریق BPM ساده شوند عبارتند از: ورود کارکنان، تدارکات، تصویب بودجه، اسناد، تایید وام و ردیابی مشتری.
نرم افزارBPM اغلب برای خودکارسازی سیستم ها برای سازگاری و بازیابی آسان داده ها استفاده می شود. این فرآیندهای دستی را دیجیتالی می کند تا استفاده از فلوچارت ها، فرم ها و ایمیل ها را حذف کند.
مدیریت پرونده چیست؟
مدیریت پرونده ، رسیدگی به پرونده ها از طریق فرآیندهای مختلف تا رسیدن به یک هدف خاص است. هدف مشخصی دارد و برای تصمیم گیری در مورد هر اقدامی به قضاوت انسانی نیاز دارد. این شامل جمع آوری داده ها از چندین منبع و هماهنگی حل یک پرونده است.
نرم افزار مدیریت پرونده را می توان در صنایع مختلف مانند مراقبت های بهداشتی، شرکت های حقوقی، موسسات مالی و مراکز درمانی مورد استفاده قرار داد. این در مداخله در بحران، اجرای طرح خدمات، هماهنگی خدمات، و کنفرانس موردی بسیار مفید است.
یک راه حل مدیریت پرونده ممکن است شامل چندین فرآیند BPM باشد. این یک چارچوب بسیار سازگار و پویا است که راه‌حل‌هایی برای مشکلات یا مسائلی که نیازمند فرآیندهای فکری عمیق و پیچیده هستند، ارائه می‌دهد.
BPM در مقابل مدیریت پرونده - تفاوت آنها چگونه است؟
به طور خلاصه، BPM یک فرآیند پایان به انتها به خوبی تعریف شده را ارائه می دهد در حالی که مدیریت پرونده راه حل هایی را بر اساس فرآیندهای با پیوند ضعیف ارائه می دهد.
در حالی که BPM و مدیریت پرونده راه‌حل‌هایی را برای برخورد با فرآیندهای تجاری ارائه می‌دهند، BPM در مقابل مدیریت پرونده در سه حوزه اصلی متفاوت است: پیچیدگی، رویکرد و مدیریت.
1. پیچیدگی
مدیریت پرونده قطعا پیچیده تر از مدیریت فرآیندهای تجاری است.
BPM بر فرآیندهای گردش کار واحد و کارایی آنها تأکید دارد. از طرف دیگر مدیریت پرونده با مجموعه پیچیده ای از فرآیندها در رسیدگی به پرونده ها سر و کار دارد. این شامل انبوهی از داده ها و مداخله افراد یا بخش های متعدد است.
2. رویکرد
مدیریت فرآیند کسب و کار از یک رویکرد فرآیند محور استفاده می کند، در حالی که مدیریت موردی یک رویکرد وظیفه محور داده محور دارد.
در BPM، وظایف به فرآیندها محدود می شوند. یک جریان فرآیند از پیش تعریف شده وجود دارد که توالی رویدادها را تعیین می کند. همه رویدادها با یک وظیفه که مستقیماً بر روی یکی پس از آن تأثیر می گذارد به یکدیگر مرتبط هستند.
در مدیریت پرونده، رویدادها یا اقدامات روند را تعیین می کنند. رویداد بعدی در فرآیند با ورودی داده ها از منابع مختلف تعیین می شود. اینها را می توان در هر زمان در طول حل و فصل پرونده اصلاح کرد.
3. مدیریت
در مدیریت داده‌ها، مدیریت فرآیند کسب‌وکار از یک گردش کار ساختاریافته پیروی می‌کند، در حالی که گردش کار مدیریت پرونده از یک جریان کاری بسیار سازگار پیروی می‌کند.
یک توالی ساختار یافته از فرآیندها در BPM وجود دارد. جریان فرآیند از قبل فرموله شده است و معمولاً مستلزم یک مدل جریان واحد است. فعالیت ها منطقی هستند و توالی های قابل تکرار را می توان خودکار کرد.
برعکس، یک پیشرفت بدون ساختار یک پرونده از شروع به حل و فصل در مدیریت پرونده وجود دارد. جریان فرآیند بسیار پویا است و امکان تصمیم گیری موقت را فراهم می کند. کارکنان دانش در درجه اول مسیر عمل را بر اساس قضاوت خود در مورد اطلاعات یا شرایط ارائه شده تعیین می کنند.
مزایا و معایب BPM و Case Management چیست؟
اگر هنوز مطمئن نیستید که آیا به مدیریت پرونده یا مدیریت فرآیند کسب و کار نیاز دارید، مزایا و معایب هر راه حل تجاری را در نظر بگیرید.
مزایای BPM
فرآیندهای معمولی را که نیازی به تفکر پیچیده ندارند، خودکار و بهبود می بخشد.
نیازی به مداخله انسان در طول فرآیند ندارد.
خطای انسانی را کاهش می دهد و خطرات را به حداقل می رساند.
عملکرد و بهره وری را دنبال می کند.
شفافیت و انطباق با سیاست ها را تضمین می کند.
بهره وری و کارایی را در بین کارگران افزایش می دهد.
رهنمودهای منسجمی را در مورد نحوه مدیریت یک فرآیند توسط همه تعیین می کند.
می توان آن را مطابق با نیازهای هر کسب و کاری سفارشی کرد.
با حذف کارهای تکراری، افزونگی ها را از بین می برد.
این همکاری را بهبود می بخشد و همه را در جدول زمانی به روز نگه می دارد.
معایب BPM
اجازه نمی دهد که فرآیندها تکرار شوند.
به دلیل چارچوب بسیار سفت و سخت خود تمایل به محدود کردن نوآوری ها دارد.
ساختار آن به کارمندان اجازه نمی دهد تا روی راه حل ها به هر طریقی که مناسب می دانند کار کنند.
معمولاً به کمک مشاوران خارجی نیاز دارد که در مورد ابزارهای مورد نیاز برای اجرای BPM اطلاعات بیشتری دارند.
اگر به درستی اجرا نشود، زمان و بودجه را هدر می دهد.
مزایای مدیریت پرونده
می تواند به طور موثر داده های بدون ساختار را مدیریت کند و موارد پیچیده را به سرعت حل کند .
امکان رسیدگی به پرونده ها را توسط چندین نفر در یک رابط کاربری واحد فراهم می کند.
منجر به همکاری موثرتر بین تیم ها یا بخش ها می شود.
اجازه می دهد تا دوره های عمل خاصی را برای دستیابی به نتایج مطلوب تنظیم کنید.
جمع آوری، سازماندهی و به اشتراک گذاری آسان داده ها را تسهیل می کند.
پایگاه داده ها را یکپارچه می کند و دسترسی سریع به اطلاعات مربوطه را فراهم می کند.
تولید گزارش ها را برای پیگیری وضعیت و نظارت بر فرآیندها تسریع می کند.
شرکت راهکارهای نرم افزاری پارسان برای رفع تمامی نیازهای شما در حوزه ی نرم افزاری، سامانه یکپارچه تحت وب پارسان را خدمت شما پیشکش می دارد.
همچنین کارشناسان ما در واحد فروش، مشتاقانه آماده پاسخگویی به تمامی سوالات شما مشتریان گرامی در خصوص نحوه ی ارائه ی سیستم، عقد قرارداد و سایر موارد مرتبط هستند.
