یک حقیقت تلخ در دنیای کسبوکار وجود دارد: «فرآیندها، متقاطع و افقی هستند، اما ساختارهای قدرت سازمانی یعنی دپارتمانها و سیلوهای سازمانی، عمودی و جزیرهای!»
وقتی یک سازمان تصمیم میگیرد به سمت فرآیندمحوری حرکت کند و مفهوم «مالک فرآیند» (Process Owner) را معرفی کند، معمولاً با دو راهبرد روبرو میشود که BPM CBOK آنها را اینگونه تشریح میکند:
۱. مالکیت فرآیند همسو با ساختار وظیفهای (تسکین موقتی):
در این روش، سازمان برای اینکه چارت سنتی و ساختار قدرت موجود را به هم نزند، مدیر یک دپارتمان (مثلاً مالی) را همزمان به عنوان مالک فرآیند انتخاب میکند.
مزیت این رویکرد این است که کمترین میزان تهدید برای مدیران را دارد و برای کارکنان آشناتر و پذیرش آن به سرعت در سازمان اتفاق می افتد.
و اما واقعیت ماجرا این است که این روش اثربخشی پایینی دارد، چون قدرت مالک فرآیند پشت مرزهای دپارتمان خودش متوقف میشود، در حالی که فرآیندها جاری هستند و از چندین واحد عبور میکنند! سازمانها این روش را فقط به عنوان یک «گام کوچک و موقت» میپذیرند.
۲. مالکیت فرآیند غیرهمسو با ساختار وظیفهای (تحول واقعی):
در این رویکرد، مالکان فرآیند مستقیماً به مدیر ارشد سازمان گزارش میدهند و در چارت سازمانی، همسطح با مدیران دپارتمانهای سنتی قرار میگیرند. آنها قدرت اجرایی و نظارتی فراتر از مرزهای یک دپارتمان دارند.
چالش این رویکرد این است که پیادهسازی آن به شدت سخت است و مقاومت سازمانی بالایی ایجاد میکند، اما تنها راه رسیدن به فرآیندمحوری واقعی و چابکی سازمان است.
در هر دو مدل، نقاط ضعف ذاتی وجود دارد. در مدل مالکیت همسو با ساختار وظیفهای (وظیفهمحور)، این ریسک وجود دارد که مشارکتکنندگانِ فرآیند در سایر واحدهای وظیفهای، اقتدار و قلمرو مدیریتی مالک فرآیند را به رسمیت نشناسند؛ به همین ترتیب، احتمال کمتری وجود دارد که مالکان فرآیند، مسئولیت مشکلات ناشی از سایر واحدهای وظیفهای را بپذیرند. نقطه ضعف مدل دوم (همسو) این است که مالکیت فرآیند بین دپارتمانها تقسیم میشود. این حالت در واقع تفاوتی با ساختارهای مدیریت وظیفهای سنتی ندارد و همان مجموعه مشکلات، بهویژه عدم برخورداری از اختیارات لازم در رابطه با مدیریت تعاملات و تحویلهای بینوظیفهای را به همراه دارد.
نکته مدیریتی:
اگر در ابتدای مسیر مدیریت فرآیندها هستید، شاید مجبور باشید برای کاهش مقاومتها از روش اول (همسو با ساختار وظیفهای) شروع کنید؛ اما به یاد داشته باشید که این مرحله، فقط یک ایستگاه موقت است. هدف نهایی باید شکستن سیلوهای سازمانی و حرکت به سمت ساختار مستقل فرآیندی باشد.
