در مقالات قبلی به این اشاره کردیم که ما در مدیریت زمان معمولا چه اشتباهاتی را مرتکب می‌شویم؟ و راجع به این صبحت کردیم که چرا عموم مردم فکر می‌کنند مدیریت زمان و برنامه ریزی کاری بیهوده است. می‌توانید از طریق لینک‌های زیر، به مقالات قبلی دسترسی داشته باشید و آن ها را مطالعه کنید.
آیا واقعا مدیریت زمان بیهوده است؟
اما این بار می‌خواهیم چهار اصل از اصول کاربردی مدیریت زمان را با هم بررسی کنیم. برای شروع مدیریت زمان و برنامه ریزی، به عنوان گام اول، باید با اصول آن آشنایی کامل داشت.
همه ما شرایط خاص خود را داریم. این که ما یک نفر را به عنوان الگو قرار بدهیم و خودمان را با همان یک نفر مقایسه کنیم، کار بسیار اشتباهی است. اصل اول پذیرفتن شرایط است. به این معنی که من بپذیرم شرایطم همین گونه است و طبق این شرایط باید برنامه ریزی و مدیریت زمان خودم را داشته باشم.
مثلا ممکن است خانمی بگوید برنامه ریزی به من نیامده است چون کارهای خانه و رسیدگی به بچه‌هایم آنقدر از من وقت و انرژی می‌گیرد که به هیچ کار دیگری نمی‌رسم. این قبیل بهانه‌ها فقط انرژی ما را می‌گیرند و مانع ما برای ادامه راه هستند. جمله معروفی است که می‌گوید:
کسی که بخواهد راهش را پیدا می‌کند، کسی که نخواهد، بهانه‌اش را.
اگر به معنای واقعی نیاز به مدیریت زمان و برنامه ریزی داشته باشیم و خواهان این باشیم که به زندگی خود نظم و سروسامان اساسی بدهیم، مطمئنا راهی برایش پیدا می‌کنیم.
در هر شرایطی که هستید بگویید:« خب، شرایط من اینگونه است. حالا با این شرایط چکار کنم؟»
همین که سوال را تغییر می‌دهید، مساله تغییر می‌کند. با سوال‌های متفاوت ذهن ما نیز دنبال پاسخ‌های متفاوتی می‌گردد.
ممکن است بپرسید آقای ژولیده اصلا ارزش چیست؟ یعنی چی؟ شناخت ارزش‌ها به چه معناست؟
منظور ما از ارزش همان ارزش‌های اخلاقی هستند. یعنی قوانینی که ما بر اساس این قوانین تصمیم‌های خود را می‌گیریم. خیلی وقت‌ها شرایطی پیش می‌آید که ما بین چندین گزینه سردرگم می‌شویم. در این شرایط، با شناخت ارزش‌ها، می‌توانیم به راحتی گزینه‌هایی که با ارزش‌هایمان مطابقت ندارند را حذف کنیم.
به عنوان مثال ممکن است شرایطی برای شما پیش بیاید که باید از بین چندین کار، یکی را برای شغل آینده خود انتخاب کنید و یکی از مهم ترین ارزش های زندگی شما “آزادی” است. حالا می‌توانید خیلی راحت تر تصمیم بگیرید. در این صورت از بین گزینه ها مواردی که مربوط به کارمندی هستند را حذف می‌کنید چرا که اغلب کارمندها آزادی ندارند. به این معنی که ساعت کاری شان دست خودشان نیست و خیلی از ایده‌هایشان را نمی‌توانند پیاده سازی کنند.
در مورد ارتباط ارزش های اخلاقی و مدیریت زمان باید بگویم که وقتی ما ارزش های خود را شناسایی کنیم، خیلی از کارهای لیست برنامه ریزی مان را حذف می‌کنیم چرا که در راستای ارزش‌های ما نیستند. در این صورت می‌توانیم راحت تر تصمیم بگیریم که لیست کارهایمان شامل چه مواردی باشند.
برای اینکه ارزش های خود را بشناسید، در گوگل عبارت “لیست ارزش های زندگی” را سرچ کنید.
برای مدیریت زمان باکیفیت ما نیاز به لیست کارها یا To Do List داریم. همانطور که در مقاله « 5 اشتباه در مدیریت زمان » اشاره کردم، دیدگاه اغلب افراد اینگونه است که تمام کارها را باید در لیست کارها نوشت و یکی یکی آنها را تیک زد. در صورتی که این دیدگاه از پایه اشتباه است. ما در لیست کارهای خود باید موارد محدودی را بنویسیم.
واقعیت این است که جسم و زمان ما محدود است. ما انرژی و زمان کافی برای رسیدگی به تمام کارهایمان نداریم. بنابراین باید تمرکز ما روی کارهای مهم باشد. کارهایی که ما را به سمت اهدافمان هدایت می‌کنند.
بهتر است که لیست کارهای ما شامل حداکثر 5 تا 7 مورد باشد. سپس طبق مقاله پیشین با روش الف، ب، پ، ت، ث این موارد را اولویت بندی می‌کنیم. نباید موارد روتین و جزئی مثل دوش گرفتن، مسواک زدن و … وارد لیست ما شوند.
باید اعتراف کنم که خود من بعضی اوقات در این اصل ضعیف عمل می‌کنم. نظم و انضباط به این معنی است که ما هر لحظه کارهای مهم خود را در اولویت قرار دهیم و از چارچوب برنامه ریزی خود خارج نشویم. لازم به ذکر است که قرار نیست ما صددرصد برنامه خود را اجرا کنیم؛ طوری که اگر یک مورد از لیست ما تیک نخورد، بهم بریزیم. نه اصلا.
نظم و تعهد را می‌شود مهم ترین اصل مدیریت زمان در نظر گرفت. تعهد به اجرای برنامه اهمیت بسیار زیادی دارد. وقتی لیست کارهایتان را با توجه به ظرفیت‌های خود نوشتید به خودتان قول بدهید تا زمانی که آن ها را انجام نداده‌اید، سراغ کارهای متفرقه نروید.
قبل از اینکه تصمیم به تقویت مهارت مدیریت زمان خود بگیرید، بهتر است که به این اصول تسلط کافی داشته باشید تا در برنامه ریزی و مدیریت زمان خود دچار اشتباه کمتری شوید. هدف ما این است که از برنامه ریزی کارهایمان لذت ببریم، نه اینکه آن را به یک عمل خشک و بی روح تبدیل کنیم.
