برای مدیریت زمان تعاریف زیادی وجود دارد که بنا به هر عقیده‌ای می‌تواند متفاوت باشد. یکی می‌گوید مدیریت زمان یعنی فرآیند نظم بخشیدن به کارها و اینکه چگونه برای کارهای مختلف و مهم، زمان را بودجه بندی کنیم. دیگری می‌گوید مدیریت زمان یعنی هوشمندانه کار کردن تا رسیدن به بهترین نتایج.
اما اگر بخواهم برای مدیریت زمان یک تعریف کلی در نظر بگیرم، می‌گویم: «مدیریت زمان یعنی آوردن آینده به لحظه حال.» به این معنی که ما با در نظر گرفتن آینده خود، کارهایی که در لحظه حال و الان باید انجام دهیم را مشخص می‌کنیم. حال اگر هرچقدر این کارها هوشمندانه‌تر باشند و در آن مهارت بیشتری داشته باشیم، شانس رسیدن به خودِ آینده‌مان را افزایش می‌دهیم.
بسیاری از ما ممکن است در بازه‌ای از زمان تصمیم به برنامه ریزی و مدیریت زمان بگیریم اما بعد از چند روز کاملا ناامید می‌شویم و نمی‌توانیم برنامه خود را پیش ببریم چرا که مدیریت زمان درست را یاد نگرفته‌ایم. لحظه‌ای تصور کنید به جای این که در مدرسه و دانشگاه درس‌های غیرکاربردی آموزش داده شوند، به آموزش مدیریت زمان و برنامه ریزی می‌پرداختند. چقدر عالی بود و شرایط ما متفاوت تر می‌شد، مگر نه؟
حال که مدیریت زمان درست را یاد نگرفته‌ایم و در انجام آن اشتباهات زیادی داریم، چه خوب است که این اشتباهات را شناسایی کنیم و با آگاهی به آنها، در مهارت مدیریت زمان، رفته رفته به یک متخصص حرفه‌ای تبدیل شویم.
در ادامه این مقاله باهم 5 اشتباه در مدیریت زمان، که مهم‌ترین اشتباهات هستند، را بررسی خواهیم کرد. آماده‌اید؟ حواستان پرت نشود! با من همراه باشید…
مدیریت زمان بدون هدف مثل ماکارونی بدون ته دیگ است، به هیچ دردی نمیخورد. همینقدر دردناک :))
شما برنامه ریزی می‌کنید، تلاش می‌کنید، وقت و انرژی خود را صرف می‌کنید. اما هرچقدر ماکارونی می‌خورید به ته دیگ نمی‌رسید. چرا که هیچ ته دیگی وجود ندارد. وقتی پشت مدیریت زمان ما هدفی وجود نداشته باشد، پس چرا باید خود را به زحمت بیاندازیم؟
برای اینکه ملاکی برای تشخیص درست یا اشتباه بودن مدیریت زمان و برنامه ریزی ما وجود داشته باشد، باید هدفی برای زندگی خود داشته باشیم تا با استفاده از آن هدف در هر لحظه بسنجیم که آیا ما زمان خود را درست بودجه بندی کرده‌ایم یا نه؟ آیا برای کارهای مهم خودم وقت کافی در طول روز در نظر گرفته‌ام یا نه؟
پس لازمه مدیریت زمان درست، داشتن هدف است.
افراد زیادی بر این عقیده هستند که نوشتن برنامه روزانه لزومی ندارد و همین که در ذهن ما ثبت شود کفایت می‌کند. در حالی که تحقیقات زیادی نشان می‌دهند مکتوب کردن برنامه روزانه، شما را 40 درصد به آن نزدیکتر می‌کند. اینجاست که آدم عاقل می‌گوید بهتر است برنامه خود را مکتوب کنم.
بهترین کار برای مکتوب کردن، استفاده از دفترچه‌های برنامه ریزی است که انواع آن به وفور در فروشگاه‌های مختلف وجود دارد. کافی است کلمه پلنر یا دفتر برنامه ریزی را در گوگل سرچ کنید تا با صدها مدل دفترچه برنامه ریزی روبرو شوید.
ممکن است برای شما هم پیش آمده باشد که بعد از تصمیم گرفتن به مدیریت زمان و برنامه ریزی نشسته‌اید و لیست کارهای انجام نشده خود را نوشته‌اید. این لیست شامل 400 مورد است که هیچ کدام انجام نشده‌اند. اما باید همه آنها انجام شوند؟ جواب یک “خیر” محکم است.
همه ما استیو جابز را می‌شناسیم. استیو جابز جمله معروفی دارد که می‌گوید:
پنجاه درصد موفقیت، داشتن ایده‌های عالی و پنجاه درصد دیگر، نه گفتن به سایر ایده‌های عالی است.
به این معنی که ما قرار نیست هر کاری که به ذهنمان خطور می‌کند را انجام دهیم. هرکاری که در لیست ما وجود دارد باید اولویت بندی شود. برای اولویت بندی می‌توانیم از برایان تریسی کمک بگیریم. برایان تریسی در کتاب معروف و پر فروش “قورباغه‌ات را قورت بده” می‌گوید:« هر قدر فکر و اندیشه بیشتری صرف برنامه ریزی و اولویت بندی قبل از شروع به کار کنید، به همان اندازه بیشتر کارهای مهم‌تری انجام داده و وقتی دست به کار شدید به همان اندازه سریع‌تر کارها را به انجام خواهید رساند.»
برای اولویت بندی انجام کارها، بعد از اینکه لیست کارهای خود را نوشتیم، باید کنار هر کار یکی از حروف الف، ب، پ، ت و یا ث را قرار دهیم.
مورد “الف” کاری است که خیلی مهم است، چیزی که حتما باید آن را به انجام برسانید در غیر این صورت برای شما پیامدهای سنگینی خواهد داشت. مثلا تمام کردن گزارشی که باید به مدیر خود ارائه دهید یا یک جلسه مهم. اگر بیشتر از یک مورد الف دارید، می‌توانید آنها را به صورت الف-1، الف-2، الف-3 و الی آخر شماره گذاری کنید. دقت کنید که کار الف-1 مهم‌ترین کار شماست.
مورد “ب” کاری است که بایستی آن را انجام دهید اما انجام ندادن آن پیامدهای حادی ندارد. به این معنی که ممکن است با انجام ندادن آن ها کسی ناراحت یا دلخور شود اما به هیچ وجه به مهمی کارهای الف نیستند. پرداخت قبض، جواب دادن به یک تلفن یا خواندن پیام‌ها و ایمیل ها می‌توانند در این دسته قرار بگیرند.
این نکته را در نظر داشته باشید تا زمانی که کار با اولویت الف انجام نشده است، نباید سراغ کار با اولویت ب برویم، مگر در موارد خاص.
مورد “پ” کاری است که انجام دادنش می‌تواند خوب باشد اما انجام دادن یا ندادن آن هیچگونه پیامد بدی نخواهد داشت. مثلا تلفن کردن به یک دوست، ناهار خوردن با یک همکار یا انجام کارهای شخصی.
مورد “ت” کاری است که می‌توانید آن را به شخص دیگری واسپاری کنید. درست این است که این دسته از کارها را تا می‌توانیم به دیگران بسپاریم تا خودمان وقت کافی برای انجام کارهای الف داشته باشیم. مثلا شخصی برای سرویس کردن کولر که ممکن است حداقل دو ساعت از وقتش را بگیرد، به جای تماس گرفتن با متخصص، خودش دست به کار می‌شود. در صورتی که می‌توان با سپردن این کار به دیگری، دو ساعت وقت باارزش خود را صرف کارهای مهم تر کرد.
مورد “ث” کاری هست که می‌توانید آن را به طور کلی حذف کنید و چه بسا انجام دادن آن هم هیچ تاثیر مثبتی نداشته باشد. مثلا گشت و گذار بی هدف در اینستاگرام.
پژوهش های علمی زیادی نشان داده‌اند که اطرافیان شما تاثیر مستقیم و زیادی روی کیفیت زندگی شما دارند. طوری که جیم ران می‌گوید:« شما میانگین پنج نفری هستید که بیشترین وقت را با آنها می‌گذرانید.»
اگر پنج نفر اطراف شما کسانی باشند که اعتقادی به مدیریت زمان و برنامه ریزی نداشته باشند، طبیعتا شما هم نفر ششم هستید و به مرور زمان به این نتیجه می‌رسید که این کار هیچ فایده‌ای ندارد.
شاید از خود بپرسید:« پس خانواده چه؟» شما می‌توانید به ازای هر یک ساعت که با خانواده می‌گذرانید، چندین ساعت با افراد فوق موفق زندگی کنید. می‌توانید از کتاب‌ها و دوره‌های آموزشی آن ها استفاده کنید و با بهترین لحظات زندگی آن فرد وقت خود را سپری کنید. باید طوری باشد که شما روی دیگران تاثیر بگذارید و آن ها با شما رشد کنند.
شاید از بعضی ها شنیده باشید یا در جایی دیده باشید که به ما توصیه می‌کنند تمام کارهای خود را باید لیست کنیم تا در طول روز به صورت کاملا شفاف بدانیم چه کارهایی را باید انجام دهیم. به این صورت:
ساعت 6: بیداری
ساعت 6 تا 6:10: دستشویی و مسواک
ساعت 6:10 تا 6:20: مرتب کردن رخت خواب
و…
این نوع برنامه ریزی کاملا اشتباه است. اگر می‌خواهید چنین برنامه ریزی را انجام دهید، به مرور زمان به یک ربات تبدیل می‌شوید. برای مدیریت زمان، این نوع برنامه ریزی خشک اصلا توصیه نمی‌شود. چرا که اگر شما حتی یک کار را انجام ندهید، انرژی و انگیزه کافی برای انجام بقیه موارد لیست خودتان را ندارید.
همان طور که در بالاتر خواندید، ما بهتر است که فقط کارهای مهم خود را در لیست برنامه ریزی‌مان بنویسیم.
امیدوارم با خواندن این مقاله توانسته باشم به شما کمک کنم تا در مدیریت زمان خود بهتر عمل کنید. اگر سوالی دارید در بخش نظرات بنویسید تا در اسرع وقت به شما پاسخ دهم.
