افزایش تعداد قرارداد همان اندازه که برای سازمان می‌تواند سودآوری داشته باشد، قابلیت این را دارد که سازمان را در معرض ریسک‌های حقوقی، مالی و اعتباری قرار دهد، تاجایی‌که آرزو کنیم که ای کاش چنین قراردادی سر راه ما سبز نمی‌شد!
همان‌طور که می‌دانیم در عالم بیزینس، گریزی از ریسک و بستن قرارداد نیست و تمام روابط در سازمان با قرارداد پیش می‌رود. از خرید و فروش تا محرمانگی از قرارداد پرسنلی گرفته تا فروش سهام و…
چاره کار چیست؟
نرم افزار مدیریت قراردادها ! راهکاری که دنیا نه از امروز بلکه از نیم قرن پیش نیاز به آن را احساس کرده است.
و حالا، تیم دوات متشکل از وکلای دادگستری و متخصصان قرارداد‌نویسی با لمس دغدغه‌ها و کسب سالها تجربه، نرم‌افزار مدیریت قراردادها ایرانی را خلق و راه‌اندازی کرده که تمام مراحل قراردادهای سازمان را، از طراحی گردش‌کار و مذاکرات قراردادی گرفته تا نگارش و تأیید قرارداد، از امضا الکترونیکی و دارای مجوز افتا تا بایگانی اصولی و نظارت بر تمام مراحل اجرای قرارداد را به صورت کاملا آنلاین سیستم‌سازی می‌کند و هیچ مرحله‌ای را خارج از قرارداد باقی نمی‌گذارد.
چالش‌های نداشتن نرم‌افزار مدیریت قرارداد
۱- در ارتباطات برون سازمانی و درون سازمانی
گفتگو و تبادل‌نظرات راجع به قرارداد چه بین تیم‌های درون سازمان چه برون سازمان، در یک محیط متمرکز نیست و پراکنده است. این شرایط موجب تأخیر، فراموشی نکات و نظرات و در نهایت اشتباهات انسانی می‌شود. این قرارداد چه منعقد شود چه به علت آشفتگی از دست برود به اعتبار و جایگاه سازمان شما آسیب خواهد زد و زمان و هزینه فرصت زیادی را به بار خواهد گذاشت.
۲- اختلاف متن نسخه امضا شده قرارداد با نسخه تأیید شده
بدون نرم‌افزار مدیریت قراردادی که تغییرات و تغییر‌دهنده را در نسخه‌های مختلف و جداگانه به شما نمایش دهد، ریسک این وجود دارد که طرف مقابل در قرارداد دست ببرد و بندی به آن اضافه یا از آن کم کند و این کار شما را در معرض طرح دعاوی حقوقی مختلف قرار خواهد داد.
۳- امضا قرارداد توسط فردی بدون اختیار و سمت قانونی
بدون سازوکاری دقیق که طرف‌های قرارداد را احراز هویت کند و طرف قرارداد و امضا‌کننده را مشخص کند، ممکن است طرف مقابل شما آن شرکت معتبر و مد‌نظر‌تان نباشد و شخصی خود را جای نماینده قانونی آن جا یزند و نتیجه چیست؟ عدم مسئولیت آن سازمان و مواجه شدن شما با شخصی که آهی در بساط ندارد!
۴- دسترسی افراد غیرمجاز و دستکاری و مفقودی قرارداد
قراردادهای کاغذی درون زونکن که تنها سد راه آنها باز کردن درب کمدهای سنگین فلزی است، مکان امنی برای نگهداری آنها نیست. یا حتی قرارداد‌هایی درون کامپیوترهای سازمان که به راحتی می‌توان به محتوای آنها دست پیدا کرد، آنها را تغییر داد و حتی از بین برد!
۵- احتمال پرداخت مبلغ قرارداد بدون ایفای تعهدات
ناهماهنگی و عدم ارتباط مؤثر میان واحد‌‌هایی که مانند شاهرگ حیاتی سازمان هستند، ضرر‌های دیگری را نیز به بار می‌آورد. پرداخت قسط دوم قرارداد که علی‌الاصول باید با ادامه همکاری طرف مقابل باشد و این ارتباط اخیرا قطع شده است، به دلیل بی‌خبری واحد مالی و مدیر داخلی به پرداخت قسط دوم قرارداد، بدون انجام موضوع قرارداد، می‌انجامد.
۶- عدم اقدام به موقع در تاریخ‌های حیاتی و مهم
بدون سیستمی که به شما تاریخ‌های مهم نظیر: تمدید، فسخ ، انقضا، دوره بررسی حسن انجام کار را یادآوری کند، ممکن است نیروی کار شما همچنان به کار خویش ادامه دهد و ادعای تمدید قرارداد به صورت شفاهی با سازمان را نماید. درحالی‌که شما دیگر نیازی به او ندارید یا دوره بررسی حسن انجام کار بگذرد و با وجود اینکه پیمانکار به وظایف خویش درست عمل نکرده، باید تضمین سپرده شده را به او برگردانید، در غیر این صورت ممکن است متهم به ارتکاب جرم خیانت در امانت هم بشوید!
راه حل چیست؟
می‌خواهم از راه حل جهانی به شما بگویم! «نرم‌افزار ایرانی مدیریت قرارداد دوات» که با هدف کاهش ضرر‌های سنگین مالی و روانی، طرح دعاوی حقوقی، اشتباهات انسانی، تأخیر و کندی در روند تنظیم قرارداد که جملگی منجر به انواع ریسک برای سازمان می گردند خلق شده است.
نرم افزار مدیریت چرخه عمر قرارداد دوات، برای یاری به مدیران ارشد به میدان آمده تا به پیاده‌سازی استراتژی های آنان به وسیله قراردادها کمک کند.
در پست بعدی به ۴ مرحله اصلی نرم‌افزار مدیریت قرارداد دوات و ویژگی‌های آن خواهم پرداخت!
