دوم راهنمایی بودم، سه شنبه ها زنگ دوم تاریخ داشتیم، خانم رجبی همیشه تاریخ را مثل داستان برایمان تعریف می کرد و طوری آن را با آب و تاب بیان می کرد که همه سرو پا گوش می شدیم، صحبت هایش خسته کننده نمی شدند زیرا او داستان سرایی را خوب میدانست. برای بخشی از نمره پایان ترم باید همه ما موضوعی را که برایمان مشخص شده بود را در قالب یک ارائه آماده می کردیم، اولین بار بود که مجبور به کنفرانس دادن شده بودم در آن زمان برای من صحبت کردن در میان جمع 32 نفره کار بسیار سخت و پرچالشی بود، اما برای یک دانش آموز درس خوان نیمکت اول نشین که نمره برایش اهمیت بالایی داشت، کار نشدنی نبود.
یادم می آید تلاش زیادی برای این ارائه کردم و از آنجا که خواهرم هم در آن زمان معلم بود، مشاور خوبی در خصوص نحوه دسته بندی مطالب داشتم، با وجود استرس زیاد بسیار مسلط مفاهیم را بیان کردم و همکلاسی هایم نیز با دقت نگاهم می کردند، آن روز خانم رجبی با لبخندی که به لب داشت به عنوان اولین نفر به من گفت می توانم در آینده معلم خوبی بشوم، می گویم اولین نفر زیرا بعدها در دبیرستان هم معلمان دیگرم این نظر را داشتند.
اما قسمت جالب داستان اینجا بود، دختری که معلمانش فکر می کردند توانایی بالایی در سخنرانی و انتقال مطالب دارد وقتی وارد دانشگاه شد آنقدر مقوله صحبت در جمع آن هم در مقابل آن تعداد برایش ترسناک شد که تمام تلاشش را می کرد که با اساتیدی که ارائه بخشی از روش تدریسشان هست به هیچ عنوان درسی نداشته باشد. اما در آخر یکجا به دام می افتید و راه فراری نیست، دقیقا تصویر لحظه ای که در بالای سن برای اولین بار در مقابل جمع زیادی از دختران و پسران در خصوص ژنتیک چاقی صحبت کردم را به خاطر دارم در همان لحظه اول با نگاه استاد به صورتم همه مطالب از ذهنم پرید و ارائه افتضاحی از آب در آمد.
این تجربه باعث شد که متوجه شوم بهترین راه برای مقابله با ترس، رفتن در دل آن است نه فرار کردن، زیرا بعدها در فصل های دیگری از زندگی بارها مجبور شدم در مقابل جمع صحبت کنم و یا مطالبی را ارئه دهم، باید بگویم هنوز هم شروع کار برایم تنش به همراه دارد ولی در این راه بسیار پیشرفت کرده ام، به قول انگلیسی ها هیچ چیز به اندازه تمرین شما را حرفه ای نمی کند.
اما همه این موارد را عنوان کردم که بگویم با وجود این تجارب دیروز در ارائه ای که در حوزه کاری جدیدم داشتم با اینکه در جلسه با مشتری از نظر خودم خوب ظاهر شدم، اما در ارائه برای مدیران خودم با 4 صفحه ایراد مواجه شدم درست است که همه این موارد مربوط به نحوه پرزنت کردن نبود اما باید بدانید برای اینکه در مسیر ارائه پیشرفت کنید نیاز دارید دائما توسط افراد کاردان و مسلط در این حوزه ارزیابی شوید و نقاط ضعف را به قوت بدل نمایید.
در این مسیر آموختم که برای یک ارائه موفق مهم ترین بخش همیشه نحوه شروع آن می باشد، شما فقط چند ثانیه زمان دارید که مخاطب خود را در جایش میخکوب کرده و کاری کنید که گوش هایش تیز شود پس برای شروع ارائه سعی کنید از جمله ای بسیار تاثیر گذار و خاص استفاده نمایید. مثلا من صحبتم را با یک سوال شروع کردم که شاید خیلی هیجان انگیز نبود، اما شاید بهتر بود سوالم را مستقیم از مخاطبم می پرسیدم، جوابش را می شنیدم و بعد صحبت هایم را بر مبنای آن ادامه می دادم در واقع درگیرکردن مخاطب در مباحث در حال ارائه شگردی بسیار موثر برای جذابیت بخشیدن به یک ارائه است.
شاید این جمله که باید مخاطبین خود را در امر بازاریابی به خوبی بشناسید را بارها شنیده باشید، این اصل برای یک ارائه دهنده موفق نیز بسیار صادق است، شما به عنوان یک فردی که مطالبی خاص برای گفتن دارید باید همواره سعی کنید دانش مخاطبین خود را نیز در نظر بگیرید و کلمات مبهم و گیج کننده به کار نبرید و اگر اصطلاحی سخت و تخصصی را عنوان می کنید حتما در خصوص آن توضیح دهید.
در مقطع کارشناسی ارشد استادی داشتیم که این مورد را بارها تکرار می کرد" هر عکس و یا کلمه ای که قرار نیست درباره آن توضیحی دهید نباید به هیچ عنوان در اسلایدهای شما جا بگیرد" به نظر من نیز این نکته بسیار در روند ارائه شما موثر است، فردی را تصور کنید که تعدادی از اسلایدها را بدون توضیح و یا با صحبتی مختصر رد می کند، این کار چه پیامی را به شما انتقال می دهد؟ از نظر من این فرد یا می خواهد صرفا کپسول های زمان ارائه اش را پر کند و یا اطلاعات و تسلط کافی در خصوص مطالب عنوان شده را ندارد.
اما مورد دیگری که شاید به اندازه شروع طوفانی اهمیت دارد همراه کردن مخاطب در طول ارائه می باشد، خانم رجبی را یادتان هست، چرا خسته نمی شدیم، پاسخ داستان سرایی است، باید روند ارائه شما شکل یک روایت به هم چسبیده باشد به نوعی بخش های متفاوت هر اسلاید را باید با ضرافت به هم مرتبط سازید و به این شیوه مخاطب را در طول ارائه مشتاق نگه دارید، گویی هر لحظه منتظر است که ببیند این داستان به کجا می رسد.
اما باید در این میان به یک مورد توجه ویژه ای داشته باشید توضیحاتتان نه آنقدر کوتاه باشد که سریع از آن رد شوید و نه آنقدر بلند باشد که از حوصله جمع خارج شود.
نکته ای که اخیرا به آن پی برده ام این است که افراد خیلی راحتر از چیزی که شما فکر می کنید احساسات و انرژی شما را دریافت می کنند و این احساسات نقش مهمی در جلب اعتماد آنها و گوش سپردن به شما دارد، پس سعی کنید در تمام طول ارائه حواستان به زبان بدنتان باشد، با مخاطبین خود ارتباط چشمی داشته باشید و در عین توجه به زمان با طمانینه کلمات را ادا کنید.
اما همانطور که ارائه خود را هیجان انگیز آغاز می کنید و در تمام طول ارائه سعی می کنید با داستانی مجذوب کننده بخش های متفاوت را به هم مرتبط سازید و با فراز و فرود صدا مخاطب را تا انتها با خود همراه سازید باید به این نکته نیز توجه داشته باشید که یک پایان خوب به اندازه شروع در کیفیت ارائه شما موثر است، در پایان با یک جمع بندی کوتاه از مطالب عنوان شده به ذهن مخاطبین خود نظم داده و پیام اصلی گفته هایتان را بیان کنید کاری کنید که مخاطبین پس از بلند شدن از صندلی هایشان احساس کنند زمان اختصاص داده شده برای این ارائه مفید بوده و ذهنیتی جدید پیدا کرده اند.
