زحمت شبانه روزی بچه ها را دیدم، از نزدیک دیدم که کسری جلسه پشت جلسه می رود، الهام را در استوریهایش دنبال کردم، بعضی شبا بی خواب و دنبال کارهای رویداد بودند آن هم درست زمانیکه اکوسیستم فقدان رویداد دارد و برگزاری یک رویداد وسط بحران کرونا یک ریسک بزرگ محسوب می شود. همین باعث شد بنویسم، بنویسم و نقد کنم و از تجربیات یازده ساله خودم از رویدادها بگویم بلکه کمک کند به طراحی و برگزاری رویدادها کمک کند به تحول صنعت جذاب رویداد.
این روزها صنعت رویداد روز به روز متنوع تر می شود و از آن رویدادهای سمیناری ده سال پیش که تک سخنرانی با یک لحن ملال آور سخنرانی میکرد و حضار خواب آلوده در ذهن خود پذیرایی مفصل میان وعده ها و ناهار را تصور میکردند تغییرات زیادی داشته است.
کنداکتورها مسیر رو به رشدی دارند و محدود به چند سخنران صرف که در بهترین حالت راس ساعت شروع میکنند نیست. پنل های چالشی داغ و جذاب برای به چالش کشیدن بسیاری از موضوعات چهره دیگری به رویداد بخشیده است. در این میان در رویدادها تخصصی به خصوص اکوسیستم استارتاپی، شبکه سازی در حاشیه رویداد به یکی از اهداف پر رنگ حضور در رویداد تبدیل شده است. بحث گیمیفیکیشن و گرفتن اکت از مخاطبان نیز موضوعی است که در مورد رویداد در سالهای اخیر به شدت مطرح شده است. ناگفته نماند که پذیرایی، مدل سخنرانی سخنرانان و هدایای تبلیغاتی نیز از موارد کیفی هر رویداد محسوب می‌شوند.
چند وقت پیش شنیدم که رویداد پردیس سامیت قرار است به صورت یک کمپ برگزار شود و در تیم اجرایی صحبت از طراحی رویداد بود، چیزی که تا به امروز در هیچ کجای اکوسیستم خبری از آن نبود.
به شدت ترغیب شدم تا هرطور شده بعد از یک سال کرونایی و رویدادها آنلاین به این رویداد بروم اما نکاتی در بحث اجرا وجود دارند که در ادامه این مقاله به نقد آنها با ارائه راهکار می پردازیم.
1.تنها مهمانان و سخنرانان مهم نیستند!
هر رویداد علاوه بر تیم اجرایی دو بخش دارد: سخنرانان و مخاطبین!
در رویدادهای آنلاین نقش پررنگ مخاطبین به شدت هویداست، هیچ رویداد آنلاینی بدون آنلاین بودن مخاطبان استارت نخورد...
و به طور کلی حضور مخاطبان در رویداد حضوری به رویداد شکل میدهد و سخنرانان را تشویق به ارائه می کند، پس همه چیز باید برای این دو گروه با بهترین کیفیت ارائه شود. از خوشامدگویی گرفته تا پذیرایی و هدایت به سمت جایگاهها یا بخشهای مختلف سالن.
در پردیس سامیت یک فلوچارت کاملا ناعادلانه در نظر گرفته شده بود، هنگام پذیرش می پرسیدند سخنرانید؟ اگر جواب بله بود مجریان رویداد برای همراهی، عکس گرفتن، پذیرایی مفصل و رویی گشاده آنها را راهنمایی میکردند. اما اگر جواب نه بود، پس شما به ما نیاز دارید لطفا در صف!!! یا منتظر بایستید تا پذیرش شوید و هیچ مدل احترامی در خور مهمانان نبود!
2.غذا، یکی از موارد مهم که بر کیفیت رویداد تاثیر میگذارد!
اگر چه این روزها غذا و پذیرایی به شدت قبل مهم و تاثیرگذار نیست، اما نمی توان از آن غافل شد. موقع ثبت نام با گزینه های مختلفی از جمله تغذیه وگان و کتوژنیک برخوردم اما خیلی بخشها در نظر گرفته نشده بود، رژیم غذایی سایر یا کادری برای نگارش عادات غذایی! یک فرد مبتلا به دیابت خیلی برایش جالب نیست که در وسط کمپ خارج از شهر از نوشابه کنار غذا استفاده کند. یا اگر کسی در گروه وگان یا رژیم کتوژنیک نبود مجبور به استفاده از غذای چرب و بی کیفیت رویداد شود. فراموش نکنید سبک غذایی خاص یک انتخاب است اما پرهیزهای غذایی بر اثر بیماری یک اجبار!
فضای کمپی یک میان وعده یا وعده کاملا سالم و سبک می طلبد که فقط در شب اول کمپ شاهد آن بودیم.
3.فضای کمپ یا یک محیط بی استفاده؟
مهمانها به دو گروه رسمی و غیر رسمی تقسیم شدند، رسمی ها در فاصله دو چادر در حال گپ و گفت و غیر رسمی ها در طول کمپ دنبال سرگردمی بودند. شاید خیلی از رسمی ها آرزو میکردند کاش میتوانستند بدون نگرانی از خراب شدن واکس کفششان و بدون قضاوت داخل کمپ بدوند و غیررسمی ها آرزو میکردند رسمی ها در مذاکراتشان آنها را هم راه دهند. این دو دستگی با وجود راهنماهایی که گروه گروه افراد را به بازدید بخشهای کمپ ببرند و یا گروهها را با هم آشنا کنند. راهنماهایی آشنا با اکوسیستم، با روابط عمومی قوی و آموزش دیده!
4.سیستم ثبت نام، واقعی یا نمادین؟
درست است، سیستم ثبت نام خوبی طراحی شده بود، اما از دید تجربه کاربری خیلی از قابلیتها را نداشت. برای ثبت نام های شرکتی فاکتور صادر نمیکرد. هیچ کد یا پیامکی ارسال نشد. خیلی هماهنگ با بازی های موجود در کمپ نبود و علاوه بر این هیچ نظارتی نبود. مثلا هرکس که هزینه بازی زیپ لاین را پرداخت نکرده بود هم می توانست سوار شود یا با اینکه گزینه بالون شبکه سازی بر سایت بود امکانش در کمپ نبود. در خصوص اقامت، سرویس رفت و برگشت و بازی های دیگر هم همینطور. کلا هیچ نظارت یا لیستی نبود!
5.پلن بی، یک هوشمندی در برنامه ریزی
رویداد به شدت تحت تاثیر شرایط جوی قرار گرفت، باد و تگرگ بسیاری از دیزاین و تزئینات را از بین برد و اینجا نقطه ای بود که به یک پلن دوم برای برنامه نیاز بود، مثلا زمانیکه لیستهای ثبت نام را باد برد، کافی بود اکسل اسامی در تلفنهای هوشمند پذیرش چک شود! برای مشکلات احتمالی پلن بی داشته باشید!
6.کنداکتور سازماندهی شده، نقطه عطف رویداد
رویداد شامل پنل، تاک و داوری استارتاپی بود، بسیاری از پنلیستها با داوران یا سخنرانان یکی بودند و برخی بخشها هماهنگی موضوعی داشتند. چینش کنداکتور پر از ناهماهنگی بود و باز به خاطر دور بودن از شهر امکان دیر رسیدن بسیاری از سخنرانان وجود داشت. مجریهای دو سالن مجزا آموزش دیده برای بداهه گویی و کنترل شرایط نبودند، هر دو سالن ناهماهنگ و بدون برنامه جایگزینی بود. یکی از سخنرانان تایم درست و به جای سخنرانی خود را در حین داوری در سالن دیگر از دست داد. درست است زحمت فراوان بود اما برنامه کنداکتور درخور رویداد نبود!
7.نیروهای داوطلب، یک گنجینه نادیدنی
نیروهای داوطلب جز دارایی های مهم هر رویداد هستند و در کنار سرگرمی، تجربه و آموزش ارمغانهایی ست که هر رویداد برایشان تامین می کند. اما این نیروها به آموزش، هماهنگی، دسته بندی و مهم تر از همه یک لبخند نیاز دارند. وظایف هر کدام بسته به علاقه و توانایی آنها باید تعیین شود، نیاز به گروهبندی برای کار تیمی و مدیریت بهتر دارند و از قبل باید جلسات هماهنگی و آموزشی را بگذرانند. طی ده سال فعالیت داوطلبانه رویدادی در سختترین شرایط به یاد ندارم یک بار هم لبخند برای مواجهه با مهمانی از لبم محو شده باشد. در این بین فراموش نمیکنم که در این رویداد داوطلبان چطور با لحن بدی در سرما برای پذیرش معطلمان کردند و یا یکی از آنها که کارتونی را به یکی از مهمانان داد تا حمل کند، چون جوان بود برداشت کرده بود داوطلب است و یا یکی از آنها سرخود پخش دفترچه های یکی از اسپانسرهای مهم را متوقف کرده بود!
در نهایت، این رویداد در دل معضل کرونا برگزار شد، با وجود فضای باز اما هیچ پروتکل بهداشتی رعایت نشده بود و هیچ قانونی نبود در ناهارخوری همه کنار هم، در سالن بسیاری بدون ماسک و دریغ از تعریف قانونی دقیق و منظم! تصور بسیاری این بود یا افرادی کلیدی در رویداد هستند که به واکسن دست یافتند یا این رویداد توطئه ایست برای پخش بیشتر ویروس!
