هرسازمان ویا شرکت بزرگ یا کوچک برای تمامی کارمندان خود نیاز به ملزوماتی دارد تا بتوانند در انجام کارهای روزمره از این ملزومات استفاده نمایند. بنابراین برای تهیه ی این ملزومات در هر کدام از این مکان های اداری فردی به عنوان مسئول خرید در نظر گرفته می شود تا بتواند این کالاها را با توجه به شرایط های مختلف یک شرکت مانند:
• خرید کالای با کیفیت
• خرید عمده برخی از کالاها و یا خرید تک عددی
• قیمت مقرون به صرفه
• ارائه فاکتور رسمی
• نحوه ی ارسال آن کالا
• نحوه ی پرداخت
• امکان مرجوعی کالا
و شرایط دیگر، خرید نماید. فرد تعیین شده با توجه به موارد گفته شده باید در مکان هایی که عمدتا بازارآن کالای مورد نظر است، به دنبال خریدی مفید باشد که بتواند تمامی این شرایط را پوشش دهد. برخی ازمسئولین خرید، در بازار افرادی را می توانند بیابند واز آن ها خرید خود را انجام دهند که قیمت مقرون به صرفه ای را نیز دارند اما ممکن است باقی شرایط مانند فاکتوررسمی و یا امکان مرجوعی را نتوانند ارائه دهند. بنابراین خرید ملزومات اداری با فاکتوررسمی و شرایط دیگر گفته شده یکی از دغدغه های مسئولین خرید می باشد که در سازمان ها و شرکت ها کار می کنند.
به طور کلی اگر بخواهیم کالاهای اساسی سازمان ها و شرکت ها نام ببریم بهتر است که اول آن ها را در دسته های مشخصی قرار دهیم که شامل:
می شود و بیشترین موارد مصرفی سازمان ها و شرکت ها که با فاکتور رسمی خریداری می شوند در دسته ی:
کاغذ، خودکار، کاور شیت، زونکن و دیگر موارد
مایع دستشویی و ظرفشویی، دستمال کاغذی، جرمگیروسفید کننده، چند منظوره و پاک کننده، کیسه زباله
چای، قند، قهوه فوری
قرار می گیرند.
یکی از پرمصرف ترین کالای اداری کاغذ است که بیشتر درسایز A5 وA4 به صورت عمده و در بسته ها ی 500 عددی با فاکتوررسمی خریداری می شود. حجم بالای مصرف کاغذ در سازمان و یا شرکت ها سبب می شود تا مسئولین مربوطه برای خرید کاغذ A4 به دلیل انجام امور مالیاتی از فروشندگان تقاضای فاکتور رسمی نمایند. اغلب برند های معتبر کاغذ مانند دابل A، هایبرایت ، کپی مکس و غیره از جمله برند هایی می باشند که مورد انتخاب سازمان ها و شرکت ها هستند.
بعد از کاغذ دومین کالای پرمصرف در سازمان ها و شرکت ها که در دسته ی لوازم تحریر قرار دارد خودکار است که این کالا بیشتر به صورت تک عددی خریداری می شود مگر اینکه سازمان و یا شرکت بزرگ باشد که برای کارمندان خود به صورت پک و عمده خریداری نماید. خرید خودکار با فاکتور رسمی به صورت تک عددی از بازار برای مسئولین خرید کمی دشوار است زیرا بیشتر فروشندگان این کالا در این مکان تمایل به فروش عمده دارند.
کالای بعدی پرمصرف در سازمان ها و شرکت ها زونکن است که برای نظم دهی پرونده ها و مدارک مورد استفاده قرار می گیرد. این کالا که در سایزهای A5 وA4 موجود است در رنگ های مختلف و با سایز عطف های 7 و5 سانت به فروش می رسد. خرید زونکن با فاکتور رسمی مانند خرید خودکار می باشد زیرا تعداد مصرف این محصول نیز باز هم بستگی به سازمان و شرکت مصرف کننده دارد.
کاور شیت نیز مانند زونکن برای نظم دهی به کاغذ هایی که به عنوان مدارک و یا اسناد می باشند استفاده می شود. معمولا این کالا با سایز A4 بیشتر در سازمان و شرکت ها مورد استفاده قرار می گیرد که در بسته های 100 عددی قرار دارد. کیفیت بالا و خرید این محصول با فاکتور رسمی یکی از دغدغه های مسئولین خرید مانند کالاهای کاغذ و زونکن می باشد.
دیگر کالاهای اساسی که برای سازمان ها و شرکت ها خریداری می شوند و در دسته ی تحریر قرار می گیرند، کارتابل، کازیه، منگنه، سوزن، چسب و ابزارهای دیگرقابل استفاده در مکان های اداری می باشند که این کالاهای کوچک که بیشتر به صورت تک عدد فروخته می شوند با فاکتوررسمی کمتر به فروش می رسند.
دومین دسته ی پرمصرف در سازمان ها و شرکت ها شوینده و بهداشتی است که زیر مجموعه ی شوینده هر آنچه که برای نظافت و پاکیزگی محیط و یا دست و ظرف استفاده می شود می باشد و زیر مجموعه بهداشتی شامل ملزوماتی است که برای نظافت شخصی و محیط به کار می رود.
در بیشتر سازمان ها و شرکت ها انواع مایع دست شویی که با گرماژ بالا تولید می شوند را ترجبح می دهند به این دلیل که به راحتی می توانند برای مدت طولانی و به صورت عمده خرید مایع دست شویی خود را انجام دهند. این محصول با انواع رایحه و گرماژ برای سازمان ها و شرکت ها با ارائه فاکتور رسمی به فروش می رسد. البته برخی از شرکت ها ی کوچک از گرماژ های کم و به صورت تک عددی این کالا را تهیه می نمایند. بیشترین گرماژ مایع دست شویی که خریداری می شود 5، 10، 20 لیتر می باشد.
مایع ظرف شویی کالایی است که مانند مایع دست با گرماژ بالا خریداری می شود البته بیشتر سازمان های بزرگ علاقمند به خرید مایع ظرف شویی با گرماژ بالا هستند. شرایط خرید مایع ظرف نیز کاملا مشابه با خرید مایع دست است.
بعد از مایع ظرف و دست در دسته ی شوینده انواع محصولاتی که برای نظافت محیط اداری مصرف می شود، از طرف سازمان ها و شرکت ها خریداری می شوند. تمامی این محصولات به صورت عمده و یا تک با فاکتور رسمی قابل خریداری برای این ارگان ها هستند که این روش خرید بهترین روش برای ایشان است. خرید شیشه شوی و خرید جرمگیر به صورت کارتنی برای سازمان ها و شرکت ها می باشد.
در دسته ی بهداشتی محصولی است که مانند کاغذ به عنوان پر مصرف ترین کالای اداری خریداری می شود. دستمال کاغذی در انواع دستمال دلسی یا توالت، دستمال رومیزی و دستمال حوله ای پر فروش ترین ملزومات اداری دسته ی بهداشتی است که خرید این کالا با فاکتور رسمی و به صورت عمده به عنوان خریدی به صرفه برای سازمان ها و شرکت ها می باشد. خرید دستمال کاغذی در پک های بزرگ و یا کارتن انجام می شود.
دیگر کالای بهداشتی مورد خریداری سازمان ها و شرکت ها کیسه زباله در انواع سایز و مدل است که یا به صورت کیلویی و یا بسته بندی شرکت های تولید کننده ی این محصول به فروش می رسد. خرید کیسه زباله برای سازمان ها و شرکت ها ی بزرگ به صورت تنی انجام می شود.
آخرین دسته ی پر مصرف ملزومات اداری خوراکی های اداری می باشد که برای تهیه ی این کالاها به راحتی نمی توان فاکتور رسمی تهیه نمود. زیرا این محصولات بیشتر در بازار به فروش می رسند که اکثر فروشندگان آن ها نیز به دلیل فروش سنتی این محصولات فقط فاکتور دستی را ارائه می کنند.
کالای چای که مصرف آن در سازمان ها و شرکت ها به دلیل نوشیدنی سنتی ایرانی و پر مصرف بالاست به صورت کارتن های معمولا 24 عددی با وزن 500 گرم به فروش می رسند. خرید چای که هم مدل خارجی و هم ایرانی دارد دارای قیمت ها ی بسیار متفاوت است که برای هر مسئول خریدی این تمایل وجود دارد که با فاکتور رسمی این محصول را دریافت نماید.
قند نیز مانند چای کالایی پرمصرف است که در کنار این نوشیدنی قرار می گیرد. تنوع فروش قند نیز بسیار بالاست و پیدا کردن مدل باکیفیت آن نیز درد سرهای خود را دارا می باشد. خرید قند برای سازمان ها و شرکت های بزرگ و حتی کوچک به صورت کارتنی انجام می شود.
امروزه در بسیاری از سازمان ها و شرکت های بزرگ و کوچک مصرف قهوه فوری نیز مانند چای بالا می باشد. خرید این محصول به دلیل تحریم ها و داشتن نمونه های تقلبی در بازار کاری بسیار مشکل برای مسئولین خرید سازمان ها و شرکت ها شده است. این محصول نیز مانند چای با فاکتور دستی به خریداران ارائه می شود و کمتر مکانی را می توان یافت که در قبال خرید قهوه فوری فاکتور رسمی ارائه دهد.
سفارش اداری هر کدام از این کالاهای اساسی و پر مصرف با توجه به شرایط سازمان ها و شرکت ها چالشی بزرگ برای مسئولین خرید این ارگان هاست که با کمک شرکتی که بتواند این ملزومات را یک جا و با توجه به شرایط آن ها به فروش برساند خریدی آسان و بی دغدغه را برای ایشان فراهم می آورد.
