این حقیقت بر کسی پوشیده نیست که اصلی‌ترین علت موفقیت علاوه بر پشتکار، شیوه برنامه ریزی درست و مدیریت اصولی زمان است. در واقع افراد موفق با مدیریت صحیح می‌توانند از پس مشغله‌های زیاد خود برآیند. سیستم کانبان هم به همین گونه است نحوه مدیریت درست کارها، ایده‌ها و پروژه‌ها در حال اجرا را آموزش میدهد. در حقیقت روش کانبان یک الگوی مورد استفاده در طراحی نرم افزار مدیریت پروژه میباشد که نحوه به کارگیری چهار ستون مصور برای سازماندهی کارها را آموزش میدهد. این سیستم سبب افزایش تمرکز روی کارها و مانع حواس پرتی می‌شود.
كانبان کلمه ای ژاپنی و به معنی كارت می باشد و عبارت از برگه ای كاغذی و يا كارتی پلاستيكی كه درون يك پاکت پلاستيكی شفاف قرار دارد. روی اين برگه يا كارت اطلاعاتی در مورد مواد و قطعه و فرایند قبلی است كه هنگام تحویل كار توسط فزایندهای بعدی مورد استفاده قرار می گيرد و سودمند خواهد بود و همچنين ممکن است كانبان حاوی اطلاعاتی در مورد سفارش كار يا حمل و نقل باشد.
سیستم کانبان یک چارچوب مصور مورد استفاده در اجرای سیستم مدیریت چابک (اجایل) میباشد. به زبان ساده‌تر کانبان سیستم یا نرم‌افزار مدیریت پروژه است که میزان و زمان تولید محصول را نشان میدهد. به این معنا که کانبان یک سیستم اطلاع رسانی تولید میباشد که برای به جریان انداختن مواد و متریال در پروسه تولید از یک سیگنال بصری، کارت، استفاده میکند. به بیان دقیق‌تر این سیستم گردش مواد و داده‌ها جهت حرکت متریال از یک مرکز به سمت یک مرکز کاری مختلف استفاده می‌شود. به این گونه که با استفاده از پالت‌های کوچک و البته استاندارد از قطعات مراقبت می‌شود و فقط مقدار معینی از آن‌ها در سیستم در دسترس قرار می‌گیرند.
سیستم کانبان شبیه به یک کارت اطلاعاتی کارآمد در مدیریت تولید سیستم‌های مدرن تولیدی استفاده فراوان دارد. از این کارت می‌توان جهت برنامه ریزی، مدیریت زمان و هدایت پروسه تولید محصولات استفاده کرد.
در نتیجه کانبان مانند یک نرم‌افزار مدیریت پروژه است که در شرایط مختلف و در کسب و کارهای گوناگون به صورت متفاوتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای مثال هر چه افزایش سرعت و دقت خط تولید کارخانه مهم‌تر باشد به هزینه بیشتری نیز نیاز است.
در سال 1930هنگامی که گروه Toyota عملیات تولید خودرو را شروع کرد kiichiro دست به اقدام جدیدی زد. kiichiro برای مطالعه سیستم هنری فورد به امریکا سفر کرد و با یافته های جدیدی به کشورش بازگشت. سیستم ارائه شده از سوی او، تولید و حمل به طور همزمان در تمام مراحل تولید بود. بنابراین kiichiro مقدمات تولید بهنگام را فراهم نمود.
مهندس Taiichi Ohno، معاون اجرایی سیستم تولید تویوتا (TPS) با سفری که در سال 1956 به آمریکا داشت دیدگاه کاملا جدیدی نسبت به تولید بهنگام پیدا کرد. او در این سفر با سیستم تولید و عرضه به روش سوپر مارکت آشنا شد. او از اینکه می دید مشتریان دقیقا نوع و مقدار جنس مورد نیاز خود را انتخاب می کنند مبهوت شده بود و این روش را تحسین می کرد.
سال ها بعد Ohno سیستم تولید خود را به سوپر مارکت آمریکایی تشبیه کرد. هر خط، مشتری قبلی خود سوپر مار کتی برای خط بعدی خود شد.خط بعدی فقط و فقط قطعاتی را که لازم داشت انتخاب می کرد و خط قبلی فقط قطعاتی را که خط بعدی انتخاب کرده بود، تولید و جایگزین می کرد. این وضعیت سیستم کششی نام گرفت. Ohno تعدادی ابزار برای به کار انداختن طرح تولیدی خود ایجاد نمود. معروف ترین این ابزار Kanban است که امکان انتقال اطلاعات را در بین و درون فرایند ایجاد می نماید.
یک فروشگاه پرتقال را در نظر بگیرید؛ زمانی که موجودی پرتقال آن کاهش پیدا میکند توسط یک علامت دیدنی که کانبان نامیده می‌شود کارمندان فروشگاه را متوجه میکند که به میزان پرتقال بیشتری نیاز است در نتیجه درخواست افزایش فروشگاه را می‌کنند تا تقاضای مشتری را برآورده کنند.
بطور کلی سیستم کانبان مسؤلیت پاسخگویی به نیاز مشتریان را بهتر انجام میدهد و مشخص می کند که چه موقع باید تولید را شروع و یا متوقف کنیم. یک سیستم کانبان می‌تواند مجوز جابه‌جایی مواد یا محصولات را از مکان‌های تامین کننده به مصرف کننده بدهد.
این سیستم برای بیرون کشیدن مواد از بین تمامی فرآیند تولید بر اساس تولید واحدهای پایان یافته و تقاضای مشتری استوار است؛ همچنین میزان خطا را در تعادل مشتری کم کرده و موجودی مواد خام را در تمامی مراحل تولید کاهش میدهد.
کانبان زمانی به درستی کار میکند که تأمین کننده بتواند در بازه زمانی کوتاه و درست در زمان مورد تقاضا، مواد اولیه را برای هر قسمت از خط تولید تأمین کند.
هر پروژه کانبان باید از این اصول پیروی کند:
تصویرسازی گردش کار: یک شمای تصویری از فرآیند و کار به شما این امکان را میدهد تا دید وسیع تری نسبت به کار داشته باشید و چگونگی گردش کار را به طور کامل درک کنید. به وسیله تصویرسازی تمام مراحل کاری، اعم از مشکلات و مسدود کننده های کار و صف ها شما قادر خواهید بود تا مشکلات را پیش از وقوع شناسایی کنید و همچنین همکاری با سایر اعضا را بهبود ببخشید.
کار در حال پیشرفت را محدود کنید (WIP): محدودیت کار در حال پیشرفت (WIP limits) مشخص کننده مینیمم و ماکسیمم میزان کار برای هر ستون بر روی تخته کانبان یا برای هر جریان کاری میباشد. با اعمال محدودیت برای کار در حال پیشرفت شما میتوانید سرعت و انعطاف را افزایش دهید و نیاز به اولویت بندی وظایف را کاهش دهید.
مدیریت و بهبود جریان کار: جریان کاری در تمام طول کار کانبان باید تحت نظر باشد و به صورت مستمر بهبود یابد. در حالت ایده آل، شما یک جریان هموار و سریع میخواهید که نشان دهنده سرعت تحویل تیم باشد. اعضای تیم باید مشکلات جریان کاری را ارزیابی کرده و سپس تغییرات مورد نظر خود را اعمال کنند.
خط مشی های فرآیند را شفاف سازی کنید: به منظور ایجاد تغییر در سیستم کانبان، فرآیند باید صریح و شفاف باشد. همه باید به طور کامل درک کنند که کارها چگونه انجام میپذیرند یا انجام شد (Done) به طور دقیق چه معنایی دارد. برای شفاف سازی این موضوع شما میتوانید در تخته کانبان تغییراتی ایجاد کنید؛ برای مثال، شما میتوانید تخته را طراحی دوباره کنید تا نحوه چرخش کار کاملا مشخص باشد.
بهبود مستمر: روش کانبان به جهت انعطاف بالا از تغییرات کوچک و مستمر استقبال میکند. زمانی که سیستم کانبان پیاده سازی و مستقر گردید، اعضای تیم قادر خواهند بود تا مشکلات را درک و شناسایی کرده و بهبودهایی را در مسیر پیشنهاد دهند. تیم ها میزان اثربخشی خود را با پیگیری و دنبال کردن جریان کاری، اندازه گیری زمان چرخه و افزایش کیفیت کار میسنجند.
تصویری بودن، مهم‌ترین مزیت روش کانبان برای چابک سازی پروژه‌ها است. عملکرد تخته کانبان بسیار ساده و سریع است و با بهبود گردش کار، زمان چرخه را به حداقل می‌رساند. اما روش Kanban مزایای دیگری هم دارد که در ادامه به معرفی و بررسی آن‌ها می‌پردازیم.
کانبان یک مدل شناور، منعطف و در حال گسترش است. به این صورت که اگر اطلاعات جدیدی وارد سیستم شود، میتوانید اولویت‌ها را دوباره ارزیابی کنید.
کانبان، روشی مبتنی بر تصویر است، با این روش تصویری، فهم و درک پروژه به میزان قابل توجهی ساده می‌شود. همچنین Kanban می‌تواند به سادگی بر روی سایر سیستم‌های مدیریتی پیاده سازی شود.
تمرکز روش کانبان بر کاهش اتلاف منابع زمانی و مالی است. بنابراین میتوانید مطمئن باشید که تیم شما کار غیرضروری یا اشتباهی انجام نمی‌دهد و منابع شما هدر نمی‌رود.
کانبان، جریان تحویل محصولات و خدمات به مشتری را بهبود می‌بخشد و کار را در دوره‌های زمانی منظم ارائه میکند. این روش بر تحویل به موقع (just in time delivery) یا JIT متمرکز است.
زمان چرخه یا Cycle time، مدت زمانی است که فرآیند به طور کامل از جریان کار (Workflow) عبور میکند. در پروژه‌های کانبان اعضای تیم تلاش می‌کنند که مراحل کار با سرعت و موفقیت طی شود.
