مدیریت زمان دغدغه ای انکارناپذیر

وقت طلاست. جمله‌ای که بارها شنیده‌ایم و تنها زمانی به درک عمیقی از آن رسیده‌ایم که نتیجه کار ما بشدت به زمان وابسته بوده است. در این حالت ارزش هر ثانیه را با تمام وجود احساس کرده‌ایم. در چنین شرایطی مدیریت زمان یکی از راهکارهای ارزشمندی است که در صورت دستیابی به آن، ما را به موفقیت‌های بزرگی می‌رساند. این متن قصد دارد در درک اهمیت این مهارت کاربردی نقشی هر چند کوچک ایفا کند.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان به معنای کار بیشتر نیست بلکه مفهوم آن استفاده بهینه از زمان است. یعنی نهایت بهره‌وری را از وقت خود داشته باشیم بدون آنکه تحت فشار قرار گیریم. در واقع ما با برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کارهای خود، از یک نظم خاص در انجام آنها پیروی می‌کنیم و همین امر سبب تعادل بین کار و زندگی می‌شود.

مدیریت زمان چه مزایایی دارد؟

مدیریت زمان یک تکنیک مهم است که سبب می‌شود تا گامهای موثرتری برای رسیدن به موفقیت طی کنیم. این تکنیک سبب پویایی ما در زندگی می‌شود و حس قدرت و مفید بودن را در ما افزایش می‌دهد. فواید مدیریت زمان شامل موارد زیر است:

• نهایت استفاده از زمان و موقعیت خود
• پی بردن به اهمیت برنامه ریزی
• انجام به موقع کارها
• انجام کارهای بیشتر با کیفیت بالاتر
• کاهش استرس و افزایش رضایت از خود
• افزایش اعتماد به نفس و قدرت تصمیم‌گیری
• داشتن زمان بیشتر برای رشد خود
• هموارسازی مسیر پیشرفت
• افزایش انگیزه
• امکان دستیابی سریع‌تر به اهداف

بی توجهی به مدیریت زمان چه عواقبی دارد؟

در صورتی که مدیریت زمان نادیده گرفته شود ثمره‌ای جز سردرگمی و پشیمانی ندارد. حجم بالای کارهای انجام نشده احساس ضعف و ناامیدی را تشدید می‌کند و سبب نابودی انگیزه جهت ادامه کار می‌شود. سایر پیامدهای ناشی از بی‌توجهی به مدیریت زمان به شرح زیر است:

• کیفیت کار پایین
• ناکامی در دستیابی به اهداف
• احساس شکست
• استرس و فشار روانی
• آشفتگی و تشویش در انجام کار

چگونه مدیریت زمان داشته باشیم؟

مهارتهای مدیریت زمان نیاز به آموزش دارد و این کار با مطالعه و مشاوره گرفتن از افراد موفق و کاردان قابل اجرا است. اما در نهایت باید خود فرد برنامه ریزی را انجام دهد؛ زیرا هیچ کس به اندازه او از شرایطش آگاه نیست. کارهای زیر را برای بهبود مدیریت زمان می توان انجام داد:

• اولویت بندی کارها
• هدف گذاری
• پایبند بودن به برنامه
• تمرین افزایش تمرکز

تکنیک های مدیریت زمان کدامند؟

مدیریت زمان تکنیک‌های متنوعی دارد. که می‌توان با مطالعه و آگاهی از آن‌ها یک یا چند مورد را اجرا کرد. نکته قابل توجه جهت موفقیت در مدیریت زمان تمرین و تکرار پیوسته است. در زیر به انواع این تکنیک‌ها اشاره شده است:

1) تکنیک GTD

در این روش جهت کاهش استرس تمام فعالیت‌ها بر روی کاغذ ثبت و دسته‌بندی می‌شود. تا دیگر نگرانی برای فراموشی آن‌ها وجود نداشته باشد. هدف اصلی این تکنیک تمرکز بیشتر و کاهش هواس پرتی است. تا کارها به نحوه احسنت انجام شود.

2) پومودورو

در این تکنیک پس از 25 دقیقه فعالیت مفید، 2 یا 5 دقیقه استراحت در نظر گرفته می‌شود و لازم است تمرکز بر روی یک فعالیت باشد. آنگاه بعد از گذشت 4 پومودورو ( 4 تا استراحت 2 یا 5 دقیقه‌ای) فرد می‌تواند مجدد به 15 دقیقه استراحت بپردازد.

3) بلوکه کردن زمان

این تکنیک اجازه می‌دهد تا فرد برای کارهایی که مهم هستند، زمان اختصاصی در نظر گیرد. به عنوان مثال هر روز زمان مشخصی را به یک فعالیت خاص اختصاص دهد.

4) قانون پارتو یا 80/20

این قانون معتقد است می‌توان با 20 درصد کار به 80 درصد نتیجه دست یافت و با این دید انرژی لازم را برای فعالیت‌ها دیگر ذخیره کرد.

5) سیستم 4D

این روش بر اولویت‌بندی فعالیت‌ها براساس درجه اهمیت آن‌ها تاکید دارد. با این کار فعالیت‌های مهم‌تر در دسته‌بندی‌های بالاتر قرار می‌گیرند.

6) فهرست یا لیست نویسی (To Do List)

در این تکنیک شخص موظف است هر روز لیست کارهای مربوط به روز بعد خود را یادداشت کند. سپس با اتمام فعالیت مقابل آن تیک بزند.

7) یادآوری با کاغذهای یادآور

در این روش یک دفترچه برای 90 روز تهیه می‌شود. سپس فرد کارهایی را که قرار است در آینده انجام دهد، در صفحه مربوط به آن روز یادداشت می‌کند. با این کار، ذهن دیگر دغدغه فراموش کردن کارهای مهم آینده را ندارد.

نتیجه گیری

مدیریت زمان یک مهارت کاربردی است که انجام آن برای دستیابی به اهداف کوتاه مدت و بلندمدت ضرورت دارد. این کار نظم خاصی به برنامه‌های ما می‌دهد و از اتلاف وقت جلوگیری می‌کند. این تکنیک به معنای بی‌توجهی به خود و اولویت قرار دادن کارها نیست، بلکه هدف اصلی آن رسیدن به آرامش درونی و وقت گذاشتن برای خود است.

پیشنهادات خود را درباره چگونگی مدیریت زمان با ما به اشتراک بگذارید.

منابع:

منبع 1 منبع 2 منبع 3 منبع 4 منبع 5