سازمان بخش مهمی از ایجاد یک محیط کار مولد است و تقریباً در تمام صنایع مفید است. ابزارهای سازمانی زیادی وجود دارد که کارکنان می توانند از آنها برای افزایش اثربخشی و مهارت های مدیریت زمان خود استفاده کنند. اگر می‌خواهید بهره‌وری خود را افزایش دهید یا زمان خود را عاقلانه‌تر مدیریت کنید، بررسی برخی از ابزارهای رایج سازمانی ممکن است مفید باشد. در این مقاله توضیح می دهیم که ابزار مدیریت سازمانی چیست، مزایای این ابزارها را شرح می دهیم، 10 مشخصه ابزار سازمانی را لیست می کنیم که می توانید از آنها استفاده کنید و نکاتی را برای انتخاب بهترین ها ارائه می دهیم.
ابزارهای سازمانی چیزهایی هستند که به شما کمک می کنند فضا، زمان و وظایف خود را سازماندهی کنید تا روز کاری خود را پربارتر کنید. آنها می‌توانند شامل ابزارهای فیزیکی، برنامه ریزان یا پلتفرم‌های نرم افزاری باشند. این ابزارها می توانند به کارمندان اجازه دهند یادداشت برداری کنند، فضای کاری خود را سفارش دهند، افکار خود را سازماندهی کنند، با سایر اعضای تیم همکاری کنند، یادآوری تنظیم کنند و گردش کار ایجاد کنند.
برخی از مزایای استفاده از ابزارهای سازمانی در محیط کار عبارتند از:
ایجاد فضای مناسب برای همکاری: بسیاری از ابزارهای سازمانی به کارمندان اجازه می دهند تا به طور مؤثرتری در پروژه‌های شرکت همکاری کنند. آنها می توانند به کارکنان کمک کنند تا افکار و ایده‌های خود را سازماندهی کنند، آنها را به اشتراک بگذارند و آنها را برای بررسی و اظهار نظر به سایر کارمندان ارائه کنند.
ایجاد نظم ذهنی: ابزارهای سازمانی اغلب راه خوبی برای برقراری یک چهارچوب ذهنی و جلوگیری از فراموش کردن تاریخ ها، وظایف، ضرب الاجل‌ها و رویدادهای کاری هستند. این ممکن است به شما کمک کند عملکرد خود را بهبود بخشید و چندین کار را به طور همزمان انجام دهید.
صرفه جویی در زمان: ابزارهای سازمانی می‌توانند اطمینان ایجاد کنند که شما وظایف خود را به خوبی درک کرده‌اید و می‌دانید در صورت لزوم از کجا میتوانید منابع و اطلاعات لازم را پیدا کنید. این می تواند به کاهش زمان انجام وظایف یا انتقال بین پروژه‌های مختلف کمک کند.
افزایش بهره وری: سازمان اغلب به کارکنان اجازه می دهد تا با کاهش استفاده از زمان و منابع و روشن کردن مسئولیت ها، وظایف بیشتری را انجام دهند. ابزارهای سازمانی می توانند راهی قدرتمند برای به دست آوردن این مزایا در کار شما باشند.
اجتناب از اشتباهات: ابزارهای مدیریت سازمانی اغلب به کاربران این امکان را می دهند که وظایف خود را روشن کرده و آنها را بر اساس اولویت سازماندهی کنند. این می تواند اشتباهات ناشی از دستورالعمل ها، ضرب الاجل ها و استراتژی های ارتباطی نامشخص را کاهش دهد.
به طور کلی ابزارهای مدیریت سازمانی زیادی در دسترس هستند، بنابراین یافتن ابزار مناسب برای شما ممکن است نیاز به آزمایش داشته باشد. در اینجا لیستی از ویژگی های مورد نیاز و برجسته که در ابزارهای مدیریت وظایف و سازمان باید وجود داشته باشد را توضیح خواهیم داد که به شما کمک می کند زمان، مکان و وظایف خود را سازماندهی کنید و روز خود را سازنده تر کنید.
این ویژگی شاید یکی از حیاتی ترین ویژگی‌هایی است که هر ابزار مدیریت سازمانی باید بتواند آن را در خود جای دهد. شما با کمک تقویم موجود در ابزار مدیریت سازمانی تسکت میتوانید مشخص کنید، هر تسک یا تیکت در چه تاریخی ایجاد و در چه تاریخی بررسی شده است.
کار کردن در بازه های زمانی کوتاه، می تواند به بهره وری کمک کند. تایمرها ابزار مفیدی برای برنامه های کاری درون سازمانی هستند. زمان‌سنج‌های زیادی وجود دارد، از برنامه‌های تلفن هوشمند گرفته تا تایمرهای فیزیکی که میتوانید روی میز خود قرار دهید. برای برخی، بررسی یک تایمر در تلفن یا رایانه ممکن است باعث حواس پرتی شود. برای دیگران، یک تایمر فیزیکی ممکن است خیلی بلند باشد. در تسکت با اضافه شدن قابلیت تایمر شما نیاز به استفاده از هیچ ابزار خارجی را نخواهید داشت و در تیکت مورد نظر خود میتوانید زمان مورد نیاز را تخمین بزنید و با کلیک بر روی گزینه شروع تایمر را فعال کنید.
?
هنگام تکمیل پروژه های بزرگ، اغلب مفید است که آنها را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کنید و پیشرفت خود را به سمت هدف دنبال کنید. یکی از راه‌های مفید برای تقسیم کار خود استفاده از صفحات گسترده است. در تسکت می توانید هر پروژه را در قالب چند فاز به عنوان تیکت ثبت کنید و سپس به هر کدام به طور مجزا رسیدگی کنید همچنین در حین پیشرفت و انجام و رسیدگی به هر تیکت، اطلاعات و نیازمندی‌ها را به روز رسانی کنید. این قابلیت، علاوه بر ایجاد امکان مدیریت بیشتر بر پروژه و تسک، به شما این قابلیت را خواهد داد که به صورت موثر‌تری فاز‌های پروژه را پیش ببرید و حرفه‌ای‌تر تصمیم بگیرید و پس از انجام هر فاز آن را از لیست کارهای خود حذف کنید.
تلفن‌های هوشمند اغلب با ابزارهای زیادی همراه هستند که می‌توانند به سازمان در محل کار کمک کنند. یکی از رایج‌ترین آنها، عملکرد یادآوری است که با اکثر تلفن‌ها ارائه می‌شود. این ابزارها به شما این امکان را می‌دهند که در طول روز یا حتی ماه ها قبل برای خود یادآوری قرار دهید. سپس میتوانید از تلفن خود بخواهید در زمان مناسب یا کمی قبل از آن یک یادآور متنی ارسال کند یا زنگ هشدار را به صدا درآورد. این میتواند به شما کمک کند که تاریخ‌ها و مسئولیت‌های مهم را به خاطر بسپارید و به شما در آرامش و تمرکز روی کارهای دیگر کمک کند. در تسکت قابلیتی به همین صورت قرار گرفته که شما را از وقایع مورد نیاز و ددلاین ثبت شده برای به سرانجام رساندن هر وظیفه و درخواست مطلع خواهد کرد.
?
مرتب نگه داشتن فضای کاری می تواند برای به حداقل رساندن حواس پرتی در حین کار بسیار مفید باشد. استفاده از سازمان‌دهنده میز برای چیزهایی مانند لوازم التحریر و ظروف تحریر یا سازمان‌دهنده بند ناف برای مدیریت سیم‌ها و سیم‌های مختلف در محیط کار میتواند به شما کمک کند تا دفتر خود را مرتب نگه دارید و همچنین مطمئن شوید که میتوانید وقتی می‌خواهید از آنها استفاده کنید، چیزهایی را پیدا کنید. برای بسیاری از افراد، مرتب نگه داشتن میز به آنها کمک می کند تا افکار خود را نیز سازماندهی کنند. هر شخص میتواند با ثبت نام در تسکت داشبورد تسکت خود را داشته باشد که در آن وظایف خود را قرار دهد و میتواند آن برای خود سازماندهی کند. بدین صورت که با استفاده از ویژگی‌های تسکت مانند: فیلتر‌ها و بخش مرتب سازی تعبیه شده در این سیستم میتواند به راحتی کارهای خود را دسته بندی کرده و از حواس پرتی‌ها رهایی یابد.
ابزار یادداشت برداری یکی دیگر از برنامه‌های رایج است که با اکثر گوشی‌های هوشمند ارائه می‌شود. این برنامه‌ها به شما امکان می‌دهند یادآوری‌هایی را برای خود بنویسید و بعداً به آنها دسترسی داشته باشید. آنها می توانند جایگزین خوبی برای برنامه ریزهای کاغذی و دفترچه یادداشت باشند. اگر ابزارهای دیجیتال را ترجیح می دهید یا می خواهید در فضای کار خود صرفه جویی کنید. اما با استفاده از تسکت نیاز به ابزار جانبی نخواهید داشت چرا که میتوانید در این نرم افزار یادداشت‌های خود را بر روی تیکت مرتبط با هر وظیفه بنویسید و اگر نیازمند راهنمایی و توضیحات اضافه هستید از قابلیت گزینه ثبت یادداشت موجود در هر تیکت آن را به درخواست ایجاد شده اضافه کنید.
?
لیست کارها روشی ساده و موثر برای سازماندهی افکار و وظایف شما بدون سرمایه گذاری در فناوری جدید است. قبل از شروع کار هر روز، میتوانید فهرستی مرتب از تمام کارهایی که می‌خواهید تکمیل کنید، همراه با بازه‌های زمانی برای هر تسک یا تیکت تهیه کنید. این می تواند به شما کمک کند پیشرفت خود را در طول روز اندازه گیری کنید و اطمینان حاصل کنید که مسئولیت‌های خود را به خاطر می آورید. میتوانید از هر دفترچه یادداشت یا کاغذی برای تهیه فهرست کارهایی که دارید استفاده کنید. خبر خوب این است که شما نیازمند استفاده از ابزار جانبی نخواهید بود چرا که در منو لیست کارهای من و یا داشبورد شما در تسکت فهرست تمامی کارهای انجام شده، کارهای درحال انجام و کارهای مورد نیاز برای انجام در آینده شما موجود ، قابل مشاهده و بررسی هستند.
در حالی که سازماندهی زمان و مسئولیت‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است، سازماندهی کار گروهی برای افزایش همکاری نیز می تواند مهم باشد. یکی از راه‌های خوب برای سازماندهی برنامه‌ها و وظایف با دیگر کارکنان، استفاده از یک تقویم مشترک است. اینها برنامه هایی هستند که به شما امکان می دهند یک تقویم دیجیتال ایجاد کنید و آن را با همکاران خود به اشتراک بگذارید. سپس همه افراد گروه شما می‌توانند مواردی مانند جلسات، مهلت‌ها و یادآوری‌ها را از تقویم اضافه یا حذف کنند. تقویم‌های مشترک می توانند اطمینان حاصل کنند که همه افراد در دفتر اطلاعات یکسانی دارند و مسئولیت‌های خود را درک می‌کنند. این ویژگی به بهترین نحو در تسکت ایجاد شده چرا که شما میتوانید تیکت مرتبط با جلسات، وظایف و به طور کلی درخواست‌ها و رویداد‌ها را در تسکت ایجاد کنید و با ارجاع آنها به سایر افراد مرتبط ، افراد را در جریان امور قرار دهید.
?
دستیاران مجازی پیمانکاران مستقلی هستند که می توانند برای انجام وظایف اداری به شما کمک کنند. آنها معمولاً از راه دور کار می‌کنند و از طریق تلفن، ایمیل و برنامه‌های پیام رسانی با شما در تماس هستند. این متخصصان می توانند به شما در مدیریت برنامه‌های خود، ترتیب جلسات و قرار ملاقات‌ها، تنظیم یادآوری‌ها و برقراری ارتباط با مشتریان و سایر کارمندان برای شما کمک کنند. استخدام یک دستیار مجازی ممکن است گزینه خوبی باشد اگر در یک موقعیت رهبری کار می کنید، با مشتریان سروکار دارید یا برنامه شلوغی دارید، یک دستیار مجازی میتواند تعداد کارهایی را که باید انجام دهید کاهش دهد. اما نگران استخدام دستیار مجازی نباشید چرا که تسکت به خودی خود یک دستیار مجازی ماهر در کنار شماست. در تسکت شما علاوه بر اینکه با مشتریان خود در ارتباط هستید میتوانید به تیکت‌های ثبت شده از طرف مشتریان پاسخ دهید و نیاز مشتریان را مرتفع کنید . در تسکت به دلیل آنکه تمام درخواست ها و تیکت ها در یک صفحه قرار میگیرند، شما میتوانید در داشبورد خود آنها را بر اساس اولویت، ددلاین، تاریخ ایجاد شده و سایردسته بندی ها، مدیریت و دسته بندی کنید. استخدام دستیار مجازی یعنی ثبت نام در تسکت.
در نظر داشته باشید که استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه فارسی هیچ پیچیدگی برای مدیران،کارمندان و مشتریان نخواهد داشت و همین امر مسیر یک کسب و کار را در پیشبرد اهدافش تا حد چشمگیری هموار خواهد کرد.
