ارزیابی عملکرد کارکنان در سازمان

منظور از ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟

ارزیابی عملکرد کارکنان ابزاری است که توسط مدیران و بخش‌هایی از منابع انسانی برای بررسی عملکرد کارکنان در یک دوره زمانی معین استفاده می‌شود. اغلب ارزیابی ها شامل جزئیاتی در مورد بهره وری، نگرش، وقت شناسی و توانایی کارمند برای دستیابی به اهداف است.
ارزیابی‌های کارکنان زمانی می‌توانند تأثیر مثبتی بر تمام جنبه‌های کسب‌وکار داشته باشند که برای کمک به کوچ و پاداش دادن به کارکنان، به درستی استفاده شوند.

نگاهی اجمالی به فرآیند ارزیابی عملکرد

هر شرکتی برای انجام ارزیابی کارکنان خود، روش منحصر به فردی دارد. معمولاً بخش منابع انسانی فرمی متشکل از چندین سؤال دارد که مدیر باید به آنها پاسخ دهد.
این فرم ها با پاسخ هایی بر اساس عملکرد کارمند در طول یک دوره زمانی تعیین شده، بررسی و پر می شوند. ارزیابی‌های کتبی کارکنان توسط مدیر تکمیل می‌شود و با کارمند نیز چک خواهد شد تا دستاوردها را تصدیق کند و برنامه‌ای برای بهبود بخش‌های ضعیف عملکرد تدوین کنند.

اهمیت ارزیابی عملکرد کارکنان

ارزیابی های کتبی در شرکت های بزرگ با بخش های متعدد، بسیار مهم است. از آنجایی که مدیریت سطح بالا قادر به دانستن جزئیات عملکرد هر یک از کارکنان نیست، یک بررسی کتبی به این مدیران کلیدی اجازه می دهد تا در صورت نیاز به سرعت به اطلاعات مرتبط دسترسی پیدا کنند. ارزیابی کارکنان برای مدیران منابع انسانی سودمند است، زیرا بطور مثال: امکان ردیابی نگرانی های مشترک مربوط به بخش های مختلف، در برنامه ریزی موثرتر جهت برنامه های آموزشی تاثیر بسزایی خواهد داشت.

مقاومت افراد در برابر فرایند ارزیابی عملکرد کارکنان

بسیاری از مدیران و کارمندان از "فرایند ارزیابی کارکنان" بیزارند.
از مشکلات رایج مرتبط با این ارزیابی ها این است که ممکن است مدیر، اطلاعات دقیق مربوط به دوره زمانی پوشش دهنده این بررسی را، در اختیار نداشته باشد. در نتیجه، مدیر پاسخ ها را فقط بر اساس تاریخ اخیری که به یاد میاورد تهیه خواهد نمود. این مساله می تواند دیدگاه نادرستی از بهره وری کارمند ایجاد نموده و لذا نخواهد توانست پیشرفت هایی را که کارمند در فاصله زمانی بین بررسی ها انجام داده است، تأیید نماید.
غالبا، جنبه های منفی کارمندان است که در حافظه مدیر پررنگ بجا می ماند،درحالیکه می تواند هر نکته مثبت موجود در کارنامه کارمند را تحت الشعاع قرار دهد.
کارمندان اغلب احساس می کنند که این ارزیابی ها غیرحرفه ای و ناعادلانه هستند. کارمندی که بازخوردی دریافت می کند درحالیکه نکات منفی را بیش از موارد مثبت برجسته نموده، می تواند انگیزه خود را از دست بدهد یا به دنبال کار در جای دیگری بگردد.

اهمیت تعریف انتظارات قبل از انجام ارزیابی

تیم مدیریت باید به وضوح اهداف و انتظارات خود را از عملکرد کارکنانش بیان کند. تعیین اهداف هفتگی، ماهانه و سالانه که امکان پیگیری پیشرفت را فراهم می کند، چیزی بیشتر از نظرات یک مدیر به تنهایی است.
غالبا ترکیب هدف گذاری و پیگیری آن با ارزیابی های سنتی کارکنان، نیازهای شرکت و کارکنان را بهتر برآورده می کند.

بررسی عملکرد کارکنان برای مدیران، مقداری دلهره آور بوده و در عین حال بخشی حیاتی از شغل آنها است. با این حال لازم نیست با ترس به آن نگاه کرد. در عوض،میتوان به فرآیند ارزیابی عملکرد به عنوان یک فرصت طلایی برای ارائه بازخورد به کارکنان، گوش دادن به نظرات کارمندان، بررسی شرح وظایف، و بحث و گفتگو و اصلاح مشکلات عملکرد نگاه کرد.

این محتوا به شما نشان می‌دهد که چگونه ارزیابی‌هایی مثبت و ارزشمند انجام دهید که منجر به رساندن عملکرد کارکنان به ماکزیمم سطح خود می‌شود و به کارکنانتان کمک خواهد کرد تا به اهداف حرفه‌ای خود و اهداف سازمان دست یابند.

تصور کنید مدیری هستید که می‌نشیند تا بررسی یکی از کارکنان را آماده کند و ناگهان متوجه می‌شود که فقط می‌تواند کارهایی را که آن شخص در چند هفته گذشته انجام داده است، به خاطر بیاورد. یا، فقط یک حادثه (خوب یا بد) در ذهنش مانده...
این اتفاق خیلی متداول است!
اگر برای ارزیابی عملکرد کارکنان تنها به حافظه خود متکی هستید، ارزیابی را از آنچه لازم است دشوارتر می کنید.
به همین دلیل بهتر است یک سیستم ذخیره سازی اطلاعات ساده برای مستندسازی عملکرد کارکنان ایجاد کنید. مفیدترین و آسان‌ترین راه، ایجاد و نگهداری یک گزارش/پرونده برای هر کارمند است.
گزارش های مربوط به عملکرد کارکنان، نیازی به پیچیدگی ندارند. آنها می توانند به سادگی فایل های کاغذی در یک پوشه یا فایل های کامپیوتری باشند. هر سیستمی که با آن راحت هستید را انتخاب کنید. نکته کلیدی ایجاد سیستمی است که به طور منظم از آن استفاده کنید. مهم نیست که چگونه یادداشت برداری می کنید، فقط مطمئن شوید که آنها محرمانه خواهند بود.
هر پرونده باید شامل یک کپی از شرح شغل مربوطه، درخواست شغل و رزومه شخص باشد. سپس برای تدوین گزارش مربوط به عملکرد افراد، لازم است مراحل زیر دنبال شوند:

۱. رفتارهای مثبت و منفی، هر دو را در گزارش ثبت کنید.

ثبت انحصاری نکات منفی، بطور ناعادلانه ای باعث سوگیری ارزیابی شما خواهد شد. به مواردی از عملکرد رضایت بخش یا برجسته نیز توجه کنید. یکی از راه‌های اطمینان از گزارش‌دهی متوازن، به‌روزرسانی گزارش‌های عملکرد کارکنان به‌طور منظم است به‌جای اینکه در انتظار وقوع یک حادثه خاص بمانید.

۲.ثبت تاریخ هر رویداد.
جزئیاتی مانند زمان، تاریخ و روز هفته به شناسایی الگوهایی کمک می کند که ممکن است نشان دهنده یک مشکل اساسی باشند قبل از اینکه جدی تر شود.

۳. مشاهدات خود را بنویسید نه فرضیاتی که از ذهنتان برمیخیزد.
(توضیح بیشتر راجع به فرایند مشاهده کردن را میتوانید در زبان زندگی یا NVC بخوانید.)
در شرح وثبت گزارش تمامی رویدادها ، مراقب ادبیاتی که در نوشتن استفاده می کنید باشید. گزارش‌های عملکرد می‌توانند به عنوان یک مدرک در یک دعوی قضایی لحاظ شوند. نظرات شما در گزارش باید فقط بر رفتاری متمرکز شود که مستقیماً مشاهده می کنید. در مورد دلایل رفتار یا قضاوت در مورد شخصیت کارمند، مفروضاتی ذهن خود را مداخله ندهید. از هر توصیفی که به نظر شخصی شما نزدیک است یا تعصب شخصی تان را نشان می دهد، خودداری کنید. اگر گزارش عملکرد بتواند به وضوح سابقه مشکلات عملکردی منجر به اخراج را نشان دهد، بسیاری از دعاوی حقوقی کارکنان را می توان به سرعت رد کرد.

۴.ازاستفاده کلام مغرضانه خودداری کنید.

یک قانون کلی خوب وجود دارد که اثربخش است: هر جمله ای که در مکالمه نامناسب باشد در گزارش شرح عملکرد کارمند نیز نامناسب خواهد بود.
این شامل ارجاع به سن، جنس، نژاد، ناتوانی، وضعیت تاهل، مذهب یا گرایش جنسی کارمند نیز است. دلایل فرضی خود را برای اقدامات کارمندان بطور پیشنهادی مطرح نکنید یا بدون شواهد بین رویدادها مستقیما ارتباط برقرار نکنید. به عنوان مثال، ممکن است بدانید که همسر x اخیراً درخواست طلاق داده است، اما در گزارش اینطور مطرح نکنید که مشکلات شخصی او دلیل کاهش عملکرد کاری او است.

۵. گزارش خوب مختصر، اما کامل است.
در اطلاعات گزارش باید از نمونه های خاص به جای نظرات کلی استفاده شود. به جای اینکه بگویید «کار y عالی بود»، بگویید، «y تعداد خطاهای ورود داده را به کمتر از یک در هر ۴۵۰ رکورد کاهش داده است.

۶.الگوهای رفتاری افراد را دنبال کنید.
اگر شروع به دیدن الگوها کردید، در گزارش یادداشت کنید یا رفتار مشابه در رویدادهای قبلی را علامت گذاری کنید. تنها پس از اینکه مشکل یا مساله خاصی را تعریف کردید، مشاهدات خود را با کارمند مربوطه به اشتراک بگذارید.

چگونه می توان یک ارزیابی عملکرد مثبت و ارزشمند را برای کارکنان انجام داد؟

نشستن با یک کارمند برای انجام بررسی ارزیابی، بخشی از بررسی عملکرد است که اکثر مدیران از آن وحشت دارند. اما این جلسه نباید پرتنش یا ناراحت کننده باشد. این رویداد می تواند یک تبادل سازنده، روشنگر و روحیه بخش باشد. نکته کلیدی این است که با آمادگی کامل و با نگرش صحیح وارد جلسه بررسی شوید.
به ارزیابی به عنوان یک تجربه یادگیری متقابل برای خود و کارمندتان نگاه کنید.
شما می توانید بینش های ارزشمندی را از کارکنان خود به دست آورید واز طرفی اطلاعات و تجربیاتی دارید که می تواند به آنها جهت ارائه ای بهتر کمک کند. به عنوان یک بازپرسی به فرایند نگاه نکنید در عوض، به آن به عنوان یک گفتگوی معمولی نگاه کنید. برای صحبت کردن، گوش دادن و شارژ مجدد رابطه خود آماده شوید.

تنظیم فضای مناسب
جلسات مرتبط با بررسی عملکرد، رویدادهایی با بار احساسی هستند. شما می توانید با انتخاب زمان، مکان و محیط مناسب به کاهش تنش افراد در طی جلسه کمک کنید:

مکان درست
مانند هر جلسه برنامه ریزی استراتژیک، مذاکرات خود را در یک محیط خصوصی و بی طرف برگزار کنید. یک اتاق کنفرانس کوچک ایده آل است. اگر نمی‌توانید یک اتاق مناسب پیدا کنید، از دفتر مدیر دیگری استفاده کنید، ترجیحاً اتاقی با یک قسمت نشیمن معمولی.

بهترین زمان.
از ملاقات کارمند در مواقع پرمشغله یا استرس زا خودداری کنید. از کارمند بپرسید که آیا زمانی که انتخاب کرده اید مناسب است یا خیر و اگر مردد به نظر می رسد آماده تغییر دادن زمان برنامه ریزی شده باشید. چنین جلساتی را بین دو جلسه دیگر یا قبل از ناهار قرار ندهید. سعی کنید در بعدازظهر چهارشنبه آنها برگزار نکنید، به خصوص اگر قصد دارید در مورد مشکلات جدی عملکردی صحبت کنید.

مدت زمان.
دو ساعت بدون وقفه را به بحث و گفتگو پیرامون عملکرد فرد اختصاص دهید. بهتر است زمان زیادتری را برنامه ریزی کنید تا اینکه دچار کمی وقت شوید. جو. محیطی ایجاد کنید که از بحث، همکاری و مذاکره پشتیبانی کند. کنار کارمند خود بنشینید، نه آن سوی میز. مدارک خود را در نزدیکی دست خود قرار دهید، اما نه مستقیماً در مقابل خود. شما نمی خواهید چیزی حواس شما را پرت کند. اگر باید از دفتر خود برای بررسی استفاده کنید، از پشت میز خود بیرون بیایید.اجازه ندهید تلفن ها یا ایمیل ها یا قرارهای پیش بینی نشده، در جلسه شما وقفه ایجاد نماید.

کلام خود را روی نتایج متمرکز کنید
به کارمند خود کمک کنید از همان ابتدا، احساس راحتی کند. اما درگیر صحبت های غیر مهم نشوید. صمیمیت کاذب ممکن است ناراحتی کارمند را افزایش دهد و لحن کاری جلسه را از بین ببرد. به همین ترتیب، روند بررسی را کمرنگ نکنید یا این تصور را ایجاد نکنید که فقط «در حال انجام مراحل هستید». تاکید کنید که این جلسه مهم است و می خواهید جلسه ای سازنده باشد. همچنین در ابتدا، یک مرور کلی از نکاتی که می خواهید با کارمند صحبت کنید، ارائه دهید. شفاف سازی کنید که انتظار ندارید همه صحبت ها را انجام دهید. با بحث در مورد مشکلاتی که در عملکرد کارمند مشاهده کرده اید شروع کنید. به هر مشکلی جداگانه رسیدگی کنید، مثال‌های خاصی را ذکر کنید و اجازه دهید کارمند پاسخ دهد. تا زمانی که مشکل فعلی را به طور کامل بحث نکرده اید، مشکل جدیدی را مطرح نکنید. برای بحث در مورد هر مشکل از چارچوب زیر استفاده کنید:

• مشکل عملکرد را شرح دهید. بر نتایج و رفتار کارمند در شرایط خاص و بدون قضاوت تمرکز کنید.
• استانداردهای عملکرد را تقویت کنید. کارکنان شما از قبل باید استانداردهای مورد انتظار شما را بدانند، بنابراین زمان زیادی را صرف بحث در مورد آنها نکنید. سریع آنها را مرور کنید، سپس ادامه دهید. اگر کارمند اعتبار یک استاندارد را به چالش می کشد، با آرامش دلایل خود را برای الزام آن بیان کنید و به آرامی گفتگو را به دلایلی که شخص از آن پیروی نکرده است هدایت کنید. در صورت لزوم، برای تأیید مسئولیت های مرتبط با موقعیت، به شرح شغل کارمند مراجعه کنید.

• برنامه ای برای بهبود ایجاد کنید.
بررسی شما باید شامل برنامه ای برای کمک به کارمند در بهبود عملکرد باشد. در طول جلسه، کارمند ممکن است راه حل های اضافی را پیشنهاد کند. در مورد روشی برای بهبود عملکرد در کوتاه مدت توافق کنید و در صورت ناکارآمدی روش اول، برخی گزینه های جایگزین را تعیین کنید.
• کمک و پشتیبانی خود را ارائه دهید.
تعهد خود را با کمک به کارکنان خود برای کسب آموزش، منابع یا سایر کمک ها برای رسیدن به اهداف عملکرد نشان دهید.
• نظرات منفی و مثبت را در کنار هم جایگزین کنید.
اگر لیستی از مشکلات عملکردی دارید که باید به آنها رسیدگی کنید، حتما نظرات مثبتی را در این مسیر وارد کنید.
• بر پتانسیل افراد تأکید کنید.
به کارمندان یادآوری کنید که می توانند نقاط قوت خود را روی نقاط ضعف خود اعمال کنند. به عنوان مثال، کارمندی که گزارشاتش مملو از خطاهای آماری است ممکن است با موفقیت یک مدل کامپیوتری پیچیده طراحی کرده باشد. کارمند به وضوح قادر به تولید کار دقیق است، بنابراین به آن اشاره کنید.

۴ گام جهت کمک به کارمندان برای رسیدن به اوج عملکرد
خیلی راحت به نظر می رسد:

در تفکر خود انتظار عملکرد خیلی خوب از افراد را داشته باشید و در نهایت آنرا به دست خواهید آورد.

اما واقعیت دشوارتر از تخیل کردن است.
منظورتان از عملکرد بالا را مشخص کنید. برای کمک به کارمندان خود برای به حداکثر رساندن بهره وری شان، از این چهار روش استفاده کنید تا منظور خود را از عملکرد بالا تعریف نموده و نحوه انتظار تان از کارکنان را برای دستیابی به آن مشخص کنید:
۱. آنها را درفرایند هدفگذاری مشارکت دهید. به‌جای اینکه کورکورانه اهداف پروژه، اهداف فردی یا اهداف سازمان را به روی کارمندان بیاندازید، با این فکر به آنها نزدیک شوید که «فکر می‌کنید چه چیزی می‌توانید به دست آورید؟» سپس در مورد انتظارات خود مذاکره کنید.
۲. اهداف را واقع بینانه نگه دارید. هر هدفی - چه در محل کار، چه در خانه یا در زمین ورزش - باید چالش برانگیز، مطلوب و قابل انجام باشد. تعیین اهداف بیش از حد بالا تنها باعث کاهش عزت نفس کارمندتان می شود. دست پایین گرفتن اهداف چالش کار را از بین می برد، که به نوعی، خود فرد را از کار می اندازد.
۳. دکمه‌های افراد را بزنید تا کار به جریان بیفتد. مردم انگیزه های خود را دارند. دریابید که چه چیزی برای کمک به آنها در دستیابی به "اقداماتشان" مثبت است. مثالها: اراده برای پیروزی. لذت بردن از کار تیمی یا یک ماموریت بالاتر، مانند کمک به مشتریان برای موفقیت. چشم انداز کلی را بیان کنید و سپس به افراد خود اجازه دهید نحوه تحقق آن را بیابند.
۴. از مدیریت خُرد خودداری کنید. ممکن است بخواهید تمام جزئیات را در مورد نحوه دستیابی کارکنان به آن اهداف بیان کنید، اما در مقابل وسوسه مقاومت کنید. اگر بیشتر زمان مدیریت خود را صرف این می کنید که به کارمندان بگویید چگونه کار خود را انجام دهند، به جای اینکه به آنها اعتماد کنید تا به اهداف روشنی که تعیین کرده اید، برسند، در حال ورود به فضای مدیریت خُرد هستید.

منبع:

https://careertrend.com/about-6708466-employee-evaluation-definition.html

Jillian Peterson-Updated September 10, 2019