توصیه هایی برای بهبود عملکرد و کارایی کارکنان

رفتار و عملکرد کارکنان از موضوعات جدی مورد علاقه و مورد پیگیری همه مدیران و سرپرستان است.موفقیت سازمان ها در انجام  مأموریت ها  و  دستیابی  به  اهدافی که دارند تا حدود بسیار زیادی در  گرو رفتارها و عملکردهای  کارکنان آنهاست . به همین دلیل است که باید ریشه های این رفتار و عملکرد  را شناخت ، عوامل مؤثر بر آن ها را یافت ، رفتار و عملکرد  کارکنان را ارزیابی کرد  و  شیوه های مؤثر و مبتکرانه ای برای بهبود رفتار وارتقای عملکرد کارکنان طراحی کرد و به کار گرفت.

آمارهای حاصل از مطالعات وپژوهش های متعدد در جهان  حاکی از  آن  است که  درصد  کمی از  کارکنان با همه وجود خود کار می کنند و همه  توان  وتلاش  خود را در  قالب  رفتارها  و عملکردهای مطلوب و رضایت بخش صرف موفقیت سازمانشان می کنند . به عبارت دیگر ، هنوز بخش قابل توجهی از توانایی و تمایل بالقوه کارکنان وجود دارد که فعلیت پیدا نکرده و در قالب رفتار و عملکرد بروز نیافته است.

در  این  مورد  که چه عواملی  بر  رفتار و عملکرد  کارکنان مرثر است  ،  نظرات و دیدگاه های مختلف و متنوعی وجود دارد.

در دوره ای آموزشی که برای کار کنان یک بانک خصوصی برگزار شد ، فهرست نسبتا جامعی از عوامل مؤثر بر رفتار و عملکرد مطلوب کارکنان سازمان ها فراهم گردید، بعضی از مهم ترین این عوامل عبارت بودند از :

· جسارت

· داشتن هدف مشخص و تمرکز بر آن

· برنامه ریزی

· داشتن علاقه و اشتیاق به کار و سازمان

· پشتکار و سماجت تا حصول نتیجه

· مثبت اندیشی و امیدواری

· استعداد

· فراهم بودن ابزار ، امکانات و ملزومات کار

· داشتن اختیار ،فرصت ، شانس و فرصت شناسی

· توفیق طلبی و نتیجه گرایی

· اعتماد به نفس

· ریسک پذیری

· انعطاف در تفکر و اجرا

· دانش و مهارت و تمایل برای یادگیری دائمی

در بین این عوامل ، بعضی از آن ها سهم بیشتری در رفتار و عملکرد افراد دارند.استعداد یک آمادگی زمینه ای برای موفقیت در بعضی نقش ها و شغل هاست . استعداد کارکنان را باید شناخت و در مسیر مناسب شغلی به کار گرفت. تناسب بین استعدادهای فرد با الزمات شغل یکی از کلیدی ترین عوامل ظهور عملکردهای موفق و رضایت بخش است.

دانش و مهارت ، بر خلاف استعداد ، حتی در سنین بزرگسالی هم قابل یادگیری است.دانش و مهارت مکمل استعداد است و عملکرد افراد در مشاغل و وظایف محوله را به نحوی محسوس و مشهود بهبود می دهد.به دلیل اهمیت سهم و نقش دانش و مهارت کارکنان در عملکرد است که همه سازمان های پیشرو سرمایه گزاری های اساسی و گسترده برای آموزش کارکنانشان دارند و آثار این آموزش ها بر رفتار و عملکرد کارکنان را اندازه می گیرند.

کارکنان برای نمایش دادن استعدادها و به کار انداختن دانش و مهارت خود نیاز به فرصت و اختیار دارند. باید به کارکنان زمان کافی داد تا عملکردهای مورد نظر را بروز دهندو همچنین باید به آن ها اختیار داد و اعتماد کرد تا توانایی هایشان را ظاهر سازند.دادن فرصت و اختیار،درست است که در هر سازمانی در اختیار فرد نمی گیرد اما موجب می شود تا کارکنان فضای بیشتری برای تلاش ، خلاقیت و به کارگیری انگیزه و انرزی خود داشته باشند.

منابع و امکانات ، تجهیزات و ابزار و اطلاعات ، چنانچه به میزان کافی و لازم و با کیفیت و در زمان مناسب در اختیار کارکنان قرار گیرد می تواند تسهیلگر رفتارها و عملکردهای مطلوب آن ها باشد.

انگیزه و اشتیاق برای انجام کار و دستیابی به اهداف ، به ویژه در سازمان های ایرانی ، از مهم ترین عوامل تعیین کننده سطح و کم و کیف عملکرد کارکنان است.

داشتن هدف و برنامه مشخص و متمرکز میتواند تلاش و انرژی افراد را هم متمرکز کند و به این ترتیب ، به عملکردهای مطلوب تر و موفق تر منجر شود.وقتی در مورد هدف و برنامه بین مدیر و کارمند توافق صورت میگیرد و آن هدف به هدف مشترک آن ها تبدیل می شود ، اهداف چالشی تری امکان تحقق می یابند و جامه عمل می پوشند.

و در نهایت ، انگیزه و اشتیاق برای انجام کار و دستیابی به اهداف ، به ویژه در سازمان های ایرانی ، از مهم ترین عوامل تعیین کننده سطح و کم و کیف عملکرد کارکنان است . انگیزه ها " چرایی " رفتار هستند.اگر انگیزه کارکنان برای انجام کار پایین باشد ، عملکرد آن ها درست مشابه وقتی که فاقد استعداد یا دانش و مهارت کافی باشند ، لطمه خواهد خورد. کارکنان راضی بهره ور ترند ، به سازمان وفادارترند ، به اهداف و سرنوشت سازمان علاقه مند ترند و رفتار و عملکردهای مطلوب تری دارند.

مدیران و سرپرستان از انتخاب و اجرای سیاست ها و تدابیر خود برای بهبود عملکرد کارکنان ، باید عواملی را که  باعث عملکرد های غیر رضایت بخش و رفتار های نا مطلوب می شود شناسایی کنند.اگر این عوامل و موانع را درست و به موقع بشناسیم و برطرف کنیم ، گامی بزرگ در مسیر " مدیریت عملکرد کارکنان " برداشته ایم.

به نظر می رسد این عوامل یا ، به تعبیر درست تر ، موانع را به شش دسته کلی می توان تقسیم کرد :

اول : بعضی کارکنان دقیقا نمی دانند اهداف و اولویت های سازمان چیست ، از رفتار های مطلوب و مورد انتظار سازمان و مدیرانشان اطلاع دقیق و درست ندارند و به همین دلیل نمی توانند این انتظارات را برآورده کنند و این رفتارها و عملکردها را از خود نشان دهند.

دوم : بعضی کارکنان از اهداف ، برنامه ها و اولویت های سازمان آگاه اند و می دانند مافوقشان دقیقا از آن ها چه انتظاراتی دارد  ، اما نسبت به این اهداف و انتظارات توجیه و متقاعد نشده و آن ها را نپذیرفته اند.به همین دلیل همه توان و تلاش خود را صرف دستیابی به این اهداف ، که از طریق رفتارها  و عملکرد های مطلوب میسر خواهد شد ، نمیکنند.

سوم : تعدادی از کارکنان عملکردهای مطلوب و مورد انتظار ما را ندارند ، زیرا از دانش و مهارت لازم برای انجام وظایف و تحقق انتظارات برخوردار نیستند .به عبارت دیگر ، ریشه اصلی عملکردهای نا مظلوب آن ها به " ندانستن " باز می گردد.

چهارم : برخی کارکنان دقیقا می دانند چه باید بکنند و دانش و مهارت لازم برای انجام کار را هم دارند ، اما از ابزار ، امکانات و ملزومات لازم برای انجام وظایف و مسئولیت هایشان برخوردار نیستند.

پنجم : دلیل ریشه ای دیگری که ممکن است به رفتارها و عملکردهای  نا مناسب بینجامد ، نداشتن اختیار و فرصت است . برخی کارکنان ادعا می کنند نتوانسته اند عملکرد مطلوب داشته باشند ، چون مجال و اختیار لازم را برای انجام کار و بروز توانمدی هایشان  نداشته اند.

ششم : و بالاخره ، یکی دیگر از موانع تحقق رفتار های مطلوب و عملکردهای مورد انتظار را می توان به " نخواستن " مربوط دانست .بعضی کارکنان هم می دانند و هم می توانند اما نمی خواهند.به عبارت دیگر ، آن ها از انگیزه و اشتیاق لازم برای خوب کار کردن برخوردار نیستند و یا کلا" روحیه خوب کار کردن ندارند،که می بایست در مورد کا کردن با آنها تامل  بیشتری کرد.

در سال گذشته ، نظر سنجی در بین طیف وسیعی از سرپرستان ، مدیران میانی و مدیران ارشد سازمان های مختلف ایران یپرامون موارد بالا صورت گرفت، که مهم ترین یافته های این نظرسنجی به شرح زیر است :

• از دید پاسخ دهندگان خواستن یا نخواستن مهم ترین عامل مؤثر بر سطح عملکرد کارکنان ایرانی است ، به معنای آن که مدیران برای افزودن بر سطح عملکرد و بهبود کارایی کارکنانشان باید اولویت را به تلاش ها و تدابیری بدهند که بر انگیزه و روحیه و رضایت آن ها بیفزاید تا کارکنان کارهای محوله را با اشتیاق و انرژی بیشتری انجام دهند.علاقه مند بودن به کار و انتظار پاداش در قبال عملکرد رضایت بخش از عواملی است که در این مورد به شدت اثرگذار است.
• دومین عامل به روشن نبودن اهداف و انتظارات از کارکنان مربوط است. در واقع ، پاسخ دهندگان معتقدند خودشان و سایر کارکنان به این دلیل  عملکرد های بالاتر و بهتری ندارند که خیلی  دقیق  و شفاف از آنچه باید انجام دهند و از معیارهای سنجش عملکرد آگاه نیستند .لذا میتوان به مدیران و سرپرستان توصیه کرد که در ابتدای هر دوره یا پروژه وقت بیشتری را صرف گفتگمو با کارکنان کنند و اطمینان یابند که کارکنان دقیقا از آن چه باید  انجام دهند مطلع اند.
• دانش و مهارت کارکنان از نظر تاثیر بر کارایی و سطح عملکرد آنان در رتبه سوم قرار گرفته است که نشان می دهد نیاز سنجی آموزشی و سرمایه گزاری برای ارتقای سطح دانش و مهارت کارکنان ایرانی (به رغم تلاش های صورت گرفته ) هنوز و همچنان از اقداماتی است که باید در دستور کار مدیران باشد و می تواند آثار مثبت و مشهودی در بهبود عملکرد کارکنان داشته باشد.
• رتبه  چهارم دربین عوامل مؤثر بر عملکرد کارکنان به نداشتن اختیار کافی دربه کارگیری ابتکارات اختصاص یافته است  ؛ به این معنی که با دادن اختیار بیشتر و به تبع آن گذاشتن بار مسئولیت و پاسخگویی بیشتر بر دوش کارکنان می توان کارایی آن ها را افزایش داد.
• در این نظرسنجی ، " قانع نشدن کارکنان در مورد کاری که باید انجام دهند و تصمیمی که باید اجرا کنند " در رتبه پنجم از فهرست عواملی قرار گرفته است که مانع عملکردهای مطلوب و مورد انتظار می شود . لذا مدیران باید تلاش بیشتری برای قانع کردن کارکنان در مورد چرایی دستورات و برنامه ها به عمل آورند.مشارکت کارکنان در برنامه ریزی ها و تصمیم گیری ها می تواند باعث شود تا کارکنان نسبت به آن ها احساس مالکیت کنندو با پذیرش این برنامه ها و دستورات ، آن ها را با جدیت بیشتر و با سطوح بالاتری از کیفیت و بهره وری انجام دهند.
•   و بالاخره ، آخرین مانع عملکردهای مطلوب کارکنان ایرانی به ناکافی بودن ابزار و امکانات نسبت داده شده است که نشان می دهد کمبود ابزار و امکانات مانع جدی و دارای اولویت در جریان بهبود عملکرد و افزایش کارایی کارکنان تلقی نمی شود و به رغم تاثیری که در این میان دارد ، دغدغه اصلی کارکنان نیست.

مهدی استوی، مدیر شرکت داده پرداز پویای شریف