یک مدیر هوشمند باید بتواند از تکنولوژی روز دنیا در جهت مدیریت موفق تر مجموعه خود استفاده کند. یکی از مهمترین فاکتور ها در هر مجموعه کاری، میزان زمان کار مفید کارمندان می باشد. در بسیاری از موارد شاهد کم کاری برخی از پرسنل هستیم به بهانه های مختلف هستیم از جمله تایم ناهار و استراحت، که می تواند راندمان کاری کل مجموعه را زیر سوال ببرد. اما یک مدیر هوشمند با استفاده از یک دستگاه کنترل تردد مناسب تمامی این مشکلات را مدیریت نماید.
تجربه من به عنوان یک مدیر در استفاده از سیستم کنترل تردد که ما از نوع اثر انگشتی آن استفاده می کردیم، چندان رضایت بخش نبود. زیرا تنها زمان ورود و خروج بود که با دقت ثبت می شد و زمان هایی که پرسنل برای استراحت سپری میشد به دلیل عدم پشتیبانی نرم افزار از زمان استراحت به درستی مدیریت نمی شد.
همین امر موجب شد تا به فکر جستجو در میان نرم افزار های حضور و غیاب موجود در بازار باشم تا موردی را پیدا کنم که این مشکل را حل کند. کمپانی های مختلفی در حال ارائه نرم افزار بودند و در این میان توانستم کمپانی پیدا کنم که نرم افزار حضور غیاب اختصاصی طراحی کرده بود که کلیه نیاز های یک مجموعه کاری در آن پیش بینی شده بود.
به طور پیش فرض از مهمترین ویژگی هایی که در تمام نرم افزارهای حضورغیاب وجود دارد، تعریف شیفت یا نوبت کاری می باشد.
تعریف شیفت کاری:
طبق ماده 55 قانون کار اگر کارگران در طول یک ماه چرخش داشته باشند به گونه ای که نوبت های کار آنها در صبح یا عصر یا شب واقع شود، نوبت کاری یا شیفت کاری گفته می شود و زمان های ورود و خروج پرسنل ترکیبی از این شیفت ها خواهد بود که طبق ماده 56 قانون کار 4 شیفت کاری تعیین شده است. مثلا شیفت صبح و عصر یا شیفت عصر و شب. ساعات کاری مربوط به هر نوبت کاری طبق ماده 53 قانون کار تعریف شده است برای مثال طبق قانون اداره کار نوبت کاری صبح از ساعت ۶ صبح تا ساعت 14 تعریف شده است در کل، مجموع ساعات یک شیفت 24ساعت خواهد بود.
این تنها یک نمونه از پیچیدگی های مربوط به محاسبه زمان در شیفت های کاری می باشد برای کارگاه هایی از قوانین اداره کار برای محاسبه زمانهای شیفت کاری کارگران استفاده می شود، در بسیاری از سازمانها زمان ورود و خروج مهم میباشد. در بسیاری دیگر فقط مدت زمانی که شخص موظف است تا کار کند و بابت همان میزان ساعت حقوق به او پرداخت شود.
تمامی اینها نمونه هایی آشکار از تفاوت عمده سیاست های هر محیط کاری برای محاسبه زمانهای کارکنان میباشد که بدون شک در محیط های کاری بزرگ با حجم کارکنان بالا و زمانهای کاری متفاوت مدیران را به فکر استفاده از نرم افزارهای حضورغیابی انداختند که بتواند تمامی این نکات را در آن پوشش دهد.
برای کارکنانی که در زمان مقرر باید در محل کار حضوریابند و بعد از طی مدت زمان موظفی خود در ساعت مشخصی محل کار خود را ترک کنند.مثل بیشتر ادارات دولتی، آموزش و پرورش و .....
برای آن دسته از افرادی که در تمامی ساعات شبانه روز مشغول به فعالیت هستند و کارکنان باید ساعات کاری خود را در شیفت ها و نوبت کاری های متفاوت بگذرانند
هنگامی که زمان ورود و خروج کارکنان مهم نباشد و باید براساس میزان ساعت مشخصی در روز کارکنند .
جدیدترین قابلیت نرم افزار فوق تعریف شیفت بدون مرز میباشد برای زمانی که شیفت کاری منظم و از پیش تعیین شده نیست.
مدیران دقیق به دنبال دستگاه های حضور غیابی هستند که علاوه بر محاسبه زمان حضور هر شخص بتواند به درستی و با توجه به شیفت های کاری حقوق و دستمزد آنها را نیز محاسبه کند که در نرم افزار فوق برای داشتن این قابلیت باید ماژول مربوط به حقوق و دستمزد را خریداری کنید. نرم افزارهای حضورغیاب در بسترهای مختلف قابل پیاده سازی و اجرا هستند از جمله ویندوز، موبایل و وب. برای نصب نرم افزار حضورغیاب روی دستگاه های حضورغیاب به نسخه تحت ویندوز این نرم افزارها نیاز میباشد.
