============================================================
قانونگذار برای انجام معاملات و شرایط لازم شرکت در مناقصات دولتی، تشریفاتی را در نظر گرفته است که، موظف به رعایت آن در معاملاتی که انجام می‌دهند، هستند. در واقع انجام معاملات از طرف سازمان‌های دولتی، با هدف تأمین منافع عمومی است. برگزاری مناقصه یکی از این تشریفات است. تعریف مناقصه در ماده 2 قانون برگزاری مناقصات، این‌گونه بیان شده است: مناقصه یک سری مراحل رقابتی است که برای تأمین کالا یا کیفیت مورد نظر برگزار می‌شود، که از این طریق تعهدات موضوع معامله، به مناقصه‌گری که کمترین قیمت مناسب را پیشنهاد دهد، واگذار می‌شود. طبق این ماده، اگر سازمان‌های دولتی قصد تأمین کالا یا خدماتی را داشته باشند، باید مناقصه دولتی برگزار کنند و با شخصی که کمترین قیمت را پیشنهاد داده است، قرارداد ببندند. یعنی این امکان وجود ندارد که با هر شخصی که بخواهند عقد قرارداد را انجام دهند. همین قانون در مورد فروش اموال هم صادق است، یعنی اگر سازمان‌های دولتی قصد فروش اموالی را داشته باشند، باید آن را از طریق تشریفات مزایده به بالاترین قیمت بفروشند.
بند ب ماده 4 قانون برگزاری مناقصات، بیان می‌دارد که مناقصات از جهت روش دعوت مناقصه‌گران به دو نوع تقسیم می‌شود:
مناقصه عمومی: مناقصه‌‌ای که در آن فراخوان مناقصه از طریق آگهی عمومی به مناقصه‌گران اطلاع داده می‌شود.
مناقصه محدود: مناقصه‌‌ای است که در آن محدودیت برگزاری مناقصه عمومی وجود دارد، اما این امر باید به تشخیص و مسئولیت بالاترین مقام دستگاه مناقصه‌گزار انجام شود و با بیان دلیل تأیید شود.
پروژه‌ها و طرح‌های صنعتی و بزرگ کشورها، به وسیله دولت تعریف و مدیریت می‌شوند. البته بیشتر در مواقعی که پای شاخص‌های بین‌المللی و یا کالاهای اساسی در میان باشد. زیرا از این طریق اصول شفافیت در فرآیند برگزاری، عدالت و ایجاد فرصت یکسان برای عموم و همچنین حفظ کیفیت موضوع معامله با پایین‌ترین قیمت و یا بهای قابل دستیابی رعایت می‌شود. پس می‌توان گفت که مناقصه با هدف اصلی ایجاد حداکثر شفافیت، کیفیت و بهره‌وری برگزار می‌شود. لازم به ذکر است که تمام خدمات و تجهیزاتی سازمان‌ها و شرکت‌های دولتی به آن نیاز دارند، از طریق برگزاری مناقصات تأمین می‌شود. برگزاری مناقصات باعث می‌شود که از طریق ایجاد رقابت به بهترین گزینه‌‌ها دست یافت و نیز اصل برابری افراد در این نوع قراردادها رعایت می‌شود.
مراحل مناقصات: منابع مالی باید تأمین شود، نوع مناقصه در معاملات بزرگ باید تعیین شود، که یک مرحله‌ای است یا دو مرحله‌ای، عمومی است یا محدود، اسناد مناقصه باید تهیه شود، مناقصه‌گران در صورت لزوم باید ارزیابی کیفی شوند، فراخوان مناقصه باید اعلام شود، (فراخوان مناقصه، اعلام به مناقصه‌گزاران بین دو تا سه نوبت از طریق انتشار در حداقل یکی از روزنامه‌های کثیرالانتشار کشوری یا استانی و یا شبکه های اطلاع رسانی) و پیشنهادهای ارائه شده، باید ارزیابی شود.
1.اشخاصی که می‌خواهند در مناقصه شرکت کنند برگه پيشنهاد قيمت خود و دیگر مدارک لازم را در پاكتی که با مهر شركت تأیید شده است؛ به اداره امورحقوقی و قراردادها تحویل می‌دهند.
2. لازم است شرکت کنندگان در مناقصه 20 میلیون ریال از مبلغی که پيشنهاد دادند را به صورت ضمانت‌نامه بانکی معتبر و يا به صورت وجه نقد بپردازند.
3. اگر شخصی بعد از برنده شدن در مناقصه، انصراف دهد، تمام مبلغی که سپرده است به نفع شركت ضبط شده و با نفر دوم قرارداد بسته می‌شود.
4. برای درج آگهی در روزنامه، تمام هزینه را باید برنده مناقصه بپردازد.
5. اگر شخصی در مناقصه شرکت کند، این شركت یعنی این‌که تمام شرايط موجود در اسناد را قبول کرده است.
6. در پروژه‌های خدمات نظافتی و توسعه فضای سبز مهلت اجرای کار، يک‌سال از تاريخ عقد قرارداد است.
7. تمام فرم‌های شرايط شركت در مناقصه و همه مدارک مربوط به آن باید توسط پیمانکار مهر و امضاء شود.
8. شرکت‌کنندگان باید پيشنهادات خود را در دو پاكت الف و ب به امور اداری تحویل دهند: در پاكت الف، اساسنامه و آگهی تأسيس شركت، فيش واريز يا ضمانت‌نامه معتبر مبنی بر واریز 20 میلیون ریال، سوابق شركت و برگه تأیید صلاحیت از اداره كار و امور اجتماعی را قرار می‌دهد. در پاكت ب، فرم شركت در مناقصه و پيشنهاد قيمت است.
9. اگر پيشنهادی که داده می‌شود، ابهام داشته باشد یا مشروط باشد یا سپرده و تضمین نداشته باشد و نیز پيشنهاداتی كه بعد از تاريخ تعیین شده ارائه می‌شوند، در مناقصه شرکت داده نمی‌شوند.
10. شرکت کردن كاركنان دولت در مناقصات دولتی ممنوع است و پیشنهاد دهنده باید به صورت کتبی قید کند که از کارکنان دولتی نیست.
11. حقوق کارگران شركت خدماتی باید مطابق قوانين كار و امور اجتماعی پرداخت شود و این امر الزامی است.
12. پيمانكار باید توان مالی برای پرداخت حداقل 2 ماه حقوق و مزايای كامل افرادی كه برای انجام موضوع قرارداد استخدام شده‌اند را داشته باشد و این امر باید اثبات شود.
13. حضور یک نفر به عنوان نماینده از طرف پيمانكار در تمام ساعات كاری برای انجام هماهنگی‌های لازم همراه كارفرما الزامی است.
14. پيمانكار باید متعهد شود که بدون اطلاع كارفرما اقدام به تغییر یا اخراج نيروهای مشغول به كار فعلی نکند.
برای این‌که در مناقصات برنده شوید، باید تمامی پیش نیازها و مدارک مورد نیاز را آماده کنید. پیروزی در رقابت با سایرین نیازمند آگاهی کامل نسبت به جزئیات مربوط به فعالیت اقتصادی است. برای به دست آوردن پروژه‌های بزرگ باید نسبت به اخبار مناقصات و مزایدات و استعلام‌های درحال برگزاری هوشیار و به‌روز عمل کنید. پایگاه اطلاع رسانی مناقصات کشور این اخبار را در اختیار شما قرار می‌دهد. اقدام دیگری که برای برنده شدن لازم است این‌که اطلاعات کاملی در مورد معامله‌ای که می‌خواهید انجام دهید به دست آورید.
از جمله این اطلاعات: محل برگزاری، مدتی که برای اعلام آمادگی مشخص شده، یا میزان مبلغی که شرکت‌ها در پروژه تضمین کرده‌اند. این اطلاعات به شما کمک می‌کند که شرایط خود را به درستی بررسی کنید بعد در مورد شرکت در پروژه و مناقصه تصمیم‌گیری کنید. مرحله بعد شناسایی شرایط شرکت در مناقصه مورد نظر است، این شرایط از قبل به وسیله مناقصه‌گزار اعلام شده است. پس از تصمیم برای شرکت در مناقصه، باید مدارک مورد نیاز را حاضر و ارسال کنید. باید در زمان تعیین شده مدارک و درخواست را ارسال کنید، زیرا غالب اوقات مناقصات و مزایدات نه قابل تمدید هستند و نه اجازه تصحیح یا تکمیل مدارک داده می‌شود. بعد از انجام این مراحل نتایج اعلام می‌شود و اگر شما برنده شده باشید، باید برای در دست گرفتن و اجرای پروژه مورد نظر اقدامات لازم را انجام دهید.
برای شرکت در مناقصات، داشتن شرایطی لازم است:
سپردن تضمین: سپرده‌های تضمین در مناقصات، چه نقدی و چه به صورت ضمانت‌نامه بانکی، مقداری از نقدینگی شرکت‌ها را از چرخه فعالیت خارج می‌کند. ولی بهترین گزینه ارائه ضمانت‌نامه بانکی است که با اسناد و یا اموال غیرمنقول پشتیبانی می‌شود در نتیجه گردش نقدینگی شرکت را تحت تأثیر قرار نمی‌دهد.
انجام ارزیابی فنی و بازرگانی: این مرحله مهم‌ترین سد راه شرکت‌های تازه تأسیس است برای حضور در مناقصات. اما اگر شرکت حداکثر شرایط لازم در مورد رتبه بندی، گواهینامه‌ها و مجوزها را داشته باشد، می‌تواند در مناقصات حاضر شود. پس لازم است شرکت‌ها اول یک بررسی کامل در مورد اسناد اعتباردهنده متناسب با فعالیت و امکانات خود انجام دهند. گواهی‌های رتبه‌بندی بر پایه منابع انسانی، تجهیزات و سوابق اعطاء می‌شود، که شرکت‌ها باید حداقل در بخش منابع انسانی و تجهیزات، بتوانند سرمایه‌گذاری لازم را انجام دهند. در ضمن نمایندگی گرفتن از شرکت‌های معتبر خارجی و داخلی نیز از راه برگزاری جلسات و یا حاضر شدن در نمایشگاه‌های تخصصی ممکن خواهد شد. در مورد گواهینامه‌های دیگر ممکن است الزامی از طرف مناقصه گزار اعلام نشود ولی به هرحال به نوعی در گروه مدارک اعتباربخش قابل استناد و مؤثر است. در خصوص تجهیزات، با ارائه اجاره نامه معتبر ماشین‌آلات مورد نظر مناقصه گزار برای ارزیابی فنی شرایط برای قبول شدن در ارزیابی هموارتر می‌شود.
پیشنهاد قیمت مناسب: اگر از دو مرحله قبل عبور کردید، پیشنهاد قیمت به وسیله کارفرما مورد بررسی قرار می‌گیرد. پیشنهاد قیمت، باید کاملاً تخصصی انجام شود و شرایطی چون: هزینه‌های عملیاتی و محاسبات سود و زیان، پیش‌بینی قیمت بازار، محاسبات جرائم احتمالی، بیمه و مالیات در نظر گرفته شود. مناقصه‌گزار معمولاً حدود قیمت خاصی را در نظر می‌گیرد و فقط پیشنهادات در آن حدود را بررسی می‌کند. در این خصوص استفاده از تجربیات متخصصین در زمینه اجرایی و بازرگانی برای ارائه پیشنهاد قیمت مناسب در ابتدای ورود به حوزه مناقصات، شانس برنده شدن شما را تا حد زیادی افزایش می‌دهد.
