ما کمتر واژهای را میتوانیم پیداکنیم که به اندازه کارایی و اثر بخشی و بهرهوری مدیران، در جلسات مدیریتی از آن صحبت بشود. حال اینکه معمولا تفاوتی بین این کلمات قائل نیستیم. نمیدانیم آیا باید کارا باشیم یا اثربخش یا بهره ور؟ پس شروع کنیم تا بتوانیم یک مدیر کاب باشیم. مدیری که دارای هر سه ویژگی باشد .
تفاوت این سه عبارت نیز اغلب بحثی است که در نخستین ساعتهای آموزشهای مدیریتی برای مدیران تشریح میشود. معمولاً اتفاق نظر جدی روی تعریف کارایی و اثربخشی و بهره وری وجود ندارد. نویسندگان و تحلیلگران مختلف بسته به نیازهای خودشان تعریف های گوناگونی از این مفاهیم ارائه میدهند. بگذریم از اینکه ما خیلی از مواقع از سر عادت و برای ایجاد وزن و ساختن قافیه در جملات خودمان این اصطلاحات را کنار هم به کار میبریم و از تفاوتهای آنها چشم پوشی میکنیم.
شاید این سوال در ذهنتان ایجاد شود که چرا اول این مسئله را مطرح کردم؟ چون در این سلسه مقاله ها که بر گرفته از کتاب توسعه فردی مدیر کاب به تالیف خودم است قصد دارم "کاب" شخصی شما ارتقا را ببخشم. یعنی هم کارایی و اثر بخشی و هم بهره وری شما را بهبود بدهم. تا زمانی که نتوانیم تعاریف این مقوله ها را از هم تشخیص بدهیم، مطمئنم دچار سردرگمی خواهیم شد. در مفهوم کارایی توجه به میزان منابع استفاده شده، برای انجام یک فعالیت در نظر گرفته میشود؛ که در ادبیات مهندسی به آن راندمان گفته میشود؛ و یا به معنای کاهش اتلاف منابع در انجام یک فعالیت، کارایی گفته میشود؛ ولی در تعریف اثربخشی به میزان همسو بودن فعالیتها و کارها با هدفهای تعیین شده اطلاق می شود. بنابراین افزایش اثربخشی به این معنا است که فعالیتهای ما، بیش از گذشته با هدفهای ما همسو شده باشد. چه در زندگی شخصی و چه در زندگی سازمانی. اثربخشی زمانی معنا و مفهوم پیدا میکند که ماموریت و چشم انداز آینده و اهداف تعریف شده باشد. اگر ندانیم چه
میخواهیم بکنیم، هرگز نمیتوانیم اثر بخشی را افزایش دهیم. برای تکمیل این دو تعریف میشود از کلمه ی بهره وری مدیران استفاده کرد،که مجموع برایند کارایی و اثربخشی میباشد. روی سخن ما در این سلسله مقاله افزایش بهره وری مدیران است. این مدیر میتواند مدیر یک سازمان عریض و طویل، یک ارگان، یک کارخانه، کسب و کارهای کوچک، و یا حتی مدیر یک خانواره باشد.
یک مدیر برای آنکه بتواند همیشه "کاب" باشد، باید تصمیم بگیرد که در هر مرحله از مراحل تصمیم گیری میزان هزینه ی هر یک از اقدامات خود را بررسی و برآورد کند؛ و با در نظر گرفتن
اینکه،کار مورد نظر با کمترین هزینه انجام شود و نتیجه ی درستی داشته باشد، تصمیم نهایی را بگیرد. همانطورکه میدانید انواع گوناگونی در
بهره وری سازمان وجود دارد، که شامل بهره وری شخصی مدیر بهره وری کارکنان و بهره وری سازمان است. در اینجا هدف من تاکید و تفسیر بهره وری مدیر است. من در نظر دارم که بهترین شرایط را برای بهره وری مدیر با شما در میان بگذارم. یک مدیر اول باید از نظر شخصی برای خود ایجاد بهره وری نماید، تا بتواند آن را به کار گیرد و در نهایت به سازمان خود تسری دهد.
«همه برای تغییر دادن دنیا فکر میکنند؛ ولی هیچکس به تغییر دادن خودش فکر نمیکند.» (تولستوی)
روشنگری مهمترین مفهوم در بازدهی شخصی محسوب میشود. هرچه نسبت به چیزی که میخواهید و یا کاری که باید انجام دهید، روشنتر برخورد کنید، از بین بردن تعلل در کار و عدم اراده ی انجام کار ساده تر می شود. یکی از دلایل اصلی که در زمان انجام کار دچار تعلل و فقدان انگیزه و ابهام و سردرگمی می شوید و در مورد کارها ثبات رای ندارید، این است که الگوی ذهنی روشن وآشکاری نسبت به موضوع مورد نظر ندارید. باید که بتوانید کاملاً صریح وآشکار تصمیم گرفته و کار مورد نظر را در ذهن خود ثبت کنید؛ تا بتوانید با تمام توان از طریق تلاش و تکاپو به انجام کار نائل شوید.
یک مدیر هوشمند باید اهداف خود را روشن کرده و بین اهداف خود اولویتهایی را مشخص کند و با توجه به اولویتهای مشخص شده،روزانه به دنبال انجام امور باشد. در آموزش مدیران موفق خیلی در این اصل تکیه شده که اهداف و ادعاهای خود را یادداشت کنید؛ چرا که وقتی اهداف و اولویتهای خود را روی کاغذ ثبت میکنید، ذهن خود را متمرکز بر این موضوع می نمایید و میزان موفقیت در اهداف به شدت افزایش می یابد. در کتاب قرآن نیز به این امر مهم به این صورت تاکید شده است:
«ن و القلم و ما یسطرون » «ن، سوگند به قلم و آنچه که با قلم مینویسند.» (سوره قلم جزء۲۹ )
میزان افراد بزرگسالی که اهداف خود را به صورت واضح وآگاهانه مینویسند، حدود ۳ درصد کل جمعیت است. بی گمان اگر امری چون نوشتن نبود، انسان همانند دیگر موجودات زمینی نمی توانست تا اینجا پیشرفت کند و همه ی هستی را تحت سیطره و سلطه ی خویش درآورد. چرا که عامل حاکمیت انسان بر هستی و تسخیر آن علم است که از طریق نوشتن فراهم میشود.
به قول «برایان تریسی» یکی از قواعد کلی برای موفقیت روی کاغذ فکر کردن است. جالب است بدانید در دنیای تکنولوژیک امروزی میزان افراد بزرگسال که اهداف خود به طور واضح و آگاهانه می نویسند ۳ درصد می باشند.
فرمولهای بسیاری برای تنظیم و دستیابی به اهداف وجود دارد که دانشمندان مطرح کردند و مدیران توانستند با به کارگیری آنها در توسعه ی فردی خود و توسعه سازمانهای خود به موفقیت برسند. در اینجا من سعی دارم
فرمولهای بسیاری برای تنظیم و دستیابی به اهداف وجود دارد که دانشمندان مطرح کردند و مدیران توانستند با به کارگیری آنها در توسعه ی فردی خود و توسعه سازمانهای خود به موفقیت برسند. در ادامه این سلسله نوشته ها من سعی دارم ساده ترین آن ها را بازگو کنم
ادامه دارد ...
