مهدی افراشته: تا به حال به این فکر کرده‌اید که افرادی همچون «گاندی» و «ماندلا» چگونه برای میلیون‌ها نفر الهام‌بخش شدند؟ چگونه بدون اعمال هیچ خشونتی بر مردم توانستند انقلاب‌های آزادی‌بخش را رهبری کنند؟ با پیگیری‌هایی که انجام دادم، متوجه شدم که از جادو و دعانویسی خبری نیست! آن‌ها با توانایی در ایجاد «اختیار غیررسمی» مردم را به مبارزه دعوت می‌کردند. حال برای اینکه بدانید «اختیارغیررسمی» چیست و چگونه تأثیر فوق‌العاده‌ای در کسب‌وکار و مدیریت پروژه‌های شما می‌گذارد، پیشنهاد می‌کنم در این مقاله همراه ما باشید.
اگر رسماً مدیر پروژه یا رئیس هستید شاید بتوانید کارکنانتان را متقاعد کنید که کارآمد باشند، اما بعید است که بتوانید آن‌ها را مجبور کنید تا حداکثر انرژی و تلاش خلاقانۀ خود را صرف پروژه بکنند. به عنوان مدیرغیررسمی پروژه هم معمولاً اختیار رسمی لازم برای دستور دادن به دیگران را ندارید. برای مثال آیا افراد تیم پروژه به شما گزارش ارائه می‌دهند؟ در بیشتر موارد، خیر. آیا می‌توانید به افرادتان دستور دهید که کار کنند؟ احتمالاً نه. برای ایجاد موفقیت واقعی در پروژه، به چیزی نیاز که دارید که به «کوری کوگن» و «سوزت بلیکمور»، مؤلفان کتاب «مدیریت پروژه برای غیر مدیر پروژه» به آن «اختیار غیررسمی» می‌گویند.
اختیار غیررسمی به افراد شما القا می‌کند که خودشان بخواهند در تیم شما بازی کنند و به پیروزی برسند.
یکی از مهارت‌های مدیریت موفق یک پروژه، توانایی در ایجاد اختیار غیررسمی از سوی مدیران پروژه است. اختیار غیررسمی در مقابل اختیار رسمی قرار می‌گیرد و می‌تواند بسیار قدرتمندتر از آن باشد. با ایجاد اختیار غیررسمی، شما الهام‌بخش افراد خواهید بود. بدین‌وسیله افراد نه از سر زور و اجبار بلکه از روی علاقه و میل باطنی برای موفقیت پروژه تلاش می‌کنند.
برای اینکه اختیار غیررسمی مطلوبی را خلق کنید، نیاز است که در 4 رفتار بنیادی الگو شوید. رفتارهای بیشتری هم می‌توانیم نام ببریم اما شما تنها با تسلط بر همین رفتارها تفاوت‌های زیادی را ایجاد می‌کنید.
پاداش احترام گذاشتن، احترام است. اگر با خود و دیگران صادق باشید و همچنین اگر خویشتن‌دار باشید، شما موفق شده‌اید تا بخش زیادی از اختیار غیررسمی را خلق کنید. اشتباه نکنید! احترام گذاشتن به این معنا نیست که بگذارید بقیه سوارتان شوند؛ بلکه با روراست بودن با افراد احترامشان را حفظ می‌کنید و همچنین آنان (از افراد تیمتان تا مدیران ارشد) را پاسخ‌گو نگه می‌دارید.
با توجه به چیزهایی که از مدیریت می‌دانید، ممکن است تصور کنید که باید همه چیز را بلد باشید. فشار ناشی از دانستن همه چیز ممکن است شما را وسوسه کند تا بیشتر از اینکه گوش کنید، حرف بزنید. باید در مقابل وسوسۀ‌بیشتر حرف زدن مقاومت کنید و سعی کنید بیشتر به حرف‌های طرف مقابلتان گوش دهید. الهام‌بخش بودن اول با گوش دادن و بعد با صحبت کردن آغاز می‌شود.
هر شخصی هنگامی که حس کند در کار مهمی مشارکت می‌کند، هیجان‌زده و دلگرم می‌شود. اگر شما هم می‌خواهید به تیمتان القا کنید که کارهای بزرگی را انجام می‌دهند، آن‌ها را در جریان امور قرار دهید و به طور شفاف توضیح دهید که هر یک از اعضا در کل پروژه چه نقشی دارد. حتی وظایف کوچک می‌تواند تأثیر بسزایی بر موفقیت نهایی پروژه داشته باشد.
پاسخ‌گو بودن یعنی شفافیت داشتن. وقتی که وضعیتی را گزارش می‌دهید، همان‌طور که هست آن را مطرح می‌کنید. وقتی که خراب‌کاری می‌کنید، آن را می‌پذیرید و مسئولیتش را برعهده می‌گیرید. اینکه می‌گویند «حقیقت تلخ است» اصلاً درست نیست. پوشاندن حقیقت است که در بلندمدت ضربه می‌زند.
بر خلاف اختیار غیررسمی، اختیار رسمی نتیجه‌ی عناوین یا سِمت‌ها است. اما اعطای عنوان رهبر به افراد لزوماً آنان را رهبران خوبی نمی‌کند. «ماهاتما گاندی» هیچ‌گاه سمت رسمی نداشت، اما هند را به استقلال رسانید و الهام‌بخش جنبش‌های مردمی برای آزادی و حقوق بشر در تمام دنیا شد. «نلسون ماندلا» و «مارتین لوتر کینگ» نیز عناوین رسمیِ رهبری نداشتند، اما از سلول‌های خود در زندان الهام‌بخش مردم شدند. آنان فریب عناوین را نخوردند و با قدرت اختیار غیرررسمی، جنبش های اجتماعی را رهبری کردند.
برای ایجاد اختیار غیررسمی - همانند رهبرانی که نام برده شد - نیازمند شرافت و شخصیتی قوی خواهید بود. افراد تحت رهبریِ شما باید احساس کنند که مورد احترام قرار گرفته‌اند و به حرفشان گوش داده می‌شود.
یکی از تایپیست‌های انتشارات مشاوران آموزش درباره‌ی شخصیت مدیر پروژۀ خود این‌چنین می‌گوید: «وقتی از زمان‌بندی عقبیم و به مراحل آخر پروژه رسیده‌ایم، همه چیز به‌هم‌ریخته است و احترام گذاشتن سخت‌تر شده، «آذر» نه تنها از احترام گذاشتن نمی‌کاهد، بلکه آن را بیشتر هم می‌کند. او با پیش‌بینی مشکلات و رسیدگی به نیازهای تیم، از خود احترام نشان می‌دهد. این اخلاق او برای تیم از ارزش بالایی برخوردار است و موجب آرامش خاطر و افزایش مشارکت همکاران حتی در روزهای بحرانی می‌شود.» این روایت حاکی از آن است که هر چقدر اعضای تیم پروژه بیشتر مورد احترام قرار گیرند، حتی وقتی که در شرایط بحرانی قرار داشته باشند، مشارکت بیشتری نیز در فرایند تکمیل پروژه خواهند داشت.
برای مدیریت موفق پروژه علاوه بر اینکه باید به فرآیندها در مدیریت پروژه توجه کنید، باید برای رهبری افراد هم اهمیت ویژه‌ای قائل شوید. برای اینکه رهبر خوبی باشید باید الهام‌بخش باشید و برای الهام‌بخشی نیاز دارید تا اختیار غیررسمی ایجاد کنید.
لازم است بدانید که قرار نیست همانند گاندی یا ماندلا جنبشی اجتماعی را رهبری کنید، ولی به عنوان مدیر پژوه نیاز خواهید داشت که افرادتان طور کامل در کارها مشارکت کنند و بهترین تلاش خود را به کارگیرند تا در نهایت پروژه‌ی خود را با موفقیت به اتمام برسانید.
تجربۀ شما از اختیارغیررسمی چیست؟ آیا تا به حال مدیر و یا همکاری داشته‌اید که با ایجاد اختیار غیررسمی یک پروژه را به خوبی تکمیل کرده باشد؟
