خلاصه مقاله ای رو اینجا قرار می دهم با عنوان؛"در شرایط دورکاری چگونه می توان به طور موثر همکاری کرد" که نوشته اریکا داوان و توماس چامرو است. نویسنده با فرض ادامه دار بودن موضوع دورکاری خطر دورشدن اعضا تیم از نظر انسانی را در نظر گرفته و معتقد هست باید آیین های جدید برای این سبک زندگی کاری درنظر گرفته شود. این مقاله با ارائه برخی راهکارها و مثال ها، صاحبان کسب و کار را دعوت می کند تا در این خصوص ابتکار بخرج داده و مناسب با نیاز سازمان و تیم، ابزار و قوانین جدید را برای شرایط دورکاری خلق کنند.
ابتدا باید به این سوال ها فکر کرد که؛ چرا تیم های دور کار مهارت های همکاری جدیدی را می خواهند؟ چه چیزی در متن ها، ایمیل ها، تماس های کنفرانسی و سایر ارتباطات دیجیتال ما کم است؟ چه فاکتورهایی باعث ایجاد سوتفاهم ها می شود؟ تفسیر نادرست باعث ایجاد اضطراب می شود که می تواند پرهزینه باشد و بر روحیه، تعامل، بهره وری و نوآوری تأثیر گذارد. همچنین دور کاری می تواند سرعت عادی مکالمات ما را تحت تاثیر قرار دهد و تبادل دیر پیام ها، احساس نهفته در آن را بلااثر نماید. برای سوال های مطرح شده نزدیک ترین پاسخ؛ "زبان بدن" است. عاملی که بخشی از ارتباط انسانی را شامل می شود و تعامل بین دونفر و یا تیم را راحتر می کند.
همچنین باید بدانیم که سه نوع فاصله در مدل دورکاری وجود دارد: فیزیکی (مکان و زمان) ، عملیاتی (اندازه تیم ، پهنای باند و سطح مهارت) و قرابت (ارزش ها ، اعتماد و وابستگی متقابل) که هر کدام از این موارد راهکاری های مخصوص خود را برای رفع دارد و در ادامه برخی از شیوه های مناسب معرفی می شود.
ارتباطات کوتاه و ارتباطات واضح را با هم اشتباه نگیرید:
برای آنکه سرعت کار را بالاببریم و درنهایت هدف های تعیین شده با سرعت بالاتری به دست آید، از کلمات کمتری برای برقراری ارتباط استفاده می کنیم. اما چنین اختصاری می تواند به این معنی باشد که بقیه اعضای تیم وقت خود را برای تفسیر پیام های شما هدر می دهند. خارج از تصور شما ممکن است دیگران نشانه ها و مختصر نویسی را درک نکنند. پس اگر قرار نیست بیش از حد شفاف باشید باید خیلی ساده و روان توضیح دهید. تلاش کنید از این خطر دور بمانید.
تیم خود را با پیام ها بمباران نکنید:
آیا کار را از طریق ایمیل ، پیامک و تلفن پیگیری می کنید؟ سوء استفاده از این ابزار دسترسی می تواند نوعی تسلط دیجیتالی، نوعی آزار و اذیت بی امان و ناراحت کننده باشد. بسته به آن که از چه ابزاری برای انتقال پیام استفاده می کنید؛ برداشت ها و تفسیرهای متفاوتی را در زمانی که به گیرنده میرسد به همراه خواهد داشت. استفاده از همه آنها برای یک پیام بی اثر است و همچنین آزاردهنده است.
استانداردهای جدید ارتباطی بسازید:
تیم های دورکار باید استانداردهای جدیدی را ایجاد کنند که در زمان برقراری ارتباط شفافیت بالایی به همراه داشته باشد. شرکت هایی مانند Merck مخفف کلمات اختصاری ارتباطات دیجیتالی خود مثل "چهار ساعت پاسخ (4HR)" و... دارند. همچنین در حالی که ما دوست نداریم پیش بینی شویم، اما رفتارهای ثابت ما به دیگران کمک می کند به عنوان یک استاندارد، آنچه را که انجام می دهیم بهتر درک کنند و از این طریق ما به درک پیام ارسالی و ارتباط برقرار شده کمک می کنیم. شما می توانید با برقراری یک آداب شخصی واضح و پایبند ماندن به آن، این شرایط را برای دیگر هم تیمی های خود فراهم کنید.
ایجاد فضایی برای جشن:
ایجاد فضاهای مجازی برای جشن ها و معاشرت می تواند روابط را تقویت کند. می توان راه های منحصر به فردی برای ایجاد فضاهای تیمی و ارتباطات اجتماعی مجازی پیدا کنید هرچند که ابزارهای زیادی نیز برای این کار وجود دارد. به عنوان مثال شرکتی با ایجاد یک ایموجی شخصی برای هر کارمند اقدام به برگزاری جشن های مجازی مختلفی کرده است.
در پایان باید توجه داشت که؛ با بیشتر شدن تعاملات ما به صورت دیجیتالی انواع جدیدی از سوءتفاهم ها را در تیم تجربه می کنیم. راه حل این مشکل از طریق فناوری های جدید به دست نمی آید بلکه راه حل در درک قوانین جدید تعامل و استانداردسازی های مناسب با فرهنگ تیم است. ما باید مجموعه ای از مهارت های ارتباطی که نیاز عصر دیجیتالی است را ایجاد کنیم.
